<![CDATA[Ley de Archivos del Estado de Colima
Dirección de Proceso Legislativo
“2019, 30 años de la Convención sobre los Derechos del niño”
1
ÚLTIMA REFORMA DECRETO NÚM. 326, P.O. 43, 08 JULIO 2023.
Ley publicada en el Periódico Oficial “El Estado de Colima”, Núm. 59, 14 de agosto
de 2019.
DECRETO NÚM. 108
POR EL QUE SE APRUEBA LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE COLIMA
Y SE ADICIONA EL CAPÍTULO X AL TÍTULO SEGUNDO DENOMINADO
“DELITOS CONTRA LA FUNCIÓN PÚBLICA” DE LA SECCIÓN CUARTA
TITULADA “DELITOS CONTRA EL ESTADO” DEL LIBRO SEGUNDO
INTITULADO “DE LOS DELITOS EN PARTICULAR” CON LOS ARTÍCULOS 275
BIS, Y 275 BIS 1 AL CÓDIGO PENAL PARA EL ESTADO DE COLIMA.
JOSÉ IGNACIO PERALTA SÁNCHEZ, Gobernador Constitucional del Estado Libre
y Soberano de Colima, a sus habitantes hace sabe:
Que el H. Congreso del Estado me ha dirigido para su publicación el siguiente
D E C R E T O
ARTÍCULO PRIMERO. Se expide la Ley de Archivos del Estado de Colima, en los
siguientes términos:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE COLIMA
TÍTULO PRIMERO
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto y sujetos de la Ley
1. La presente Ley es de orden público y observancia general para el Estado
de Colima, y es reglamentaria del artículo 5º fracción III, de la Constitución
Política del Estado Libre y Soberano de Colima, en materia de archivos, y
tiene por objeto establecer los principios y bases generales para garantizar
la correcta organización, conservación, administración y preservación
homogénea de los archivos en posesión de sujetos obligados por esta Ley;
el adecuado funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos; y fomentar el
resguardo, difusión y acceso público del patrimonio documental del Estado.
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2. Para efectos de esta ley, se consideran sujetos obligados a cualquier
autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo
y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y
ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad del Estado y los
municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten con
archivos privados de interés público, en los términos previstos por el Capítulo
IV del Título Cuarto de esta Ley.
Artículo 2. Objetivos de la Ley
1. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al
desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización,
conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los
documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la
eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión
gubernamental y el avance institucional;
II. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de
archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan
la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus
indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de
aquella que por su contenido sea de interés público;
III. Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos
obligados, para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el
resguardo de la memoria institucional del Estado y de la Nación;
IV. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para
mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados;
V. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral
de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de
gobiernos digitales y abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien
con sus servicios a la ciudadanía;
VI. Establecer mecanismos y políticas para la colaboración entre las autoridades
estatales y municipales en materia de archivos;
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VII. Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la adopción de
buenas prácticas nacionales e internacionales;
VIII. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad
con las disposiciones aplicables;
IX. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del
patrimonio documental del Estado; y
X. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Artículo 3. Aplicación y supletoriedad de la Ley
1. La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde con la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos, los tratados internacionales de los
que México sea parte, la Ley General de Archivos y la Constitución Política
del Estado Libre y Soberano de Colima, privilegiando el respeto irrestricto a
los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más
amplia a las personas y el interés público.
2. A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera
supletoria las disposiciones administrativas correspondientes en la Ley
General de Archivos, la Ley General de Responsabilidades Administrativas,
la Ley de Procedimiento Administrativo del Estado de Colima y sus
Municipios, el Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima, y
demás normativa jurídica aplicable en la materia.
Artículo 4. Glosario
1. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia
del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
II. Actividad archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a
administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo;
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III. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por
los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con
independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
IV. Archivo de concentración: Al integrado por documentos transferidos
desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica
y que permanecen en él hasta su disposición documental;
V. Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los
sujetos obligados;
VI. Archivo General del Estado: Al Archivo General del Estado de Colima,
que tiene por objeto promover la administración homogénea de los archivos,
y preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental de la entidad,
con el fin de salvaguardar su memoria de corto, mediano y largo plazo, así
como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas;
VII. Archivo General de la Nación: Al Archivo General de la Nación regulado
por la Ley General de Archivos;
VIII. Archivo Histórico: Al integrado por documentos de conservación
permanente y de relevancia para la memoria del Estado y los Municipios de
carácter público.
IX. Archivos privados de interés público: Al conjunto de documentos de
interés público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de
particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de
autoridad en los diversos ámbitos de gobierno;
X. Área coordinadora de archivos: a la instancia encargada de promover y
vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión
documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas
operativas del sistema institucional de archivos.
XI. Áreas operativas: a las que integran el sistema institucional de archivos,
las cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de
concentración y, en su caso, histórico.
XII. Baja documental: A la eliminación de aquella documentación que haya
prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de
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conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y
las disposiciones jurídicas aplicables;
XIII. Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático
que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos
de conservación y la disposición documental;
XIV. Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo
desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia
a un archivo histórico;
XV. Consejo Estatal: Al Consejo de Archivos del Estado de Colima;
XVI. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;
XVII. Consejo Técnico: Al consejo Técnico y Científico Archivístico.
XVIII. Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas
destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los
documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo
plazo;
XIX. Consulta de documentos: A las actividades relacionadas con la
implantación de controles de acceso a los documentos debidamente
organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la
atención de requerimientos;
XX. Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones
de cada sujeto obligado;
XXI. Datos abiertos: A los datos digitales de carácter público que son accesibles
en línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier
interesado;
XXII. Director General: Al Director del Archivo General del Estado.
XXIII. Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de
los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha
prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas
documentales;
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XXIV. Documento de archivo: A aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las
facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con
independencia de su soporte documental;
XXV. Documentos históricos: A los que se preservan permanentemente porque
poseen valores evidénciales, testimoniales e informativos relevantes para
la sociedad, y que por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del
país y son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional,
regional o local;
XXVI. Entes públicos: A los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, los órganos
autónomos, las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Estatal, y Municipal, los Órganos Jurisdiccionales que no formen parte del
Poder Judicial, así como cualquier otro ente sobre el que tenga control
cualquiera de los poderes y órganos públicos estatales y municipales
referidos;
XXVII. Estado: Al Estado Libre y Soberano de Colima;
XXVIII. Estabilización: Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación,
integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran
el papel y resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre
otros;
XXIX. Expediente: A la unidad documental compuesta por documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite
de los sujetos obligados;
XXX. Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan;
XXXI. Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite
identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie
documental;
XXXII. Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite
la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos
bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al
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mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable
cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos
jurídicos que la firma autógrafa;
XXXIII. Fondo: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto
obligado que se identifica con el nombre de este último;
XXXIV. Gestión documental: Al tratamiento integral de la documentación a lo largo
de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción,
organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación;
XXXV. Grupo interdisciplinario: Al conjunto de personas que deberá estar
integrado por el titular del área coordinadora de archivos, la unidad de
transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica,
mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas
responsables de la información, así como el responsable del archivo
histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.
El grupo interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de
operación;
XXXVI. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de información de
compartir datos y posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXVII. Instrumentos de control archivístico: A los instrumentos técnicos que
propician la organización, control y conservación de los documentos de
archivo a lo largo de su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación
archivística y el catálogo de disposición documental;
XXXVIII. Instrumentos de consulta: A los instrumentos que describen las series,
expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización,
transferencia o baja documental;
XXXIX. Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen
las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su
localización (inventario general), para las transferencias (inventario de
transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental);
XL. Ley: A la Ley de Archivos del Estado de Colima;
XLI. Ley General: A la Ley General de Archivos;
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XLII. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos de archivos y su administración, a través del
tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración
y control de acceso;
XLIII. Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas
destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos
grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y
oportunamente, la información. Las operaciones intelectuales consisten en
identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen
funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas
actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes;
XLIV. Patrimonio documental: A los documentos que, por su naturaleza, no son
sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e
instituciones que han contribuido en su desarrollo; además de transmitir y
heredar información significativa de la vida intelectual, social, política,
económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo aquellos que
hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos federales,
entidades federativas, municipios, alcaldías de la Ciudad de México, casas
curales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil;
XLV. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los
archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la
vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de
reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;
XLVI. Programa Anual: Al Programa Anual de Desarrollo Archivístico;
XLVII. Registro Estatal: Al Registro Estatal de Archivos;
XLVIII. Registro Nacional: Al Registro Nacional de Archivos regulado por la Ley
General de Archivos;
XLIX. Sección: A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las
atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones
legales aplicables;
L. Serie: A la división de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general
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integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite
específico;
LI. Sistema institucional: A los sistemas institucionales de archivos de cada
sujeto obligado;
LII. Sistema Estatal: Al Sistema de Archivos del Estado de Colima;
LIII. Soportes documentales: A los medios en los cuales se contiene
información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;
LIV. Subserie: A la división de la serie documental;
LV. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de
consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de
concentración al archivo histórico;
LVI. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema
automatizado para la gestión documental y administración de archivos,
identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos;
LVII. Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e
identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la
condición de los documentos que les confiere características específicas en
los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e
informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer
criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así
como para la disposición documental; y
LVIII. Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Artículo 5. Principios de actuación de los sujetos obligados
1. Los Sujetos Obligados se regirán bajo los siguientes principios:
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I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica administrativa,
ambiental, y tecnológicas para garantizar la adecuada preservación de los
documentos que integran los archivos;
II. Procedencia: Conservar el origen de cada fondo documental producido por
los Sujetos Obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes;
III. Orden Original: Respetar la clasificación archivística y el orden establecido
por quien generó un documento;
IV. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo estén completos y
sean veraces para reflejar con exactitud la información contenida;
V. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para garantizar la localización
de los documentos de archivo; y
VI. Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo
con esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
VII. Celeridad: Comprende realizar acciones prontas, puntuales, constantes,
prudentes y diarias, para mantener actualizado los archivos generados, para
evitar retrasos en la disponibilidad de la información, en favor de la actividad
pública.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Artículo 6. Naturaleza de la información y control de documentos en poder de
sujetos obligados
1. Toda la información contenida en los documentos de archivo producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados
será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones
que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la
información pública y de protección de datos personales.
