<![CDATA[Secretaría de Asuntos Parlamentarios
LEY DE ARCHIVOS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS
LIBRO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
HOMOGÉNEA DE LOS ARCHIVOS
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
DEL OBJETO Y DE LA APLICACIÓN DE LA LEY
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en el Estado de
México, y tiene por objeto establecer la organización, conservación, administración y
preservación homogénea de los Archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad,
órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos,
partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física,
jurídica colectiva o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad del Estado de México y municipios. Así como determinar las bases de organización
y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso
público de Archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica
estatal.
Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de
sistemas de Archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad
y localización expedita, de los Documentos de Archivo que poseen los Sujetos Obligados,
contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión
gubernamental y el avance institucional;
II. Regular la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de los
Sujetos Obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios
electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los
recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido sea de interés público;
III. Promover el uso y difusión de los Archivos producidos por los Sujetos Obligados, para
favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional
del Estado México y sus municipios;
IV. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la
administración de los Archivos por los Sujetos Obligados;
V. Promover la cultura de la calidad en los Archivos mediante la adopción de buenas
prácticas estatales y municipales;
VI. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con las
disposiciones jurídicas aplicables;
VII. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del Patrimonio
Documental del Estado de México y sus municipios;
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VIII. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los Archivos en el Estado de México y sus
municipios, y
IX. Establecer la competencia, operación y funcionamiento del Archivo General del Estado,
en materia de Archivos y administración de documentos.
Artículo 3. La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a la Ley General de
Archivos y a la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, privilegiando el
respeto irrestricto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más
amplia a las personas y al interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera supletoria la Ley
de Responsabilidades Administrativas del Estado de México, el Código de Procedimientos
Administrativos del Estado de México y el Código de Procedimientos Civiles del Estado de
México.
La interpretación de esta Ley corresponde al Consejo Estatal de Archivos y Administración de
Documentos.
Artículo 4. Además de las definiciones previstas en la Ley General, para los efectos de esta
Ley se entenderá por:
I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los Sujetos Obligados en el
ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar que
se resguarden;
II. Actividad Archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar,
conservar y difundir Documentos de Archivo;
III. Administración de Archivos: Al conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y
del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los Archivos;
IV. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los Sujetos
Obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte,
espacio o lugar que se resguarden;
V. Archivo de Concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o
unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él, hasta su
Disposición Documental;
VI. Archivo de Trámite: Al integrado por Documentos de Archivo de uso cotidiano y necesario
para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los Sujetos Obligados;
VII. Archivo General: Al Archivo General de la Nación;
VIII. Archivo General del Estado: Al Archivo General del Estado de México;
IX. Archivo Histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de
relevancia para la memoria estatal o municipal de carácter público;
X. Archivos Privados de Interés Público: Al conjunto de documentos de interés público,
histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o
ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos ámbitos de gobierno;
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XI. Área Coordinadora de Archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el
cumplimiento de las disposiciones en materia de Gestión Documental y Administración de
Archivos, así como de coordinar las Áreas Operativas del Sistema Institucional de cada
Sujeto Obligado;
XII. Áreas Operativas: A las que integran el Sistema Institucional de Archivos, las cuales son
la unidad de correspondencia, Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y, en su caso,
Histórico;
XIII. Baja Documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su
vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea
valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;
XIV. Catálogo de Disposición Documental: Al registro general y sistemático que establece los
valores documentales, la Vigencia Documental, los plazos de conservación y la Disposición
Documental;
XV. Ciclo Vital: A las etapas por las que atraviesan los Documentos de Archivo desde su
producción o recepción hasta su Baja Documental o Transferencia a un Archivo Histórico;
XVI. Consejo Estatal: Al Consejo Estatal de Archivos y Administración de Documentos;
XVII. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;
XVIII. Conservación de Archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación
de los documentos digitales a largo plazo;
XIX. Consulta de Documentos: A las actividades relacionadas con la implantación de
controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho
que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;
XX. Cuadro General de Clasificación Archivística: Al instrumento técnico que refleja la
estructura de un Archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Sujeto Obligado;
XXI. Datos Abiertos: A los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y
pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;
XXII. Director General: A la persona titular del Archivo General del Estado;
XXIII. Disposición Documental: A la selección sistemática de los Expedientes de los Archivos
de Trámite o Concentración cuya Vigencia Documental o uso ha prescrito, con el fin de
realizar Transferencias ordenadas o Bajas Documentales;
XXIV. Documento de Archivo: Al documento que registra cualquier hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable, producido, recibido y utilizado por cualquier Sujeto
Obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de
su Soporte Documental;
XXV. Documentos Históricos: A los que se preservan permanentemente porque poseen
valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que, por
ello, forman parte íntegra de la memoria colectiva del Estado de México y sus municipios,
siendo fundamentales para el conocimiento de la historia estatal y municipal;
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XXVI. Entes Públicos: A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales
autónomos, las Dependencias y Organismos Auxiliares de la Administración Pública Estatal, y
municipal, y, los órganos jurisdiccionales que no formen parte del Poder Judicial, así como
cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y órganos públicos
citados del Estado de México y sus municipios;
XXVII. Estabilización: Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración
de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de
documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;
XXVIII. Expediente: A la unidad documental compuesta por Documentos de Archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los Sujetos Obligados;
XXIX. Ficha Técnica de Valoración Documental: Al instrumento que permite identificar,
analizar y establecer el contexto y Valoración Documental de la Serie;
