<![CDATA[ Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
H. CONGRESO DEL ESTADO DE GUANAJUATO Expidió: LXIV Legislatura
Secretaria General Publicada: P.O. Núm. 139, Segunda Parte, 13-07-2020
Instituto de Investigaciones Legislativas Reforma: P.O. Número 254, 2ª Parte, 22-12-2022
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LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE GUANAJUATO
DIEGO SINHUE RODRÍGUEZ VALLEJO, GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL
ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, A LOS HABITANTES DEL MISMO
SABED:
QUE EL H. CONGRESO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE
GUANAJUATO, HA TENIDO A BIEN DIRIGIRME EL SIGUIENTE:
DECRETO NÚMERO 192
LA SEXAGÉSIMA CUARTA LEGISLATURA CONSTITUCIONAL DEL CONGRESO
DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE GUANAJUATO, D E C R E T A:
ARTÍCULO PRIMERO. Se expide la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato,
para quedar en los términos siguientes:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE GUANAJUATO
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
Capítulo único
Objeto
Naturaleza y objeto de la Ley
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en el Estado
de Guanajuato y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la
organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en
posesión de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial y de cualquier autoridad, entidad,
órgano y organismo del Estado, partidos políticos, fideicomisos de participación estatal y fondos
públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos
públicos o realice actos de autoridad del Estado y los municipios.
Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema de
Archivos del Estado de Guanajuato y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de
archivos privados de interés público de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica.
Objetivos de la Ley
Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de
sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad,
integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos
obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la
correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
II. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional, a fin de que éstos se
actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a
sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de aquella
que por su contenido sea de interés público;
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III. Promover el uso y difusión del contenido de los archivos producidos por los sujetos
obligados, para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la
memoria institucional del Estado de Guanajuato;
IV. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la
administración de los archivos por los sujetos obligados;
V. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión
de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y
abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la
ciudadanía;
VI. Establecer mecanismos que permitan a las autoridades estatales y municipales del
Estado de Guanajuato y demás sujetos obligados, la colaboración en materia de archivos
entre ellas y con autoridades federales;
VII. Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la adopción de buenas
prácticas nacionales e internacionales;
VIII. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con lo
dispuesto por la Ley General de Archivos, esta Ley y demás disposiciones aplicables;
IX. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio
documental del Estado y los municipios de Guanajuato; y
X. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Aplicación e interpretación de la Ley
Artículo 3. La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a lo previsto por
la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los tratados internacionales de los
que México sea parte, la Ley General de Archivos y la Constitución Política para el Estado de
Guanajuato, privilegiando en todo momento el respeto a los derechos humanos y favoreciendo
en todo tiempo la protección más amplia a las personas y el interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera supletoria las
disposiciones administrativas correspondientes del Código de Procedimiento y Justicia
Administrativa para el Estado y los Municipios de Guanajuato y del Código de Procedimientos
Civiles para el Estado de Guanajuato.
Glosario
Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
I. Acervo: al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados en
el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o
lugar que se resguarden;
II. Actividad archivística: al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar,
conservar y difundir documentos de archivo;
III. Archivo: al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte,
espacio o lugar que se resguarden;
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IV. Archivo de concentración: al integrado por documentos transferidos desde las áreas
o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él
hasta su disposición documental;
V. Archivo de trámite: al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;
VI. Archivo General: al Archivo General de la Nación;
(REFORMADA, P.O. 22 DICIEMBRE 2022)
VII. Archivo General del Estado: al organismo descentralizado no sectorizado, con
personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía técnica y de gestión,
especializado en materia de archivos;
VIII. Archivo histórico: al integrado por documentos de conservación permanente y de
relevancia para la memoria del Estado y los municipios, así como de la nación, cuyo
carácter es público;
IX. Archivos privados de interés público: al conjunto de documentos de interés público,
histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o
ejerzan recursos públicos ni realicen actos equivalentes a los de autoridad en el Estado
y los municipios;
X. Área coordinadora de archivos: a la instancia encargada de promover y vigilar el
cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración
de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional;
XI. Áreas operativas: a las que integran el sistema institucional, las cuales son la unidad
de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso,
histórico;
XII. Baja documental: a la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su
vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea
valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;
XIII. Catálogo de disposición documental: al registro general y sistemático que establece
los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la
disposición documental;
XIV. Ciclo vital: a las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su
producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico;
XV. Consejo Estatal: al Consejo del Estado de Guanajuato en materia de archivos;
XVI. Consejo Nacional: al Consejo Nacional de Archivos;
XVII. Conservación de archivos: al conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la
preservación de los documentos digitales a largo plazo;
XVIII. Consulta de documentos: a las actividades relacionadas con la implantación de
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controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el
derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;
XIX. Cuadro general de clasificación archivística: al instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto
obligado;
XX. Datos abiertos: a los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y
pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;
XXI. Disposición documental: a la selección sistemática de los expedientes de los archivos
de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de
realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;
XXII. Documento de archivo: toda aquella información registrada en cualquier tipo de
soporte, producida, recibida, utilizada y conservada por los sujetos obligados en el
ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, y que contenga un hecho o acto
administrativo, jurídico, fiscal, contable o de relevancia cultural, testimonial o científica;
XXIII. Documentos históricos: a los que se preservan permanentemente porque poseen
valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por
ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del país, del Estado y los municipios
y son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local;
XXIV. Entes públicos: a los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales
autónomos, las dependencias y entidades de la administración pública estatal y
municipal, la Fiscalía General del Estado, los órganos jurisdiccionales que no formen
parte del Poder Judicial, así como cualquier otro ente sobre el que tenga control
cualquiera de los poderes y órganos públicos citados del orden estatal y municipal;
XXV. Estabilización: al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración
de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de
documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;
XXVI. Expediente: a la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados
y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;
XXVII. Expediente electrónico: al conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de
información que contengan;
XXVIII. Ficha técnica de valoración documental: al instrumento que permite
identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;
XXIX. Firma electrónica avanzada: al conjunto de datos y caracteres que permite la
identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo
control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se
refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la
cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;
XXX. Fondo: al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado
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que se identifica con el nombre de este último;
XXXI. Gestión documental: al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo
vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta,
valoración documental y conservación;
XXXII. Grupo Interdisciplinario: al conjunto de personas que deberá estar integrado por el
titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de
las áreas de: planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de
control o sus equivalentes, las áreas responsables de la información, así como el
responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración
documental;
XXXIII. Interoperabilidad: a la capacidad de los sistemas de información de compartir datos
y posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXIV. Instrumentos de control archivístico: a los instrumentos técnicos que
propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo
de su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de
disposición documental;
XXXV. Instrumentos de consulta: a los instrumentos que describen las series, expedientes
o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja
documental;
XXXVI. Inventarios documentales: a los instrumentos de consulta que describen las
series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización
(inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja
documental (inventario de baja documental);
XXXVII. Ley: a la presente Ley de Archivos del Estado de Guanajuato;
XXXVIII. Metadatos: al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos de archivos y su administración, a través del tiempo, y
que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;
XXXIX. Organización: al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas
a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el
propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las
operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su
procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son
aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes;
XL. Patrimonio documental: a los documentos que, por su naturaleza, no son sustituibles
y dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han
contribuido en su desarrollo; además de transmitir y heredar información significativa
de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de una comunidad,
incluyendo aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos
estatales y municipales, casas curales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil;
XLI. Plazo de conservación: al periodo de guarda de la documentación en los archivos de
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trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y,
en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de
conformidad con la normatividad aplicable;
XLII. Programa anual: al programa anual de desarrollo archivístico;
XLIII. Sección: a cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones
de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
XLIV. Serie: a la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes
de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico;
XLV. Sistema institucional: a los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto
obligado;
XLVI. Sistema estatal: al Sistema de Archivos del Estado de Guanajuato;
XLVII. Sistema nacional: al Sistema Nacional de Archivos;
XLVIII. Soportes documentales: a los medios en los cuales se contiene información
además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;
XLIX. Subserie: a la división de la serie documental;
L. Sujetos obligados: a cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes
Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos equivalentes a los de autoridad en el Estado y los
municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados
de interés público;
LI. Transferencia: al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración, y de expedientes que deben
conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico;
LII. Trazabilidad: a la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la
gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación
de documentos electrónicos;
LIII. Valoración documental: a la actividad que consiste en el análisis e identificación de
los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que
les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración o
evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la
finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de
conservación, así como para la disposición documental; y
LIV. Vigencia documental: al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las
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disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Principios de actuación
Artículo 5. Para el diseño, implementación y evaluación de los diversos mecanismos,
medidas y procedimientos regulados en esta Ley, las autoridades deberán actuar en todo
momento con base en los principios establecidos en la Ley General de Archivos.
