<![CDATA[
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL
TRIBUNAL PLENO DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER
LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD 253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL
EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA DECLARÓ LA INVALIDEZ DE
LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS AFINES
DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’,
78, 79, 80, 86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA
SEA CON MOTIVO A RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO
PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN
MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI, 112, FRACCIÓN III, 134,
FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS EN
MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, DE
LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIAPAS, APROBADOS MEDIANTE DECRETO
NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO, EL 05 DE
AGOSTO DE 2020.
LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA
07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES
REFERIDA.
TEXTO DE NUEVA CREACIÓN
PUBLICADA MEDIANTE PERIODICO OFICIAL NÚMERO 120, TOMO III, DE FECHA
05 DE AGOSTO DE 2020.
Secretaría General de Gobierno
Coordinación de Asuntos Jurídicos de Gobierno
Unidad de Legalización y Publicaciones Oficiales
DECRETO NÚMERO 251
Rutilio Escandón Cadenas, Gobernador del Estado de Chiapas, a sus habitantes
hace saber: Que la Honorable Sexagésima Séptima Legislatura del mismo, se ha
servido dirigir al Ejecutivo a su cargo el siguiente:
DECRETO NÚMERO 251
La Honorable Sexagésima Séptima Legislatura Constitucional del Estado Libre y
Soberano de Chiapas, en uso de las facultades que le concede la Constitución
Política Local; y
C O N S I D E R A N D O
Que el artículo 45, fracción I de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Chiapas, faculta al Honorable Congreso del Estado a legislar en las materias que no están
reservadas al Congreso de la Unión, así como en aquellas en que existan facultades
concurrentes, de acuerdo con el pacto federal.
El patrimonio cultural de un pueblo se conforma por el conjunto de factores naturales y
productos de la actividad humana, sean estos materiales, científicos, artísticos o
históricos, que acontecen en las distintas épocas de su desarrollo, mismos que por su
condición ejemplar y representativa, los integrantes de la sociedad estamos obligados a
conservar y divulgar a las actuales y futuras generaciones. Dicho patrimonio se encuentra
representado por todos aquellos elementos y manifestaciones tangibles e intangibles
producidas por la sociedad, resultado de un proceso histórico en el cual la reproducción
de las ideas y de los medios en los que se encuentran registradas, constituyen factores
de identidad de un país, región o estado.
En el patrimonio cultural se incluyen monumentos, manifestaciones del pasado como
sitios y objetos arqueológicos, arquitectura, documentos, obras de arte; así como las
diversas manifestaciones de la cultura popular, tradiciones, artesanías, artes,
indumentaria, conocimientos, valores y costumbres que constituyen el patrimonio vivo. En
cada época de nuestra historia, las sociedades rescatan bienes y testimonios para integrar
el concepto de patrimonio cultural y vincular el presente con el pasado; la selección de
estos bienes usualmente la realizaban las clases sociales conforme a sus intereses.
En la actualidad, los componentes del patrimonio cultural son determinados por los
intereses nacionales de cada Estado como entidad federativa y no siempre coincide con
los del resto de la Nación. En un país, la formación de las categorías para determinar la
composición del patrimonio cultural de la Nación, y lo que debe entenderse como
patrimonio cultural del Estado, se define a partir de una oposición entre aquellos aspectos
característicos o propios de determinada región. El patrimonio cultural es, pues, producto
de procesos históricos dinámicos, se va conformando a partir de la interacción de los
integrantes de su sociedad; por ello, es deber de todo Estado defender su patrimonio
cultural como elemento esencial de su identidad, promover y estimular la cultura, la
creación, la formación artística y la investigación científica; así como establecer políticas
públicas permanentes para la conservación, restauración, protección y respeto a sus
manifestaciones tangibles e intangibles, a la riqueza artística, histórica, lingüística y
arqueológica, así como las diversas manifestaciones que configuran su identidad y
pluriculturalidad. En tal sentido, los bienes que integran su patrimonio cultural deben ser
inalienables, inembargables e imprescriptibles; por tanto, la riqueza cultural proveniente
de su historia y documentos, son consideradas como un tesoro de la Nación, deben
encontrarse amparadas y no estar sujetas a actos de comercio.
El patrimonio documental es fundamental para el desarrollo de la sociedad chiapaneca,
implica una especial consideración del conjunto de sentimientos y expresiones culturales
que permiten otorgarle a un Estado una identidad como tal, colocándolo al servicio de los
ciudadanos y de su bienestar socioeconómico. La importancia de los archivos
documentales es innegable, representan una memoria histórica del acontecer social y nos
permite conocer nuestras raíces, nuestro pasado como parte integrante de una Nación y
nuestras particularidades como Entidad Federativa, para garantizar a las generaciones
futuras un instrumento eficaz e invaluable para conocer los sucesos que serán la base del
futuro que van a protagonizar. La grandeza de nuestra Nación y nuestro Estado, el
desarrollo de su sociedad, los aciertos y desaciertos de sus gobiernos, se conforman a
través de su historia y de los registros acumulados con el paso de los años, y de aquellos
hechos considerados irrepetibles, como base de la riqueza cultural, que nos permiten
análisis en retrospectiva, para construir el presente y asegurar nuestro futuro.
Los documentos, monumentos, imágenes, audios y demás medios de concentración son
herramientas que coadyuvan en la integración de la memoria de un pueblo, constituyen
una narrativa veraz de los acontecimientos relevantes de nuestra historia, a través de
ellos podemos conocer y analizar los procesos evolutivos de la sociedad e instituciones,
ya que al preservar la evidencia orgánica, los archivos se convierten en una fuente
inagotable de conocimientos propiedad de toda la población; los archivos potencializan la
transparencia y rendición de cuentas de las instituciones gubernamentales, por ello la
importancia de establecer y garantizar los procesos necesarios para la implementación
de la archivística en la gestión pública, ya que los documentos de archivo son a la vez
testimonio, prueba y evidencia del ejercicio de atribuciones y funciones de los servidores
públicos. Las decisiones y el buen funcionamiento de una institución gubernamental
transita por una adecuada gestión documental y administración de sus archivos, les
permite contar con herramientas para la organización, identificación y localización de
documentos que fueron producidos en el cumplimiento de sus funciones y garantiza el
cumplimiento de valores democráticos como la transparencia y rendición de cuentas.
Los archivos históricos tienen como finalidad rescatar, clasificar, atesorar, conservar,
gestionar, catalogar, custodiar y poner a disposición para consulta pública, aquella
documentación considerada patrimonio documental; son medios de información que
conjuntamente con las transformaciones y requerimientos de la sociedad perfeccionan
sus funciones al brindar a la sociedad la oportunidad de incentivar su interés por la historia
y cultura. Los documentos son la herramienta básica de un historiador y las pruebas de
un pasado que puede reinterpretarse a través de nuevos elementos o bajo otras
perspectivas.
Un archivo estatal bien organizado constituye una garantía de la evolución de la sociedad,
representa la memoria colectiva de nuestra entidad; testimonios que evidencian el
quehacer público. Los archivos estatales son la evidencia que contiene la organización y
funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo, siendo estos documentos
únicos, originales, irrepetibles e imperecederos, por ello, sus componentes les permiten a
los usuarios ampliar su cultura económica, política, administrativa, jurídica y social, a
través del manejo y tratamiento de la información.
Por lo expuesto en los párrafos precedentes, la Ley de Archivos del Estado de Chiapas,
atiende al mandato dispuesto por el Congreso de la Unión, establecido en el artículo
cuarto transitorio de la Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la
Federación, con fecha 15 de junio de 2018, misma que entró en vigor el 16 de junio de
2019, la cual estableció el plazo de un año para que las legislaturas de las entidades
federativas armonicen sus ordenamientos locales; para lo cual se evaluaron las
disposiciones vigentes en la actual Ley del Sistema Estatal de Archivos de Chiapas,
determinando que las mismas no son acordes a las establecidas en la normativa general
rectora en la materia, por lo cual se emite este cuerpo jurídico acorde y armónico con el
promulgado por el titular del Poder Ejecutivo Federal, que permita comenzar con el nuevo
proceso de tratamiento de los archivos en nuestra entidad, a través de los sistemas
institucionales de cada sujeto obligado.
Con esta ley se garantiza el ejercicio pleno del derecho de acceso a la información pública
establecido en el artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
y en el artículo 5, fracciones X y XV de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano
de Chiapas, consolidando una democracia sustantiva vinculada a la cultura de la
transparencia y la rendición de cuentas, priorizando la existencia de registros y el
resguardo adecuado de la gestión documental relacionada a una administración eficiente
de los archivos públicos, evitando que desaparezcan o se encubran las pruebas de
acciones ilegales.
En ese orden de ideas, la nueva Ley de Archivos del Estado de Chiapas, presenta entre
sus principales disposiciones, las siguientes:
El objeto de la ley es la organización, conservación, administración, coordinación,
sistematización y preservación homogénea de archivos en posesión de los sujetos
obligados; se crea el Sistema Estatal de Archivos del Estado de Chiapas como un
conjunto orgánico de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias,
instrumentos, procedimientos y servicios para cumplir con el objeto de la Ley; asimismo,
se crea en cada sujeto obligado el Sistema Institucional de Archivos, integrado por el área
coordinadora de archivos como área normativa, y las áreas de correspondencia, archivo
de concentración, archivo de trámite y archivo histórico como áreas operativas.
Respecto al proceso de valoración y conservación de los archivos, cada sujeto obligado
debe conformar un grupo interdisciplinario, que será el encargado de coadyuvar en el
análisis de los procedimientos que dan origen a la documentación que integra los
expedientes de las series documentales, dicho grupo se encontrará integrado por los
titulares de asuntos jurídicos, planeación, coordinación de archivos, tecnologías de la
información, unidad de transparencia, órgano interno de control y las áreas productoras
de documentación, o aquellas homólogas, dependiendo de la estructura orgánica del
sujeto obligado.
Atendiendo al principio de sustentabilidad, la presente Ley dispone que los sujetos
obligados del Estado de Chiapas, donen a título gratuito, preferentemente a la Comisión
Nacional de Libros de Texto, el papel o sus derivados procedentes de las bajas
documentales que se consideren de desecho, para fines de reciclaje, contribuyendo así
de una forma eficaz al cuidado del medio ambiente.
Se crea el Consejo Estatal de Archivos, como órgano de coordinación del Sistema Estatal
de Archivos, que se encontrará presidido por el titular del Archivo General del Estado, e
integrado por los titulares de la Secretaría General del Gobierno, Secretaría de la
Honestidad y Función Pública, Congreso del Estado, Poder Judicial del Estado, Instituto
de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas, Auditoría
Superior del Estado, Universidad Autónoma de Chiapas, Universidad de Ciencias y Artes
de Chiapas, un representante de los archivos privados del Estado, un representante del
Consejo Técnico y Científico Archivístico y un representante de los archivos regionales
y/o municipales; tendrá entre sus principales atribuciones: aprobar y difundir la normativa
relativa a la gestión documental y administración de archivos en el Estado de Chiapas,
conforme a las mejores prácticas de la materia; vigilar la aplicación y difundir los criterios
y plazos para la organización y conservación de los archivos; formular recomendaciones
archivísticas para la emisión de normativa para la organización de expedientes judiciales;
emitir recomendaciones a los sujetos obligados para aplicar la Ley en sus respectivos
ámbitos de competencia, entre otras.
Para lograr resultados óptimos en la aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley,
y en armonización con la Ley General de Archivos y las recomendaciones que el Archivo
General de la Nación, como ente rector en la materia ha tenido a bien emitir, se crea el
Archivo General del Estado de Chiapas, como organismo público descentralizado no
sectorizado, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propios, con autonomía técnica,
presupuestal, administrativa, de gestión, operación y ejecución, constituyéndose como la
entidad estatal especializada en materia de archivos, y tiene por objeto promover la
organización y administración homogénea de archivos, preservar, incrementar y difundir
el patrimonio documental del Estado, con el fin de salvaguardar la memoria estatal de
corto, mediano y largo plazo, considerando que dicha estructura es la que garantiza un
mejor funcionamiento y organización.
Asimismo, se declaran como patrimonio documental del Estado, sin perjuicio de lo
dispuesto en el artículo 84 de la Ley General de Archivos, los documentos de archivo
considerados de interés estatal, y serán a su vez considerados como monumentos
históricos; el patrimonio documental del Estado será de dominio e interés estatal, por lo
tanto, inalienable, imprescriptible, inembargable. Formarán parte del patrimonio
documental, todos aquellos documentos que por su naturaleza no son sustituibles, que
dan cuenta de la evolución del Estado de Chiapas y de las personas e instituciones que
han contribuido a su desarrollo, además de transmitir y heredar información significativa
de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de los habitantes de
Chiapas; siempre que dichos documentos se encuentren en posesión de particulares o
pertenezcan o hayan pertenecido a los archivos regionales y/o municipales.
En ese orden de ideas, el Sistema Estatal de Archivos se coordinará con el Sistema
Estatal Anticorrupción y con el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información y
Protección de Datos Personales del Estado de Chiapas, con la finalidad de fomentar en
los sistemas, la capacitación y la profesionalización del personal encargado de la
organización y coordinación de los sistemas de archivo con una visión integral; promover
acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del derecho de acceso
a los archivos, entre otras.