2. El Estado, a través de los sujetos obligados, deberá garantizar la
organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de
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respetar el derecho a la verdad, la memoria, la certeza jurídica y el acceso a
la información contenida en los archivos, así como fomentar el conocimiento
del patrimonio documental de la entidad.
Artículo 7. Organización de los documentos de archivo
1. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los
documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus
facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las
disposiciones jurídicas correspondientes.
2. Los documentos producidos en los términos del párrafo anterior, serán
considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones
aplicables.
CAPÍTULO II
DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
Artículo 8. Responsabilidad de los sujetos obligados
1. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos,
de la operación de su sistema institucional, del cumplimiento de lo dispuesto
por la Ley General, esta Ley, y de las determinaciones que emita el Consejo
Nacional y el Consejo Local, según corresponda; y deberán garantizar que
no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información
a su cargo.
2. El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá
garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar
organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y
consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los
términos de la Ley General y esta Ley.
Artículo 9. Obligaciones de los sujetos obligados
1. Los sujetos obligados deberán:
I. Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos
de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o
posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o
funciones, los estándares y principios en materia archivística, en los términos
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de la Ley General, esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean
aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y
llevar a cabo los procesos de gestión documental;
III. Integrar los documentos en expedientes;
IV. Inscribir en el Registro Nacional y en el Registro Estatal la existencia y
ubicación de archivos bajo su resguardo;
V. Conformar un grupo interdisciplinario en términos de esta Ley, que coadyuve
en la valoración documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación
necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus
archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión
documental y administración de archivos;
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de
archivo;
X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación
de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el
espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de
dichos documentos, de conformidad con la Ley General, esta Ley y las
demás disposiciones jurídicas aplicables; y
XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y demás disposiciones
jurídicas aplicables.
2. Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica,
así como cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o
realice actos de autoridad en el Estado y los municipios, estarán obligados a
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cumplir con las disposiciones de las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente
artículo.
3. Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a
violaciones graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el
derecho de acceso a los mismos, de conformidad con las disposiciones
legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos
personales, siempre que no hayan sido declarados como históricos, en cuyo
caso, su consulta será irrestricta.
Artículo 10. Tratamiento de la documentación original y cumplimiento de la
Ley
1. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus
archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los
procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización,
acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y
conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional, el
Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
2. El Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección
de Datos del Estado de Colima, así como los órganos internos de control
correspondientes, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de
acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus
programas anuales de trabajo.
Artículo 11. Instrumentos de control y de consulta archivística
1. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de
consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones,
manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con las
siguientes herramientas:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental; y
III. Inventarios documentales.
2. La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los
niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que
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existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una
clave alfanumérica.
3. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos
obligados deberán contar y poner a disposición del público la guía de archivo
documental y el índice de documentos reservados a que hace referencia la
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Colima y demás disposiciones aplicables en el ámbito estatal.
Artículo 12. Autoridad responsable de preservación documental
1. La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo,
tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización,
conservación y el buen funcionamiento del Sistema Institucional, recaerá en
la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 13. Actos de entrega-recepción
1. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al
separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de la legislación
estatal aplicable, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su
custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos
actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de
acuerdo con el catálogo de disposición documental.
Artículo 14. Traslado de archivos
1. En el ámbito estatal y municipal, en caso de que algún sujeto obligado, área
o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable
de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para
asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control
y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan,
de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En
ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de control
y consulta archivísticos.
Artículo 15. Inventario documental
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1. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de los sujetos
obligados será obligación del liquidador remitir copia del inventario
documental, y del fondo que se resguardará, al archivo del Sujeto Obligado.
2. En caso de liquidación o extinción de un sujeto obligado, se deberá
determinar lo conducente para el correcto resguardo del inventario
documental.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 16. Sistema Institucional de Archivos
1. El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos,
procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que
desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de
acuerdo con los procesos de gestión documental.
Artículo 17. Organización de archivos
1. Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados
formarán parte del Sistema Institucional; y deberán agruparse en
expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo
asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los
términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 18. Instancias del Sistema Institucional
1. El Sistema Institucional de los sujetos obligados operará a través de las
siguientes áreas e instancias:
I. Área coordinadora de archivos; y
II. Áreas operativas, que son las siguientes:
a. De correspondencia;
b. Archivo de trámite, por área o unidad;
c. Archivo de concentración; y
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d. Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y
técnica del sujeto obligado.
2. Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán
nombrados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo
de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del
sujeto obligado de que se trate.
3. Los encargados y responsables de cada área deberán ser profesionistas en
áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acreditada en archivística.
4. En todo caso el titular del área coordinadora de archivos de cada sujeto
obligado coadyuvara en la definición de los perfiles idóneos cuando así le
sea solicitado.
Artículo 19. Archivos comunes
1. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de
concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las
disposiciones jurídicas aplicables.
2. El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el
párrafo anterior, deberá identificar a los responsables de la administración de
los archivos.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
Artículo 20. Programa Anual
1. Los sujetos obligados que cuenten con un Sistema Institucional deberán
elaborar un Programa Anual y publicarlo en su portal electrónico en los
primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo 21. Contenido del Programa Anual
1. El Programa Anual contendrá los elementos de planeación, programación y
evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de
administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros
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derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la
información.
Artículo 22. Prioridades institucionales en el Programa Anual
1. El Programa Anual definirá las prioridades institucionales integrando los
recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma
deberá contener programas de organización y capacitación en gestión
documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su
consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación,
administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y
preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.
Artículo 23. Informe Anual
1. Los sujetos obligados deberán elaborar un Informe Anual detallando el
cumplimiento del Programa Anual y publicarlo en su portal electrónico, a más
tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de
dicho programa, así mismo deberá ser remitido al Instituto de Transparencia,
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos del Estado de Colima
para su análisis y auditoria correspondientes.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo 24. Área coordinadora de archivos
1. El área coordinadora de archivos es la instancia encargada de promover y
vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental
y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del
Sistema Institucional.
Artículo 25. Funciones
1. El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven
a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos,
de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes
de cada sujeto obligado.
2. La persona designada como titular del área coordinadora de archivos, deberá
tener al menos, nivel de director general o su equivalente dentro de la
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estructura orgánica del sujeto obligado. La persona designada deberá
dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta Ley.
3. El personal adscrito a los archivos de trámite, concentración e histórico,
deberá desempeñar sus funciones profesionalmente con probidad y
responsabilidad.
Artículo 26. Atribuciones
1. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite,
de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control
archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables;
II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización
y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo
requiera;
III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien
éste designe, el Programa Anual;
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen
las áreas operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de
los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las
áreas operativas;
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración
de archivos;
VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas del sujeto obligado, las
políticas de acceso y la conservación de los archivos;
IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su
caso, histórico, de acuerdo con la normatividad aplicable;
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X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto
obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de
adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones
legales aplicables; y
XI. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 27. Áreas de correspondencia
1. Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro,
seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los
expedientes de los archivos de trámite.
2. Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencias acordes con su
responsabilidad.
3. Los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de
establecer condiciones operativas eficaces en materia de tecnologías de la
información, mobiliario y equipo, insumos, papelería, o cualquier otro que las
propias necesidades particulares se vayan requiriendo, que permitan la
creación, recepción, registro, seguimiento y despacho del inicio del ciclo
documental.
4. Para el correcto funcionamiento del inicio del ciclo documental, podrán
definirse cuantas áreas de correspondencia sean necesarias para los sujetos
obligados, para lo cual el área coordinadora de archivos emitirá el número de
control y registro de cada funcionario destinado al área de correspondencia,
para los fines del control en capacitación, evaluación del desempeño y la
imposición de las sanciones que corresponda mediante el procedimiento
sancionatorio que corresponda.