TÍTULO SEGUNDO
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Capítulo I
Documentos públicos
Publicidad y accesibilidad de información
Artículo 6. Toda la información contenida en los documentos de archivo será pública y
accesible a cualquier persona conforme a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública para el Estado de Guanajuato y en la Ley de Protección de Datos
Personales en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Guanajuato.
Los sujetos obligados, en el ámbito de su competencia, deberán garantizar la
organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho
a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el
conocimiento de su patrimonio documental.
Documentos de archivos de los sujetos obligados
Artículo 7. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los
documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias
o funciones, de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.
Documentos públicos
Artículo 8. Los documentos producidos en los términos del artículo anterior son
considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.
Documentos públicos considerados patrimonio cultural
Artículo 9. Los documentos públicos de los sujetos obligados serán considerados
patrimonio cultural del Estado, en términos de la Ley del Patrimonio Cultural del Estado de
Guanajuato.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley General de Archivos
y demás normativa aplicable, para el caso de los documentos considerados como bienes
nacionales o monumentos históricos, sujetos a la jurisdicción de la federación.
Capítulo II
Obligaciones
Organización y conservación de archivos
Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus
archivos; de la operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por esta
Ley y las determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal, según
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corresponda; y deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de
archivo y la información a su cargo.
El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la
entrega de los archivos a quien lo sustituya o, en caso de que no lo hubiere, a su superior
jerárquico, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de
control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los términos
de esta Ley.
Administración y preservación de patrimonio
documental por modificación o extinción de unidades administrativa
Artículo 11. El patrimonio documental en poder de los sujetos obligados, cuyas
unidades administrativas hayan sido modificadas o extinguidas, deberá ser administrado y
preservado por aquéllas que asuman sus atribuciones.
Depósito de documento en los archivos
Artículo 12. Todo documento que forme parte del patrimonio documental, que
generen, conserven y posean los servidores públicos y particulares que realizan actos
equivalentes a los de autoridad en el Estado y los municipios en el ejercicio de sus funciones,
deberá depositarse en los archivos correspondientes, en la forma y términos previstos por esta
Ley y el reglamento respectivo.
Deberes de los sujetos obligados
Artículo 13. Los sujetos obligados deberán:
I. Administrar, organizar y conservar de manera homogénea, bajo los estándares y
principios en materia archivística, los documentos de archivo que produzcan, reciban,
obtengan, adquieran, transformen o posean de acuerdo con el ejercicio de sus
facultades, competencias, atribuciones o funciones, en los términos de la presente Ley
y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo
los procesos de gestión documental;
III. Integrar los documentos en expedientes;
IV. Inscribir en el registro nacional la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo;
V. Conformar un Grupo Interdisciplinario que coadyuve en la valoración documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para
asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y
administración de archivos;
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo;
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X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los
documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su
almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de
conformidad con esta Ley; y
XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones jurídicas
aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como
cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos equivalentes a
los de autoridad en el Estado y sus municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones
de las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones
graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a los
mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información
pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido declarados como
históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Procesos de gestión documental
Artículo 14. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en
sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión
documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental,
disposición documental y conservación, en los términos que establezcan las determinaciones
del Consejo Estatal, del Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
Los órganos internos de control y sus homólogos vigilarán el cumplimiento de la
presente Ley e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Instrumentos de control y consulta archivísticos
Artículo 15. Los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del público, los
instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones,
manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental; y
III. Inventarios documentales.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de
fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios,
los cuales serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Disposición de guía de archivo documental e
índice de expedientes clasificados como reservados
Artículo 16. Los sujetos obligados, además, deberán contar y poner a disposición del
público, con la guía de archivo documental y el índice de expedientes clasificados como
reservados a que hace referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información
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Pública, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato
y demás disposiciones jurídicas aplicables.
Reciclaje por baja documental
Artículo 17. Los sujetos obligados que sean entes públicos del ámbito estatal y
municipal deberán donar para fines de reciclaje y sin carga alguna, el desecho de papel
derivado de las bajas documentales a instituciones o dependencias gubernamentales en
materia ambiental, con la finalidad de llevar a cabo programas de reforestación en el Estado,
en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
Preservación íntegra de documentos de archivo
Artículo 18. La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo,
tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen
funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto
obligado.
Capítulo III
Procesos de entrega y recepción de archivos
Acta de entrega-recepción
Artículo 19. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción,
deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos
de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor
histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.
Procesos de transformación
Artículo 20. En caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione,
extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación se
asegurará que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta
archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y
su reglamento. En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de control
y consulta archivísticos.
Remisión de copia de inventario por
liquidación o extinción del sujeto obligado
Artículo 21. Tratándose de la liquidación o extinción de un sujeto obligado, será
obligación del liquidador remitir copia del inventario de los expedientes, del fondo que se
resguardará en el Archivo General del Estado.
Capítulo IV
Sistema institucional de archivos
Sistema institucional
Artículo 22. El sistema institucional es el conjunto de registros, procesos,
procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto
obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión
documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte
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del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y
relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos,
en los términos que establezca el Consejo Estatal, el Consejo Nacional y las disposiciones
aplicables.
Integración
Artículo 23. El sistema institucional deberá integrarse por:
I. Un área coordinadora de archivos; y
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración; y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del
sujeto obligado.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados
por el titular de cada área; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico
serán nombrados por el titular administrativo del sujeto obligado de que se trate de
conformidad a las disposiciones normativas que regulen su estructura orgánica y
funcionamiento.
Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas
afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en
archivística.
Coordinación
Artículo 24. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de
concentración o históricos comunes mediante convenio en el que se deberá identificar a los
responsables de la administración de los archivos.
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de
resguardo del archivo de concentración regional.
Capítulo V
Planeación en materia archivística
Programa anual
Artículo 25. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional deberán
elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días
naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
El programa anual contendrá al menos, los elementos de planeación, programación y
evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos,
protección de los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de
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apertura proactiva de la información.
Contenido del programa anual
Artículo 26. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los
recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener
programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos
que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos
para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y
preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.
Informe anual
Artículo 27. Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallado sobre
el cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el
último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.
Capítulo VI
Área coordinadora de archivos
Acciones conjuntas y requisitos para la titularidad del área
Artículo 28. El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas
lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera
conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
La persona designada titular del área coordinadora de archivos deberá tener al menos
nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado
y deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta Ley y en la Ley
General de Archivos.