XXX. Firma Electrónica Avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite la
identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo
control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se
refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual
produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;
XXXI. Fondo Documental: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un
Sujeto Obligado que se identifica con el nombre de este último;
XXXII. Gestión Documental: Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su
Ciclo Vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso,
consulta, Valoración Documental y conservación;
XXXIII. Grupo Interdisciplinario: Al conjunto de personas que deberá estar integrado por la
persona titular del Área Coordinadora de Archivos; la unidad de transparencia; las personas
titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora regulatoria, órganos
internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como a
la persona responsable del Archivo Histórico, con la finalidad de coadyuvar con las áreas o
unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los
valores documentales, vigencias, plazos de conservación y Disposición Documental durante
el proceso de elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración Documental;
XXXIV. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de información de compartir datos y
posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXV. Instrumentos de Control Archivístico: A los instrumentos técnicos que propician la
organización, control y conservación de los Documentos de Archivo a lo largo de su Ciclo
Vital, que son el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición
Documental;
XXXVI. Instrumentos de Consulta Archivística: A los instrumentos que describen las Series,
Expedientes o Documentos de Archivo y que permiten la localización, Transferencia o Baja
Documental;
XXXVII. Inventarios Documentales: A los Instrumentos de Consulta Archivística que describen
las Series documentales y Expedientes de un Archivo y que permiten su localización
(inventario general), para las Transferencias (inventario de Transferencia) o para la Baja
Documental (inventario de Baja Documental);
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XXXVIII. Ley: A la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y
Municipios;
XXXIX. Ley General: A la Ley General de Archivos;
XL. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los
Documentos de Archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para
identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;
XLI. Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito
de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las operaciones
intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia,
origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas
actividades que se desarrollan para la ubicación física de los Expedientes;
XLII. Patrimonio Documental del Estado de México: A los documentos que, por su naturaleza,
no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado de México y sus municipios, así
como de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; además de
transmitir y heredar información significativa de la vida intelectual, social, política,
económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo aquéllos que hayan
pertenecido o pertenezcan a los Archivos de los órganos estatales y municipales, casas
culturales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil;
XLIII. Registro Estatal: Al Registro de Archivos del Estado de México y Municipios;
XLIV. Sección: A cada una de las divisiones del Fondo Documental basada en las atribuciones
de cada Sujeto Obligado de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables;
XLV. Serie: A la división de una Sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en Expedientes de
acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico;
XLVI. Sistema Estatal: Al Sistema Estatal de Archivos;
XLVII. Sistema Institucional: A los sistemas institucionales de Archivos de cada Sujeto
Obligado;
XLVIII. Sistema Nacional: Al Sistema Nacional de Archivos;
XLIX. Soporte Documental: Al medio en el cual se contiene la información, pudiendo ser
papel, material audiovisual, fotográfico, fílmico, digital, electrónico, sonoro o visual, entre
otros;
L. Subserie: A la división de la Serie documental;
LI. Sujetos Obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes
Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos estatales y municipales; así como del gobierno y de la administración pública
municipal y sus organismos auxiliares; cualquier persona física, jurídica colectiva o sindicato
que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de los ámbitos estatal y
municipal, que deba cumplir con las obligaciones previstas en la presente Ley, y las
personas físicas o jurídicas colectivas que cuenten con Archivos Privados de Interés Público;
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LII. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de Expedientes de consulta
esporádica de un Archivo de Trámite a uno de Concentración y de Expedientes que deben
conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico;
LIII Transferencia Primaria: A la Transferencia del Archivo de Trámite al Archivo de
Concentración;
LIV Transferencia Secundaria: A la Transferencia del Archivo de Concentración al Archivo
Histórico;
LV. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la
Gestión Documental y Administración de Archivos, identificar el acceso y la modificación de
documentos electrónicos;
LVI. Valoración Documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los
valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les
confiere características específicas en los Archivos de Trámite o Concentración, o
evidenciales, testimoniales e informativos para los Documentos Históricos, con la finalidad
de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así
como para la Disposición Documental, y
LVII. Vigencia Documental: Al periodo durante el cual un Documento de Archivo mantiene
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 5. Los Sujetos Obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes
principios:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y
tecnológica, para la adecuada preservación de los Documentos de Archivo;
II. Procedencia: Conservar el origen de cada Fondo Documental producido por los Sujetos
Obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las
Series documentales en el desarrollo de su actividad institucional;
III. Integridad: Garantizar que los Documentos de Archivo sean completos y veraces para
reflejar con exactitud la información contenida;
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los
Documentos de Archivo, y
V. Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los Archivos de acuerdo con esta Ley y
las disposiciones jurídicas aplicables.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Artículo 6. Toda la información contenida en los Documentos de Archivo producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los Sujetos Obligados, será pública y
accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en
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materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos
personales.
Los Sujetos Obligados deberán garantizar la organización, conservación y preservación de
los Archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información
contenida en los Archivos, así como fomentar el conocimiento del Patrimonio Documental del
Estado de México y Municipios.
Artículo 7. Los Sujetos Obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los
Documentos de Archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas
aplicables.
Artículo 8. Los Documentos de Archivo producidos en los términos del artículo anterior, son
considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 9. Los documentos públicos de los Sujetos Obligados tendrán un doble carácter:
son bienes Estatales con la categoría de bienes del dominio público, de acuerdo con la Ley
de Bienes del Estado de México y de sus Municipios; y son Monumentos históricos con la
categoría de bien patrimonial documental en los términos de la Ley Federal sobre
Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos y de las disposiciones jurídicas
aplicables.
CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
Artículo 10. Cada Sujeto Obligado es responsable de organizar y conservar sus Archivos; de
la operación de su Sistema Institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley; así
como por las determinaciones que emita el Consejo Estatal, según corresponda; y deberán
garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen Documentos de Archivo y la información a
su cargo.
La persona servidora pública que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la
entrega de los Archivos a quien la sustituya, debiendo estar organizados y descritos de
conformidad con los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos que identifiquen la
función que les dio origen en los términos de esta Ley.
Artículo 11. Los Sujetos Obligados deberán:
I. Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los Documentos de Archivo que
produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus
facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia
archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables;
II. Establecer un Sistema Institucional para la administración de sus Archivos y llevar a cabo
los procesos de Gestión Documental;
III. Integrar los documentos en Expedientes;
IV. Inscribir en el Registro Estatal, la existencia y ubicación de Archivos bajo su resguardo;
V. Conformar un Grupo Interdisciplinario en términos de las disposiciones reglamentarias de
la presente Ley, que coadyuve en la Valoración Documental;
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VI. Dotar a los Documentos de Archivo de los elementos de identificación necesarios para
asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus Archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la Gestión Documental y
Administración de Archivos;
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los Documentos de Archivo;
X. Resguardar los documentos contenidos en sus Archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los
Documentos de Archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su
almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de
conformidad con la Ley General, la Ley de Gobierno Digital del Estado de México y
Municipios, la presente Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables, y
XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones jurídicas
aplicables.
Los fideicomisos públicos simples y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica,
así como cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de
autoridad del Estado de México y los municipios, estarán obligados a cumplir con las
disposiciones de las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
Los Sujetos Obligados deberán conservar y preservar los Archivos relativos a violaciones
graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a los
mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información
pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido declarados como
históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Artículo 12. Los Sujetos Obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus
Archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de Gestión
Documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, Valoración
Documental, Disposición Documental y conservación, en los términos que establezcan el
Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Los órganos internos de control o sus equivalentes en cada Sujeto Obligado, vigilarán el
estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán
auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Artículo 13. Los Sujetos Obligados deberán contar con los Instrumentos de Control y
Consulta Archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados
y disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro General de Clasificación Archivística;
II. Catálogo de Disposición Documental, y
III. Inventarios Documentales.
La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística atenderá los niveles de Fondo
Documental, Sección y Serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles
intermedios, los cuales serán identificados mediante una clave alfanumérica.
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Artículo 14. Además de los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos, los Sujetos
Obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de Archivo Documental y
el Índice de Expedientes Clasificados como reservados a que hace referencia la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, y demás
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 15. Los Sujetos Obligados que son Entes Públicos del ámbito estatal y municipal
podrán donar al Consejo Editorial de la Administración Pública Estatal o a instancias públicas
estatales que así lo requieran, para fines de reciclaje y sin carga alguna, el desecho de papel
derivado de las bajas documentales en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 16. La responsabilidad de preservar íntegramente los Documentos de Archivo,
tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen
funcionamiento del Sistema Institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada Sujeto
Obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 17. Las personas servidoras públicas que deban elaborar un acta de entrega-
recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones
jurídicas aplicables, deberán entregar los Archivos que se encuentren bajo su custodia, así
como los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos actualizados, señalando los
documentos con posible valor histórico de acuerdo con el Catálogo de Disposición
Documental.
Artículo 18. En caso de que algún Sujeto Obligado, área o unidad de éste, se fusione,
extinga o cambie de adscripción, la persona responsable de los referidos procesos de
transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los Documentos de Archivo y
los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos sean trasladados a los Archivos que
correspondan, de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En
ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los Instrumentos de Control y Consulta
Archivísticos.
Las leyes, decretos, acuerdos o los instrumentos jurídicos estatales o municipales en que se
sustenten los procesos de transformación, deberán prever el tratamiento que se dará a los
Archivos e Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos de los Sujetos Obligados en el
ámbito local y municipal, en los supuestos previstos en el primer párrafo del presente
artículo.
Artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de un Sujeto Obligado, u órganos o
unidades administrativas de éste, será obligación del liquidador transferir los Acervos
documentales al Archivo de Concentración, Archivo Histórico o a la unidad administrativa
que corresponda, con los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos propios del Fondo
Documental. Los órganos, unidades administrativas y entidades de la Administración Pública
Estatal deberán remitir una copia de los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos al
Archivo General del Estado.
El instrumento jurídico por el que se determine el cambio de adscripción, división o
desaparición de un órgano o unidad administrativa, o la liquidación, disolución, extinción,
fusión, enajenación o Transferencia de éstos, deberá señalar la instancia a la que habrán de
transferirse sus Archivos.
CAPÍTULO IV
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DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 20. El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos,
criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada Sujeto Obligado y
sustenta la Actividad Archivística, de acuerdo con los procesos de Gestión Documental.
Todos los Documentos de Archivo en posesión de los Sujetos Obligados formarán parte del
Sistema Institucional; deberán agruparse en Expedientes de manera lógica y cronológica, y
relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en
ellos, en los términos que establezca el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas
aplicables.