5. Mediante las disposiciones reglamentarias que corresponda, cada sujeto
obligado establecerá los tiempos de entrega a los archivos de trámite, para
lo cual se deberá de observar el principio de celeridad para reducir los
tiempos de la gestión documental.
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Artículo 28. Funciones del archivo de trámite
1. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que
tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y
reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la
elaboración de los inventarios documentales;
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de
acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la
información pública, en tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora en la elaboración de los instrumentos de
control archivístico;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones
dictados por el área coordinadora de archivos;
VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración; y
VII. Servir como fuente de información primaria para la toma de decisiones,
resolución y despacho de los asuntos encomendados a la unidad
administrativa a la que se encuentra adscrito;
VIII. Participar en el diseño e implementación de los tipos documentales
producidos por la Unidad Administrativa de la que forme parte, así como en
la formulación o evaluación de políticas que regulen la generación de los
documentos; y
IX. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 29. Funciones del archivo de concentración
1. Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que
tendrá las siguientes funciones:
I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de
los expedientes;
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II. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y
consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la
documentación que resguarda;
III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo
con lo establecido en el catálogo de disposición documental;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, y las demás
disposiciones aplicables;
V. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
criterios de valoración documental y disposición documental;
VI. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series
documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso,
plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las
disposiciones jurídicas aplicables;
VII. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que
serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según
corresponda;
VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de
disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones
en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo
mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
X. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales,
testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al
Archivo General del Estado, según corresponda; y
XI. Cumplir oportunamente con sus funciones de recepción, ordenación,
descripción y disposición final de los acervos que los integran, por lo que las
demandas de servicios con motivo de la aplicación de leyes de transparencia
y acceso a la información serán responsabilidad de las unidades
administrativas que transfieren los documentos hasta que prescriban sus
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valores primarios y concluya el periodo de conservación, de conformidad a lo
establecido en cada catálogo de disposición documental de cada sujeto
obligado, limitándose la intervención del encargado del archivo de
concentración a la ubicación de las series documentales.
XII. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 30. Requisitos para los responsables de área
1. Los responsables de las áreas de correspondencia, de los archivos de trámite
y de los archivos de concentración deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad, y
los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer
las condiciones que permitan la capacitación de dichos responsables para el
buen funcionamiento de los archivos.
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Artículo 31. Archivo Histórico
1. El archivo histórico es la fuente de acceso público integrada por la memoria
institucional, así como por documentos o colecciones documentales de
relevancia nacional, regional, estatal o municipal.
2. Además, se denomina Archivo Histórico a la instancia de los sujetos
obligados responsable de administrar, describir, conservar y divulgar los
instrumentos descritos en el párrafo anterior.
Artículo 32. Funciones
1. Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que tendrá las
siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los
expedientes bajo su resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el
patrimonio documental;
III. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;
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IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la
demás normativa aplicable;
V. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar
los documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que
proporcionan las tecnológicas de información para mantenerlos a disposición
de los usuarios; y
VI. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
2. Los responsables de los archivos históricos deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su
responsabilidad; de no ser así, los titulares del sujeto obligado tienen la
obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los
responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Artículo 33. Inexistencia de archivo histórico
1. Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico deberán
promover su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir
sus documentos con valor histórico al Archivo General del Estado o al
organismo que determinen los convenios de colaboración que se suscriban
en ambos supuestos para tal efecto, de conformidad al artículo 19 de la
presente ley.
Artículo 34. Reproducción de documentos en caso de deterioro
1. Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
su consulta directa, el Archivo General del Estado, y los sujetos obligados,
proporcionarán la información cuando las condiciones lo permitan, mediante
un sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento.
Artículo 35. Naturaleza de los documentos en archivos históricos
1. Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso
público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la
transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser
clasificados como reservados o confidenciales, de conformidad con lo
establecido en esta Ley. Asimismo, deberá considerarse que de acuerdo con
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la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública,
no podrá clasificarse como reservada aquella información que esté
relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa
humanidad.
2. Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con
la normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado
su conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal
carácter, en el archivo de concentración, por un plazo de 70 años a partir de
la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido durante
dicho plazo.
3. El Archivo General del Estado en la reglamentación correspondiente,
determinará las normas para la adecuada conservación de los fondos de
valor histórico en los archivos de concentración, a que se hace mención en
el párrafo que antecede.
Artículo 36. Catálogo de disposición documental
1. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de
conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que
los mismos no excedan el tiempo que la normatividad específica que rija las
funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga o, en su caso, del uso,
consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá
exceder de veinticinco años.
Artículo 37. Acceso a los documentos con valores históricos
1. El Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección
de Datos del Estado de Colima (Infocol), de acuerdo con la legislación en la
materia, determinará el procedimiento para permitir el acceso a la
información de un documento con valores históricos, que no haya sido
transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles,
de manera excepcional en los siguientes casos:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para
el Estado o la Nación, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso
a la información confidencial y el investigador o la persona que realice el
estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del
archivo con datos personales sensibles;
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II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad
que pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de
la información confidencial; y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo
autorizado por él mismo.
2. Los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones del
Infocol, ante la autoridad jurisdiccional competente.
Artículo 38. Procedimiento de consulta de los archivos históricos
1. El procedimiento de consulta de los archivos históricos facilitará el acceso al
documento original o reproducción integra y fiel en otro medio, siempre que
no se le afecte al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al
procedimiento que establezcan los propios archivos.
Artículo 39. Preservación y difusión
1. Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados,
adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los
documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental,
las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y
difusión de los documentos históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de
medios digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los
contenidos culturales e informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la localización de los
documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos
históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para
divulgar el patrimonio documental;
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V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los
archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos; y
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo
de publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos
históricos.
CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS
Artículo 40. Gestión documental electrónica
1. Además de los procesos de gestión previstos en el artículo 10 de esta Ley,
se deberá contemplar para la gestión documental electrónica la
incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y
trazabilidad.
Artículo 41. Presunción de titularidad
1. Se presume la titularidad de un documento electrónico cuando es firmado
electrónicamente y enviado por el creador del mismo.
Artículo 42. Planes para el manejo de archivos electrónicos
1. Los sujetos obligados establecerán en su Programa Anual los
procedimientos para la generación, uso, control y migración de formatos
electrónicos, así como planes de preservación y conservación a largo plazo
que contemplen la migración, la emulación o cualquier otro método de
preservación y conservación de los documentos de archivo electrónicos,
apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Nacional y por el
Consejo Estatal.
Artículo 43. Estrategia para la preservación de documentos
1. Los sujetos obligados establecerán en el Programa Anual la estrategia de
preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónico y las
acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.
2. Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series
documentales con valor histórico se deberán conservar en sus formatos
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originales, así como una copia de su representación gráfica o visual, además
de todos los metadatos descriptivos.
Artículo 44. Recuperación y preservación de documentos
1. Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y
tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los
documentos de archivo electrónicos producidos y recibidos que se
encuentren en un sistema automatizado para la gestión documental y
administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo
de su ciclo vital.
Artículo 45. Implementación de sistemas automatizados
1. Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para la
gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y
controlar los procesos señalados en el artículo 10 de esta Ley, los cuales
deberán cumplir las especificaciones que para el efecto se emitan.
2. Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y
conservación de documentos de archivo electrónicos que los sujetos
obligados desarrollen o adquieran, deberán cumplir los lineamientos que
para el efecto se emitan.
Artículo 46. Conservación de documentos
1. Los sujetos obligados conservarán los documentos de archivo aun cuando
hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones jurídicas
aplicables, la digitalización no suple el valor del documento original.
Artículo 47. Documentos de archivo electrónico con validez jurídica
1. Los sujetos obligados que por sus atribuciones utilicen la firma electrónica
avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la
certificación de identidad del solicitante, generarán documentos de archivo
electrónico con validez jurídica de acuerdo con la normativa aplicable y las
disposiciones que para el efecto se emitan.
Artículo 48. Protección de la validez jurídica
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1. Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos
de archivo electrónico, los sistemas automatizados para la gestión
documental y administración de archivos y la firma electrónica avanzada de
la obsolescencia tecnológica mediante la actualización, de la infraestructura
tecnológica y de sistemas de información que incluyan programas de
administración de documentos y archivos, en términos de las disposiciones
jurídicas aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
Artículo 49. Grupo interdisciplinario
1. En cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un
equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares
de:
I. Jurídica.
II. Planeación o mejora continúa.
III. Coordinación de archivos.
IV. Tecnologías de la información.
V. Unidad de transparencia.
VI. Órgano interno de Control.
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
VIII. El responsable del archivo histórico.
2. El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en
el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a
la documentación que integran los expedientes de cada serie documental
con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras
de la documentación en el establecimiento de los valores documentales,
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vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el
proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie
documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición
documental.
3. El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista,
mediante convenios de colaboración, siempre y cuando sea aprobado por el
sujeto obligado y exista disponibilidad presupuestaria para su contratación.