Funciones
Artículo 29. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de
concentración y, en su caso, histórico, los instrumentos de control archivístico previstos
en esta Ley, la Ley General de Archivos, disposiciones reglamentarias, así como la
normativa que derive de ellos;
II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y
conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe,
el programa anual;
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas
operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los
procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas;
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
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VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de
archivos;
VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la
conservación de los archivos;
IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico,
de acuerdo con la normativa;
X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado
sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o
cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
XI. Desarrollar programas de difusión para hacer extensivo a la sociedad el conocimiento y
aprovechamiento de los acervos públicos;
XII. Editar y publicar trabajos sobre la materia archivística, así como aquellos de
investigación para fomentar la cultura archivística en el Estado;
XIII. Colaborar con el archivo de concentración de cada sujeto obligado para expedir y
actualizar los manuales de organización y de procedimientos en materia archivística; y
XIV. Las demás que establezcan otras disposiciones jurídicas.
Capítulo VII
Áreas operativas
Responsabilidad y requisitos para la titularidad del área
Artículo 30. El área encargada de la correspondencia es responsable de la recepción,
registro y turno de la documentación que ingresa a la institución pública para la integración de
los expedientes de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de la recepción de la correspondencia deben contar con
los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; y
los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones
que permitan la capacitación de dichos responsables para el buen funcionamiento de los
archivos.
Funciones del archivo de trámite
Artículo 31. Cada área o unidad administrativa deberá contar con un archivo de trámite
que tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los
inventarios documentales;
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la
legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto
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conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos
de control archivístico previstos en esta Ley y su reglamento;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área
coordinadora de archivos;
VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración;
VII. Utilizar sistemas tecnológicos que sistematicen el ciclo vital del documento; y
VIII. Capacitarse en materia de administración de documentos.
Los responsables de los archivos de trámite deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes a su responsabilidad; de no ser
así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de
sus archivos.
Funciones del archivo de concentración
Artículo 32. Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que
tendrá las siguientes funciones:
I. Asegurar y describir el fondo documental bajo su resguardo, así como la consulta de los
expedientes;
II. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las
unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo
establecido en el catálogo de disposición documental;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos
de control archivístico previstos en esta Ley y en sus disposiciones reglamentarias;
V. Participar con el área coordinadora de archivos y con el Grupo Interdisciplinario en la
elaboración de los criterios de valoración documental y disposición documental;
VI. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales
que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y
que no posean valores históricos;
VII. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su
vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a
los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;
VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición
documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
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IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia
secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y
conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir
de la fecha de su elaboración;
X. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su
vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al
archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado, según
corresponda; y
XI. Las que establezcan en el respectivo ámbito de sus competencias el Consejo Nacional,
el Consejo Estatal y las disposiciones aplicables en la materia.
Los responsables de los archivos de concentración deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes a su responsabilidad; de no ser así, los
titulares de los sujetos obligados tienen la obligación de establecer las condiciones que
permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Capítulo VIII
Archivos históricos y sus documentos
Funciones del archivo histórico
Artículo 33. Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que tendrá
las siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su
resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio
documental;
III. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos
de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable;
V. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los
documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan
las tecnologías de la información para mantenerlos a disposición de los usuarios; y
VI. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Los responsables de los archivos históricos deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; de no ser así, los
titulares del sujeto obligado tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la
capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Transferencia de documentos en caso de no existir archivo histórico
Artículo 34. Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico deberán
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promover su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir mediante convenio
de colaboración sus documentos con valor histórico al Archivo General del Estado.
Reproducción de documentos históricos por deterioro físico
Artículo 35. Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
su consulta directa, el Archivo General del Estado, así como los sujetos obligados,
proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de
reproducción que no afecte la integridad del documento.
Archivos históricos regionales
Artículo 36. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos
históricos comunes con la denominación de regionales, en los términos de las disposiciones
emitidas para tal efecto y mediante convenio o instrumento que dé origen a la coordinación
referida en la que se deberá identificar con claridad a los responsables de la administración de
los archivos.
Clasificación de los documentos históricos
Artículo 37. Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de
acceso público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la
transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como
reservados o confidenciales. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la legislación
en materia de transparencia y acceso a la información pública, no podrá clasificarse como
reservada aquella información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos
o delitos de lesa humanidad.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la
normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su conservación
permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter, en el archivo de concentración,
por un plazo de setenta años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso
restringido durante dicho plazo.
Cumplimiento de plazos de conservación de documentos
Artículo 38. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de
conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no
excedan el tiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto
obligado disponga o, en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En
ningún caso el plazo podrá exceder de veinticinco años.
Procedimiento para el acceso excepcional
a la información de documentos con valor histórico
Artículo 39. El Instituto de Acceso a la Información Pública para el Estado de
Guanajuato, de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública para el Estado de Guanajuato y la Ley de Protección de Datos Personales
en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Guanajuato, determinará el procedimiento
para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no haya
sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de manera
excepcional en los siguientes casos:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país,
siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información confidencial y el
investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar
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la información obtenida del archivo con datos personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda
resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la
información confidencial; y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo
autorizado por él mismo.
Los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones del Instituto de
Acceso a la Información Pública del Estado de Guanajuato a que se refiere el presente artículo,
ante el Poder Judicial de la Federación.
Procedimiento de consulta a los archivos históricos
Artículo 40. El procedimiento de consulta a los archivos históricos facilitará el acceso
al documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte
al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios
archivos.
Medidas para fomentar la preservación y
difusión de documentos con valor histórico
Artículo 41. Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados
adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor
histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de
los documentos históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios
digitales, con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e
informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la localización de los documentos
resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el
patrimonio documental;
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los
estudiantes de diferentes grados educativos; y
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de
publicación de interés, para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
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Capítulo IX
Documentos de archivo electrónicos
Gestión documental electrónica
Artículo 42. Además de los procesos de gestión previstos en el artículo 14 de esta Ley,
se deberá contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación, asignación de
acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Programa anual de procedimientos para los formatos electrónicos
Artículo 43. Los sujetos obligados establecerán en su programa anual los
procedimientos para la generación, administración, uso, control y migración de formatos
electrónicos, así como planes de preservación y conservación de largo plazo que contemplen
la migración, la emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los
documentos de archivo electrónicos, apoyándose en las disposiciones procedentes del Consejo
Nacional y del Consejo Estatal.
Estrategia y acciones de preservación
de documentos de archivo electrónico
Artículo 44. Los sujetos obligados establecerán en el programa anual la estrategia y
las acciones de preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónico que
garanticen los procesos de gestión documental electrónica.
Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series documentales con
valor histórico se deberán conservar en sus formatos originales, así como una copia de su
representación gráfica o visual, además de todos los metadatos descriptivos.
Medidas para garantizar la recuperación y
preservación de documentos de archivo electrónicos
Artículo 45. Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y
tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la
gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo
largo de su ciclo vital.
Implementación de sistemas automatizados de gestión documental
Artículo 46. Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para
la gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar los
procesos señalados en el artículo 14 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las especificaciones
que para el efecto emita el Consejo Nacional.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación
de documentos de archivo electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran,
deberán cumplir con los lineamientos emitidos por el Consejo Nacional y las disposiciones que
para el efecto emita el Consejo Estatal derivadas de los mismos.
Conservación de documentos de archivos
Artículo 47. Los sujetos obligados conservarán los documentos de archivo aun cuando
hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones aplicables.