Por las consideraciones antes expuestas, el Honorable Congreso del Estado de Chiapas,
ha tenido a bien emitir el siguiente Decreto de:
Ley de Archivos del Estado de Chiapas
Libro Primero
De la Organización y Administración
Homogénea de los Archivos
Título Primero
Disposiciones Generales
Capítulo Único
Artículo 1.- La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el
Estado de Chiapas, y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la
organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos
en posesión de cualquier autoridad, órgano y organismo de los poderes Ejecutivo,
Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos, los municipios, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que
reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el Estado y sus
municipios.
Asimismo, determina las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de
Archivos, así como el fomento, resguardo, difusión y acceso público de archivos privados
de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del Estado.
Artículo 2.- Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de
sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad,
integridad y localización expedita, de los documentos de archivo que poseen los
sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración
pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional.
II. Regular la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de los sujetos
obligados, permitiendo su actualización, así como la publicación en medios
electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de
los recursos públicos, la que por su contenido sea de interés público y aquella sobre
la cual se determine su publicación por resolución de autoridad competente.
III. Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados,
para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria
institucional del Estado de Chiapas.
IV. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar
la administración de los archivos por los sujetos obligados.
V. Establecer las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral
de gestión de documentos electrónicos, encaminado al establecimiento de
gobiernos digitales y abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con
sus servicios a la ciudadanía.
VI. Establecer mecanismos de colaboración entre autoridades estatales y municipales
en materia de archivos.
VII. Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la adopción de buenas
prácticas nacionales e internacionales.
VIII. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con
las disposiciones aplicables.
IX. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio
documental de la Nación, Estado y municipios.
X. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Artículo 3.- La aplicación e interpretación de las disposiciones contenidas en la presente
Ley se hará acorde a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; los
tratados internacionales de los que México sea parte y a la Constitución Política del
Estado Libre y Soberano de Chiapas; privilegiando el respeto irrestricto a los derechos
humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más amplia a las personas y al
interés público.
Artículo 4.- Para los efectos de esta Ley, además de las definiciones contenidas en la
Ley General de Archivos, se entenderá por:
I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de sus atribuciones, con independencia de la forma o lugar
en que se almacenen y resguarden.
II. Actividad archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a administrar,
organizar, conservar y difundir los documentos de archivo.
III. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los
sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones, con independencia de la forma
o lugar en que se almacenen y resguarden.
IV. Archivo de concentración: Al tipo o modalidad de archivo integrado por
documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y
consulta es esporádica, pero su permanencia es obligatoria hasta en tanto se
determina su disposición documental.
V. Archivo de trámite: Al tipo o modalidad de archivo integrado por documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de los sujetos
obligados.
VI. Archivo General del Estado: Al organismo público descentralizado desectorizado
de la Administración Pública del Estado, denominado Archivo General del Estado
de Chiapas.
VII. Archivo histórico: Al integrado por documentos de carácter público, conservación
permanente y relevancia para la memoria nacional, local, regional o municipal.
VIII. Archivo de interés estatal: A los documentos de interés histórico y cultural de la
sociedad chiapaneca, que se encuentran en propiedad o posesión de personas
físicas o morales que no reciban ni ejerzan recursos públicos, ni realicen actos de
autoridad en el Estado de Chiapas o en sus municipios.
IX. Área coordinadora de archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar
el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y
administración de archivos, así como coordinar las áreas operativas del Sistema
Institucional de Archivos.
X. Áreas operativas: A las que integran el Sistema Institucional de Archivos,
conformadas por las áreas de correspondencia, archivo de trámite, archivo de
concentración y, en su caso, archivo histórico.
XI. Baja documental: Al procedimiento que tiene como finalidad la eliminación de
aquella documentación que haya prescrito en su vigencia, valores documentales y,
en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, conforme
a las disposiciones jurídicas aplicables.
XII. Catálogo de disposición documental: Al instrumento sistemático de control
documental que establece las generalidades relacionadas con los valores
documentales, plazos de conservación y disposición de los documentos.
XIII. Ciclo vital: A las etapas por las que un documento de archivo atraviesa, a partir de
su producción, recepción, hasta llegar a su baja o transferencia a un archivo
histórico.
XIV. Consejo Estatal: Al Consejo Estatal de Archivos de Chiapas.
XV. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos.
XVI. Consejo Técnico: Al Consejo Técnico y Científico Archivístico del Estado de
Chiapas.
XVII. Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados
a prevenir las alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de
los documentos digitales a largo plazo.
XVIII. Consulta de documentos: A las actividades relacionadas con la implantación de
controles de acceso a los documentos que se encuentran debidamente
organizados, ya sea de manera física o electrónica, y que garantizan el derecho de
acceso a la información de los usuarios, mediante la atención o cumplimiento de
requerimientos.
XIX. Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico de control
documental que refleja la estructura de un archivo, con base en las atribuciones de
cada sujeto obligado.
XX. Datos abiertos: A los datos digitales de carácter público que son accesibles por
medio de plataformas o páginas oficiales electrónicas en línea y pueden ser
usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado.
XXI. Digitalización: A la técnica que permite convertir o transformar la información que
se encuentra impresa o resguardada de forma analógica en medios de soporte de
papel, vidrio, casetes, cintas magnéticas, películas, microfilms, entre otros, en una
forma que solo puede reproducirse, leerse o interpretarse por medio de
infraestructura tecnológica.
XXII. Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los
archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso a prescrito,
conforme a los lineamientos, acuerdos o directrices emitidas al respecto, con la
finalidad de realizar las transferencias ordenadas o bajas documentales.
XXIII. Dirección: A la Dirección General del Archivo General del Estado.
XXIV. Director: Al titular de la Dirección General del Archivo General del Estado.
XXV. Documento de archivo: Al medio que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las
facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia
de su soporte documental.
XXVI. Documentos históricos: A los documentos que se preservan permanentemente
atendiendo a los valores que poseen, sean estos evidenciales, testimoniales o
informativos, relevantes para la sociedad, formando parte integrante de la memoria
colectiva del estado o del país, que se consideran fundamentales para el
conocimiento de la historia nacional, regional, estatal o municipal.
XXVII. Estabilización: Al proceso de conservación que comprende acciones aplicadas de
manera directa sobre los documentos, con la finalidad de disminuir o retardar el
deterioro que sufren por la acción del tiempo y factores ambientales, manteniendo
las condiciones favorables para su permanencia.
XXVIII. Expediente: A la unidad documental compuesta por documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite producidos u
organizados por los sujetos obligados.
XXIX. Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, con independencia del tipo de
información que contengan.
XXX. Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite identificar,
analizar y establecer el contexto y valoración de una serie documental.
XXXI. Fondo: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto
obligado, identificado con el nombre de este último.
XXXII. Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite la
identificación del firmante, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma
autógrafa, y ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de
manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere;
lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, de
conformidad con lo establecido por la Ley de Firma Electrónica Avanzada del
Estado de Chiapas.
XXXIII. Gestión documental: Al procedimiento de tratamiento integral de la
documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de
producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición
documental y conservación.
XXXIV. Grupo interdisciplinario: Al conjunto de personas que coadyuvan en el análisis
de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la
documentación, así como en la identificación de los valores documentales,
vigencias, plazos de conservación y disposición documental, durante el proceso de
valoración documental.
XXXV. Guía de archivo documental: Al esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos generados por los sujetos obligados, que indica las
características generales de los documentos contenidos en dichas series,
conforme al cuadro general de clasificación archivística.
XXXVI. Instrumentos de control archivístico: A los mecanismos técnicos que propician
la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de
su ciclo vital.
XXXVII. Instrumentos de consulta: A los mecanismos técnicos que describen las series,
expedientes o documentos de archivo y que permiten su localización, transferencia
o baja documental.
XXXVIII. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de información de compartir
datos y posibilitar el intercambio de los mismos entre ellos.
XXXIX. Inventario documental: Al instrumento de consulta que describe las series
documentales y expedientes de un archivo y que permite su localización (inventario
general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja
documental (inventario de baja documental).
XL. Ley: A la Ley de Archivos del Estado de Chiapas.
XLI. Ley General: A la Ley General de Archivos.
XLII. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura
de los documentos de archivos y su administración a través del tiempo, con la
finalidad de identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL PLENO DE LA
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD
253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA
DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS
AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80,
86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A
RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO
POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI,
112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS
EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, APROBADOS
MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA
07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
XLIII. Órgano de vigilancia: Al Órgano de Vigilancia del Archivo General del Estado, y
aquellos afines de la Dependencias y Entidades de la Administración pública
Estatal.
XLIV. Patrimonio documental estatal: A los documentos que debido a su naturaleza se
consideran insustituibles y registran o demuestran la evolución del Estado de
Chiapas, de sus municipios, y de las personas físicas o morales que hayan
contribuido a su desarrollo; además de transmitir y heredar información significativa
de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de la sociedad
chiapaneca, inclusive aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos
históricos de los órganos estatales, municipales, casas culturales, museos o
cualquier otra organización civil o religiosa.
XLV. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos
de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia
documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se
establezcan de conformidad con la normatividad aplicable.
XLVI. Procesos técnicos archivísticos: Al acopio, administración, organización,
selección y descripción de expedientes.
XLVII. Sección: A cada una de las partes en las que se encuentra dividido el fondo
documental, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado, de conformidad
con las disposiciones legales aplicables.
XLVIII. Serie: A la unidad básica del fondo documental, representada por el conjunto de
documentos resultado de una misma actividad, generalmente regulada por un
procedimiento; los documentos que la integran responden a un mismo tipo
documental.
XLIX. Sistema Estatal de Archivos: Al Sistema Estatal de Archivos del Estado Libre y
Soberano de Chiapas.
L. Sistema Institucional: Al Sistema Institucional de Archivos existente en cada
sujeto obligado del Estado de Chiapas.
LI. Soporte documental: Al medio en el cual se contiene información como papel,
materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros,
visuales, entre otros.
LII. Subserie: A la división de una serie documental.
LIII. Sujetos obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los
Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos,
fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato
que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el Estado de
Chiapas y sus municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten
con archivos privados de interés estatal.
LIV. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que
deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo
histórico.
LV. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para
la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la
modificación de documentos electrónicos.
LVI. Valoración documental: A la actividad desarrollada por el grupo interdisciplinario
y las áreas productoras de documentos de archivo de cada sujeto obligado, que
consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el
estudio de la condición de los documentos que les confiere características
específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales,
testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de
establecer criterios, vigencias, y en su caso, plazos de conservación y disposición
documental.
LVII. Vigencia documental: Al periodo de tiempo definido durante el cual un documento
de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Artículo 5.- Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes
principios:
I. Conservación: Es la adopción de las medidas de índole técnica, administrativa,
ambiental y tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de
archivo.
II. Procedencia: Implica la conservación del origen de cada fondo documental
producido por los sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y
respetar el orden interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad
institucional.
III. Integridad: Para garantizar que los documentos de archivo sean completos y
veraces y reflejen con exactitud la información contenida.
IV. Disponibilidad: Implica la adopción de medidas pertinentes para la localización
expedita de los documentos de archivo.
V. Accesibilidad: Para garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo
con esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
VI. Máxima Publicidad: Se encuentra determinado por toda la información que obra
en posesión de los sujetos obligados, misma que tendrá el carácter de pública,
completa, oportuna y accesible, y excepcionalmente clasificada, en términos de la
ley en la materia.
Título Segundo
De la Gestión Documental y Administración de Archivos
Capítulo I
De los Documentos Públicos
Artículo 6.- La información contenida en los documentos de archivo producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados, será pública
y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establecen las
disposiciones federales y estatales, en materia de transparencia y acceso a la información
pública y de protección de datos personales.
El Estado de Chiapas garantizará la organización, conservación y preservación de los
archivos, el respeto al derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los
archivos, así como el fomento del conocimiento del patrimonio documental de la Entidad.
Artículo 7.- Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los
documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas
correspondientes.
Artículo 8.- Los documentos producidos en los términos del artículo anterior son
considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.
Artículo 9.-Los documentos públicos de los sujetos obligados tendrán un doble carácter:
serán considerados bienes patrimoniales de dominio público del Estado de Chiapas, con
la categoría de muebles, conforme a lo establecido en la Ley Patrimonial de la
Administración Pública del Estado de Chiapas; y son monumentos históricos con la
categoría de bien patrimonial documental en los términos de la Ley de Protección de
Monumentos y Sitios del Estado de Chiapas y de las demás disposiciones jurídicas y
normativas locales aplicables.
Artículo 10.- En lo no previsto por esta ley, se aplicará de manera supletoria:
I. Ley General de Archivos.
II. Código Civil para el Estado de Chiapas.
III. La Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Chiapas.
IV. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas.
V. Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas.
Capítulo II
De las Obligaciones de los Sujetos Obligados
Artículo 11.- El sujeto obligado tendrá como obligaciones generales organizar y
conservar sus archivos, la operación de su Sistema Institucional, así como el cumplimiento
de las disposiciones establecidas en la legislación aplicable en la materia, y aquellas
emitidas por el Consejo Nacional y el Consejo Estatal de Archivos.
El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la
entrega de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de
conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la
función que les dio origen en términos de la Ley General y esta Ley.
Artículo 12.- Los sujetos obligados tendrán las siguientes obligaciones específicas:
I. Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de
archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de
acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los
estándares y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y demás
disposiciones jurídicas que les sean aplicables.
II. Establecer un Sistema Institucional para la administración de sus archivos y llevar
a cabo los procesos de gestión documental.
III. Integrar los documentos en expedientes.
IV. Inscribir en el Registro Nacional la existencia y ubicación de archivos bajo su
resguardo.
V. Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones
reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental.