4. El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con instituciones
de educación superior o de investigación para efectos de garantizar lo
dispuesto en el párrafo anterior.
5. En caso de que el sujeto obligado no tenga alguno de los titulares señalados
en las fracciones I, II y IV del punto 1 del presente artículo por razones
presupuestales o de gestión, el grupo interdisciplinario de manera
excepcional se conformará con el resto de los integrantes, para lo cual se
deberá informar al Instituto de Transparencia, Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos del Estado de Colima, con la fundamentación
y motivación que corresponda.
Artículo 50. Atribuciones del responsable del área coordinadora de archivos
1. El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y
formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de
trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el
encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos
establecidos, conservando las constancias respectivas.
2. Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental
deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de
valoración documental que incluya al menos:
a. Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación
para el levantamiento de información; y
b. Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
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II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre
otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información,
formato de ficha técnica de valoración documental, normatividad de la
institución, manuales de organización, manuales de procedimientos y
manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la
documentación para el levantamiento de la información y elaborar las fichas
técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia
entre las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales
identificadas; y
IV. Integrar el catálogo de disposición documental.
Artículo 51. Atribuciones del grupo interdisciplinario
1. El grupo interdisciplinario tendrá las siguientes atribuciones:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales,
pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición
documental de las series documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación
de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición
documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como
los siguientes criterios:
a. Procedencia. Considerar que el valor de los documentos depende del
nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la
producción documental de las unidades administrativas productoras de
la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel
jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de
los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;
b. Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen
entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la
documentación fue producida;
c. Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los
documentos que integran la serie, considerando que los documentos
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originales, terminados y formalizados tienen mayor valor que las copias,
a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes;
d. Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas,
programas, y actividades que inciden de manera directa e indirecta en
las funciones del productor de la documentación;
e. Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información
fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un
acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las
personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es
decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se
contiene en otro, así como los documentos con información resumida; y
f. Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda
frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en
general, así como el estado de conservación de los mismos. Sugerir,
cuando corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos
institucional o los procesos de certificación a que haya lugar.
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental
esté alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del
sujeto obligado;
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se
respete el marco normativo que regula la gestión institucional;
V. Recomendar se realicen procesos de automatización en apego a lo
establecido para la administración de archivos y gestión documental; y
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 52. Atribuciones de las áreas productoras de la documentación
1. Las áreas productoras de la documentación, con independencia de participar
en las reuniones del grupo interdisciplinario, les corresponde:
I. Brindar al responsable del área coordinadora de archivos las facilidades
necesarias para la elaboración de las fichas técnicas de valoración
documental;
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II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman
las series como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones,
reconociendo el uso, acceso, consulta y utilidad institucional, con base en el
marco normativo que los faculta;
III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar
adecuadamente sus procesos de trabajo; y
IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición
documental de las series documentales que produce.
Artículo 53. Requisitos para las bajas documentales
1. Los sujetos obligados deberán asegurar que los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito y que
la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial
al promover una baja documental o transferencia secundaria.
Artículo 54. Ficha técnica de valoración
1. Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos en
el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con
las series documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de
valoración que en su conjunto, conformarán el instrumento de control
archivístico llamado catálogo de disposición documental.
2. La ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos la
descripción de los datos de identificación, el contexto, contenido, valoración,
condiciones de acceso, ubicación y responsable de la custodia de la serie o
subserie.
Artículo 55. Emisión de lineamientos
1. El Consejo Estatal, en el ámbito de su competencia, establecerá lineamientos
para analizar, valorar y decidir la disposición documental de las series
documentales producidas por los sujetos obligados.
Artículo 56. Publicación de dictámenes y bajas documentales y transferencias
secundarias
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1. Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico con vínculo
al portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, los cuales se conservarán en el archivo de
concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su
elaboración.
2. Para aquellos sujetos obligados que no cuenten con un portal electrónico, la
publicación se realizará a través del Archivo General del Estado.
Artículo 57. Remisión de documentos al archivo histórico
1. Los sujetos obligados que cuenten con un archivo histórico deberán transferir
los documentos con valor histórico a su archivo, debiendo informar al Archivo
General del Estado, en un plazo de cuarenta y cinco días naturales
posteriores a la transferencia secundaria.
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Artículo 58. Lineamientos para la adopción de medidas y procedimientos de
conservación
1. Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que
garanticen la conservación de la información, independientemente del
soporte documental en que se encuentre, observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la
continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia de
los servicios; y
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la
estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos
humanos, seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de
operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas,
continuidad de las actividades de la organización, gestión de riesgos,
requerimientos legales y auditoría.
Artículo 59. Resguardo de archivos por terceros
1. Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos
proveídos por terceros deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en
Ley de Archivos del Estado de Colima
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esta Ley, mediante un convenio o instrumento que dé origen a dicha
prestación del servicio y en el que se identificará a los responsables de la
administración de los archivos.
Artículo 60. Gestión de documentos de archivo electrónico en servicio de
nube
1. Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo
electrónicos en un servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los
documentos y responsabilidad sobre los sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información
conforme a la normatividad mexicana aplicable y los estándares
internacionales;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la
normativa vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal
autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riegos de seguridad mediante
políticas de seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para
gestionar los documentos de archivo electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets,
portales electrónicos y otras redes; y
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión
documental de los sujetos obligados.
Artículo 61. Medidas de interoperabilidad
1. Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que
permitan la gestión documental integral, considerando el documento
Ley de Archivos del Estado de Colima
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electrónico, el expediente, la digitalización, el copiado auténtico y conversión,
la política de firma electrónica, la intermediación de datos, el modelo de datos
y la conexión a la red de comunicaciones de los sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Artículo 62. Sistema Estatal de Archivos
1. El Sistema Estatal es un conjunto orgánico y articulado de estructuras,
relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos,
procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la
organización y conservación homogénea de los archivos de los sujetos
obligados.
2. El Sistema Estatal se conducirá conforme a lo establecido en la Ley General
de Archivos, esta Ley, su Reglamento, así como en las resoluciones, y
acuerdos generales que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal
respectivamente.
Artículo 63. Coordinación
1. La coordinación y colaboración del Sistema Estatal con los Sistemas
Nacionales de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos
Personales y los Sistemas Nacional y Estatal Anticorrupción, se dará en
términos de lo señalado en el Libro Primero, Título IV, en su Capítulo IV de
la Ley General de Archivos y demás disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO II
DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS
Artículo 64. Consejo Estatal de Archivos
1. El Consejo Estatal de Archivos es el órgano de coordinación del Sistema
Estatal, encargado de la implementación de políticas públicas a fin de crear
una cultura archivística, así como la adecuada organización y protección de
los acervos documentales de la entidad.
Ley de Archivos del Estado de Colima
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2. El Consejo Estatal de Archivos adoptará, con carácter obligatorio, las
determinaciones del Consejo Nacional, dentro del plazo que éste establezca.
3. El cumplimiento de las atribuciones del Consejo Estatal de Archivos estará a
cargo del Archivo General del Estado.
Artículo 65. Integración
1. El Consejo Estatal de Archivos se integrará por:
I. El titular del Archivo General del Estado, quien lo presidirá;
II. El titular de la Secretaría General de Gobierno;
III. Un representante del Poder Legislativo del Estado;
IV. Un representante del Poder Judicial del Estado;
V. Un comisionado o comisionada del Instituto de Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos del Estado;
VI. El titular del Órgano Superior de Auditoria y Fiscalización Gubernamental
del Estado;
VII. El titular de la Contraloría General del Estado;
VIII. Un representante de los archivos privados en el Estado;
IX. Un representante de cada uno de los archivos municipales; y
X. Un representante del Consejo Técnico y Científico Archivístico del Archivo
General del Estado.
2. El Consejo Estatal contará con un Secretario Técnico, que será nombrado y
removido por el Presidente del Consejo, de entre los miembros de éste.
3. Los consejeros, en sus ausencias, podrán nombrar un suplente ante el
Consejo Estatal, que deberá tener la jerarquía inmediata inferior a la del
Consejero titular en su caso. Para los Consejeros titulares establecidos en
las fracciones III, IV, V, VIII, IX y X las suplencias deberán ser cubiertas por
el representante nombrado para ese efecto, de acuerdo a su normativa
interna.
4. Los cargos del Consejo Estatal son honoríficos, por lo que los Consejeros no
recibirán remuneración alguna por su participación.