Generación de documentos con firma electrónica avanzada
Artículo 48. Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica
avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de
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identidad del solicitante, generarán documentos de archivo electrónico con validez jurídica de
acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se emitan.
Protección de validez jurídica por actualización
de infraestructura tecnológica y sistemas de información
Artículo 49. Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los
documentos de archivo electrónico, los sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica
mediante la actualización de la infraestructura tecnológica y de sistemas de información que
incluyan programas de administración de documentos y archivos, en términos de las
disposiciones aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE VALORACIÓN y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
Capítulo I
Valoración documental
Integración y colaboración
(PRIMER PÁRRAFO REFORMADO, P.O. 22 DCIEMBRE 2022)
Artículo 50. En cada sujeto obligado deberá existir un Grupo Interdisciplinario
integrado por los titulares de las áreas siguientes:
I. Jurídica;
II. Dirección o coordinación de archivo;
III. Planeación o mejora continua;
IV. Tecnologías de la información;
V. Unidad de transparencia;
VI. Órgano Interno de Control; y
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
El Grupo Interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis
de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que
integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o
unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso
de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto,
conforman el catálogo de disposición documental.
El Grupo Interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza y
objeto social del sujeto obligado.
El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de
educación superior o de investigación para efectos de garantizar lo dispuesto en el párrafo
anterior.
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Reuniones de trabajo
Artículo 51. El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración
y formalización del Grupo Interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá
como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento
de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración
documental que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el
levantamiento de información; y
b) Un calendario de reuniones del Grupo Interdisciplinario;
II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras,
bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha
técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de
organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación,
para el levantamiento de la información y elaborar las fichas técnicas de valoración
documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas
áreas realizan y las series documentales identificadas; y
IV. Integrar el catálogo de disposición documental.
Actividades
Artículo 52. Son actividades del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de
comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series
documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series,
la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:
a) Procedencia: considerar que el valor de los documentos depende del nivel
jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción
documental de las unidades administrativas productoras de la documentación
en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el
operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales
hasta llegar a nivel de procedimiento;
b) Orden original: garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre
sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue
producida;
c) Diplomático: analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos
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que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y
formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como
originales dentro de los expedientes;
d) Contexto: considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas
y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del
productor de la documentación;
e) Contenido: privilegiar los documentos que contienen información fundamental
para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un
periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la
exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene
en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con
información resumida; y
f) Utilización: considerar los documentos que han sido objeto de demanda
frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en
general, así como el estado de conservación de estos. Sugerir, cuando
corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos institucional o los
procesos de certificación a que haya lugar;
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado
a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado;
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete el
marco normativo que regula la gestión institucional;
V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para
la gestión documental y administración de archivos; y
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones.
Actividades de las áreas productoras de documentación
Artículo 53. A las áreas productoras de la documentación, con independencia de
participar en las reuniones del Grupo Interdisciplinario, les corresponde:
I. Brindar al responsable del área coordinadora de archivos las facilidades necesarias para
la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental;
II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman las series
como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso,
consulta y utilidad institucional, con base en el marco normativo que los faculta;
III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus
procesos de trabajo; y
IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición documental
de las series documentales que produce.
Reglas de operación
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Artículo 54. El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de
operación.
Baja documental o transferencia secundaria
Artículo 55. El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la documentación
no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una baja documental o
transferencia secundaria.
Catálogo de disposición documental
Artículo 56. Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos
en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series
documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración documental que,
en su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico denominado catálogo de
disposición documental.
La ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos la descripción de los
datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación y
responsable de la custodia de la serie o subserie.
Lineamientos para las series documentales
Artículo 57. El Consejo Estatal establecerá lineamientos para analizar, valorar y decidir
la disposición documental de las series documentales producidas por los sujetos obligados.
Publicidad de dictámenes y actas de
baja documental y transferencia secundaria
Artículo 58. Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico con vínculo
al portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia
secundaria, los cuales se conservarán en el archivo de concentración por un periodo mínimo
de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
Los sujetos obligados que no cuenten con un portal electrónico remitirán los documentos
referidos en el párrafo anterior al Archivo General del Estado para la publicación de éstos en
su portal, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia.
Los sujetos obligados transferirán a sus respectivos archivos históricos para su
conservación permanente dichos dictámenes y actas.
Plazo para informar la transferencia secundaria al archivo histórico
Artículo 59. Los sujetos obligados que cuenten con un archivo histórico deberán
transferir los documentos con valor histórico a dicho archivo, debiendo informar al Archivo
General del Estado, en un plazo de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la transferencia
secundaria.
Capítulo II
Conservación
Medidas y procedimientos para
garantizar la conservación de la información
Artículo 60. Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que
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garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental en
que se encuentre, observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de
la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los servicios; y
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura
organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y
ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso,
desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la
organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría.
Resguardo de archivos proveídos por terceros
Artículo 61. Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos
proveídos por terceros deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en la Ley General de
Archivos y en esta Ley, mediante un convenio o instrumento que dé origen a dicha prestación
del servicio y en el que se identificará a los responsables de la administración de los archivos.
Gestión de documentos de
archivo electrónico en servicio de nube
Artículo 62. Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo
electrónico en un servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los documentos y
responsabilidad sobre los sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme a la
normatividad mexicana aplicable y los estándares internacionales;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa
vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de seguridad mediante políticas
de seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para gestionar los
documentos de archivo electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets, portales
electrónicos y otras redes; y
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión
documental de los sujetos obligados.
Medidas de interoperabilidad de gestión documental integral
Artículo 63. Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que
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permitan la gestión documental integral, considerando el documento electrónico, el expediente,
la digitalización, el copiado auténtico y conversión; la política de firma electrónica, la
intermediación de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de comunicaciones de los
sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
SISTEMA DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE GUANJUATO
Capítulo I
Organización y funcionamiento
Sistema estatal
Artículo 64. El sistema estatal es un conjunto orgánico y articulado de estructuras,
relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios
tendientes a cumplir con la organización y administración homogénea de los archivos de los
sujetos obligados.
Las instancias del sistema estatal observarán lo dispuesto en las resoluciones y acuerdos
generales que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal.
Capítulo II
Consejo del Estado de Guanajuato en materia de archivos
Consejo Estatal
Artículo 65. El Consejo Estatal es el órgano de coordinación del sistema estatal
encargado de promover el desarrollo técnico y normativo en el manejo uniforme e integral de
la administración de documentos en los sujetos obligados.
Integración
Artículo 66. El Consejo Estatal estará integrado por:
I. El titular de la Secretaría de Gobierno;
II. Un representante del Congreso del Estado de Guanajuato;
III. Un representante del Consejo del Poder Judicial;
IV. El titular del Archivo General del Estado, quien presidirá el Consejo Estatal y estará a
cargo del cumplimiento de las atribuciones del Consejo Estatal;
V. El titular de la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas;
(REFORMADA, P.O. 22 DICIEMBRE 2022)
VI. El presidente del Instituto de Acceso a la Información Pública para el Estado de
Guanajuato;
VII. El titular de la Auditoria Superior del Estado de Guanajuato;
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VIII. Un representante del Instituto de Planeación, Estadística y Geografía del Estado de
Guanajuato;
IX. Un representante de los municipios por cada región;
X. Un representante de los archivos privados de interés público; y
XI. Un representante de la Universidad de Guanajuato.
(FRACCIÓN ADICIONADA, P.O. 22 DICIEMBRE 2022)
XII. Un representante del Consejo Técnico y Científico Archivístico.
Los representantes señalados en las fracciones II, III y XI de este artículo serán
designados en los términos que disponga la normativa de los órganos a que pertenecen.