VI. Asignar a los documentos de archivo los elementos de identificación necesarios
para asegurar que mantengan su procedencia y orden original.
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de su Sistema
Institucional.
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión
documental y administración de archivos.
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de
archivo.
X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos, y garantizar que no se
sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo.
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los
documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su
almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de
conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables.
XII. Elaborar el plan anual de desarrollo archivístico, así como rendir un informe anual
respecto al cumplimiento del referido plan.
XIII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y demás disposiciones jurídicas
aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como
cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de autoridad
del Estado y los municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones de las
fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones
graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a los
mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la
información pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido
declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Artículo 13.- Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus
archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de
gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta,
valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que
establezcan el Consejo Nacional, Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas y
administrativas aplicables.
Los órganos internos de control en el Estado y sus homólogos en los municipios, vigilarán
el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán
auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Artículo 14.- Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de
consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos
actualizados y disponibles; los instrumentos de control determinados, deberán considerar
al menos, los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística.
II. Catálogo de disposición documental.
III. Inventarios documentales.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística deberá ser generada
atendiendo los niveles de: fondo, sección y serie, sin excluir la posibilidad de que se
generen niveles intermedios, los cuales deberán ser identificados a través de una clave
alfanumérica.
Artículo 15.- Los sujetos obligados deberán contar con una guía de archivo documental
y un índice de expedientes clasificados como reservados, conforme a lo establecido en la
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas y demás disposiciones
aplicables. Dichos instrumentos deberán ser puestos a disposición del público en general.
Artículo 16.-Los sujetos obligados del Estado de Chiapas, deberán donar a título gratuito,
preferentemente a la Comisión Nacional de Libros de Texto, para fines de reciclaje, el
papel o sus derivados procedentes de las bajas documentales que se consideren de
desecho, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 17.-La persona titular de cada sujeto obligado será la responsable de las
acciones de preservación física y del contenido de los documentos de archivo, así como
de la organización, conservación y el buen funcionamiento del Sistema Institucional.
Capítulo III
De los Procesos de Entrega y Recepción de Archivos
Artículo 18.- Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción
al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos de las disposiciones jurídicas
aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como
los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los
documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición
documental.
Artículo 19.- En caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione,
extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de
transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de
archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los
archivos que correspondan, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley y demás
disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso la entidad receptora podrá modificar
los instrumentos de control y consulta archivísticos.
Artículo 20.- Tratándose de la disolución, liquidación, desincorporación o extinción de
una entidad paraestatal de la Administración Pública Estatal, será obligación del liquidador
remitir copia del inventario documental del fondo que se resguardará, al Archivo General
del Estado.
Capítulo IV
Del Sistema Institucional de Archivos
Artículo 21.- El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos,
procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada
sujeto obligado y sustenta la actividad archivística del Estado, conforme a los procesos
de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte
del Sistema Institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y
cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información
contenida en ellos, conforme a las disposiciones que al efecto establezca el Consejo
Nacional, el Consejo Estatal y demás normatividad jurídica y administrativa aplicable.
Artículo 22.- El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I. Un área coordinadora de archivos.
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia.
b) Archivo de trámite, por área o unidad.
c) Archivo de concentración.
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del
sujeto obligado.
Los responsables de los archivos referidos en el inciso b) de la fracción II del presente
artículo, serán nombrados por la persona titular de cada dirección, área o unidad; los
responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por la
persona titular del sujeto obligado de que se trate.
Las personas encargadas y responsables de cada área, deberán contar con licenciatura
en áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acreditada en archivística.
Artículo 23.- Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de
concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones
jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior
deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de
resguardo del archivo de concentración regional.
Capítulo V
De la Planeación en Materia Archivística
Artículo 24.- Los sujetos obligados que cuenten con un Sistema Institucional deberán
elaborar un programa anual de desarrollo archivístico y publicarlo en su portal electrónico,
así como su portal de transparencia y en el sistema de portales de obligaciones de
transparencia, en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo 25.- El programa anual de desarrollo archivístico contendrá los elementos de
planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir
un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros
derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.
Artículo 26.- El programa anual de desarrollo archivístico definirá las prioridades
institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles;
de igual forma deberá contener programas de organización y capacitación en gestión
documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta,
seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso,
control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los
documentos de archivos electrónicos, conforme a los criterios generales para la
elaboración del programa anual de desarrollo archivístico, acordados por el Consejo
Nacional.
Artículo 27.- Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallando el
cumplimiento del programa anual de desarrollo archivístico y publicarlo en su portal
electrónico, a más tardar el último día del mes de enero del año siguiente al que
corresponda la información sobre la ejecución de dicho programa.
Capítulo VI
Del Área Coordinadora de Archivos
Artículo 28.- El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven
a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera
conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
El área coordinadora de archivos dependerá directamente del titular del sujeto obligado,
a quien informará oportunamente y con quien mantendrá responsabilidad solidaria en las
actividades desarrolladas en materia de archivos.
La persona titular del área coordinadora de archivos deberá contar con título profesional,
conocimientos o capacitación en área afín a la materia de archivos. La persona designada
deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en la Ley General y en
esta Ley.
Artículo 29.- El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de
concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico
previstos en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias, así como la normativa
que derive de ellos.
II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y
conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo
requiera.
III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste
designe, el programa anual de desarrollo archivístico.
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las
áreas operativas.
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los
procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas
operativas.
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos.
VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de
archivos.
VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la
conservación de los archivos.
IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso,
histórico, de acuerdo con la normatividad aplicable.
X. Autorizar, la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto
obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de
adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.
XI. Formular las políticas, manuales e instrumentos archivísticos.
XII. Desarrollar medidas y acciones permanentes para el resguardo y conservación de
documentos y expedientes clasificados, y aquellos que sean parte de los sistemas
de datos personales, en coordinación y concertación con los responsables de las
unidades de archivo.
XIII. Vigilar la correcta aplicación de los instrumentos de control y consulta archivísticos
para la protección de la información confidencial o reservada.
XIV. Aprobar, en coordinación con el grupo interdisciplinario, los instrumentos de control
archivísticos; así como las bajas documentales y transferencias secundarias.
XV. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables o sean
acordadas por el Consejo Nacional o el Consejo Estatal.
Capítulo VII
De las Áreas Operativas
Artículo 30.-Las áreas de correspondencia serán las responsables de la recepción,
registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los
expedientes de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de correspondencia deberán contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; y los titulares
de las unidades administrativas tendrán la obligación de establecer las condiciones que
permitan la capacitación de dichos responsables para el buen funcionamiento de los
archivos.
Artículo 31.- Cada área o unidad administrativa deberá contar con un archivo de trámite
que tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba,
conforme al cuadro general de clasificación archivística.
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de
los inventarios documentales.
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con
la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en
tanto conserve tal carácter.
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y sus
disposiciones reglamentarias.
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones emitidos por
el área coordinadora de archivos.
VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.
VII. Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Los responsables de los archivos de trámite deberán contar con los conocimientos,
habilidades, competencias, capacitación o experiencia relacionadas a la materia de
archivos, acordes con su responsabilidad; de no ser así, las personas titulares de las
unidades administrativas tendrán la obligación de establecer las condiciones que permitan
la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de sus archivos.
Artículo 32.- Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que
tendrá las siguientes funciones:
I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los
expedientes.
II. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las
unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda.
III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con
lo establecido en el catálogo de disposición documental.
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y en sus disposiciones
reglamentarias.
V. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios
de valoración documental y disposición documental.
VI. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series
documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos
de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones
jurídicas aplicables.
VII. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán
transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda.
VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición
documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios.
IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la
materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de
siete años a partir de la fecha de su elaboración.
X. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan
cumplido su vigencia y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos,
al archivo histórico del sujeto obligado o al Archivo General, según corresponda.
XI. Las que establezca el Consejo Nacional, Consejo Estatal y las disposiciones
jurídicas aplicables.
Los responsables de los archivos de concentración deberán contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes a su responsabilidad; de no ser así, las
personas titulares de los sujetos obligados tendrán la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen
funcionamiento de los archivos.
Capítulo VIII
De los Archivos Históricos y sus Documentos
Artículo 33.- Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que tendrá las
siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias secundarias; organizar y conservar los expedientes bajo
su resguardo.
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio
documental.
III. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda.
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, yen las disposiciones
normativas aplicables.
V. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los
documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que
proporcionan las tecnologías de información para mantenerlos a disposición de los
usuarios.
VI. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas y normativas aplicables.
Los responsables de los archivos históricos deberán contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; de no ser así,
los titulares del sujeto obligado tendrán la obligación de establecer las condiciones que
permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Artículo 34.- Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico podrán promover
su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir sus documentos con
valor histórico al Archivo General del Estado.
Artículo 35.- Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
su consulta directa, el Archivo General del Estado, así como los sujetos obligados,
proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema
de reproducción que no afecte la integridad del documento.
Artículo 36.- Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos
históricos comunes con el carácter de regionales; el convenio o instrumento que dé origen
a los archivos regionales, deberá identificar con claridad a los responsables de la
administración de los archivos. Los archivos regionales se conformarán preferentemente
por aquellos sujetos obligados que mantengan características similares o elementos
comunes entre sí, así como aquellos que guarden cierto grado de identidad con las
funciones desempeñadas.
Artículo 37.- Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso
público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia
secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o
confidenciales, de conformidad con lo establecido en el Capítulo I, Título Tercero, Libro
Primero de esta Ley. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la normatividad
en materia de transparencia y acceso a la información pública, no podrá clasificarse como
reservada aquella información que esté relacionada con violaciones graves a derechos
humanos o delitos de lesa humanidad.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la
normatividad en materia de protección de datos personales, respecto de los cuales se
haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal
carácter en el archivo de concentración, por un plazo de setenta años, a partir de la fecha
de creación del documento y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
Artículo 38.- El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de
conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no
excedan el tiempo que disponga la normatividad específica que rija las funciones y
atribuciones del sujeto obligado, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su
información. En ningún caso el plazo podrá exceder de veinticinco años.
Artículo 39.- El Instituto de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos
Personales del Estado de Chiapas, conforme a la legislación en materia de transparencia,
acceso a la información pública y protección de datos personales en posesión de sujetos
obligados, determinará el procedimiento para permitir el acceso a la información de un
documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y
que contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes
casos:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el
Estado, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información
confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado
por escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos personales
sensibles.
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que
pueda resultar de dicho acceso.
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la
información confidencial.
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo
autorizado por él mismo.
Los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones del Instituto de
Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del Estado de
Chiapas, a que se refiere el presente artículo, ante el Poder Judicial de la Federación.
Artículo 40.- En el procedimiento de consulta a los archivos históricos de los sujetos
obligados se facilitará el acceso al documento original o reproducción íntegra y fiel en otro
medio, siempre que no se le afecte al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al
procedimiento que establezcan los propios sujetos obligados, acorde a las disposiciones
jurídicas o administrativas que al efecto emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal.
Artículo 41.- Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados
adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor
histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y
difusión de los documentos históricos.
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios
digitales, con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales
e informativos.
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la localización de los
documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos.
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el
patrimonio documental.
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a
los estudiantes de diferentes grados educativos.
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de
publicación de interés, para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
Capítulo IX
De los Documentos de Archivo Electrónicos
Artículo 42.- Además de los procesos de gestión previstos en esta Ley, se deberá
contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación, asignación de
acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad. Para los efectos
correspondientes, los sujetos obligados solicitarán la intervención del Instituto de Ciencia,
Tecnología e Innovación del Estado de Chiapas, a efecto de que en el ámbito de sus
atribuciones, verifique que los procesos de gestión documental electrónica se lleven a
cabo conforme a las especificaciones técnicas y de seguridad más convenientes.
Artículo 43.- Los sujetos obligados establecerán en su programa anual de desarrollo
archivístico, los procedimientos para la generación, administración, uso, control y
migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y conservación de
largo plazo que contemplen la migración, la emulación o cualquier otro método de
preservación y conservación de los documentos de archivo electrónicos, apoyándose en
las disposiciones emanadas del Consejo Nacional o, en su caso, el Consejo Estatal.
Artículo 44.- Los sujetos obligados establecerán en el programa anual de desarrollo
archivístico la estrategia de preservación a largo plazo de los documentos de archivo
electrónico y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.
Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series documentales con
valor histórico, se deberán conservar en sus formatos originales, así como una copia de
su representación gráfica o visual, además de todos los metadatos descriptivos.
Artículo 45.- Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y
tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para
la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos
a lo largo de su ciclo vital. Las medidas técnicas y tecnológicas relacionadas con los
sistemas automatizados, bases de datos y correos electrónicos institucionales, deberán
ser dictaminadas por el Instituto de Ciencia, Tecnología e Innovación del Estado de
Chiapas.
Artículo 46.- Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para la
gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar los
procesos señalados en esta Ley, los cuales deberán cumplir las especificaciones que para
el efecto se emitan.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación
de documentos de archivo electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran,
deberán cumplir los lineamientos que para el efecto se emitan.
Artículo 47.-Los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de
sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos, así
como de los repositorios electrónicos, deberán, como mínimo:
I. Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electrónico
en el largo plazo.
II. Aplicar a los documentos de archivo electrónico los instrumentos técnicos que
correspondan a los soportes documentales.
III. Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de
archivo electrónico y su administración a través del tiempo, fomentando la
generación, uso, reutilización y distribución de formatos abiertos.