Artículo 66. Atribuciones
1. Son atribuciones del Consejo Estatal de Archivos:
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I. Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices para la
organización y administración de los archivos que establezca el Consejo
Nacional;
II. Vigilar el correcto funcionamiento de los archivos del Estado;
III. Promover la interpelación de los archivos públicos y privados para el
intercambio en interacción de los archivos del estado;
IV. Aprobar las campañas de difusión sobre la importancia de los archivos como
fuente de información esencial y como parte de la memoria colectiva;
V. Celebrar convenios con instituciones especializadas en archivística para
establecer programas de capacitación para el personal de los archivos del
Estado;
VI. Fomentar el desarrollo y modernización de los archivos de los sujetos
obligados;
VII. Propiciar el uso y desarrollo de tecnologías de la información para la
sistematización y automatización de los archivos del estado;
VIII. Propiciar el uso de tecnologías para la preservación digital de los archivos
del Estado;
IX. Elaborar los criterios para la preservación digital de los acervos de los
archivos históricos del Estado;
X. Celebrar convenios de colaboración entre los archivos estatales;
XI. Operar como mecanismos de enlace y coordinación con el Consejo Nacional;
XII. Establecer un Registro Estatal de Archivos, así como del Patrimonio
Documental de la entidad;
XIII. Fomentar y difundir la investigación histórica, así como el valor patrimonial y
cultural de los acervos documentales de los archivos históricos;
XIV. Aprobar los criterios para homologar la organización y conservación de los
archivos en el Estado;
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XV. Proponer las disposiciones que regulen la creación y uso de sistemas
automatizados, para la gestión documental y administración de archivos para
los sujetos obligados en el ámbito local, que contribuyan a la organización y
conservación homogénea de sus archivos;
XVI. Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos obligados de los
municipios;
XVII. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos abiertos;
XVIII. Promover, ante las instancias competentes, las medidas necesarias para la
vigilancia del correcto funcionamiento de los archivos en el Estado; y
XIX. Las demás que le otorgue la Ley General, esta Ley y demás disposiciones
jurídicas aplicables.
Artículo 67. Atribuciones del Presidente
1. El Presidente del Consejo Estatal de Archivos tendrá las siguientes
atribuciones:
I. Participar en comisiones intersecretariales, secretarías técnicas, entre otros,
que coadyuven al cumplimiento de los acuerdos, recomendaciones y
determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal;
II. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación para el
cumplimiento de los fines del Sistema Estatal y demás instrumentos jurídicos
que se deriven de los mismos;
III. Intercambiar con la Federación y otras entidades federativas, conocimientos,
experiencias y cooperación técnica y científica para fortalecer a los archivos;
IV. Participar en foros, conferencias, paneles, eventos y demás reuniones de
carácter nacional e internacional que coadyuven al cumplimiento de esta Ley,
así como de los acuerdos, recomendaciones y determinaciones emitidos por
el Consejo Nacional;
V. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados;
VI. Publicar en su portal electrónico las determinaciones y resoluciones
generales del Consejo Estatal; y
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VII. Las demás que le otorga la Ley General, esta Ley y demás disposiciones
aplicables.
Artículo 68. Sesiones del Consejo Estatal
1. El Consejo Estatal sesionará en la sede del Archivo General del Estado de
manera ordinaria y extraordinaria, por caso fortuito o de fuerza mayor podrá
sesionar en reciento distinto, siempre que sea aprobado por la mayoría de
sus miembros. Las sesiones ordinarias se celebrarán mínimo dos veces al
año, y serán convocadas por su presidente a través del Secretario Técnico.
2. Las convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán cuando menos con
quince días hábiles de anticipación, a través de los medios que resulten
idóneos, incluyendo los electrónicos, y contendrán como mínimo, el lugar,
fecha y hora de la celebración de la sesión, el orden del día y, en su caso,
los documentos que serán analizados.
3. En primera convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Estatal
cuando estén presentes, cuando menos, la mayoría de los miembros del
Consejo Estatal incluyendo a su Presidente o a la persona que éste designe
como su suplente. En segunda convocatoria, habrá quórum para que sesione
el Consejo Estatal, con los miembros que se encuentren presentes, así como
su Presidente o la persona que éste designe como su suplente.
4. Podrán asistir, a petición del Presidente o de otro miembro, los titulares de
los Archivos Históricos más representativos de la entidad, así como otras
personas que se consideren pertinentes, según la naturaleza de los asuntos
a tratar. Estos invitados podrán asistir a las sesiones con derecho a voz, pero
sin voto.
5. El Consejo Estatal tomará acuerdos por mayoría simple de votos de sus
miembros presentes en la sesión. En caso de empate, el Presidente tendrá
el voto de calidad. En los proyectos normativos, los miembros del Consejo
Estatal deberán asentar en el acta correspondiente las razones del sentido
de su voto en caso de que sea en contra.
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
6. Las sesiones extraordinarias del Consejo podrán convocarse en un plazo
mínimo de veinticuatro horas por el Presidente, a través del Secretario
ejecutivo o mediante solicitud que a éste formule por lo menos el treinta por
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ciento de los miembros, cuando estimen que existe un asunto de relevancia
para ello.
7. Las sesiones deberán constar en actas suscritas por los miembros que
participaron en ellas. Dichas actas serán públicas a través de internet, en
apego a las disposiciones aplicables en materia de transparencia y acceso a
la información. El Secretario Técnico es responsable de la elaboración de las
actas, la obtención de las firmas correspondientes, así como su custodia y
publicación.
CAPÍTULO III
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
Artículo 69. Archivo General del Estado
1. El Archivo General del Estado es un organismo público descentralizado, no
sectorizado, dotado de personalidad y patrimonio propios, con autonomía
técnica y de gestión, para el cumplimiento de sus atribuciones, objeto y fines;
y su domicilio legal será en la Ciudad de Colima.
2. El Archivo General es la entidad especializada en materia de archivos, que
tiene por objeto promover la organización y administración homogénea de
archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental del
Estado, con el fin de salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo
plazo; así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.
Artículo 70. Atribuciones
1. El Archivo General del Estado para el cumplimiento de su objeto, tendrá las
siguientes atribuciones:
I. Presidir, mediante su titular, el Consejo Estatal de Archivos y proponer,
considerando las recomendaciones del Consejo Técnico y Científico
Archivístico, las directrices estatales en materia de desarrollo archivístico;
II. Resguardar el patrimonio documental, así como las transferencias de
documentos con valor histórico generados por el Poder Ejecutivo del Estado
y/o con los que haya firmado convenio. Cuando, de forma voluntaria y previa
valoración, otros sujetos obligados o particulares deseen donar sus acervos
al Archivo General, éste tendrá la obligación de resguardarlos;
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III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios
documentales de cada fondo en su acervo;
IV. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados en materia
archivística;
V. Tener el registro y validar los instrumentos de control archivístico de los
sujetos obligados del Poder Ejecutivo Estatal;
VI. Emitir el dictamen de baja documental o transferencia secundaria para los
sujetos obligados, los cuales se considerarán de carácter histórico.
VII. Reunir, organizar, preservar y difundir el acervo documental gráfico,
bibliográfico y hemerográfico que resguarda, con base en los lineamientos
que establezca el Archivo General de la Nación así como los organismos
internacionales en la materia, y demás disposiciones jurídicas y
administrativas aplicables;
VIII. Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos de archivo
con valor histórico de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del
Estado;
IX. Dictaminar las disposiciones administrativas relacionadas con la
conservación y protección de los documentos históricos;
X. Promover investigaciones históricas y archivistas encaminadas a la
organización, conservación y difusión del patrimonio documental del Estado
y sus municipios;
XI. Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos, archivónomos y
archivistas, a través de convenios de colaboración o concertación con
autoridades e instituciones especializadas en la materia;
XII. Dictar disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y
custodia de los documentos del Archivo General del Estado;
XIII. Desarrollar sistemas para el correcto manejo de la documentación a fin de
garantizar la conservación e integridad de la misma;
XIV. Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al
público usuario;
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XV. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de
autenticidad de los documentos existentes en sus acervos;
XVI. Proponer la adopción de los criterios y medidas que establezcan las
autoridades locales, nacionales e internacionales en la materia;
XVII. Elaborar y actualizar el registro de archivos del Estado;
XVIII. Autorizar las bajas documentales que sean solicitadas por los sujetos
obligados que integran la Administración Pública del Estado;
XIX. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los
documentos;
XX. Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización, conservación y
difusión del patrimonio documental que resguarda;
XXI. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones
gubernamentales y privadas;
XXII. Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su
acervo, así como para promover la cultura archivística, de consulta y
aprovechamiento del patrimonio documental del Estado;
XXIII. Promover la incorporación de materia archivística en programas educativos
de diversos niveles académicos; y
XXIV. Las demás que le otorguen otras normas jurídicas y administrativas
aplicables.
Artículo 71. Integración
1. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado contará con
los siguientes órganos:
I. Órgano de Gobierno.
II. Dirección General;
III. Consejo Técnico y Científico Archivístico; y
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IV. Las estructuras administrativas y órganos técnicos establecidos en su
Reglamento Interior.
2. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo contará con servidores públicos
de base, de confianza, contrato y supernumerarios; y sus relaciones
laborales se regirán en los términos de la Ley de los Trabajadores al Servicio
del Gobierno, Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de
Colima.
SECCIÓN PRIMERA
DEL ÓRGANO DE GOBIERNO
Artículo 72. Atribuciones
1. El órgano de Gobierno es el cuerpo colegiado de administración del Archivo
General del Estado, además de lo previsto en la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Estado de Colima y las disposiciones
reglamentarias, tendrá las siguientes atribuciones
I. Evaluar la operación administrativa, así como el cumplimiento de los
objetivos y metas del Archivo General del Estado.