Para la designación del representante de los municipios señalado en la fracción IX y el
representante de los archivos privados de interés público señalado en la fracción X se estará a
lo que establezca el reglamento.
Serán invitados permanentes del Consejo Estatal con voz, pero sin voto, los órganos a
los que la Constitución Política para el Estado de Guanajuato reconoce autonomía, distintos a
los referidos en las fracciones VI y XI del presente artículo, quienes designarán un
representante.
Los consejeros, en sus ausencias, podrán nombrar un suplente, el cual deberá tener, en
su caso, la jerarquía inmediata inferior a la del consejero titular.
Los integrantes del Consejo Estatal no recibirán remuneración alguna por su
participación.
El Consejo Estatal contará con una secretaría técnica que será nombrada y removida
por quien asuma la presidencia del Consejo.
Regiones
Artículo 67. Para efectos de lo señalado en el artículo anterior, los representantes de
los municipios se dividirán de la siguiente forma:
I. Región I: Atarjea, Doctor Mora, Dolores Hidalgo Cuna de la Independencia Nacional,
San José Iturbide, San Luis de la Paz, San Miguel de Allende, Santa Catarina, San Diego
de la Unión, Tierra Blanca, Victoria y Xichú;
II. Región II: Abasolo, Cuerámaro, Guanajuato, Huanímaro, León, Ocampo, Pénjamo,
Purísima del Rincón, Romita, San Francisco del Rincón, San Felipe, Silao de la Victoria
y Manuel Doblado;
III. Región III: Apaseo el Alto, Apaseo el Grande, Celaya, Comonfort, Cortazar, Jaral del
Progreso, Santa Cruz de Juventino Rosas, Salamanca, Tarimoro y Villagrán; y
IV. Región IV: Acámbaro, Coroneo, Irapuato, Jerécuaro, Moroleón, Pueblo Nuevo,
Salvatierra, Santiago Maravatío, Tarandacuao, Uriangato, Valle de Santiago y Yuriria.
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Sesiones
Artículo 68. El Consejo Estatal sesionará de manera ordinaria dos veces al año y
extraordinaria las que resulten necesarias para el cumplimiento de sus atribuciones. Las
sesiones serán convocadas por su presidente a través de la secretaría técnica con quince días
hábiles de anticipación, a través de los medios que resulten idóneos.
Las convocatorias a las sesiones ordinarias contendrán cuando menos, el lugar, fecha y
hora de la celebración de la sesión, el orden del día y, en su caso, los documentos que serán
analizados.
(PARRAFO REFORMADO, P.O. 22 DICIEMBRE 2022
En primera convocatoria habrá quórum estando presentes la mayoría de sus
integrantes; en segunda convocatoria se podrá sesionar con los miembros que se encuentren
presentes. Tanto en la primera como en la segunda convocatoria deberá estar presente el
presidente o su suplente.
Tomarán sus acuerdos por mayoría simple de votos de sus miembros presentes en la
sesión y, en caso de empate, el presidente tendrá el voto dirimente.
La secretaría técnica redactará las actas consecutivas de las sesiones del Consejo Estatal
con claridad y exactitud; contendrán los acuerdos tomados en las mismas y se suscribirán por
los miembros que participaron en las reuniones. En los proyectos normativos, los integrantes
del Consejo Estatal deberán asentar en el acta correspondiente las razones del sentido de su
voto, en caso de que sea en contra.
Dichas actas serán públicas a través de internet, en apego a las disposiciones en materia
de transparencia y acceso a la información y la secretaría técnica es responsable de la obtención
de las firmas correspondientes, así como de su custodia y publicación.
Las sesiones extraordinarias del Consejo Estatal podrán convocarse en un plazo mínimo
de veinticuatro horas por el presidente, a través de la secretaría técnica o mediante solicitud
que a éste formule por lo menos el treinta por ciento de los integrantes, cuando estimen que
existe un asunto de relevancia para ello.
Atribuciones del Consejo Estatal
Artículo 69. El Consejo Estatal tendrá las siguientes atribuciones:
I. Atender las consultas que en materia archivística le formulen sus integrantes;
II. Aprobar criterios para homologar la organización y conservación de los archivos;
III. Aprobar el reglamento de la organización y funcionamiento del Consejo Estatal;
IV. Efectuar y promover la investigación de nuevas técnicas en la administración de
documentos, a efecto de hacer más eficiente el acceso a la información;
V. Emitir recomendaciones a los sujetos obligados para aplicar la Ley en sus respectivos
ámbitos de competencia de acuerdo con las disposiciones que emita el Consejo
Nacional;
VI. Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos obligados;
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VII. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos abiertos;
VIII. Fungir de enlace y coordinación con el Consejo Nacional;
IX. Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices para la organización y
administración de los archivos que establezca el Consejo Nacional;
X. Aprobar acciones de difusión, divulgación y promoción sobre la importancia de los
archivos como fuente de información esencial, del valor de los datos abiertos de los
documentos de archivo electrónico y como parte de la memoria colectiva;
XI. Promover la profesionalización de los responsables de los archivos de los sujetos
obligados; y
XII. Proponer las disposiciones que regulen la creación y uso de sistemas automatizados,
para la gestión documental y administración de archivos para los sujetos obligados, que
contribuyan a la organización y conservación homogénea de sus archivos, en el marco
de las directrices del Consejo Estatal.
Atribuciones del presiente
Artículo 70. El presidente tiene las atribuciones siguientes:
I. Participar en el Consejo Nacional, y en los órganos administrativos que se conformen
para coadyuvar con el cumplimiento de los acuerdos, recomendaciones y
determinaciones que emita el Consejo Estatal y el Consejo Nacional;
II. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación para el cumplimiento
de los fines del sistema estatal y demás instrumentos jurídicos que se deriven de los
mismos;
III. Intercambiar con otros estados y con organismos nacionales e internacionales,
conocimientos, experiencias y cooperación técnica y científica para fortalecer a los
archivos;
IV. Participar en cumbres, foros, conferencias, paneles, eventos y demás reuniones de
carácter estatal, nacional e internacional, que coadyuven al cumplimiento de esta Ley,
así como de los acuerdos, recomendaciones y determinaciones emitidos por el Consejo
Estatal;
V. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados;
VI. Publicar en su portal electrónico las determinaciones y resoluciones generales del
Consejo Estatal; y
VII. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones aplicables.
Comisiones
Artículo 71. El Consejo Estatal, para el cumplimiento de sus atribuciones, podrá crear
comisiones de carácter permanente o temporal, que se organizarán de conformidad con lo
dispuesto en su reglamento.
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Dichas comisiones podrán contar con la asesoría de expertos y usuarios de los archivos
históricos, así como miembros de las organizaciones de la sociedad civil.
Los miembros de las comisiones no recibirán emolumento, ni remuneración alguna por
su participación en las mismas.
Determinaciones del Consejo Nacional
Artículo 72. El Consejo Estatal adoptará, en el ámbito de su respectiva competencia,
las determinaciones del Consejo Nacional, dentro de los plazos que éste establezca y publicará
en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, las disposiciones que sean
necesarias para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley General de Archivos, en esta Ley y
demás normativa que resulte aplicable.
Capítulo III
Archivos privados de interés público
Archivos privados de interés público
Artículo 73. Las personas físicas y morales, propietarios o poseedores de documentos
o archivos considerados de interés público, deberán garantizar su conservación, preservación
y acceso, en términos de la Ley General de Archivos.
Los particulares podrán solicitar al Archivo General del Estado asistencia técnica en
materia de gestión documental y administración de archivos.