Artículo 21. El Sistema Institucional de cada Sujeto Obligado deberá integrarse por:
I. Un Área Coordinadora de Archivos, y
II. Las Áreas Operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de Trámite, por área o unidad administrativa;
c) Archivo de Concentración, y
d) Archivo Histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del Sujeto
Obligado.
Los Sujetos Obligados podrán contar, además de las Áreas Operativas citadas, con unidades
documentales y auxiliares de la documentación, que por la naturaleza de sus funciones así lo
requieran. Las personas responsables de los Archivos de Trámite serán nombradas por la
persona titular de cada área o unidad administrativa; las personas responsables del Archivo
de Concentración y del Archivo Histórico serán nombradas por la persona titular del Sujeto
Obligado de que se trate.
Las personas responsables de cada área deberán contar preferentemente con licenciatura
en áreas afines, o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada
en materia archivística.
Artículo 22. Los Sujetos Obligados podrán coordinarse para establecer Archivos de
Concentración o Históricos comunes con la denominación de regionales, en los términos que
establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento jurídico que dé origen a la coordinación referida en el párrafo
anterior, deberá identificar a las personas responsables de la Administración de los Archivos.
Los Sujetos Obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de
resguardo del Archivo de Concentración Regional.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
Artículo 23. Los Sujetos Obligados que cuenten con un Sistema Institucional, deberán
elaborar un Programa Anual y publicarlo en su portal electrónico, informativo u homólogo en
los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
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Artículo 24. El Programa Anual contendrá los elementos de planeación, programación y
evaluación para el desarrollo de los Archivos y deberá incluir un enfoque de administración
de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así
como de apertura proactiva de la información, de conformidad con los instrumentos de
planeación correspondientes de carácter estatal y municipal.
Artículo 25. El Programa Anual definirá las prioridades institucionales tomando en
consideración los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma
deberá contener programas de organización y capacitación en Gestión Documental y
Administración de Archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la
información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de
formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los Documentos de Archivos
electrónicos, de conformidad con la presente Ley, la Ley de Gobierno Digital del Estado de
México y Municipios, su Reglamento y las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 26. Los Sujetos Obligados deberán elaborar un informe anual detallando el
cumplimiento del Programa Anual y publicarlo en su portal electrónico, informativo u
homólogo, a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de
dicho programa.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo 27. El Área Coordinadora de Archivos promoverá que las Áreas Operativas lleven a
cabo las acciones de Gestión Documental y Administración de Archivos, de manera conjunta
con las unidades administrativas o áreas competentes de cada Sujeto Obligado.
La persona titular del Área Coordinadora de Archivos deberá tener al menos nivel de Director
General o su equivalente dentro de la estructura orgánica del Sujeto Obligado. La persona
designada deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta Ley.
Artículo 28. El Área Coordinadora de Archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los Archivos de Trámite, los Archivos
de Concentración y en su caso Histórico, los Instrumentos de Control Archivístico previstos
en esta Ley, y demás disposiciones jurídicas aplicables;
II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y
Conservación de Archivos, cuando la especialidad del Sujeto Obligado así lo requiera;
III. Elaborar y someter a consideración de la persona titular del Sujeto Obligado o a quien
ésta designe, el Programa Anual;
IV. Coordinar los procesos de Valoración y Disposición Documental que realicen las Áreas
Operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos
archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las Áreas Operativas;
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los Archivos y dar visto bueno al proceso de
Disposición Documental realizado por las Áreas Operativas;
VII. Elaborar programas de capacitación en Gestión Documental y Administración de
Archivos para las Áreas Operativas con las cuales se coordina;
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VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la
conservación de los Archivos;
IX. Coordinar la operación de los Archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico,
de acuerdo con la normativa aplicable;
X. Autorizar la Transferencia de los Archivos cuando un área o unidad del Sujeto Obligado
sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier
modificación de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables;
XI. Coadyuvar con el área responsable del desarrollo y aplicación de las tecnologías de la
información de cada Sujeto Obligado y con el Archivo General del Estado, en las actividades
destinadas a la automatización y digitalización de los Archivos y a la Gestión Documental de
Archivos electrónicos, de conformidad con esta Ley, la Ley de Gobierno Digital del Estado de
México y Municipios, su Reglamento, y
XII. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 29. Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro,
seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los Expedientes de los
Archivos de Trámite.
Las personas responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; y
las personas titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación de dichas personas para el buen funcionamiento
de los Archivos.
Artículo 30. Cada área o unidad administrativa debe contar con un Archivo de Trámite que
tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los Expedientes que cada área o unidad, produzca, use y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los Expedientes mediante la elaboración de los
Inventarios Documentales;
III. Resguardar los Archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la
legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve
tal carácter;
IV. Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los Instrumentos de
Control Archivístico previstos en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el
Consejo Estatal y el Área Coordinadora de Archivos;
VI. Realizar las Transferencias Primarias, y
VII. Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Las personas responsables de los Archivos de Trámite deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes a su responsabilidad; de no
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ser así, las y los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer
las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen
funcionamiento de sus Archivos.