II. Establecer las políticas y lineamientos generales del Archivo General;
III. Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico.
IV. Aprobar el reglamento interior, la estructura orgánica y los manuales de
organización, así como los demás ordenamientos jurídicos y administrativos
que rijan la organización y el funcionamiento del Archivo, así como sus
modificaciones;
V. Autorizar la creación, eliminación o readscripción de oficinas del Archivo en
el Estado, de conformidad con las disposiciones en la materia;
VI. Analizar y, en su caso, aprobar los anteproyectos de reformas jurídicas y
administrativas orientadas a mejorar el funcionamiento del Archivo General;
VII. Revisar y, en su caso, aprobar anualmente los proyectos de ingresos y el
presupuesto de egresos, los estados financieros y el balance anual del
Archivo.
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VIII. Aprobar la administración y distribución de los recursos que se obtengan de
las operaciones y servicios que realice el Archivo, conforme a lo previsto en
los ordenamientos legales de la materia;
IX. Definir las políticas y bases generales que regulen los convenios, acuerdos
o contratos que celebre el Archivo con terceros, conforme a la normatividad
aplicable;
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO 133, P.O.31 AGOSTO 2019)
X. Presentar al Gobernador las solicitudes de autorización de financiamiento u
obligaciones a cargo del Archivo General del Estado y, en su caso, la
afectación de sus ingresos, bajo los términos previstos por la Ley de Deuda
Pública del Estado de Colima y sus Municipios;
XI. Aceptar las herencias, legados, donaciones y demás bienes que se otorguen
a favor del Archivo General;
XII. Aprobar y, en su caso, autorizar al Director General, a realizar actos de
enajenación, cesión, afectación o disposición de los activos, bienes,
derechos e ingresos que integran el patrimonio del Archivo.
XIII. Analizar y, en su caso, aprobar el informe anual de actividades que rinda el
Director General;
XIV. Aprobar la celebración, suscripción u otorgamiento de convenios, acuerdos,
contratos, instrumentos, declaraciones, certificaciones y demás documentos
que sean necesarios para lograr los fines del Archivo General, la prestación
de sus servicios y el ejercicio de sus atribuciones.
XV. Vigilar que los procesos productivos y el uso de los instrumentos para elevar
la eficiencia del Archivo.
XVI. Vigilar la situación financiera y patrimonial del Archivo General;
XVII. Autorizar la contratación de auditores externos para que lleven a cabo
auditorías al Archivo General; y
XVIII. Las demás que le confiera la Ley, así como otras disposiciones legales.
ARTÍCULO 73.- Integración del Órgano de Gobierno
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1. El Órgano de Gobierno será la máxima autoridad del Archivo General del
Estado y estará integrado por:
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
I. Una Presidencia, que será la persona titular del Poder Ejecutivo;
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
II. Una Vicepresidencia, que será la persona titular de la Secretaría General de
Gobierno;
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
III. Una Secretaría Ejecutiva, que será la persona titular de la Dirección General
del Archivo General del Estado;
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
IV. Un Comisario, que será un representante de la Contraloría del Estado,
nombrado por la persona titular de la Contraloría General del Estado; y
(REFORMADA MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
V. Cinco vocales, que serán las personas titulares de:
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
a. La Secretaría de Educación y Cultura;
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
b. La Subsecretaría de Cultura;
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
c. La Secretaría de Planeación, Finanzas y Administración;
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
d. El Congreso del Estado, a través de un representante que será
designado por la Junta de Gobierno y Coordinación Política; y
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
e. El Poder Judicial del Estado, a través de un representante;
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
2. Cada uno de los integrantes propietarios tendrá un suplente, que será
acreditado ante el Órgano Directivo por el titular. Los miembros propietarios
del Órgano Directivo tendrán derecho a voz y voto en las sesiones que
celebren, con excepción del Secretario Ejecutivo y el Comisario quienes sólo
tendrán derecho de voz.
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3. El desempeño de los miembros del Órgano de Gobierno será honorífico, con
excepción del cargo de Director General del Archivo General del Estado.
4. Se convocará a los Ayuntamientos en lo particular cuando se traten asuntos
referentes a sus Archivos y se hará una invitación general cuando el asunto
a tratar competa a todos, en cada caso sus representantes tendrán derecho
a voz. El Presidente del Órgano de Gobierno podrá invitar a funcionarios de
las administraciones públicas Federal, Estatal y Municipal, así como a
personas de la sociedad civil, vinculados con la materia, para que asistan a
reuniones, pudiendo opinar en relación con lo que en ella se trate. Los
invitados tendrán derecho únicamente a voz.
ARTÍCULO 74.- Presidente del Órgano de Gobierno
El Presidente del Órgano de Gobierno tendrá las siguientes atribuciones:
I. Convocar, a través del Secretario Ejecutivo, a los miembros del Órgano de
Gobierno, a las sesiones que se desarrollen conforme al orden del día que
para ese efecto se elabore;
II. Dirigir las sesiones del órgano de Gobierno y declarar resueltos los asuntos
en el sentido de las votaciones;
III. Suscribir y autorizar, en unión del Secretario Ejecutivo, las actas que se
levanten de las sesiones que celebre el Consejo Directivo;
IV. Designar los asesores necesarios para el mejor desarrollo de las actividades
del organismo;
V. Proponer al Órgano de Gobierno una terna de 3 personas para el
nombramiento del Director General del Archivo General del Estado y/o en su
caso proponer la remoción;
VI. Realizar todos los actos que fuesen necesarios para el eficiente
funcionamiento del Órgano de Gobierno y del Archivo General del Estado; y
VII. Las demás que le otorgue esta Ley, su Reglamento y otros ordenamientos
legales.
ARTÍCULO 75.- Del Vicepresidente del Órgano de Gobierno
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1. El vicepresidente del Órgano de Gobierno tendrá las mismas facultades que
el Presidente, quien sólo podrá ejercerlas cuando supla las ausencias de
aquél.
ARTÍCULO 76.- Atribuciones del Secretario Ejecutivo
1. El Secretario Ejecutivo tendrá las atribuciones siguientes:
I. Auxiliar al Presidente en el ejercicio de sus atribuciones;
II. Comunicar a los miembros del Órgano de Gobierno e invitados, las
convocatorias para las sesiones que se lleven a cabo;
III. Llevar a efecto el escrutinio y cómputo de las votaciones de los miembros del
Órgano de Gobierno en cada sesión;
IV. Levantar y autorizar con su firma las actas correspondientes de las sesiones
que celebre el Órgano de Gobierno;
V. Expedir los testimonios o copias certificadas de las resoluciones y
documentos del Órgano de Gobierno;
VI. Tener a su cargo y bajo su responsabilidad, el archivo y demás documentos
y objetos pertenecientes al Órgano de Gobierno; y
VII. Las demás facultades que le otorgue la presente Ley, su Reglamento y por
el Presidente del Consejo Directivo.
ARTÍCULO 77.- Del Comisario.
1. El órgano de vigilancia del Archivo General del Estado estará a cargo de un
Comisario, designado por el Contralor General del Estado, de entre los
servidores públicos de la Contraloría del Estado.
ARTÍCULO 78.- Atribuciones del Comisario
1. El Comisario tendrá las atribuciones siguientes:
I. Evaluar la actividad general y por funciones del Archivo General del Estado;
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II. Vigilar que la administración de los recursos y el funcionamiento del Archivo
General del Estado, se hagan de acuerdo con lo que disponga esta Ley y su
reglamento, así como los programas y presupuestos aprobados y demás
leyes aplicables;
III. Practicar las auditorías de los estados financieros y las de carácter
administrativo que se requieran;
IV. Realizar estudios sobre la eficiencia con la cual se ejercen los desembolsos
sobre los rubros de gasto corriente y de inversión, así como lo referente a los
ingresos;
V. Realizar visitas, revisiones y auditorías al Archivo General del Estado;
VI. Presentar al Director General y al Órgano de Gobierno los informes
financieros que resulten de las revisiones, auditorias, análisis y evaluaciones
que se realicen;
VII. Solicitar información y ejecutar los actos que exija el cumplimiento adecuado
de sus funciones, sin perjuicio de las tareas específicas que le ordene la
Contraloría del Estado;
VIII. Recomendar al Órgano de Gobierno y al Director General, las medidas
preventivas y correctivas que sean convenientes para el mejoramiento del
Archivo General; y
IX. Las demás que le atribuya la ley, otras leyes y las que sean necesarias para
el ejercicio de las anteriores.
2. Para el adecuado cumplimiento de las funciones del Comisario, el Órgano de
Gobierno y el Director General le proporcionarán la información que solicite.