IV. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad,
integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su
control y administración archivística.
V. Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de
actualización, respaldo o cualquier otro proceso que afecte el contenido de los
documentos de archivo electrónico.
VI. Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este
artículo.
El Consejo Estatal podrá emitir a su vez los lineamientos que al efecto determine, tomando
en consideración las características y necesidades específicas de los sujetos obligados,
siempre que no contravengan lo dispuesto por el Consejo Nacional.
Artículo 48.- Los sujetos obligados conservarán los documentos de archivo aun cuando
hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 49.- Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica
avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de
identidad del solicitante, generarán documentos de archivo electrónico con validez
jurídica, conforme a la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se
emitan.
Artículo 50.- Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos
de archivo electrónico, los sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos, así como la firma electrónica avanzada de la obsolescencia
tecnológica, mediante la actualización de la infraestructura tecnológica y de sistemas de
información que incluyan programas de administración de documentos y archivos, en
términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
Título Tercero
De la Valoración y Conservación de Archivos
Capítulo I
De la Valoración
Artículo 51.- En cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que será
un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de:
I. Coordinación, dirección o unidad de Asuntos Jurídicos.
II. Planeación y/o mejora continua.
III. Coordinación de archivos o área coordinadora de archivos.
IV. Tecnologías de la información.
V. Unidad de transparencia.
VI. Órgano interno de control.
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
Artículo 52.- El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en
el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que den origen a la
documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de
colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en
el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y
disposición documental, durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de
valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de
disposición documental.
El grupo interdisciplinario deberá reunirse por lo menos cada trimestre a efecto de
determinar si los procesos y procedimientos institucionales respecto a la integración de
expedientes y demás relacionados con las disposiciones referentes al catálogo de
disposición documental, son aplicados correctamente, o en su caso, emitir las
recomendaciones que considere pertinentes.
El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza y
objeto social del sujeto obligado.
El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de
educación superior o de investigación para efectos de garantizar lo dispuesto en el párrafo
anterior.
Artículo 53.- El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración
y formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá
como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y
seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias
respectivas.
Artículo 54.- Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental,
el responsable del área coordinadora de archivos deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de
valoración documental que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de documentación, para el
levantamiento de información.
b) Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras,
bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha
técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de
organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad.
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la
documentación, para el levantamiento de la información y elaboración de las fichas
técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre
las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas.
IV. Integrar el catálogo de disposición documental.
Artículo 55.- Son actividades del grupo interdisciplinario, las siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de
comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series
documentales.
II. Aprobar, en coordinación con el área coordinadora de archivos, los instrumentos
de control archivístico; así como las bajas documentales y transferencias
secundarias.
III. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de
valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental
de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes
criterios:
a) Procedencia: Representa el valor de los documentos dependiendo del nivel
jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción
documental de las unidades administrativas en el ejercicio de sus funciones,
desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una
identificación completa de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de
procedimiento.
b) Orden original: Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre
sí. Dentro de cada serie se respeta el orden en que la documentación fue
producida.
c) Diplomático: Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos
que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados
y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren
como originales dentro de los expedientes.
d) Contexto: Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas
y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del
sujeto obligado que produce la documentación.
e) Contenido: Privilegiar los documentos que contienen información fundamental
para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, periodo
concreto, territorio o personas, considerando para ello la exclusividad de los
documentos, es decir, si la información únicamente se contiene y consta en ese
documento o en otro, así como los documentos con información resumida.
f) Utilización: Considerar los documentos que han sido objeto de demanda
frecuente por parte del sujeto obligado que lo produce, investigadores o
ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los mismos.
Sugerir, cuando corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos
institucional o los procesos de certificación a que haya lugar.
IV. Recomendar que el contenido de las fichas técnicas de valoración documental se
encuentre alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del
sujeto obligado.
V. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete
el marco normativo que regula la gestión institucional.
VI. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido
para la gestión documental y administración de archivos.
VII. Vigilar la aplicación de los lineamientos para la organización y conservación de
archivos
VIII. Las demás que se definan en otras disposiciones legislativas, normativas o
administrativas.
Artículo 56.-A las áreas productoras de la documentación, les corresponde:
I. Participar en las reuniones del grupo interdisciplinario.
II. Brindar las facilidades necesarias para la elaboración de las fichas técnicas de
valoración documental, al responsable del área coordinadora de archivos.
III. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman las
series documentales, evidencia y registro del desarrollo de sus funciones,
reconociendo el uso, acceso, consulta y utilidad institucional, con base en el marco
normativo que los faculta.
IV. Analizar los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente
sus procesos de trabajo, y establecer las medidas preventivas correspondientes.
V. Determinar los valores, vigencia, plazos de conservación y disposición documental
de las series documentales que produce
VI. Las demás que sean establecidas, observadas o recomendadas por el grupo
interdisciplinario, y aquellas disposiciones normativas o administrativas emitidas en
la materia.
Artículo 57.- El grupo interdisciplinario para su funcionamiento, emitirá sus reglas de
operación, las cuales no podrán contravenir lo dispuesto en la Ley General y en esta Ley.
Artículo 58.- El sujeto obligado, al promover una baja documental o transferencia
secundaria deberá asegurar que los plazos de conservación establecidos en el catálogo
de disposición documental hayan prescrito, y que la documentación no se encuentre
clasificada como reservada o confidencial.
Artículo 59.- Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos
en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series
documentales; cada serie documental contará con una ficha técnica de valoración que,
en su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado catálogo de
disposición documental.
La ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos la descripción de los
datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso,
ubicación y responsable de la custodia de la serie o subserie.
Artículo 60.-El Consejo Estatal establecerá, con relación a la valoración documental, los
lineamientos para el análisis, valoración y disposición documental de las series
documentales producidas por los sujetos obligados, de conformidad con las disposiciones
emitidas al efecto por el Consejo Nacional.
Artículo 61.- Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico oficial, con
vínculo a su portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, los cuales se conservarán en el archivo de concentración por
un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
Artículo 62.- Los sujetos obligados que cuenten con archivo histórico, deberán transferir
los documentos con valor histórico a dicho archivo, debiendo informar al Archivo General
en un plazo de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la transferencia secundaria.
Capítulo II
De la Conservación
Artículo 63.- Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que
garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte
documental en que se encuentre, observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la
continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los
servicios, para lo cual deberán solicitar previo a su implementación, la opinión
técnica correspondiente al Instituto de Ciencia, Tecnología e Innovación del Estado
de Chiapas.
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la
estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos,
seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones,
control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las
actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y
auditoría.
III. Las demás recomendadas por el Consejo Nacional o el Consejo Estatal, y aquellas
disposiciones normativas o administrativas emitidas en la materia.
Artículo 64.- Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos
proveídos por terceros, deberán vigilar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley,
mediante un convenio o instrumento jurídico que regule la prestación del servicio, en el
que se identificará a los responsables de la administración de los archivos; asimismo,
deberán adjuntar al convenio respectivo, la opinión técnica emitida por el Instituto de
Ciencia, Tecnología e Innovación del Estado de Chiapas.
Artículo 65.- Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo
electrónicos en un servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los
documentos y responsabilidad sobre los sistemas.
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme a
la normatividad mexicana aplicable y los estándares internacionales.
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información.
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa
vigente.
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal
autorizado.
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de seguridad mediante
políticas de seguridad de la información.
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para
gestionar los documentos de archivo electrónicos.
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets,
portales electrónicos y otras redes.
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión
documental de los sujetos obligados.
X. Garantizar, mediante los mecanismos correspondientes, que el uso de los datos se
encuentre en un marco de respeto irrestricto a la normatividad en materia de datos
personales.
Artículo 66.- Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que
permitan la gestión documental integral, considerando el documento electrónico, el
expediente, la digitalización, el copiado auténtico y conversión, la política de firma
electrónica, la intermediación de datos, el modelo de datos, la conexión a la
estandarización de la red de comunicaciones, así como al sistema de administración de
archivos de los sujetos obligados.
Título Cuarto
Del Sistema Estatal de Archivos
Capítulo I
De la Organización y Funcionamiento
Artículo 67.- El Sistema Estatal de Archivos es un conjunto orgánico y articulado de
estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos,
procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y
administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados del Estado.
Las instancias del Sistema Estatal de Archivos observarán lo dispuesto en las
resoluciones y acuerdos generales que emitan el Consejo Nacional y el Consejo Estatal.
El Sistema Estatal de Archivos se coordinará con el Sistema Nacional de Archivos en un
marco de respeto sus atribuciones.
Capítulo II
Del Consejo Estatal de Archivos
Artículo 68.- El Consejo Estatal es el órgano de coordinación del Sistema Estatal de
Archivos, que estará integrado por:
I. El titular del Archivo General del Estado, quien lo presidirá.
II. El titular de la Secretaría General de Gobierno.
III. El titular de la Secretaría de la Honestidad y Función Pública.
IV. El Presidente de la Mesa Directiva del Congreso del Estado.
V. El Magistrado Presidente del Consejo de la Judicatura y del Tribunal Superior de
Justicia del Poder Judicial del Estado.
VI. El Comisionado Presidente del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información
y Protección de Datos Personales del Estado de Chiapas.
VII. El titular del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado.
VIII. El Rector de la Universidad Autónoma de Chiapas.
IX. El Rector de la Universidad de Ciencias y Artes de Chiapas.
X. Un representante de los archivos privados.
XI. Un representante del Consejo Técnico y Científico Archivístico.
XII. Un representante de los Archivos Regionales y/o Municipales.
Cada integrante, a excepción del Presidente del Consejo Estatal, podrá nombrar un
suplente, que en el caso de las fracciones II y III no podrá tener un nivel menor al de
Subsecretario; en el caso de la fracción V, deberá tener el nivel de magistrado; en el caso
de la fracción XI deberá tener el nivel de Director.
El Presidente del Consejo Estatal deberá estar presente en todas las sesiones que se
lleven a cabo.
La designación de la representación de los archivos privados referidos en la fracción X
del presente artículo, será a través de convocatoria que emita el Consejo Estatal, en la
que se establezcan las bases para seleccionar al representante de los mismos,
cumpliendo los requisitos que señala la Ley General.
El representante de los Archivos Regionales y/o Municipales será elegido conforme a las
bases y procedimientos emitidos en la convocatoria correspondiente por el Consejo
Estatal.
El Consejo Estatal contará con un Secretario Técnico, elegido por mayoría de votos de
sus integrantes, y contará con voz pero sin voto.
Por acuerdo del Presidente o a propuesta de alguno de los integrantes del Consejo
Estatal, se podrán invitar a las sesiones del Consejo Estatal a las personas que considere
pertinentes, según la naturaleza de los asuntos a tratar, quienes intervendrán con voz,
pero sin voto.
Serán invitados permanentes del Consejo Estatal con voz pero sin voto, los órganos a los
que la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas reconoce autonomía,
distintos a los referidos en las fracciones VI, VII y VIII del presente artículo, así como el
Consejo Estatal para las Culturas y las Artes de Chiapas, quienes podrán designar un
representante.
Las funciones y cargos desempeñados por los integrantes del Consejo Estatal son de
carácter honorífico, por lo que no recibirán pago, remuneración, gratificación o
emolumento alguno por su desempeño.
Artículo 69.- El Consejo Estatal sesionará de manera ordinaria y extraordinaria. Las
sesiones ordinarias se verificarán dos veces al año y serán convocadas por su Presidente,
a través del Secretario Técnico.
Las convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán con quince días hábiles de
anticipación, a través de los medios que resulten idóneos, incluyendo los electrónicos;
contendrán, el lugar, fecha y hora de la celebración de la sesión, el orden del día y, los
documentos que serán analizados para efectos de concertar lo acuerdos
correspondientes al orden del día.
En primera convocatoria, habrá quórum cuando estén presentes, cuando menos, la
mayoría de sus integrantes incluyendo su Presidente.
En segunda convocatoria, habrá quórum con los integrantes que se encuentren
presentes, así como su Presidente.
El Consejo Estatal concertará acuerdos por mayoría simple de votos de los integrantes
presentes en la sesión. En caso de empate, el Presidente tendrá el voto de calidad. En
los proyectos normativos, los integrantes del Consejo Estatal deberán asentar en el acta
correspondiente las razones del sentido de su voto, en caso de que sea en contra.
Las sesiones extraordinarias del Consejo Estatal podrán ser convocadas con un plazo
mínimo de veinticuatro horas, por acuerdo del Presidente, a través del Secretario Técnico,
o mediante solicitud formulada por al menos el treinta por ciento de los integrantes,
cuando estimen que existe un asunto de relevancia.
Las sesiones del Consejo Estatal deberán constar en actas suscritas por los integrantes
que participen en ellas. Dichas actas serán publicadas a través del portal electrónico del
Archivo General del Estado, en apego a las disposiciones aplicables en materia de
transparencia y acceso a la información. El Secretario Técnico será el responsable de la
elaboración de las actas, la obtención de las firmas correspondientes, así como su
custodia y publicación.
Artículo 70.- El Consejo Estatal tendrá las atribuciones siguientes:
I. Aprobar y difundir la normativa relativa a la gestión documental y administración de
archivos en el Estado de Chiapas, conforme a las mejores prácticas de la materia,
y sin contravenir las disposiciones normativas del Consejo Nacional.
II. Vigilar la aplicación y difundir los criterios y plazos para la organización y
conservación de los archivos que permitan localizar eficientemente la información
pública.
III. Formular recomendaciones archivísticas para la emisión de normativa para la
organización de expedientes judiciales.