Coordinación
Artículo 74. Las autoridades estatales y municipales deberán coadyuvar con el Archivo
General del Estado, en un marco de respeto de sus atribuciones, para promover acciones
coordinadas que tengan como finalidad el cumplimiento de las obligaciones de conservación,
preservación y acceso público de los archivos privados de interés público en posesión de
particulares.
Convenio con el Archivo General para la
obtención de copia de documentos o archivos de interés público
Artículo 75. El Archivo General del Estado podrá convenir las bases, procedimientos,
condiciones y garantías para solicitar al Archivo General una copia de la versión facsimilar o
digital de los documentos o archivos cuyo contenido los hace de interés público por la
importancia que tienen para el conocimiento de la historia que se encuentren en posesión de
particulares.
Enajenación de acervo o archivos privados de interés público
Artículo 76. Los sujetos obligados que tengan conocimiento de la enajenación por
venta de un acervo o archivos, propiedad de un particular, que sean patrimonio cultural del
Estado, de interés público, o de documentos considerados como monumentos históricos
conforme a Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos,
deberán avisar por escrito, en los términos de la legislación de la materia, a la autoridad
municipal, estatal o federal que corresponda.
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Capítulo IV
Presupuestación
Presupuestación para los archivos
Artículo 77. Los sujetos obligados tendrán que incluir en su presupuesto de egresos
una partida para el funcionamiento del sistema institucional, cuya finalidad será promover la
capacitación, equipamiento y sistematización de los archivos en poder de los sujetos obligados.
TÍTULO QUINTO
PATRIMONIO DOCUMENTAL Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
Capítulo I
Patrimonio documental
Naturaleza
Artículo 78. Sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 84 de la Ley General de
Archivos, los documentos que se consideren patrimonio cultural del Estado son propiedad
estatal, de dominio e interés público y, por lo tanto, inalienable, imprescriptible, inembargable
y no están sujetos a ningún gravamen o afectación de dominio al ser bienes muebles con la
categoría de bien patrimonial documental, en los términos de las disposiciones aplicables en la
materia.
(REFORMADO, P.O. 22 DICIEMBRE 2022)
Conformación
Artículo 79. Los sujetos obligados deberán determinar los documentos que constituyen
su patrimonio documental.
Protección
Artículo 80. La protección que la Ley General de Archivos otorga al patrimonio
documental de la Nación se hará extensiva a los documentos que tengan la categoría de
patrimonio documental del Estado de Guanajuato, siempre y cuando cumplan con la normativa
que corresponda.
Declaratorias de patrimonio documental
Artículo 81. El Ejecutivo Estatal y los organismos autónomos constitucionales, a través
del Archivo General del Estado, podrán emitir declaratorias de patrimonio documental del
Estado, las cuales se publicarán en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato.
Carácter de bienes muebles de los
documentos de archivo con valor histórico y cultural
Artículo 82. Todos los documentos de archivo con valor histórico y cultural son bienes
muebles y formarán parte del patrimonio documental de la Estado.
Protección del patrimonio documental
Artículo 83. Para los efectos de la protección del patrimonio documental del Estado,
los sujetos obligados deberán:
I. Establecer mecanismos para que el público en general pueda acceder a la información
contenida en los documentos que son patrimonio documental del Estado;
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II. Conservar el patrimonio documental del Estado;
III. Verificar que los usuarios de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio
documental del Estado que posean, cumplancon (SIC PO 13-07-2020) las disposiciones
tendientes a la conservación de los documentos; y
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del incumplimiento a las
disposiciones jurídicas aplicables.
Autorización para salida del archivo histórico
de documentos de interés público y patrimonio documental
Artículo 84. Será necesario contar con la autorización del Archivo General del Estado
para la salida del archivo histórico de los documentos de interés público y aquéllos que sean
considerados patrimonio documental del Estado, los cuales únicamente podrán salir para fines
de difusión, intercambio científico, artístico, cultural o por motivo de restauración que no pueda
realizarse en el Estado.
Para los casos previstos en el párrafo anterior, será necesario contar con el seguro que
corresponda, expedido por la institución autorizada; y contar con un adecuado embalaje y
resguardo de conformidad con la normativa.
Comodato
Artículo 85. El Archivo General del Estado podrá recibir documentos de archivo de los
sujetos obligados en comodato para su estabilización.
Mecanismos de coordinación en caso de peligro de destrucción,
desaparición o pérdida de documentos privados de interés público
Artículo 86. En los casos en que el Archivo General del Estado considere que los
archivos privados de interés público se encuentren en peligro de destrucción, desaparición o
pérdida, deberá establecer mecanismos de coordinación con el Archivo General, a fin de
mantener comunicación y determinar la normatividad aplicable.
Expropiación de archivos privados de interés público
Artículo 87. En el caso de que los archivos privados de interés público sean objeto de
expropiación, el Archivo General del Estado designará un representante para que forme parte
del Consejo Estatal que emitirá una opinión técnica para determinar la procedencia de la
expropiación conforme a lo previsto en el artículo 92 de la Ley General de Archivos.
Coordinación para la conservación de archivos en caso de peligro
Artículo 88. El Archivo General del Estado podrá coordinarse con los sujetos obligados,
para la realización de las acciones conducentes a la conservación de los archivos, cuando la
documentación o actividad archivística de alguna región del Estado esté en peligro o haya
resultado afectada por fenómenos naturales o cualquiera de otra índole, que pudieran dañarlos
o destruirlos.
Capítulo II
Patrimonio documental del Estado
en posesión de particulares
Custodia de documentos
Artículo 89. Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado, podrán custodiarlos, siempre y cuando apliquen las medidas
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técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para la conservación y divulgación de los
archivos, conforme a los criterios que emita el Archivo General del Estado, el Consejo Estatal
y, en su caso, el Archivo General y el Consejo Nacional, en términos de la Ley General de
Archivos, esta Ley y la demás normativa aplicable.
Restauración
Artículo 90. Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado podrán restaurarlos, previa autorización y bajo la
supervisión del Archivo General del Estado y, en su caso, del Consejo Estatal, en términos de
la normativa aplicable.
Recuperación
Artículo 91. El Archivo General del Estado coadyuvará con el Archivo General cuando
se trate de recuperar la posesión del documento de archivo que constituya patrimonio
documental de la Nación, cuando se actualice el supuesto contemplado en el artículo 97 de la
Ley General de Archivos.
Visitas de verificación
Artículo 92. Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo, el
Archivo General del Estado podrá efectuar visitas de verificación, en los términos establecidos
en las disposiciones aplicables.
Capítulo III
Capacitación y cultura archivística
Capacitación
Artículo 93. Los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las
competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas
de archivo.
Acuerdos y convenios para servicios de capacitación
Artículo 94. Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o
privados, para recibir servicios de capacitación en materia de archivos.
Obligaciones de las autoridades
Artículo 95. Las autoridades estatales y municipales, en el ámbito de sus atribuciones
y en su organización interna, deberán:
I. Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental del Estado y de la Nación;
II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia, capacitación, investigación,
publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión;
III. Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la actividad
archivística y sus beneficios sociales; y
IV. Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los
sectores público, social, privado y académico.
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Obligaciones de los usuarios
Artículo 96. Los usuarios de los archivos deberán respetar las disposiciones legales
para la consulta y conservación de los documentos.