ARTÍCULO 79.- De los vocales
1. Los vocales del Órgano de Gobierno tendrán las atribuciones siguientes:
I. Asistir puntualmente a las sesiones a las que se les convoque;
II. Tener voz y voto en las sesiones que celebre el Órgano de Gobierno;
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III. Sugerir las medidas necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto del
Archivo General y el mejor desempeño de las funciones a su cargo;
IV. Discutir y, en su caso, aprobar los asuntos, planes y programas que sean
presentados en las sesiones;
V. Tomar las decisiones y medidas que en cada caso se requieran, a efecto de
que el Archivo General cumpla con los objetivos que le competen;
VI. Integrarse a los grupos de trabajo y participar en las comisiones que sean
necesarias para el cumplimiento del objeto del Archivo General del Estado;
VII. Suscribir las actas de las sesiones a las que asistieren; y
VIII. Las demás facultades que les sean expresamente señaladas por esta Ley,
su Reglamento y otras disposiciones aplicables.
SECCIÓN SEGUNDA
DEL DIRECTOR GENERAL
Artículo 80. Requisitos de elegibilidad
1. El Director General será nombrado por el Órgano de Gobierno y deberá cubrir
los siguientes requisitos:
I. Ser ciudadano mexicano;
II. Poseer, al día de la designación, preferentemente el grado académico de
doctor en ciencias sociales o humanidades, expedido por autoridad o
institución facultada para ello, o bien, contar con experiencia mínima de cinco
años en materia archivística;
(DEROGADA MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
III. Se deroga.
IV. No haber sido Gobernador del Estado, Secretario de Estado, Fiscal General
del Estado, Diputado local, dirigente de un partido o agrupación política,
Magistrado o Ministro de Culto, durante el año previo al día de su
nombramiento.
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2. Durante su gestión, el Director General no podrá desempeñar ningún otro
empleo, cargo o comisión, con excepción de aquellos que puede
desempeñar en las instituciones docentes, científicas o de beneficencia,
siempre que sean compatibles con sus horarios, responsabilidades y
actividades dentro del Archivo General del Estado.
Artículo 81. Facultades
1. El Director General tendrá las siguientes facultades:
I. Supervisar que la actividad del Archivo General cumpla con las disposiciones
legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los programas y
presupuestos aprobados;
II. Aprobar los nombramientos y remociones de los Directores del Archivo
General del Estado que le correspondan, de conformidad con las políticas,
lineamientos y demás disposiciones que al efecto se establezcan;
III. Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico y
Científico Archivístico;
IV. Formular y ejecutar las medidas necesarias para el funcionamiento del
Archivo General;
V. Proponer el proyecto de Reglamento Interior del Archivo General para su
aprobación;
VI. Nombrar y remover a los servidores públicos del Archivo General del Estado;
y
VII. Las demás previstas en esta Ley, el Reglamento Interior y en otras
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 82. Control Interno
1. El control, evaluación, auditoria y fiscalización interna del Archivo General se
llevará a cabo por la Contraloría General del Estado, en los términos previstos
por la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la Ley Orgánica de
la Administración Pública del Estado y los demás ordenamientos jurídicos
aplicables.
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SECCIÓN TERCERA
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO ARCHIVÍSTICO
Artículo 83. Consejo Técnico y Científico Archivístico
1. El Archivo General del Estado contará con un Consejo Técnico integrado por
académicos y especialistas en disciplinas vinculadas al desarrollo
archivístico. El Consejo Técnico brindará asesoría sobre el manejo,
organización y protección de la documentación generada por el Poder
Ejecutivo de Estado, así como de todos aquellos temas afines a las
atribuciones del Archivo General, y sus atribuciones se sujetarán al
Reglamento de esta Ley.
2. Los cargos del Consejo Técnico son honoríficos, por lo que los Consejeros
no recibirán remuneración alguna por su participación.
CAPÍTULO IV
DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 84. Documentos y archivos privados
1. Las personas físicas y morales, propietarias o poseedoras de documentos o
archivos considerados de interés público, deberán garantizar su
conservación, preservación y acceso; y aquellos declarados como
monumentos históricos, en términos de la Ley Federal sobre Monumentos y
Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos deberán inscribirlos en el
Registro Nacional y en el Registro Estatal de Archivos, de conformidad con
lo dispuesto en la presente Ley y la Ley General. Asimismo, los particulares
podrán solicitar al Archivo General del Estado asistencia técnica en materia
de gestión documental y administración de archivos.
2. Se consideran de interés público los documentos o archivos cuyo contenido
resulte de importancia o de relevancia para el conocimiento de la historia de
la Nación o el Estado, de conformidad con los criterios que establezca el
Consejo Nacional o en su caso el Estatal, considerando los elementos
característicos del patrimonio documental Nacional o Estatal.
3. El Archivo General del Estado convendrá con los particulares o con quien
legalmente los represente, las bases, procedimientos, condicionantes y
garantías para realizar una versión facsimilar o digital de los documentos o
archivos de interés público que se encuentren en posesión de particulares.
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Artículo 85. Ordenación de acervos y restauración de documentos
1. Los poseedores de documentos y archivos privados de interés público
deberán ordenar sus acervos y restaurar los documentos que así lo ameriten,
apegándose a la normatividad aplicable y a las recomendaciones emitidas
por el Consejo Nacional o el Estatal.
2. El Estado respetará los archivos privados de interés público en posesión de
particulares, procurando la protección de sus garantías y derechos siempre
que cumplan con los requisitos de conservación, preservación y acceso
público.
Artículo 86. Enajenación
1. La enajenación de acervos o archivos privados de interés público propiedad
de un particular y en general cuándo se trate de documentos acordes con lo
previsto en el artículo 36 de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas
Arqueológicos, Artísticos e Históricos se sujetará a las reglas previstas por el
Ley General.
CAPÍTULO V
DEL REGISTRO ESTATAL DE ARCHIVOS
Artículo 87. Registro Estatal de Archivos
1. El Sistema Estatal contará con el Registro Estatal, cuyo objeto es obtener y
concentrar información sobre los sistemas institucionales y de los archivos
privados de interés público, así como difundir el patrimonio documental
resguardado en sus archivos, el cual será administrado por el Archivo
General del Estado.
Artículo 88. Inscripción
1. La inscripción al Registro Estatal es obligatoria para los sujetos obligados y
para los propietarios o poseedores de archivos privados de interés público,
quienes deberán actualizar anualmente la información requerida en dicho
Registro Estatal.
Artículo 89. Administración del Registro Estatal de Archivos
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1. El Registro Estatal será administrado por el Archivo General del Estado, su
organización y funcionamiento será conforme a las disposiciones que emita
el propio Consejo Estatal al respecto.
Artículo 90. Aplicación informática para registrar y actualizar la información
1. Para la operación del Registro Estatal, el Archivo General del Estado pondrá
a disposición de los sujetos obligados y de los particulares, propietarios o
poseedores de archivos privados de interés público, una aplicación
informática que les permita registrar y mantener actualizada la información.
2. La información del Registro Estatal será de acceso público y de consulta
gratuita, disponible a través del portal electrónico del Archivo General, salvo
que se trate de aquella que tenga el carácter de reservada y la relativa a
datos personales protegidos por la ley de la materia.
CAPÍTULO VI
DEL FONDO DE APOYO ECONÓMICO PARA ARCHIVOS
Artículo 91. Fondo de Apoyo Económico para Archivos
1. Independientemente que el Gobierno Federal otorgue subsidios a los Fondos
de Apoyo Económico, en términos de las disposiciones aplicables en la Ley
General, y conforme a los recursos que, en su caso, sean previstos y
aprobados en el Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio
Fiscal que corresponda, el Gobierno del Estado deberá prever la creación y
administración de un Fondo de Apoyo Económico, cuya finalidad será
promover la capacitación, equipamiento y sistematización de los archivos en
poder de los sujetos obligados.
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO Y LA CULTURA
ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
Artículo 92. Naturaleza y calidad de los documentos de los Archivos
Históricos
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1. Todos los documentos de los archivos históricos del Estado forman parte del
Patrimonio Documental de la entidad, y por lo tanto cuentan con la calidad de
inalienable, imprescriptible, inembargable y no sujeto a ningún gravamen o
afectación de dominio, en términos de la Ley Federal sobre Monumentos y
Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas y la Ley de Protección del
Patrimonio Cultural para el Estado de Colima.
Artículo 93. Emisión de declaratoria
1. El Gobernador del Estado, con apoyo del Archivo General del Estado, podrá
emitir declaratorias de Patrimonio Documental del Estado en los términos
previstos por las disposiciones jurídicas aplicables, las cuales deberán ser
publicadas en el Periódico Oficial “El Estado de Colima”.
Artículo 94. Obligación de los sujetos obligados
1. Es obligación de los sujetos obligados garantizar la seguridad, protección y
conservación del patrimonio documental del Estado. Para ello, los sujetos
obligados deberán:
I. Implementar criterios de difusión para que el público pueda acceder, con
seguridad y responsabilidad, al patrimonio documental de la entidad;
II. Garantizar la seguridad del patrimonio documental del Estado, debiendo
verificar que los usuarios de los archivos y documentos constitutivos de éste
que posean, cumplan con las disposiciones tendientes a la conservación de
los documentos;
III. Fomentar políticas para la preservación digital del patrimonio documental del
Estado;
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del
incumplimiento de las disposiciones jurídicas aplicables; y
V. Las demás que garanticen la protección del patrimonio documental del
Estado.