IV. Emitir recomendaciones a los sujetos obligados para aplicar la Ley en sus
respectivos ámbitos de competencia.
V. Aprobar acciones de difusión, divulgación y promoción sobre la importancia de los
archivos como fuente de información esencial, del valor de los datos abiertos de
los documentos de archivo electrónico y como parte de la memoria colectiva.
VI. Aprobar la política estatal de gestión documental y administración de archivos.
VII. Promover, a través del Archivo General del Estado, estrategias de difusión y
divulgación del trabajo archivístico y del patrimonio documental del Estado.
VIII. Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices para la
organización y administración de los archivos que establezca el Consejo Nacional.
IX. Proponer al Consejo Nacional disposiciones que regulen la creación y uso de
sistemas automatizados, para la gestión documental y administración de archivos
para los sujetos obligados, que contribuyan a la organización y conservación
homogénea de sus archivos.
X. Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos obligados de los
municipios.
XI. Operar como mecanismo de enlace y coordinación con el Consejo Nacional.
XII. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos abiertos.
XIII. Las demás que le otorga esta Ley y demás disposiciones normativas aplicables.
Artículo 71.- El Presidente del Consejo Estatal tendrá las atribuciones siguientes:
I. Participar en el Sistema Nacional, comisiones intersecretariales, secretarías
técnicas, entre otros, que coadyuven al cumplimiento de las disposiciones jurídicas
en la materia, así como los acuerdos, recomendaciones y determinaciones que
emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal.
II. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación para el
cumplimiento de los fines del Sistema Estatal de Archivos y demás instrumentos
jurídicos que se deriven de los mismos.
III. Participar en cumbres, foros, conferencias, paneles, eventos y demás reuniones
de carácter nacional e internacional, que coadyuven al cumplimiento de esta Ley,
así como de los acuerdos, recomendaciones y determinaciones emitidos por el
Consejo Nacional y el Consejo Estatal.
IV. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados.
V. Publicar en el portal electrónico correspondiente, las determinaciones y
resoluciones generales del Consejo Estatal.
VI. Las demás que le otorga esta Ley y demás disposiciones jurídicas, normativas o
administrativas aplicables.
Artículo 72.- El Consejo Estatal, para el cumplimiento de sus atribuciones, podrá crear
comisiones con carácter permanente o temporal, que se organizarán de conformidad con
lo dispuesto en las disposiciones jurídicas, normativas o administrativas que al efecto
emita.
Dichas comisiones podrán contar con la asesoría de expertos y usuarios de los archivos
históricos, así como representantes de las organizaciones de la sociedad civil.
Los integrantes de las comisiones no recibirán pago, remuneración o emolumento alguno
por su participación en las mismas.
Artículo73.- El Consejo Estatal adoptará, con carácter obligatorio y en el ámbito de sus
respectivas competencias, las determinaciones y acuerdos del Consejo Nacional, dentro
de los plazos establecidos por éste.
El Consejo Estatal con base en las determinaciones que emita el Consejo Nacional,
gestionará la publicación en el Periódico Oficial, las disposiciones necesarias para el
cumplimiento de esta Ley.
Capítulo III
De la Coordinación con el Sistema Estatal Anticorrupción y el Instituto de
Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales del
Estado de Chiapas
Artículo 74.- El Sistema Estatal de Archivos estará coordinado con el Sistema Estatal
Anticorrupción y con el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información y Protección
de Datos Personales del Estado de Chiapas, en el ámbito de su competencia, y deberá:
I. Fomentar en los sistemas, la capacitación y la profesionalización del personal
encargado de la organización y coordinación de los sistemas de archivo con una
visión integral.
II. Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de conocimientos
técnicos en materia archivística, transparencia, acceso a la información y rendición
de cuentas.
III. Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del
derecho de acceso a los archivos.
IV. Promover la digitalización de la información generada con motivo del ejercicio de
las funciones y atribuciones de los sujetos obligados, que se encuentre
previamente organizada, así como garantizar el cumplimiento de los lineamientos
que para el efecto se emitan.
Capítulo IV
De los Archivos Privados
Artículo 75.- Las personas físicas y morales, propietarios o poseedores de documentos
o archivos considerados de interés público o de interés estatal, deberán garantizar su
conservación, preservación y acceso; y aquellos declarados como monumentos
históricos, en términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos,
Artísticos e Históricos, deberán ser inscritos en el Registro Nacional, conforme a lo
establecido en la Ley General.
Asimismo, los particulares podrán solicitar al Archivo General del Estado asistencia
técnica en materia de gestión documental y administración de archivos.
Se consideran de interés público los documentos o archivos del Estado de Chiapas, cuyo
contenido resulte de importancia o de relevancia para el conocimiento de la historia
nacional, de conformidad con los criterios que establezca el Consejo Nacional,
considerando los elementos característicos del patrimonio documental de la Nación.
Se consideran de interés estatal los documentos o archivos que por su naturaleza no son
sustituibles, y cuyo contenido resulte de importancia o de relevancia para el conocimiento
de la historia y evolución del Estado de Chiapas y de las personas e instituciones que han
contribuido a su desarrollo, además de transmitir y heredar información significativa de la
vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de sus habitantes, siempre
que dichos documentos se encuentren en posesión de particulares o pertenezcan o hayan
pertenecido a los archivos regionales y/o municipales; de conformidad con los criterios
que establezca el Consejo Estatal, considerando los elementos característicos del
patrimonio documental del Estado.
El Archivo General del Estado convendrá con los particulares o con quien legalmente los
represente, las bases, procedimientos, condicionantes y garantías para realizar una
versión facsimilar o digital de los documentos o archivos de interés estatal que se
encuentren en posesión de particulares.
En caso de que el Archivo General de Estado lo considere necesario, con base en la
importancia o relevancia que represente para el Estado de Chiapas, podrá solicitar al
Archivo General de la Nación copia en versión facsimilar o digital, de un documento
obtenido de los archivos de interés público que se encuentren o haya encontrado en
posesión de particulares.
Artículo 76.- Los poseedores de documentos y archivos privados de interés estatal
deberán ordenar sus acervos y restaurar los documentos que así lo ameriten, apegándose
a la normatividad nacional e internacional existente y a las recomendaciones emitidas por
los Consejos Nacional y Estatal.
El Estado respetará los archivos privados de interés estatal en posesión de particulares,
procurando la protección de sus garantías y derechos siempre que cumplan con los
requisitos de conservación, preservación y acceso público.
Artículo 77.- En los casos de enajenación por venta de un acervo o archivos privados de
interés estatal propiedad de particulares, el particular que pretenda trasladar el dominio
deberá notificar por escrito al Archivo General del Estado, para que éste manifieste en un
plazo de veinte días hábiles su interés de adquirirlo, en cuyo caso contará con un derecho
preferente respecto de los demás compradores.
La omisión en la notificación por parte del particular será causa de nulidad de la operación
de traslado de dominio y podrá expropiarse el acervo o documento objeto de la misma en
términos de la normatividad aplicable.
Las casas de subastas, instituciones análogas y particulares que pretendan adquirir un
documento histórico, tendrán la obligación de corroborar, previamente a la operación de
traslado de dominio, que el Archivo General de la Nación haya sido notificado de la misma,
en términos de lo dispuesto por la Ley General y demás normatividad aplicable.
Capítulo V
Del Registro de Archivos
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL PLENO DE LA
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD
253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA
DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS
AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80,
86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A
RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO
POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI,
112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS
EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, APROBADOS
MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA
07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
Artículo 78.- Los sujetos obligados deberán registrar la información de sus sistemas
institucionales en el Registro Nacional y en el Registro Estatal de Archivos, conforme a la
normatividad, lineamientos, procedimientos y plazos que sean emitidos por el Consejo
Nacional, y en su caso, el Consejo Estatal. El objeto del Registro Nacional y el Registro
Estatal de Archivos es obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales
y de los archivos privados de interés estatal, así como difundir el patrimonio documental
resguardado en sus archivos, el cual será administrado por el Archivo General de la
Nación y el Archivo General del Estado, respectivamente.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL PLENO DE LA
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD
253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA
DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS
AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80,
86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A
RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO
POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI,
112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS
EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, APROBADOS
MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA
07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
Artículo 79.- La inscripción al Registro Nacional y el Registro Estatal de Archivos es
obligatoria para los sujetos obligados del Estado de Chiapas y para los propietarios o
poseedores de archivos privados de interés público, quienes deberán actualizar
anualmente la información requerida en dichos registros, de conformidad con las
disposiciones que para tal efecto emita el Consejo Nacional, y en su caso, el Consejo
Estatal.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL PLENO DE LA
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD
253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA
DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS
AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80,
86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A
RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO
POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI,
112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS
EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, APROBADOS
MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA
07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
Artículo 80.-El Archivo General del Estado proporcionará asesoría a los sujetos obligados
respecto al procedimiento de inscripción de la información. La información que los sujetos
obligados ingresen al Registro Nacional y al Registro Estatal de Archivos será considerada
de acceso público y de consulta gratuita, disponible a través del portal electrónico del
Archivo General de la Nación, el Archivo General del Estado, y de los portales electrónicos
de cada sujeto obligado.
Capítulo VI
Del Fondo de Apoyo Económico para el Archivo General del Estado
Artículo 81.- El Gobierno del Estado, con independencia de aquellos recursos obtenidos
vía subsidio o cualquier otra fuente lícita, podrá prever la creación y administración de un
Fondo de Apoyo Económico para el Archivo General del Estado, cuya finalidad será
promover la capacitación, equipamiento y sistematización de los archivos en poder de los
sujetos obligados en sus respectivos ámbitos territoriales de competencia.
Título Quinto
Del Patrimonio Documental del Estado
y la Cultura Archivística
Capítulo I
Del Patrimonio Documental del Estado
Artículo 82.-Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley General, los
documentos que se consideren patrimonio documental del Estado son propiedad del
Estado de Chiapas; el patrimonio documental del Estado será de dominio e interés estatal
y, por lo tanto, inalienable, imprescriptible, inembargable y no está sujeto a ningún
gravamen o afectación de dominio.
Artículo 83.- Son parte del patrimonio documental del Estado, por disposición legal, los
documentos de archivo considerados de interés estatal; tendrán a su vez el carácter de
monumentos históricos en términos de la Ley de Protección de Monumentos y Sitios del
Estado de Chiapas.
El patrimonio documental del Estado está sujeto a la jurisdicción de los poderes estatales,
en los términos dispuestos por la presente Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 84.- El Ejecutivo del Estado, a través del Archivo General del Estado, podrá emitir
declaratorias de patrimonio documental del Estado en los términos previstos por las
disposiciones jurídicas aplicables, las cuales serán publicadas en el Periódico Oficial.
Los organismos a los que la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas
otorga autonomía, solicitando la opinión del Archivo General del Estado, podrán emitir
declaratorias de patrimonio documental del Estado, en las materias de su competencia,
las cuales deberán ser publicadas en el Periódico Oficial.
Capítulo II
De la Protección del Patrimonio Documental del Estado
Artículo 85.- Para los efectos de la protección del patrimonio documental del Estado se
deberá:
I. Establecer mecanismos para que el público en general pueda acceder a la
información contenida en los documentos declarados patrimonio documental del
Estado.
II. Conservar el patrimonio documental del Estado.
III. Verificar que los usuarios de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio
documental del Estado que posean, cumplan con las disposiciones tendientes a la
conservación de los documentos.
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del incumplimiento
a las disposiciones jurídicas aplicables.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL PLENO DE LA
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD
253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA
DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS
AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80,
86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A
RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO
POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI,
112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS
EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, APROBADOS
MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA
07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
Artículo 86.- Será necesario contar con la autorización del Archivo General del Estado
para la salida del territorio chiapaneco de los documentos de interés estatal, y aquéllos
considerados como patrimonio documental del Estado, los cuáles únicamente podrán salir
para fines de difusión, intercambio científico, artístico, cultural; para la salida del país, se
estará a lo dispuesto por la Ley General, cuando la salida sea con motivo a restauración,
siempre que por causa justificada no pueda realizarse en el país, así como por
cooperación internacional en materia de investigación y docencia.
Para los casos previstos en el párrafo anterior, será necesario contar con el seguro que
corresponda, expedido por una institución autorizada; y contar con un adecuado embalaje
y resguardo, de acuerdo con las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 87.- En caso de que algún bien o bienes considerados patrimonio documental
del Estado ilegalmente salgan o permanezca fuera del país, el Presidente del Consejo
Estatal solicitará a la Secretaría de Relaciones Exteriores, que sea la encargada de
gestionar la restitución de los mismos al Estado de Chiapas, en coordinación con las
autoridades competentes.
Artículo 88.- El Archivo General del Estado podrá recibir en comodato documentos de
archivo de los sujetos obligados para su estabilización.
El procedimiento de estabilización comprenderá la limpieza, fumigación, integración de
refuerzos extracción de materiales oxidantes y que causen deterioro al papel, así como el
resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido.
Artículo 89.- En los casos en que el Archivo General del Estado considere que los
archivos privados de interés estatal se encuentran en peligro de destrucción, desaparición
o pérdida, podrá solicitar a las instancias competentes su expropiación mediante
indemnización, en los términos de la Ley Patrimonial de la Administración Pública del
Estado de Chiapas, a fin de preservar su integridad.
En el caso de aquellos documentos considerados patrimonio documental de la Nación, el
Archivo General del Estado dará el aviso oportunamente al Archivo General de la Nación
para los efectos correspondientes, en términos de la Ley General y demás normatividad
correspondiente.