(SE ADICIONA UN TÍTULO SEXTO DENOMINADO ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, INTEGRADO
DE SIETE CAPÍTULOS Y LOS ARTÍCULOS 96-1, 96-2, 96-3, 96-4, 96-5, 96-6, 96-7, 96-8, 96-9, 96-10 Y
96-11, P.O. 22 DICIEMBRE 2022)
TÍTULO SEXTO
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
Capítulo I
Organización y funcionamiento
Naturaleza Jurídica y objeto
Artículo 96-1. Se constituye el Archivo General del Estado como un organismo
descentralizado no sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía
técnica y de gestión, especializado en materia de archivos, que tiene por objeto promover la
administración homogénea de los archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio
documental del estado, con el fin de salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo plazo,
así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.
Atribuciones
Artículo 96-2. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado tiene
las siguientes atribuciones:
I. Fungir, mediante su titular, como presidente del Consejo Estatal;
II. Organizar, conservar y difundir el acervo documental, gráfico, bibliográfico y
hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas y las disposiciones
jurídicas aplicables;
III. Difundir y proyectar el derecho a la memoria del Estado, en coordinación con los sujetos
obligados;
IV. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales de
cada fondo en su acervo;
V. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados, en materia archivística;
VI. Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivístico de los
sujetos obligados del Poder Ejecutivo;
VII. Emitir el dictamen de baja documental o de transferencia secundaria para los sujetos
obligados del Poder Ejecutivo, los cuales se considerarán de carácter histórico;
VIII. Autorizar, recibir y resguardar las transferencias secundarias de los documentos de
archivo con valor histórico producidos por el Poder Ejecutivo;
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IX. Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos de archivo con valor
histórico de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo;
X. Recibir transferencias de documentos de archivo con valor histórico de sujetos
obligados distintos al Poder Ejecutivo;
XI. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que posean documentos
y soliciten sean incorporados de manera voluntaria a acervos del Archivo General;
XII. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los
documentos;
XIII. Proveer, cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
acceder a ellos directamente, su conservación y restauración que permita su posterior
reproducción que no afecte la integridad del documento;
XIV. Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización, conservación y difusión del
patrimonio documental que resguarda;
XV. Emitir dictámenes técnicos sobre archivos en peligro de destrucción o pérdida, y las
medidas necesarias para su rescate;
XVI. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones
gubernamentales y privadas;
XVII. Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su acervo, así
como para promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del
patrimonio documental de la Estado;
XVIII. Diseñar e implementar programas de capacitación en materia de archivos;
XIX. Promover la incorporación de la materia archivística en programas educativos de
diversos niveles académicos;
XX. Definir el procedimiento para el acceso a los documentos contenidos en sus archivos
históricos;
XXI. Custodiar el patrimonio documental del Estado de su acervo;
XXII. Realizar la declaratoria de patrimonio documental del Estado;
XXIII. Realizar la declaratoria de interés público respecto de documentos o archivos privados;
XXIV. Coadyuvar con las autoridades competentes en la recuperación y, en su caso,
incorporación a sus acervos de archivos que tengan valor histórico;
XXV. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de autenticidad
de los documentos existentes en sus acervos;
XXVI. Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al público
usuario;
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XXVII. Brindar asesoría técnica sobre gestión documental y administración de archivos;
XXVIII. Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos, archivónomos y archivistas, a
través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones
educativas públicas o privadas, nacionales o extranjeras;
XXIX. Proporcionar los servicios complementarios que determinen las disposiciones
reglamentarias y demás disposiciones jurídicas aplicables;
XXX. Suscribir convenios en materia archivística, en coordinación con las autoridades
competentes en la materia;
XXXI. Coordinar acciones con las instancias competentes a fin de prevenir y combatir el
tráfico ilícito del patrimonio documental del Estado;
XXXII. Organizar y participar en eventos en la materia; y
XXXIII. Las demás establecidas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Integración
Artículo 96-3. Para la realización de sus atribuciones, objetivos y fines, el Archivo
General del Estado contará como mínimo con los siguientes órganos:
I. Órgano de Gobierno;
II. Dirección General;
III. Consejo Técnico y Científico Archivístico; y
IV. Órgano Interno de Control.
El Consejo Técnico y Científico Archivístico operará conforme a los lineamientos
emitidos para tal efecto por el Órgano de Gobierno.
Capítulo II
Órgano de Gobierno
Atribuciones
Artículo 96-4. El Órgano de Gobierno es el cuerpo colegiado de administración del
Archivo General del Estado que, además de lo previsto en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
del Estado, tendrá las siguientes atribuciones:
I. Evaluar la operación administrativa, así como el cumplimiento de los objetivos y metas
del Archivo General del Estado;
II. Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico y Científico
Archivístico; y
III. Las demás previstas en otras disposiciones jurídicas.
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Integración
Artículo 96-5. El Órgano de Gobierno estará conformado por los siguientes
integrantes propietarios:
I. La Secretaría de Gobierno, quien lo presidirá;
II. La Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración;
III. La Secretaría de Educación;
IV. El Instituto Estatal de la Cultura;
V. La Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas; y
VI. El Instituto de Innovación, Ciencia y Emprendimiento para la Competitividad para el
Estado de Guanajuato.
Los integrantes del Órgano de Gobierno deberán tener, por lo menos, nivel de
Subsecretario o su equivalente. Por cada miembro propietario habrá un suplente que deberá
tener nivel, por lo menos, de director general o su equivalente.
La presidencia o a propuesta de alguno de los integrantes del Órgano de Gobierno,
podrá invitar a las sesiones a representantes de todo tipo de instituciones públicas o privadas,
quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
Los integrantes del Órgano de Gobierno no obtendrán remuneración, compensación o
emolumento por su participación.
Capítulo III
Director General
Atribuciones
Artículo 96-6. El Director General, además de las previstas en Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, tendrá las siguientes atribuciones:
I. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla con las disposiciones
legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los programas y
presupuestos aprobados;
II. Proponer al Órgano de Gobierno las medidas necesarias para el funcionamiento del
Archivo General del Estado;
III. Proponer al Órgano de Gobierno el proyecto de Reglamento Interior;
IV. Nombrar y remover a los servidores públicos del Archivo General del Estado, cuyo
nombramiento no corresponda al Órgano de Gobierno; y
V. Las demás previstas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas.
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Nombramiento y remoción
Artículo 96-7. El Director General será nombrado y removido por el Gobernador del
Estado y, durante su gestión, no podrá desempeñar ningún otro empleo, cargo o comisión,
con excepción de aquellos que puede desempeñar en las instituciones docentes, científicas o
de beneficencia, siempre que sean compatibles con sus horarios, responsabilidades y
actividades dentro del Archivo General del Estado.
Capítulo IV
Consejo Técnico y Científico Archivístico
Integración
Artículo 96-8. El Archivo General del Estado contará con un Consejo Técnico y
Científico Archivístico que lo asesorará en las materias históricas, jurídicas, de tecnologías de
la información y las disciplinas afines al quehacer archivístico.
El Consejo Técnico y Científico Archivístico estará formado por trece integrantes
designados por el Consejo Estatal a convocatoria pública del Archivo General del Estado entre
representantes de instituciones de docencia, investigación o preservación de archivos,
académicos y expertos destacados. Operará conforme a los lineamientos aprobados por el
Consejo Estatal.
Los integrantes del Consejo Estatal no obtendrán remuneración, compensación o
emolumento por su participación.
Capítulo V
Órgano Interno de Control
Control y vigilancia
Artículo 96-9. El control y vigilancia del Archivo General del Estado estará a cargo del
Órgano Interno de Control, conforme a las disposiciones jurídicas correspondientes.