Artículo 95. Estabilización y expropiación de archivos históricos
1. El Archivo General del Estado podrá recibir documentos de archivo de los
sujetos obligados en comodato para su estabilización.
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2. En los casos en que el Archivo General del Estado considere que los archivos
privados de interés público se encuentran en peligro de destrucción,
desaparición o pérdida, éstos podrán ser objeto de expropiación mediante
indemnización, en los términos de la normatividad aplicable, a fin de
preservar su integridad.
3. Para efectos de lo establecido en el párrafo anterior, deberá conformarse un
Consejo integrado por un representante del Archivo General del Estado, dos
representantes de instituciones académicas estatales y el consejero
representante de los archivos privados en el Consejo Estatal, quienes
emitirán una opinión técnica, la cual deberá considerarse para efectos de
determinar la procedencia de la expropiación.
Artículo 96. Coordinación
1. El Archivo General del Estado podrá coordinarse con las autoridades
federales, de las demás entidades federativas, del Estado y municipales,
para la realización de las acciones conducentes a la conservación de los
archivos, cuando la documentación o actividad archivística del Estado esté
en peligro o haya resultado afectada por fenómenos naturales o cualquiera
de otra índole, que pudieran dañarlos o destruirlos.
2. Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo, el
Archivo General del Estado podrá efectuar visitas de verificación, en los
términos establecidos en las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 97. Custodia de patrimonio documental por particulares
1. Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado o de la Nación podrán custodiarlo, siempre
que cumplan con las reglas y lineamientos previstos por la Ley General.
2. El Archivo General del Estado podrá recuperar en todo momento la posesión
de los documentos que constituyan patrimonio documental del Estado,
observando las disposiciones previstas por la Ley de Procedimiento
Administrativo del Estado de Colima y sus Municipios y las demás
disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO II
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
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Artículo 98. Capacitación y profesionalización de los responsables de áreas
de archivos
1. Los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las competencias
laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las
áreas de archivo.
Artículo 99. Acuerdos y convenios de servicios de capacitación
1. Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y
organismos públicos o privados, para recibir servicios de capacitación en
materia de archivos.
TÍTULO SEXTO
DE LAS RESPONSABILIDADES
CAPÍTULO ÚNICO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS
Artículo 100. Infracciones administrativas
1. Las infracciones administrativas a que se refiere la Ley General y cualquier
otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en la
presente Ley, cometidas por servidores públicos, serán sancionadas ante la
autoridad competente en términos de la Ley General de Responsabilidades
Administrativas.
Artículo 101. Criterios para la imposición de sanciones
(REFORMADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
1. Las infracciones administrativas cometidas por personas que no revistan la
calidad de servidores públicos serán sancionadas por las autoridades que
resulten competentes de conformidad con las normas aplicables.
2. La autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil quinientas
veces el valor diario de la unidad de medida y actualización e individualizará
las sanciones considerando los siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
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II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la
infracción; y
III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
3. En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la
gravedad de la infracción cometida.
4. Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que
haya sido sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
(ADICIONADO MEDIANTE DECRETO 326, P.O.43, 08 JULIO 2023)
5. Se considera grave el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV y V del
artículo 105 de esta Ley; asimismo las infracciones serán graves si son
cometidas en contra de documentos que contengan información relacionada
con graves violaciones a derechos humanos.
Artículo 102. Responsabilidades civiles y penales
1. Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley son aplicables sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal de quienes incurran en ellas.
2. En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de algún delito,
las autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante el Ministerio
Público correspondiente, coadyuvando en la investigación y aportando todos
los elementos probatorios con los que cuente.
3. Para los efectos del párrafo anterior, cualquier ciudadano que tenga
conocimiento de la comisión de algún delito, podrá comparecer a presentar
denuncias ante la autoridad correspondiente.
Artículo 103. Obligación de los sujetos obligados en materia de consulta de
acervos
1. Es responsabilidad de los sujetos obligados, mediante los titulares de sus
áreas operativas, garantizar que los usuarios de los archivos públicos y
privados consulten adecuadamente los acervos de los archivos.
Artículo 104. Sanciones a dueños de archivos privados
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1. Los dueños de los archivos privados que contravengan esta Ley también se
harán acreedores a las sanciones que la propia establece, así como a las
establecidas en normatividad federal y estatal en esta materia.
Artículo 105. Infracciones a esta Ley
1. Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o
documentos de los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que
estén previstas o autorizadas en las disposiciones aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa
justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente, sin causa legítima conforme a las facultades correspondientes,
y de manera indebida, documentos de archivo de los sujetos obligados;
V. Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una
persona al separarse de un empleo, cargo o comisión;
VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de
baja documental autorizados por el Archivo General o, en su caso, las
entidades especializadas en materia de archivos a nivel local, así como el
acta que se levante en caso de documentación siniestrada en los portales
electrónicos; y
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y
demás disposiciones aplicables que de ellos deriven.
T R A N S I T O R I O S
PRIMERO. El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación
en el Periódico Oficial “El Estado de Colima”.
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SEGUNDO. A partir de la entrada en vigor del presente Decreto, queda abrogada
la Ley de Archivos del Estado de Colima, publicada en el Periódico Oficial “El Estado
de Colima” el 26 de noviembre del 2005.
TERCERO. Se concede el periodo que resta del presente ejercicio fiscal para que
los Sujetos Obligados planifiquen y proyecten las erogaciones que se generarán
con motivo de la entrada en vigor del presente Decreto, mismas que empezarán a
cubrirse a partir del ejercicio Fiscal 2020 con cargo a sus respectivos presupuestos
y los subsecuentes, a efectos de asegurar la correcta aplicación de la presente ley.
CUARTO. A partir del ejercicio fiscal 2020, se deberán hacer las previsiones y
adecuaciones presupuestales necesarias, y en los subsecuentes, para el
cumplimiento de las obligaciones establecidas en este; para lo anterior, deberán
hacerse las previsiones que correspondan
QUINTO. Los sujetos obligados estarán facultados para emitir los reglamentos,
acuerdos, decretos, protocolos y lineamientos necesarios para proveer en su esfera
administrativa la exacta observancia de las disposiciones contenidas en el presente
Decreto.
SEXTO. El Consejo Estatal deberá constituirse y comenzar a sesionar dentro de los
seis meses posteriores a la entrada en vigor del presente Decreto.
SÉPTIMO. Los sujetos obligados deberán implementar su sistema institucional
dentro los seis meses posteriores a la entrada en vigor del presente Decreto.
OCTAVO. El Archivo General del Estado pondrá en operación la plataforma del
Registro Estatal de Archivos, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en
vigor del presente Decreto.
NOVENO. En un plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor del
presente Decreto, los sujetos obligados deberán establecer programas anuales de
capacitación y actualización en materia de gestión documental y administración de
archivos.
DÉCIMO. El monto del Fondo de Apoyo Económico para Archivos, establecido en
el artículo 91 de la Ley de Archivos del Estado de Colima, se constituirá por lo menos
con el importe correspondiente al 0.0005 del total de ingresos a recibir en cada
ejercicio Fiscal.
Ley de Archivos del Estado de Colima
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DÉCIMO PRIMERO.- Los recursos humanos, materiales y financieros con los que
venía operando la Dirección del Archivo Histórico del Estado de Colima,
dependiente de la Secretaria de Cultura, así como el Fondo Documental, se
trasferirán al Archivo General del Estado en los términos que establezcan en sus
respectivos ámbitos de competencia.
EI Gobernador del Estado dispondrá se publique, circule y observe.
Dado en el Recinto Oficial del Poder Legislativo, a los 04 cuatro días del mes de
julio de 2019 dos mil diecinueve.
DIP. ANA MARÍA SÁNCHEZ LANDA
PRESIDENTA
Firma.
DIP. MARTHA ALICIA MEZA OREGÓN
SECRETARIA
Firma.
DIP. MARÍA GUADALUPE BERVER
CORONA
SECRETARIA SUPLENTE
Firma.
Por lo tanto mando se imprima, publique, circule
Dado en la residencia del Poder Ejecutivo, el día 17 diecisiete del mes de julio del
2019 dos mil diecinueve.
A t e n t a m e n t e
“SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN”
EL GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y
SOBERANO DE COLIMA
JOSE IGNACIO PERALTA SÁNCHEZ
Firma.
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EL SECRETARIO GENERAL DE GOBIERNO
ARNOLDO OCHOA GONZÁLEZ
Firma.
N. DEL E. A CONTINUACIÓN, SE TRANSCRIBEN LOS TRANSITORIOS DE
LOS DECRETOS QUE REFORMAN EL PRESENTE ORDENAMIENTO.
DECRETO 133, P.O. 31 AGOSTO 2019.
ÚNICO. El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación en
el Periódico Oficial “El Estado de Colima.
DECRETO NÚM. 326, P.O. 43, 08 JULIO 2023.
ÚNICO. - El presente Decreto entrará en vigor a partir del día siguiente al de su
publicación en el Periódico “El Estado de Colima”.
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