Para efectos de lo establecido en el presente artículo, deberá conformarse un Comité
integrado por un representante del Archivo General del Estado, dos representantes de
instituciones académicas y el consejero representante de los archivos privados en el
Consejo Estatal, quienes emitirán una opinión técnica, la cual deberá considerarse para
efectos de determinar la procedencia de la expropiación.
En caso de posible expropiación de documentos considerados patrimonio documental de
la nación, el Comité referido en el párrafo anterior, deberá conformarse incluyendo a un
representante del Archivo General de la Nación.
Capítulo III
Del Patrimonio Documental del Estado
en posesión de Particulares
Artículo 90.- Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado, podrán custodiarlos, siempre y cuando apliquen las
medidas técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para la conservación y
divulgación de los archivos, conforme a los criterios que emita el Consejo Nacional.
Artículo 91.- Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado podrán restaurarlos, previa autorización y bajo la
supervisión del Archivo General del Estado, atendiendo a los lineamientos y criterios que
sobre la materia emita el Consejo Nacional.
Artículo 92.- En todo momento, el Archivo General del Estado podrá recuperar la
posesión de un documento de archivo que constituya patrimonio documental del Estado,
cuando se ponga en riesgo su integridad; para los efectos se deberán observar las
disposiciones legales, normativas o administrativas, respetando la garantía de audiencia,
con fundamento en la Ley de Procedimientos Administrativos para Estado de Chiapas así
como las demás disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 93.- El Archivo General del Estado deberá coordinarse con el Archivo General
de la Nación, en los casos relacionados con acciones de recuperación de posesión de
documentos de archivo que sean considerados patrimonio documental de la Nación.
Artículo 94.- Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo, el
Archivo General del Estado, así como los archivos regionales o municipales, podrán
efectuar visitas de verificación, en los términos establecidos en las disposiciones jurídicas
aplicables.
Capítulo IV
De la Capacitación y Cultura Archivística
Artículo 95.- Los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las
competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las
áreas de archivo.
Artículo 96.- Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o
privados, para recibir servicios de capacitación en materia de archivos.
Artículo 97.- Las autoridades del Estado y municipales, en el ámbito de sus atribuciones
y en su organización interna, deberán:
I. Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental del Estado.
II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia, capacitación, investigación,
publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión.
III. Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la actividad
archivística y sus beneficios sociales.
IV. Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los
sectores público, social, privado y académico.
Artículo 98.- Los usuarios de los archivos, en todo momento deberán respetar las
disposiciones aplicables para la consulta y conservación de los documentos.
Libro Segundo
Del Archivo General del Estado de Chiapas
Título Único
De la Organización y Funcionamiento
Capítulo I
De su Organización, Objeto y Domicilio
Artículo 99.- El Archivo General del Estado es el organismo público descentralizado no
sectorizado de la Administración Pública del Estado de Chiapas, dotado de personalidad
jurídica y patrimonio propios, con autonomía técnica, presupuestal, administrativa, de
gestión, operación y ejecución para el cumplimiento de sus atribuciones, objeto y fines.
Se encuentra constituido como la entidad especializada en materia de archivos, y tiene
por objeto promover la organización y administración homogénea de archivos, preservar,
incrementar y difundir el patrimonio documental del Estado, con el fin de salvaguardar la
memoria estatal de corto, mediano y largo plazo; así como contribuir a la transparencia y
rendición de cuentas.
Tendrá su domicilio legal en la Ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.
Artículo 100.- Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado, en
materia archivística, tiene las siguientes atribuciones:
I. Fungir, a través de su titular, como Presidente del Consejo Estatal.
II. Organizar, conservar y difundir el acervo documental, gráfico, bibliográfico y
hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas y las
disposiciones jurídicas aplicables.
III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales
de cada fondo en su acervo.
IV. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo del
Estado, en materia archivística.
V. Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivístico de
los sujetos obligados del Poder Ejecutivo del Estado.
VI. Recibir de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo del Estado, la documentación
relativa al los dictámenes de baja documental o de transferencia secundaria, que
acredite que dichos procedimientos se realizaron de conformidad a lo dispuesto
por la normatividad en la materia, así como conforme a las disposiciones emitidas
por el Consejo Nacional y el Consejo Estatal, los cuales se considerarán de
carácter histórico.
VII. Autorizar, recibir y resguardar las transferencias secundarias de los documentos
de archivo con valor histórico producidos por el Poder Ejecutivo del Estado.
VIII. Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos de archivo con valor
histórico de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado.
IX. Recibir transferencias de documentos de archivo con valor histórico de sujetos
obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado.
X. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que posean
documentos y soliciten su incorporación voluntaria a acervos del Archivo General
del Estado.
XI. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los
documentos.
XII. Proveerla conservación y restauración de los documentos históricos, que permita
su posterior reproducción que no afecte su integridad, cuando dichos documentos
presenten un deterioro físico que impida acceder a ellos directamente
XIII. Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización, conservación y
difusión del patrimonio documental que resguarda.
XIV. Emitir dictámenes técnicos sobre archivos en peligro de destrucción o pérdida, y
las medidas necesarias para su rescate.
XV. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones
gubernamentales y privadas.
XVI. Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su acervo,
así como para promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del
patrimonio documental del Estado de Chiapas.
XVII. Diseñar e implementar programas de capacitación en materia de archivos.
XVIII. Promover la incorporación de la materia archivística en programas educativos de
diversos niveles académicos.
XIX. Definir el procedimiento para el acceso a los documentos contenidos en sus
archivos históricos.
XX. Custodiar el patrimonio documental del Estado de Chiapas y su acervo.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL
PLENO DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE
INCONSTITUCIONALIDAD 253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO
CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN
XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80, 86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN
NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA
JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO POR COOPERACIÓN
INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI, 112,
FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES
ESPECIALIZADAS EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO
SEGUNDO, APROBADOS MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO
OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ
ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA 07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA
RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
XXI. Administrar, custodiar y vigilar la operación del Registro Estatal de Archivos y de la
documentación que lo conforma.
XXII. Emitir la declaratoria de patrimonio documental del Estado de Chiapas.
XXIII. Emitir la declaratoria de interés estatal respecto de documentos o archivos
privados.
XXIV. Otorgar las autorizaciones para la salida del país de documentos considerados de
interés estatal y/o patrimonio documental del Estado.
XXV. Coadyuvar con las autoridades competentes, en la recuperación y, en su caso,
incorporación a los acervos de archivos que tengan valor histórico.
XXVI. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de
autenticidad de los documentos existentes en sus acervos.
XXVII. Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al público
usuario.
XXVIII. Brindar asesoría técnica sobre gestión documental y administración de archivos.
XXIX. Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos, archivónomos y archivistas, a
través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones
educativas públicas o privadas, nacionales o extranjeras.
XXX. Coordinar acciones con las autoridades competentes, relacionadas a la
conservación de los archivos, cuando la documentación o actividad archivística del
Estado de Chiapas, o de alguna región o municipio se encuentre en peligro o
resulte afectada por fenómenos naturales o de cualquier otra índole, que pudieran
dañarlos o destruirlos.
XXXI. Proporcionar los servicios complementarios que determinen las disposiciones
reglamentarias y demás disposiciones jurídicas aplicables.
XXXII. Suscribir convenios en materia archivística en el ámbito nacional e internacional,
en coordinación con las autoridades competentes en la materia.
XXXIII. Coordinar acciones con las instancias competentes a fin de prevenir y combatir el
tráfico ilícito del patrimonio documental del Estado.
XXXIV. Organizar y participar en eventos nacionales e internacionales en la materia.
XXXV. Las demás establecidas en esta Ley y en las demás disposiciones jurídicas,
normativas o administrativas aplicables en la materia.
Capítulo II
De su Patrimonio
Artículo 101.- Para su funcionamiento, el Archivo General del Estado contará con los
bienes muebles e inmuebles destinados para el cumplimiento de sus atribuciones, así
como los recursos que le sean asignados por el Ejecutivo Federal y Estatal, de
conformidad con las asignaciones presupuestales correspondientes.
Los bienes muebles e inmuebles y los recursos destinados para los fines referidos en el
párrafo anterior, serán inalienables, inembargables e imprescriptibles;
consecuentemente, sobre ellos no podrán constituirse gravamen de ninguna naturaleza.
Artículo 102.- El Archivo General del Estado contará con patrimonio propio que estará
integrado por:
I. Los recursos estatales previstos en las disposiciones presupuestales
correspondientes para la aplicación de los programas, proyectos y acciones que le
estén encomendadas al Archivo General del Estado, de acuerdo a su objeto.
II. Los bienes muebles, inmuebles y derechos que por cualquier título adquiera o los
que en el futuro aporten o afecten la Federación, el Estado, los Municipios y otras
instituciones u organismos públicos o privados, personas físicas o morales,
nacionales o extranjeras.
III. Las transferencias, aportaciones en dinero, bienes, subsidios, estímulos y
prestaciones que reciba de los Gobiernos Federal, Estatal y Municipal, y los que
obtenga de las demás instituciones públicas o privadas o personas físicas o
morales.
IV. Los rendimientos, utilidades, dividendos, intereses, frutos, concesiones, permisos,
franquicias, productos y los aprovechamientos por las operaciones que realice o
que le correspondan por cualquier título legal.
V. Las aportaciones, donaciones, herencias, legados y demás liberalidades que
reciba de personas físicas o morales.
VI. Los ingresos que perciba por los servicios que proporcione.
VII. Los demás ingresos, bienes, derechos y obligaciones que adquiera, se le asignen,
transfieran o adjudiquen por cualquier título jurídico.
Capítulo III
De los órganos que integran el Archivo General del Estado
Artículo 103.- Para el ejercicio de sus atribuciones, el Archivo General del Estado contará
con los siguientes órganos:
I. Junta de Gobierno.
II. Dirección General.
III. Un Comisario Público.
IV. Consejo Técnico, Científico y Archivístico.
El Archivo General del Estado se auxiliará de la estructura orgánica y operativa que
determine la presente Ley, su Reglamento Interior y las que apruebe su Junta de
Gobierno, de conformidad a las necesidades ydisponibilidad presupuestal que tenga
asignada.
El Consejo Técnico operará conforme a los lineamientos emitidos por la Junta de
Gobierno para tal efecto.
Artículo 104.- La Junta de Gobierno es el órgano supremo de Archivo General del Estado,
que se regirá por las disposiciones establecidas en la presente Ley, su Reglamento
Interior, y demás normatividad jurídica y administrativa aplicable; además, será
considerada la instancia responsable de fijar las políticas, programas, objetivos y metas
del organismo, así como de evaluar sus resultados operativos, administrativos,
financieros, y en general, el desarrollo de sus actividades como organismo público
descentralizado.
Artículo 105.- La Junta de Gobierno estará integrada de la siguiente forma:
I. Un Presidente, que será el Titular de la Secretaría General de Gobierno.
II. Los Vocales que serán los titulares de:
a) La Secretaría de Hacienda.
b) La Secretaría de Educación.
c) La Secretaría de la Honestidad y Función Pública.
d) El Consejo Estatal para la Cultura y las Artes de Chiapas.
e) El Instituto de Ciencia, Tecnología e Innovación del Estado de Chiapas.
Los integrantes de la Junta de Gobierno contarán con voz y voto, y podrán nombrar por
escrito un suplente, que deberá tener, por lo menos, nivel de Director o su equivalente.
El presidente o a propuesta de alguno de los integrantes de la Junta de Gobierno, podrá
invitar a las sesiones a representantes de todo tipo de instituciones públicas o privadas,
quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
El Presidente, será suplido en sus ausencias por el servidor público que éste designe con
nivel jerárquico no menor a subsecretario, quien ejercerá exclusivamente las atribuciones
que la presente Ley y demás disposiciones jurídicas y administrativas le confieran.
Artículo 106.-La Junta de Gobierno contará con un Secretario Técnico para su auxilio,
quien tendrá derecho a voz, pero no a voto; el cargo será desempeñado por el funcionario
público del Archivo General del Estado que la propia Junta de Gobierno, por mayoría de
votos tenga a bien designar.
El Director General intervendrá en las sesiones de la Junta de Gobierno con derecho a
voz más no a voto.
Los cargos a que se refiere el artículo anterior, así como sus suplentes, tendrán el carácter
de honoríficos, las personas que los ocupen y ejerzan no devengarán salario,
compensación, gratificación o emolumento alguno por su desempeño.
Artículo 107.- Los procedimientos, plazos, formas, requisitos y demás disposiciones
relacionadas con las convocatorias, sesiones, actas y demás actos o documentos que
deba llevar a cabo o suscribir la Junta de Gobierno, serán establecidos en el reglamento
correspondiente, así como las demás disposiciones reglamentarias o administrativas que
al efecto expida el órgano de gobierno del Archivo General del Estado.
Artículo 108.- El Presidente de la Junta de Gobierno tendrá las siguientes atribuciones:
I. Convocar, a través del Secretario Técnico, a los integrantes de la Junta de
Gobierno, a las sesiones que se desarrollen conforme al orden de día acordado.
II. Presidir y dirigir las sesiones de la Junta de Gobierno y declarar resueltos los
asuntos conforme al sentido de los votos.
III. Ejercer, en caso de empate, su voto de calidad.
IV. Suscribir y autorizar, conjuntamente con el Secretario Técnico, las actas que se
instrumenten en las sesiones que celebre la Junta de Gobierno.