Capítulo VI
Patrimonio del Archivo General del Estado
Integración del patrimonio
Artículo 96-10.- El patrimonio del Archivo General del Estado se integrará con:
I. Los recursos que le sean asignados anualmente conforme al Presupuesto General de
Egresos del Estado correspondiente;
II. Los derechos y bienes muebles e inmuebles que sean de su dominio y que adquieran
en el futuro;
III. Los subsidios, subvenciones aportaciones, bienes y demás ingresos que las
dependencias y entidades del Gobierno Federal y Estatal le otorguen;
IV. Las aportaciones, donaciones, legados y demás liberalidades que reciba de personas
físicas o morales;
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V. Los rendimientos, recuperaciones, bienes, derechos y demás ingresos que le generen
sus inversiones, bienes y operaciones;
VI. Las concesiones, permisos, licencias y autorizaciones que se le otorguen conforme a la
Ley; y
VII. Los demás bienes, derechos e ingresos que obtenga por cualquier título jurídico.
Capítulo VII
Relaciones laborales
Regulación laboral
Artículo 96-11. Las relaciones laborales entre el Archivo General del Estado y sus
trabajadores deben sujetarse a lo dispuesto en el Apartado B del artículo 123 de la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y las demás disposiciones jurídicas
aplicables.
TITULO SEPTIMO
INFRACCIONES Y SANCIONES
Capítulo único
Infracciones y sanciones
Infracciones
Artículo 97. Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos
de los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que estén previstas o autorizadas
en las disposiciones aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente, sin causa legítima conforme a las facultades correspondientes, y de
manera indebida, documentos de archivo de los sujetos obligados;
V. Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al
separarse de un empleo, cargo o comisión;
(FRACCIÓN REFORMADA, PO.O 22 DICIEMBRE 2022)
VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja
documental, así como el acta que se levante en caso de documentación siniestrada en
los portales electrónicos; y;
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y demás
disposiciones aplicables que de ellos deriven.
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
H. CONGRESO DEL ESTADO DE GUANAJUATO Expidió: LXIV Legislatura
Secretaria General Publicada: P.O. Núm. 139, Segunda Parte, 13-07-2020
Instituto de Investigaciones Legislativas Reforma: P.O. Número 254, 2ª Parte, 22-12-2022
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Sanciones a servidores públicos
Artículo 98. Las infracciones a que se refiere este título derivada del incumplimiento
de las obligaciones establecidas en la presente Ley, cometidas por servidores públicos, serán
sancionadas ante la autoridad competente en términos de la Ley de Responsabilidades
Administrativas para el Estado de Guanajuato.
Sanciones a particulares
Artículo 99. Las infracciones cometidas por personas que no son servidores públicos
serán sancionadas por las autoridades correspondientes.
La autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil quinientas veces el
valor diario de la unidad de medida y actualización e individualizará las sanciones considerando
los siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la infracción; y
III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de
la infracción cometida.
Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya sido
sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Se considera grave el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV y V del artículo 97 de
la Ley; asimismo las infracciones serán graves si son cometidas en contra de documentos que
contengan información relacionada con graves violaciones a derechos humanos.
Responsabilidad civil o penal
Artículo 100. Las sanciones señaladas en esta Ley son aplicables sin perjuicio de la
responsabilidad civil o penal de quienes incurran en ellas.
En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de algún delito, las
autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante el Ministerio Público correspondiente,
coadyuvando en la investigación y aportando todos los elementos probatorios con los que
cuente.
TRANSITORIOS
Artículo Primero. El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente al de su
publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato.
Artículo Segundo. A partir de la entrada en la presente Ley, se abroga la Ley de
Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, publicada en el Periódico oficial
número 96, Tercera Parte, de fecha 15 de junio de 2007.
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Artículo Tercero. En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se
continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la materia,
en lo que no se oponga a la presente Ley.
Artículo Cuarto. Los sujetos obligados deberán realizar las previsiones y adecuaciones
presupuestales necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en esta Ley.
Artículo Quinto. La Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración, en el ámbito
de sus atribuciones deberá realizar las previsiones y adecuaciones presupuestarias para que el
Archivo General del Estado, como ente rector estatal, cuente con los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos para el cumplimiento de la presente Ley.
Artículo Sexto. El Consejo Estatal deberá integrarse dentro de tres meses a partir de
la entrada en vigor de la presente Ley y elaborar su reglamento en los tres meses
subsecuentes.
Artículo Séptimo. Los sujetos obligados deberán implementar su sistema institucional,
dentro de los seis meses posteriores a la entrada en vigor de la presente Ley.
Artículo Octavo. Aquellos documentos que se encuentren en los archivos de
concentración y que antes de la entrada en vigor de la presente Ley no han sido organizados
y valorados, se les deberá aplicar estos procesos técnicos archivísticos, con el objetivo de
identificar el contenido y carácter de la información y determinar su disposición documental.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico del sujeto obligado.
Artículo Noveno. Los documentos transferidos a un archivo histórico o a los archivos
generales, antes de la entrada en vigor de la Ley, permanecerán en dichos archivos y deberán
ser identificados, ordenados, descritos y clasificados archivísticamente, con el objetivo de
identificar el contenido y carácter de la información, así como para promover el uso y difusión
favoreciendo la divulgación e investigación.
Aquellos sujetos obligados que cuenten con archivos históricos deberán prever en el
programa anual el establecimiento de acciones tendientes a identificar, ordenar, describir y
clasificar archivísticamente, los documentos que les hayan sido transferidos antes de la entrada
en vigor de la Ley.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico del sujeto obligado.
Artículo Décimo. Las disposiciones reglamentarias derivadas de esta Ley deberán ser
expedidas por el Poder Ejecutivo en un plazo no mayor a ciento ochenta días naturales,
contados a partir de la entrada en vigor del presente Decreto.
Artículo Undécimo. En un plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor de
la presente Ley, los sujetos obligados deberán establecer programas de capacitación en materia
de gestión documental y administración de archivos.
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LO TENDRÁ ENTENDIDO EL CIUDADANO GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL
ESTADO Y DISPONDRÁ QUE SE IMPRIMA, PUBLIQUE, CIRCULE Y SE LE DÉ EL DEBIDO
CUMPLIMIENTO. GUANAJUATO, GTO., 16 DE JUNIO DE 2020.- MARTHA ISABEL
DELGADO ZÁRATE.- DIPUTADA PRESIDENTA.- ARMANDO RANGEL HERNÁNDEZ.-
DIPUTADO VICEPRESIDENTE.- MA. GUADALUPE GUERRERO MORENO.- DIPUTADA
SECRETARIA.- MARIA MAGDALENA ROSALES CRUZ.- DIPUTADA SECRETARIA.-
RÚBRICAS.
Por lo tanto, mando se imprima, publique, circule y se le dé el debido cumplimiento.
Dado en la residencia del Poder Ejecutivo, en la ciudad de Guanajuato, Gto., a 16 de
junio de 2020.
GOBERNADOR DEL ESTADO
DIEGO SINHUE RODRÍGUEZ VALLEJO
EL SECRETARIO DE GOBIERNO
LUIS ERNESTO AYALA TORRES
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P.O. 22 DICIEMBRE 2022
Artículo Primero. El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente al de su
publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato.
Artículo Segundo. El Ejecutivo del Estado y demás sujetos obligados, deberán emitir
las adecuaciones reglamentarias y normativas para ajustarlas a lo dispuesto por el presente
decreto, dentro del plazo de noventa días.
En el mismo plazo, la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración y demás
dependencias que conforme a sus atribuciones deban intervenir, llevarán a cabo las gestiones
necesarias para que se autorice la estructura orgánica y funcional del Archivo General del
Estado, y se efectúen las previsiones y adecuaciones presupuestarias y financieras, para su
adecuada operación.
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