Artículo 31. Cada Sujeto Obligado debe contar con un Archivo de Concentración, que
tendrá las siguientes funciones:
I. Asegurar y describir los Fondos Documentales bajo su resguardo, así como la consulta de
los Expedientes;
II. Recibir las Transferencias Primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las
unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
III. Conservar los Expedientes hasta cumplir su Vigencia Documental de acuerdo con lo
establecido en el Catálogo de Disposición Documental;
IV. Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los Instrumentos de
Control Archivístico previstos en esta Ley y en sus disposiciones reglamentarias;
V. Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de
Valoración y Disposición Documental;
VI. Promover la Baja Documental de los Expedientes que integran las Series documentales
que hayan cumplido su Vigencia Documental y, en su caso, plazos de conservación y que no
posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
VII. Identificar los Expedientes que integran las Series documentales que hayan cumplido su
Vigencia Documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los
Archivos Históricos de los Sujetos Obligados, según corresponda;
VIII. Integrar a sus respectivos Expedientes, el registro de los procesos de Disposición
Documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de Baja Documental y Transferencia
Secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos
en el Archivo de Concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de
su elaboración;
X. Realizar la Transferencia Secundaria de las Series documentales que hayan cumplido su
Vigencia Documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al Archivo
Histórico del Sujeto Obligado, o al Archivo General del Estado según corresponda, y
XI. Las que establezca el Consejo Estatal, y las disposiciones jurídicas aplicables.
Las personas responsables de los Archivos de Concentración deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes a su responsabilidad; de no
ser así, las personas titulares de los Sujetos Obligados tienen la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación de las personas responsables para el buen
funcionamiento de los Archivos.
Artículo 32. Las unidades administrativas que transfieran sus Expedientes de Trámite
concluido a un Archivo de Concentración seguirán manteniendo la responsabilidad de
proporcionar la información contenida en ellos cuando les sea requerida, en los términos que
establezcan las disposiciones jurídicas aplicables, hasta que concluya su conservación
precaucional, se proceda a su eliminación por carecer de valores secundarios o se disponga
su Transferencia al Archivo Histórico.
13
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Artículo 33. Los Sujetos Obligados podrán contar con un Archivo Histórico que tendrá las
siguientes funciones:
I. Recibir las Transferencias Secundarias y organizar y conservar los Expedientes bajo su
resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el Patrimonio
Documental;
III. Establecer los procedimientos de consulta de los Acervos que resguarda;
IV. Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los Instrumentos de
Control Archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable;
V. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los
Documentos Históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las
tecnológicas de información, de conformidad con la Ley de Gobierno Digital del Estado de
México y Municipios, y su Reglamento para mantenerlos a disposición de los usuarios; y
VI. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Las personas responsables de los Archivos Históricos deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; de no ser así, las
personas titulares del Sujeto Obligado tienen la obligación de establecer las condiciones que
permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los Archivos.
Artículo 34. Los Sujetos Obligados que no cuenten con Archivo Histórico deberán promover
su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir sus documentos con valor
histórico al Archivo General del Estado, o al organismo que determine cada Sujeto Obligado,
de conformidad con las leyes aplicables o los convenios de colaboración que suscriban los
Sujetos Obligados para tal efecto.
Artículo 35. Cuando los Documentos Históricos presenten un deterioro físico que impida su
consulta directa, el Archivo General del Estado, así como los Sujetos Obligados,
proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de
reproducción que no afecte la integridad del documento.
Artículo 36. Los documentos contenidos en los Archivos Históricos son fuentes de acceso
público. Una vez que haya concluido la Vigencia Documental y autorizada la Transferencia
Secundaria a un Archivo Histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o
confidenciales. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la legislación en materia
de transparencia y acceso a la información pública, no podrá clasificarse como reservada
aquella información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o
delitos de lesa humanidad.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la normatividad
en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su conservación permanente por
tener valor histórico, conservarán tal carácter en el Archivo de Concentración, por un plazo
de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido
durante dicho plazo.
14
Artículo 37. El Sujeto Obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación
establecidos en el Catálogo de Disposición Documental y que los mismos no excedan el
tiempo que la normatividad específica, que rija las funciones y atribuciones que el Sujeto
Obligado disponga, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En
ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.
Artículo 38. El Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de
Datos Personales del Estado de México y Municipios, de acuerdo con la legislación en
materia de transparencia y acceso a la información pública, determinarán el procedimiento
para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no
haya sido transferido a un Archivo Histórico y que contenga datos personales sensibles, de
manera excepcional en los siguientes casos:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el Estado de
México y municipios, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información
confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligada por escrito a
no divulgar la información obtenida del Archivo con datos personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda
resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la
información confidencial, y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo autorizado
por el mismo.
Las y los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones de los organismos
garantes a que se refiere el presente artículo, en los términos de las disposiciones jurídicas
de la materia.
Artículo 39. El procedimiento de consulta a los Archivos Históricos facilitará el acceso al
documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte
al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios
Archivos.
Artículo 40. Los responsables de los Archivos Históricos de los Sujetos Obligados adoptarán
medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que
forman parte del Patrimonio Documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de
los Documentos Históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los Documentos Históricos a través de medios
digitales, de conformidad con la Ley de Gobierno Digital del Estado de México y Municipios y
su Reglamento, con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e
informativos de la entidad;
III. Elaborar los Instrumentos de Consulta Archivística que permitan la localización de los
documentos resguardados en los Fondos Documentales y colecciones de los Archivos
Históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el
Patrimonio Documental;
15
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los Archivos a los
estudiantes de diferentes grados educativos, y
VI. Divulgar Instrumentos de Consulta Archivística, boletines informativos y cualquier otro
tipo de publicación de interés, para difundir y brindar acceso a los Archivos Históricos.
CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS
Artículo 41. Además de los procesos de gestión previstos en el artículo 12 de esta Ley, se
deberá contemplar para la Gestión Documental electrónica la incorporación, asignación de
acceso, seguridad, almacenamiento, uso y Trazabilidad, de conformidad con la Ley de
Gobierno Digital del Estado de México y Municipios, su Reglamento y las demás
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 42. Los Sujetos Obligados establecerán en su Programa Anual los procedimientos
para la generación, administración, uso, control y migración de formatos electrónicos, así
como planes de preservación y conservación de largo plazo que contemplen la migración, la
emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los Documentos de
Archivo electrónicos, apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Estatal.
Artículo 43. Los Sujetos Obligados establecerán en el Programa Anual la estrategia de
preservación a largo plazo de los Documentos de Archivo electrónico y las acciones que
garanticen los procesos de Gestión Documental electrónica. Los Documentos de Archivo
electrónicos que pertenezcan a Series documentales con valor histórico se deberán
conservar en sus formatos originales, así como una copia de su representación gráfica o
visual, además de todos los Metadatos descriptivos.
Artículo 44. Los Sujetos Obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y
tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los Documentos de Archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la
Gestión Documental y Administración de Archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo
largo de su Ciclo Vital.
Artículo 45. Los Sujetos Obligados deberán implementar sistemas automatizados para la
Gestión Documental y Administración de Archivos que permitan registrar y controlar los
procesos señalados en el artículo 12 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las
especificaciones que para el efecto se emitan.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de
Documentos de Archivo electrónicos que los Sujetos Obligados desarrollen o adquieran,
deberán cumplir los lineamientos que para el efecto se emitan y con lo previsto por la Ley de
Gobierno Digital del Estado de México y Municipios y su Reglamento.
Artículo 46. El Consejo Estatal emitirá los lineamientos que establezcan las bases para la
creación y uso de sistemas automatizados para la Gestión Documental y Administración de
Archivos, así como de los repositorios electrónicos, observando lo establecido en la Ley
General, Ley de Gobierno Digital del Estado de México y Municipios y su Reglamento.
Artículo 47. Los Sujetos Obligados conservarán los Documentos de Archivo aun cuando
hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 48. Los Sujetos Obligados que, por sus atribuciones, utilicen la Firma Electrónica
Avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de
identidad del solicitante, generarán Documentos de Archivo electrónico con validez jurídica
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de conformidad con la Ley de Gobierno Digital del Estado de México y Municipios, su
Reglamento y demás disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 49. Los Sujetos Obligados deberán proteger la validez jurídica de los Documentos
de Archivo electrónico, los sistemas automatizados para la Gestión Documental y
Administración de Archivos y la Firma Electrónica Avanzada de la obsolescencia tecnológica
mediante la actualización, de la infraestructura tecnológica y de sistemas de información
que incluyan programas de administración de documentos y Archivos, de conformidad con la
Ley de Gobierno Digital del Estado de México y Municipios, su Reglamento y demás
disposiciones jurídicas aplicables
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
Artículo 50. En cada Ente Público deberá existir un Grupo Interdisciplinario, que es un
equipo de profesionales de la misma institución, integrado por las personas titulares de las
unidades administrativas con las funciones o atribuciones homólogas siguientes:
I. Jurídica;
II. Planeación y/o mejora regulatoria;
III. Coordinación de Archivos;
IV. Tecnologías de la información;
V. Transparencia;
VI. Órgano Interno de Control, y
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
El Grupo Interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los
procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran
los Expedientes de cada Serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades
administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y Disposición Documental durante el
proceso de elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración de la Serie Documental y que,
en conjunto, después de ser aprobadas por el Consejo Estatal, conforman el Catálogo de
Disposición Documental.
El Grupo Interdisciplinario podrá solicitar la asesoría de un especialista en la naturaleza y
objeto social del Ente Público o del Archivo General del Estado.
El Ente Público podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de educación
superior o de investigación para efectos de garantizar lo dispuesto en el párrafo anterior.
Artículo 51. La persona responsable del Área Coordinadora de Archivos propiciará la
integración y formalización del Grupo Interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo
y fungirá como moderadora en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro
y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias
respectivas.
17
Durante el proceso de elaboración del Catálogo de Disposición Documental se deberá
observar lo señalado por la Ley General y las disposiciones reglamentarias que al efecto se
determinen para los grupos interdisciplinarios, como mínimo se deberá:
I. Establecer un Plan de Trabajo para la elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración
Documental que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el
levantamiento de información, y
b) Un calendario de reuniones del Grupo Interdisciplinario.
II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía,
cuestionarios para el levantamiento de información, formato de Ficha Técnica de Valoración
Documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de
procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación,
para el levantamiento de la información y elaborar las Fichas Técnicas de Valoración
Documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas
realizan y las Series documentales identificadas, e
IV. Integrar el Catálogo de Disposición Documental.
Artículo 52. Son actividades del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de
comportamiento y recomendaciones sobre la Disposición Documental de las Series
documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y Disposición Documental de las Series, la
planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:
a) Procedencia. Considerar que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico que
ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades
administrativas productoras de la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el
más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los
procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;
b) Orden original. Garantizar que las secciones y las Series no se mezclen entre sí. Dentro de
cada Serie debe respetarse el orden en que la documentación fue producida;
c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran
la Serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen
mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los
Expedientes;
d) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y
actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la
documentación;
e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para
reconstruir la actuación del Sujeto Obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto,
18
de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos,
es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro,
así como los documentos con información resumida, y
f) Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por
parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de
conservación de los mismos. Sugerir, cuando corresponda, se atienda al programa de
gestión de riesgos institucional o los procesos de certificación a que haya lugar.