V. Proponer a la Junta de Gobierno la integración de grupos de trabajo o comisiones
que considere necesarias para el cumplimiento del objeto del Archivo General del
Estado.
VI. Proponer a la Junta de Gobierno, la intervención de los asesores externos o
especialistas en materia de archivos que considere necesarios para el mejor
desarrollo de las actividades del Archivo General del Estado.
VII. Vigilar y supervisar el seguimiento y cumplimiento de los acuerdos y resoluciones
adoptados por la Junta de Gobierno.
VIII. Ejecutar los actos que considere necesarios para el eficiente funcionamiento de la
Junta de Gobierno, previo acuerdo de la mayoría de sus integrantes.
IX. Las demás que le otorgue la presente Ley, los reglamentos, la Junta de Gobierno
y otras disposiciones jurídicas y administrativas en la materia.
Artículo 109.-El Secretario Técnico tendrá las siguientes atribuciones:
I. Asistir al Presidente en el ejercicio de sus atribuciones.
II. Asistir y participar en las sesiones únicamente con derecho a voz.
III. Formalizar las invitaciones y elaborar el orden del día de las sesiones, y declarar
la existencia del quórum legal.
IV. Comunicar oportunamente a las integrantes de la Junta de Gobierno e invitados,
las convocatorias para las sesiones programadas.
V. Registrar el control de asistencia de los integrantes de la Junta de Gobierno.
VI. Realizar el cómputo de los votos ejercidos por los integrantes de la Junta de
Gobierno, en las sesiones que se lleven a cabo.
VII. Instrumentar las actas de sesiones, y autorizarlas conjuntamente con el Presidente
mediante sus firmas.
VIII. Registrar las actas, minutas de trabajo y acuerdos, y dar puntual seguimiento a las
mismas.
IX. Realizar el seguimiento a las resoluciones y acuerdos que se tomen en las sesiones
de la Junta de Gobierno.
X. Informar a los integrantes de la Junta de Gobierno, sobre los avances y resultados
obtenidos en la ejecución de los acuerdos concertados en las actas
correspondientes.
XI. Recibir y encauzar las propuestas que se dirijan a la Junta de Gobierno,
sometiéndolos en su caso, a consideración del Presidente.
XII. Recabar las firmas de los demás integrantes de la Junta de Gobierno y aquellos
invitados que participen en las sesiones que se lleven a cabo.
XIII. Resguardar las actas de cada sesión, anexando el soporte documental
correspondiente.
XIV. Expedir los testimonios y copias certificadas de las resoluciones y documentos
emitidos por la Junta de Gobierno.
XV. Las demás que le otorgue la presente Ley, los reglamentos, la Junta de Gobierno
y otras disposiciones jurídicas y administrativas en la materia.
Artículo 110.- Los vocales de la Junta de Gobierno tendrán las siguientes atribuciones:
I. Asistir puntualmente a las sesiones a las que sean convocados oportunamente.
II. Ejercer su derecho a voz y voto en las sesiones que celebre la Junta de Gobierno.
III. Conocer, con la anticipación correspondiente, los asuntos que sean sometidos a
consideración o aprobación de la Junta de Gobierno.
IV. Proponer las medidas necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto del
Archivo General del Estado, así como el mejor desempeño de las funciones a su
cargo.
V. Discutir y aprobar los asuntos, propuestas, puntos de acuerdo, planes y programas
que les sean sometidos a consideración dentro de las sesiones.
VI. Decidir sobre las medidas que se requieran, a efecto de que el Archivo General del
Estado cumpla con los objetivos que le competen.
VII. Integrar los grupos de trabajo y participar en las comisiones que sean necesarias
para el cumplimiento del objeto del Archivo General del Estado.
VIII. Suscribir las actas de las sesiones a las que asistan.
IX. Solicitar por escrito la incorporación de asuntos generales en el orden del día de
las sesiones de la Junta de Gobierno.
X. Las demás que le otorgue la presente Ley, los reglamentos, la Junta de Gobierno
y otras disposiciones jurídicas y administrativas en la materia.
Capítulo IV
Del Director General
Artículo 111.- El Director General será nombrado y removido por el Titular del Poder
Ejecutivo del Estado; tendrá a su cargo la representación legal y administración del
Archivo General del Estado. Durante su gestión, no podrá desempeñar ningún otro
empleo, cargo o comisión, con excepción de aquellos que puede desempeñar en las
instituciones docentes, científicas o de beneficencia, siempre que sean compatibles con
sus horarios, responsabilidades y actividades dentro de la Dirección General.
Artículo 112.- Para ser nombrado titular de la Dirección General del Archivo General del
Estado, se requiere:
I. Ser ciudadano chiapaneco.
II. Poseer, al día de la designación, el grado académico de licenciatura en carreras
afines a la materia archivística, expedido por autoridad o institución facultada para
ello, o bien, contar con conocimientos, capacitación o experiencia mínima de cinco
años en materia archivística.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL PLENO DE LA SUPREMA CORTE
DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD 253/2020 Y SU
ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA
DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y
AQUELLOS AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ESTATAL’, 78, 79, 80, 86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA
SEA CON MOTIVO A RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA
REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE
INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI, 112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU
PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL
MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, APROBADOS MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251
Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS EL 05 DE AGOSTO DE 2020.
LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA 07 DE JUNIO DE
2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
III. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso.
IV. No haber sido titular del Poder Ejecutivo del Estado, titular de alguna Dependencia
de la Administración Pública del Estado, titular de la Fiscalía General del Estado,
Diputado local, dirigente de un partido o agrupación política, Magistrado o Ministro
de Culto, durante el año previo al día de su nombramiento.
V. Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación.
VI. No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad
hasta el cuarto grado, o civil con cualquiera de los miembros de la Junta de
Gobierno.
Artículo 113.- El Director General, además de lo previsto en las disposiciones jurídicas y
reglamentarias correspondientes, tendrá las siguientes atribuciones:
I. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla con las
disposiciones legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los
programas y presupuestos aprobados.
II. Proponer a la Junta de Gobierno las medidas necesarias para el funcionamiento
del Archivo General del Estado.
III. Proponer a la Junta de Gobierno el proyecto de lineamientos para el
funcionamiento del Consejo Técnico.
IV. Nombrar y remover al personal del Archivo General del Estado que le
correspondan, de conformidad con las políticas, lineamientos y demás
disposiciones que al efecto se establezcan.
V. Ejecutar las medidas necesarias para el funcionamiento del Archivo General del
Estado.
VI. Proponer el proyecto de Reglamento Interior del Archivo General del Estado para
su aprobación.
Capítulo V
De las Reglas de Gestión y de las Relaciones Laborales
Artículo 114.- Los planes y programas que lleve a cabo el Archivo General del Estado en
el ejercicio de sus funciones, deberán ser acordes con la normatividad federal y estatal
emitida en la materia y los Planes Nacional y Estatal de Desarrollo.
Artículo 115.- El Archivo General del Estado queda sometido a las reglas de contabilidad,
presupuesto y gasto público aplicables a la Administración Pública Estatal, en términos
de las disposiciones que establece la Ley General de Contabilidad Gubernamental, el
Consejo Nacional de Armonización Contable, el Código de la Hacienda Pública para el
Estado de Chiapas, la presente Ley y demás legislación aplicable.
Artículo 116.- Las relaciones laborales entre el Archivo General del Estado y sus
trabajadores deberán sujetarse a lo dispuesto en el Apartado B del artículo 123 de la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y las demás disposiciones
jurídicas aplicables.
Capítulo VI
Del Órgano de Vigilancia
Artículo 117.- El Archivo General del Estado contará con un órgano permanente de
vigilancia, a cargo de un Comisario Público, que será designado y removido libremente
por la persona titular de la Secretaría de la Honestidad y Función Pública, en términos de
la legislación aplicable, quien deberá llevar a cabo las funciones de vigilancia y control
interno.
Artículo118.- El Comisario Público evaluará la eficiencia con que el Archivo General del
Estado maneje y aplique los recursos públicos, conforme a las disposiciones aplicables,
solicitará información y efectuará los actos que requiera para el adecuado cumplimiento
de sus funciones, sin perjuicio de las facultades que le corresponden a la Secretaría de la
Honestidad y Función Pública, debiendo rendir un informe a la Junta de Gobierno por
cada sesión ordinaria. Además, podrá participar en las sesiones de la Junta de Gobierno,
con derecho a voz, pero sin voto.
Artículo 119.- Los órganos administrativos del Archivo General del Estado,
proporcionarán al Comisario Público la información que les solicite y le prestarán las
facilidades necesarias para comprobar y vigilar que las políticas, normas, procedimientos
y demás disposiciones se apliquen correctamente.
Artículo 120.- El Comisario Público deberá elaborar los informes derivados de las
revisiones practicadas y proponer a la Junta de Gobierno y a la Dirección General, las
medidas preventivas y correctivas tendentes a mejorar la organización, funcionamiento y
control interno del Archivo General del Estado.
Capítulo VII
Del Consejo Técnico y Científico Archivístico
Artículo 121.- El Archivo General del Estado contará con un Consejo Técnico que lo
asesorará en las materias históricas, jurídicas, de tecnologías de la información y las
disciplinas afines al quehacer archivístico.
El Consejo Técnico estará formado por siete integrantes designados por el Consejo
Estatal a convocatoria pública del Archivo General del Estado, entre representantes de
instituciones de docencia, investigación o preservación de archivos, académicos y
expertos destacados en la materia; y operará conforme a los lineamientos aprobados por
el Consejo Estatal.
Los integrantes del Consejo Técnico no obtendrán remuneración, compensación o
emolumento alguno por su participación.
Capítulo VIII
De los Archivos Generales del Poder Legislativo, Judicial,
Órganos Autónomos y Municipios
Artículo 122.- El Congreso del Estado de Chiapas, conforme a las disposiciones
establecidas en sus normas internas, designará al personal responsable que estará a
cargo del Archivo General del Poder Legislativo del Estado, que se integrará por todos
aquellos documentos que emanen de las funciones desempeñadas por sus servidores
públicos, y los que reciba o adquiera por cualquier título legal.
Artículo 123.- El Tribunal Superior de Justicia del Estado, así como el Consejo de la
Judicatura del Estado, en su calidad de órganos del Poder Judicial, designarán al personal
responsable de sus respectivos Archivos Generales, que se integrarán por todos aquellos
documentos que de ellos emanen, y los que se reciban o adquieran por cualquier título
legal.
Artículo 124.- Los organismos autónomos establecerán sus respectivos archivos
generales, que se integrarán con la documentación que corresponda, conforme a las
disposiciones establecidas en la presente Ley, para lo cual, los titulares designarán el
personal responsable de sus archivos, así como el espacio físico en el que se
resguardarán los documentos.
Artículo 125.- Los municipios del Estado de Chiapas, establecerán su archivo general
municipal, cuyo responsable será designado por el Ayuntamiento en reunión de Cabildo;
el archivo se encontrará integrado por todos aquellos documentos que correspondan,
conforme a lo dispuesto por esta Ley.
Artículo 126.- Para los efectos del artículo anterior, en caso de que los Ayuntamientos
carezcan de recursos para establecer un archivo general municipal, podrán celebrar
convenios intermunicipales para establecer archivos regionales, tomando en
consideración el área geográfica a la que pertenezcan; asimismo, podrán celebrar
convenios con el Archivo General del Estado, con la finalidad de recibir asesoría y
capacitación para la creación y operación de sus respectivos archivos.
Libro Tercero
De la Auditoría Archivística,
Infracciones Administrativas y Delitos
en materia de Archivos
Título Primero
De la Auditoría Archivística
Artículo 127.- La auditoría archivística constituye un medio de control y supervisión de
los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto obligado, que tiene por objeto
verificar el cumplimiento por parte de los sujetos obligados de las disposiciones
establecidas en la presente Ley, así como los lineamientos emitidos por el Consejo
Nacional y el Consejo Estatal en el ámbito de sus respectivas competencias, y detectar
fallas y puntos vulnerables en los procedimientos desarrollados, para su corrección
pertinente.
Las auditorías archivísticas serán efectuadas anualmente por lo órganos internos de
control de cada sujeto obligado.
Artículo 128.- Las auditorías archivísticas tendrán los siguientes objetivos:
I. Constituirse como una herramienta para los órganos internos de control, que
permita verificar y evaluar los procesos relacionados con la clasificación,
organización, seguimiento, localización, transferencia, resguardo, conservación,
selección y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan,
adquieran, transformen o conserven por cualquier medio, emitiendo al efecto las
recomendaciones necesarias.
II. Evaluar el nivel o grado de cumplimiento normativo y los procesos técnicos
archivísticos que deben cumplir los sujetos obligados para garantizar la integridad,
accesibilidad y conservación de los documentos a través de sistemas de gestión
documental.
III. Valorar las actividades desempeñadas dentro del Sistema Institucional de Archivos
del sujeto obligado, permitiendo la actualización continua de los servicios
archivísticos y estableciendo estrategias encaminadas a mejorar la gestión
documental.
Artículo 129.- En la verificación de la auditoría archivística de los sistemas institucionales
de cada sujeto obligado, se tomará en consideración en cumplimiento de los siguientes
niveles de gestión documental:
I. Nivel estructural: Su verificación se sujeta a que el Sistema Institucional de
Archivos se encuentre formalmente establecido en el sujeto obligado
correspondiente, y que cuente con los recursos humanos, financieros y materiales
que permitan su adecuado funcionamiento; así como verificar los procesos técnicos
con los que operan los diferentes tipos de archivo del sujeto obligado, el perfil de
cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los
documentos de archivo.
