Preguntas y Respuestas Sobre Libros Corporativos

Los libros corporativos o libros sociales son aquellos que por disposición legal están obligados a llevar las sociedades mercantiles, en ellos se incluyen registros, movimientos o acuerdos tomados en asambleas, juntas o sesiones de los socios o del órgano de administración.

Los libros corporativos son:

• Libro de actas
• Libro especial de socios
• Libro de variaciones de capital
• Libro de registro de accionistas

El libro de actas es aquél que llevan las sociedades anónima, en comandita por acciones y cooperativa, en él se contienen las actas de las asambleas generales de accionistas.

Las actas de las asambleas generales de accionistas se asentarán en el libro e irán firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea, así como de los comisarios que concurran, a estas actas se acompañarán los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos de ley.

De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.

Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación se podrá hacer dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.

Tratándose de los libros en formato impreso, podrá optarse por este formato, siempre y cuando se observe la norma oficial sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que emita la Secretaría de Economía.

En las actas se expresarán la fecha, los asistentes a la asamblea, el número de acciones que cada uno de los asistentes represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen y cuando las votaciones no sean económicas, el número de votos emitidos.

El libro especial de socios es el que lleva la sociedad de responsabilidad limitada, en el cual se inscribirá el nombre y domicilio de cada uno de los socios indicando sus aportaciones y la transmisión de las partes sociales.

Los administradores se encargarán del cuidado del libro especial de socios y responderán personal y solidariamente de la existencia y de la exactitud de los datos contenidos en este libro.

Cualquier persona que compruebe tener interés legítimo podrá consultar el libro especial de socios.

Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. Las actas estarán autorizadas por las firmas de las personas que tengan esta facultad conforme a los estatutos.

Es el libro en el cual las sociedades de capital variable, inscribirán todo aumento o disminución del capital social.

El libro de accionistas lo llevarán la sociedad anónima y la sociedad en comandita por acciones y en él se contendrán:

• El nombre, nacionalidad y el domicilio del accionista y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades.
• Indicación de las exhibiciones que efectúen.
• Transmisiones que realicen.

La sociedad considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal.

Los libros sociales deberán conservarse por un plazo mínimo de 10 años, incluso después de la fecha en que se concluya la liquidación de la sociedad.

De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.

Nota aclaratoria: Los supuestos previstos tratándose de libros corporativos son diversos y su configuración en la realidad puede variar y por ende dar lugar a consecuencias jurídicas distintas. Lo mencionado en este espacio es de carácter meramente informativo e ilustrativo.