III. Sugerir que lo establecido en las Fichas Técnicas de Valoración Documental esté alineado
a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del Sujeto Obligado;
IV. Advertir que en las Fichas Técnicas de Valoración Documental se incluya y se respete el
marco normativo que regula la gestión institucional;
V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la
Gestión Documental y Administración de Archivos, y
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones.
Artículo 53. A las áreas productoras de la documentación, con independencia de participar
en las reuniones del Grupo Interdisciplinario, les corresponde:
I. Brindar a la persona responsable del Área Coordinadora de Archivos las facilidades
necesarias para la elaboración de las Fichas Técnicas de Valoración Documental;
II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman las Series
como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso,
consulta y utilidad institucional, con base en el marco normativo que las faculta;
III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus
procesos de trabajo, y
IV. Establecer preliminarmente los valores, la vigencia, los plazos de conservación y
Disposición Documental de las Series documentales que produce.
Artículo 54. El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de
operación y, en su caso, considerará las que el Consejo Estatal pueda determinar.
Artículo 55. El Sujeto Obligado deberá asegurar que los plazos de conservación
establecidos en el Catálogo de Disposición Documental hayan prescrito y que la
documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una
Baja Documental o Transferencia Secundaria.
Artículo 56. Los Entes Públicos identificarán los Documentos de Archivo producidos en el
desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismos que se vincularán con las Series
documentales; cada una de éstas contará con una Ficha Técnica de Valoración Documental
que, en su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado Catálogo de
Disposición Documental de conformidad con la presente Ley.
La Ficha Técnica de Valoración Documental deberá contener al menos la descripción de los
datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación
y responsable de la custodia de la Serie o Subserie.
Artículo 57. El Consejo Estatal establecerá lineamientos para analizar, valorar y decidir la
Disposición Documental de las Series documentales producidas por los Sujetos Obligados.
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Artículo 58. Los Sujetos Obligados deberán publicar en su portal electrónico, informativo u
homólogo los dictámenes y actas de Baja Documental y Transferencia Secundaria, los cuales
se conservarán en el Archivo de Concentración por un periodo mínimo de siete años a partir
de la fecha de su elaboración.
Para aquellos Sujetos Obligados que no cuenten con un portal electrónico, informativo u
homólogo, la publicación se realizará a través del Archivo General del Estado, en los
términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables y los convenios de
colaboración que al efecto se realicen.
Los Sujetos Obligados distintos del Poder Ejecutivo del Estado de México transferirán a los
respectivos Archivos Históricos para su conservación permanente dichos dictámenes y actas.
Artículo 59. Los Sujetos Obligados que cuenten con un Archivo Histórico deberán transferir
los documentos con valor histórico a dicho Archivo, debiendo informar al Archivo General del
Estado, en un plazo de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la Transferencia
Secundaria.
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Artículo 60. Los Sujetos Obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que
garanticen la conservación de la información, independientemente del Soporte Documental
en que se encuentre, observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un Programa de Seguridad de la Información que garantice la continuidad de la
operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los servicios, e
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura
organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y
ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y
mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión de
riesgos, requerimientos legales y auditoría.
Artículo 61. Los Sujetos Obligados que hagan uso de servicios de resguardo de Archivos
proveídos por terceros deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley,
mediante un convenio o instrumento que dé origen a dicha prestación del servicio y en el
que se identificará a los responsables de la administración de los Archivos, de conformidad
con las leyes estatales en la materia.
Artículo 62. Los Sujetos Obligados podrán gestionar los Documentos de Archivos
electrónicos en un servicio de nube, procurando que éste permita:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la Gestión de los Documentos y
responsabilidad sobre los sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme a la
normatividad aplicable en el Estado de México, así como en los estándares internacionales;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal autorizado;
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VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de seguridad mediante políticas de
seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para gestionar los
Documentos de Archivo electrónicos;
VIII. Posibilitar la Interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets, portales
electrónicos y otras redes, y
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de Gestión
Documental de los Sujetos Obligados.
Artículo 63. Los Sujetos Obligados desarrollarán medidas de Interoperabilidad que permitan
la Gestión Documental integral, considerando el documento electrónico, el Expediente, la
digitalización, el copiado auténtico y conversión; la política de Firma Electrónica Avanzada, la
intermediación de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de comunicaciones.
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Artículo 64. El Sistema Estatal es el conjunto orgánico y articulado de estructuras,
relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y
servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea
de los Archivos de los Sujetos Obligados.
Las instancias del Sistema Estatal observarán con carácter obligatorio lo dispuesto en las
resoluciones y acuerdos generales que emita el Consejo Estatal.
CAPÍTULO II
DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS
Artículo 65. El Consejo Estatal es el órgano de coordinación del Sistema Estatal, que estará
integrado por:
I. La persona titular del Archivo General del Estado, quien lo presidirá;
II. La persona titular de la Secretaría General de Gobierno del Estado de México;
III. La persona titular de la Secretaría de Finanzas del Estado de México;
IV. Una persona representante del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios;
V. Una persona representante del Poder Legislativo del Estado de México;
VI. Una persona representante del Tribunal Superior de Justicia del Estado de México;
VII. Una persona representante del Instituto de Información e Investigación Geográfica,
Estadística y Catastral del Estado de México;
VIII. La persona titular del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México;
21
IX. La persona titular de la Secretaría de la Contraloría;
X. La persona titular de la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Finanzas del
Estado de México;
XI. La persona titular de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática;
XII. Una persona representante de los gobiernos municipales, y
XIII. Una persona representante de los Archivos Privados de Interés Público.
Los representantes referidos en las fracciones IV, V, VI y VII de este artículo serán
designados en los términos que disponga la normativa de los órganos a que pertenecen.