II. Nivel documental: Se comprueba la elaboración y actualización de los instrumentos
de control y consulta archivística establecidos en los artículos 14 y 15 de esta Ley,
para propiciar la organización, administración, conservación y localización expedita
de archivos.
III. Nivel normativo: Se verifica el cumplimiento de las disposiciones establecidas por
el Consejo Nacional, tendientes a regular la producción, uso y control de los
documentos públicos, de conformidad con las atribuciones y funciones
desarrolladas por cada sujeto obligado, las cuales estarán vinculadas con la
transparencia, acceso a la información y respeto a los derechos humanos.
Artículo 130.- La auditoría archivística como herramienta de control, deberá procurar los
siguientes resultados:
I. Control preventivo: Se genera a través de las observaciones tendientes a verificar
que la gestión documental y administración de archivos sean realizadas conforme
al programa anual de desarrollo archivístico de cada sujeto obligado, alertando
sobre posibles controversias.
II. Control correctivo: Se genera a través de las observaciones dirigidas a rectificar los
errores, controversias o inobservancias del programa anual de desarrollo
archivístico, o precisar la forma correcta de realizar lo programado.
III. Control sobre la gestión documental: Son las observaciones destinadas a
perfeccionar el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital,
por parte del sujeto obligado.
IV. Control del ejercicio presupuestal derivado de los recursos presupuestales y
financieros asignados al Archivo General del Estado: Representado por las
observaciones derivadas de las acciones de verificación de la correcta aplicación
de los recursos públicos recibidos, así como el cumplimiento de las reglas de
operación emitidas para el efecto por el Ejecutivo del Estado.
Artículo 131.- Los órganos internos de control podrán recibir denuncias debidamente
fundadas y motivadas, a fin de que se realicen auditorías archivísticas respecto a la
implementación de lineamientos emitidos por el Consejo Nacional, o en su caso, el
Consejo Estatal.
Artículo 132.- En caso de incumplimiento por parte del sujeto obligado responsable, el
órgano interno de control iniciará el procedimiento administrativo de responsabilidad
correspondiente.
Artículo 133.- Cuando la auditoría archivística tenga por objeto verificar o evaluar al
Sistema Institucional de archivos del sujeto obligado, el informe emitido por el órgano
interno de control deberá contener un pliego de observaciones con las recomendaciones
correctivas correspondientes.
Título Segundo
De las Infracciones Administrativas
Artículo 134.- Para efectos de responsabilidad administrativa, se consideran infracciones
administrativas, las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o
documentos de los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que estén
previstas o autorizadas en las disposiciones aplicables.
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa
justificada.
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos.
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente, sin causa legítima en el ejercicio de las facultades correspondientes,
y de manera indebida, documentos de archivo de los sujetos obligados.
V. Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona
al separarse de un empleo, cargo o comisión.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL
PLENO DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE
INCONSTITUCIONALIDAD 253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO
CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN
XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80, 86, PÁRRAFO PRIMERO, EN
SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A RESTAURACIÓN, SIEMPRE
QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO POR
COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN
XXI, 112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES
ESPECIALIZADAS EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO
SEGUNDO, APROBADOS MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO
OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ
ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA 07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA
RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja
documental autorizados por el Archivo General de la Nación, o en su caso, el
Archivo General del Estado o las entidades especializadas en materia de archivos
a nivel municipal, así como el acta que se instrumente en caso de documentación
siniestrada en los portales electrónicos.
VII. Negarse injustificadamente a entregar los documentos de archivo que haya tenido
a su disposición, dentro de los quince días hábiles posteriores a la fecha en que
surta efectos su renuncia o separación del cargo, salvo que, conforme a las
disposiciones que regulan los procesos de entrega-recepción se otorgue un plazo
distinto para tal efecto, debiendo instrumentar un acta circunstanciada en la que se
haga constar dicha circunstancia.
VIII. Negarse a recibir los documentos de archivo a que se refiere la fracción anterior y
a verificar que correspondan al contenido del acta circunstanciada, inventarios o
informes.
IX. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y demás
disposiciones aplicables.
Artículo 135.- Las infracciones administrativas a que se refiere este título o cualquier otra
derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley,
cometidas por servidores públicos, serán sancionadas ante la autoridad competente en
términos de lo dispuesto por Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de
Chiapas.
Artículo 136.- Las infracciones administrativas cometidas por personas que no revistan
la calidad de servidores públicos serán sancionadas por el Tribunal Administrativo, de
conformidad con las particularidades del hecho, la presente Ley y la Ley de
Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas.
Los órganos internos de control o sus equivalentes, para efectos de lo dispuesto en el
presente Título, actuarán de conformidad con sus atribuciones y competencias, en apego
a la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Chiapas.
La autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil quinientas veces el
valor diario de la unidad de medida y actualización e individualizará las sanciones
considerando los siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción.
II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la infracción.
III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de la
infracción cometida.
Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya sido
sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Se considerará grave el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV, V, VII y VIII del artículo
134 de la Ley; asimismo se considerarán graves aquellas infracciones cuando sean
cometidas en contra de documentos que contengan información relacionada con
violaciones graves a derechos humanos.
Artículo 137.- Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley son aplicables sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal de quienes incurran en ellas.
En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de algún delito, las
autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante el Ministerio Público
correspondiente, coadyuvando en la investigación y aportando todos los elementos
probatorios con los que cuente.
Para efectos del párrafo anterior, cualquier ciudadano que tenga conocimiento de algún
hecho u omisión que pudiera constituir la comisión de un delito, deberá comparecer a
presentar denuncias ante la autoridad competente.
Transitorios
Artículo Primero.- La presente Ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en
el Periódico Oficial.
Artículo Segundo.- A partir de la entrada en vigor de la Ley, se abroga la Ley del Sistema
Estatal de Archivos de Chiapas publicada en el Periódico Oficial, número 276, de fecha
20 de octubre de 1993, y se derogan todas aquellas disposiciones de igual o menor
jerarquía que se opongan a lo dispuesto en la presente Ley.
Artículo Tercero.- En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se
continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la
materia en lo que no se oponga a lo dispuesto en la presente Ley, o aquellas emitidas por
el Consejo Nacional.
Artículo Cuarto.- Los recursos humanos, financieros y materiales, que hasta la entrada
en vigor de la presente Ley, se encontraren asignados a la Dirección de Archivo General
y Notarías del Estado, relacionados con el Departamento de Archivo General del Estado,
como parte de la estructura orgánica de la Secretaría General de Gobierno, serán
transferidos a la brevedad posible al Organismo Público Descentralizado que por mandato
de la presente Ley se crea.
Los recursos humanos, financieros y materiales, que hasta la entrada en vigor de la
presente Ley se encontraren asignados a la Dirección de Archivo General y Notarías del
Estado, relacionados con el Departamento de Notarías, seguirán formando parte de la
estructura orgánica de la Secretaría General de Gobierno, bajo la forma estructural que
tenga a bien determinar con la autorización correspondiente de la Secretaría de Hacienda.
Artículo Quinto.- Las atribuciones y/o referencias en materia de archivos, que las
disposiciones legales otorgan hasta la entrada en vigor de la presente ley a la Dirección
de Archivo General y Notarías del Estado de la Secretaría General de Gobierno, se
entenderán conferidas y serán asumidas por el Organismo Público Descentralizado
denominado Archivo General del Estado de Chiapas.
Artículo Sexto.- Los compromisos y procedimientos en materia archivística, que a la
entrada en vigor de la presente Ley hubiere contraído, tenga asignado o le correspondan
a la Dirección de Archivo General y Notarías del Estado de la Secretaría General de
Gobierno, se entenderán conferidos y asumidos por el Organismo Público
Descentralizado denominado Archivo General del Estado de Chiapas.
Artículo Séptimo.- Las Dependencias normativas del Poder Ejecutivo del Estado, en el
ámbito de sus respectivas competencias, llevarán a cabo de inmediato las acciones
necesarias para la creación de la estructura orgánica y funcional del organismo que se
crea, en plena observancia a las disposiciones aplicables, debiendo la Secretaría de
Hacienda, prever en el Presupuesto de Egresos, la suficiencia presupuestaría necesaria
que otorgará al Archivo General del Estado de Chiapas, así como dictaminar la estructura
funcional del mismo, para la consecución de su objeto.
Artículo Octavo.- La Junta de Gobierno del Archivo General del Estado de Chiapas,
deberá instalarse de acuerdo a su conformación, en un plazo no mayor a treinta días
hábiles contados a partir de la entrada en vigor de la presente Ley.
Artículo Noveno.- El Director General, en un plazo no mayor a noventa días hábiles,
contados a partir de la entrada en vigor de la presente Ley, deberá someter a
consideración de la Junta de Gobierno, el Reglamento Interior del Archivo General del
Estado de Chiapas, para su aprobación, debiendo ser remitido a las instancias
correspondientes para efectos de su publicación.
Artículo Décimo.- Las erogaciones que se generen con motivo de la entrada en vigor de
la presente Ley para los sujetos obligados, se cubrirán con cargo a sus respectivos
presupuestos aprobados para el presente ejercicio fiscal y los subsecuentes.
Artículo Décimo Primero.- El Consejo Estatal deberá instalarse y sesionar dentro de los
sesenta días hábiles posteriores a la entrada en vigor de la Ley.
LA PRESENTE LEY SE ACTUALIZÓ CONFORME A LA SENTENCIA DICTADA POR EL TRIBUNAL PLENO DE LA
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN, AL RESOLVER LA ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD
253/2020 Y SU ACUMULADA 254/2020, EL CUAL EN SU RESOLUTIVO CUARTO DE LA SENTENCIA DICTADA
DECLARÓ LA INVALIDEZ DE LOS ARTÍCULOS 4, FRACCIÓN XLIII, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘Y AQUELLOS
AFINES DE LA (SIC) DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL’, 78, 79, 80,
86, PÁRRAFO PRIMERO, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘CUANDO LA SALIDA SEA CON MOTIVO A
RESTAURACIÓN, SIEMPRE QUE POR CAUSA JUSTIFICADA NO PUEDA REALIZARSE EN EL PAÍS, ASÍ COMO
POR COOPERACIÓN INTERNACIONAL EN MATERIA DE INVESTIGACIÓN Y DOCENCIA’, 100, FRACCIÓN XXI,
112, FRACCIÓN III, 134, FRACCIÓN VI, EN SU PORCIÓN NORMATIVA ‘O LAS ENTIDADES ESPECIALIZADAS
EN MATERIA DE ARCHIVOS A NIVEL MUNICIPAL, Y TRANSITORIO DÉCIMO SEGUNDO, APROBADOS
MEDIANTE DECRETO NÚMERO 251 Y PUBLICADOS EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS
EL 05 DE AGOSTO DE 2020. LA DECLARATORIA DE INVALIDEZ ANTES REFERIDA, SURTIO EFECTOS EL DÍA
07 DE JUNIO DE 2023, DANDO CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ANTES REFERIDA.
Artículo Décimo Segundo.- El Registro Estatal de Archivos deberá quedar conformado
en el plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor de la presente Ley.
Artículo Décimo Tercero.- Aquellos documentos que se encuentren en los archivos de
concentración y que antes de la entrada en vigor de la presente Ley no hayan sido
organizados y valorados, deberán ser sometidos a los procesos técnicos archivísticos,
con el objetivo de identificar el contenido y carácter de la información y determinar su
disposición documental.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico oficial del sujeto obligado.
Artículo Décimo Cuarto.- Los documentos transferidos a un archivo histórico o al Archivo
General del Estado, antes de la entrada en vigor de la Ley, permanecerán en dichos
archivos y deberán ser identificados, ordenados, descritos y clasificados
archivísticamente, con el objetivo de identificar el contenido y carácter de la información,
así como para promover el uso y difusión favoreciendo la divulgación e investigación.
Aquellos sujetos obligados que cuenten con archivos históricos deberán prever en el
programa anual de desarrollo archivístico, el establecimiento de acciones tendientes a
identificar, ordenar, describir y clasificar archivísticamente, los documentos que les hayan
sido transferidos antes de la entrada en vigor de la Ley.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico oficial del sujeto obligado.
Artículo Décimo Quinto.- Las disposiciones reglamentarias derivadas de esta Ley
deberán ser expedidas por el Ejecutivo del Estado en un plazo no mayor a ciento ochenta
días hábiles, contados a partir de la entrada su entrada vigor.
Artículo Décimo Sexto.- Los sujetos obligados deberán establecer sus programas de
capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos, a la entrada
en vigor de la presente Ley. Asimismo, conformarán sus Sistemas Institucionales con el
personal con que cuentan actualmente.
El Ejecutivo del Estado dispondrá se publique, circule y se dé el debido cumplimiento al
presente Decreto.
Dado en el Honorable Congreso del Estado Libre y Soberano de Chiapas, en la Ciudad
de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas a los 03 días del mes de Agosto del año dos mil veinte. D.P.
C. ROSA ELIZABETH BONILLA HIDALGO. D. S. C. SILVIA TORREBLANCA
ALFARO. RUBRICAS.
De conformidad con la fracción I del artículo 59 de la Constitución Política Local y para su
observancia, promulgo el presente Decreto en la Residencia del Poder Ejecutivo del
Estado, en la Ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; a los 05 días del mes de agosto del
año dos mil veinte. - Rutilio Escandón Cadenas, Gobernador del Estado de Chiapas.
- Ismael Brito Mazariegos, Secretario General de Gobierno. - Rúbricas.
]]>
© 2025 Justia