La designación de las representaciones referidas en las fracciones XII y XIII de este artículo,
serán a través de convocatorias que emita el Consejo Estatal, en las que se determinen las
bases para seleccionarlas.
La o el Presidente, por sí o a propuesta de alguna de las personas integrantes del Consejo
Estatal, podrá invitar a las sesiones de éste a las personas que considere pertinentes, según
la naturaleza de los asuntos a tratar, quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
Serán invitados permanentes del Consejo Estatal, con voz, pero sin voto, los Órganos a los
que la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México reconoce autonomía y
que no están referidos en el presente artículo, quienes designarán a un representante.
Las y los consejeros podrán nombrar a una persona suplente ante el Consejo Estatal, que
deberá tener, en su caso, la jerarquía inmediata inferior a la de la o el Consejero titular. En el
caso de las personas representantes referidas en las fracciones IV, V, VI y VII las suplencias
deberán ser cubiertas por las personas nombradas para ese efecto, de acuerdo con su
normativa interna.
Las y los integrantes del Consejo Estatal no recibirán remuneración alguna por su
participación y sus cargos serán honorarios.
Artículo 66. El Consejo Estatal sesionará de manera ordinaria y extraordinaria. Las sesiones
ordinarias se verificarán dos veces al año y serán convocadas por su Presidente, a través del
Secretario Técnico.
Las convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán con quince días hábiles de
anticipación, a través de los medios que resulten idóneos, incluyendo los electrónicos; y
contendrán, cuando menos, el lugar, fecha y hora de la celebración de la sesión, el orden del
día y, en su caso, los documentos que serán analizados.
En primera convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Estatal, cuando estén
presentes por lo menos, la mayoría de las personas integrantes del Consejo Estatal,
incluyendo a quien ocupe la Presidencia o a la persona designada como su suplente.
En segunda convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Estatal, con las
personas integrantes que se encuentren presentes, incluyendo a quien ocupe la Presidencia
o a la persona designada como su suplente.
El Consejo Estatal tomará acuerdos por mayoría simple de votos de sus integrantes
presentes en la sesión. En caso de empate, quien ocupe la Presidencia tendrá el voto de
22
calidad. En los proyectos normativos, las personas integrantes del Consejo Estatal deberán
asentar en el acta correspondiente las razones del sentido de su voto, en caso de que sea en
contra.
Las sesiones extraordinarias del Consejo Estatal podrán convocarse en un plazo mínimo de
veinticuatro horas por quien ocupe la Presidencia, a través de la Secretaría Técnica o
mediante solicitud que a ésta formule por lo menos el treinta por ciento de las personas
integrantes del Consejo Estatal, cuando estimen que existe un asunto de relevancia para
ello.
Las sesiones del Consejo Estatal deberán constar en actas suscritas por las personas
integrantes que participaron en ellas. Dichas actas serán públicas a través de Internet, en
apego a las disposiciones aplicables en materia de transparencia y acceso a la información.
La persona titular de la Secretaría Técnica es responsable de la elaboración de las actas, la
obtención de las firmas correspondientes, así como su custodia y publicación.
El Consejo Estatal contará con una o un Secretario Técnico que será nombrado y removido
por quien ocupe la Presidencia del Consejo.
Artículo 67. El Consejo Estatal tiene las atribuciones siguientes:
I. Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices para la organización y
administración de los Archivos que establezca el Consejo Nacional;
II. Aprobar y difundir los criterios y plazos para homologar la organización y conservación de
los Archivos de los Sujetos Obligados, que permitan localizar eficientemente la información
pública;
III. Formular recomendaciones archivísticas para la emisión de normativa para la
organización de Expedientes;
IV. Emitir recomendaciones a los Sujetos Obligados para aplicar la Ley en sus respectivos
ámbitos de competencia;
V. Proponer los lineamientos o disposiciones que regulen la creación y uso de sistemas
automatizados para la Gestión Documental y Administración de Archivos, que contribuyan a
la organización y administración homogénea de los Archivos de los Sujetos Obligados;
VI. Autorizar el Catálogo de Disposición Documental y las Bajas Documentales;
VII. Aprobar las campañas de difusión, divulgación y promoción sobre la importancia de los
Archivos como fuente de información esencial, y como parte de la memoria colectiva del
Estado de México y sus municipios;
VIII. Aprobar la política estatal de Gestión Documental y Administración de Archivos, en el
marco de la Política Nacional de la materia;
IX. Promover en el ámbito estatal y municipal las estrategias de difusión y divulgación del
trabajo archivístico, y del Patrimonio Documental;
X. Operar como mecanismo de enlace y coordinación con el Consejo Nacional;
XI. Establecer mecanismos de coordinación con los Sujetos Obligados del orden estatal y
municipal;
23
XII. Aprobar su Reglamento de organización y funcionamiento interior;
XIII. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos abiertos, y
XIV. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.
El cumplimiento de las atribuciones del Consejo Estatal estará a cargo del Archivo General
del Estado.
Artículo 68. La persona titular de la Presidencia tiene las atribuciones siguientes:
I. Participar en sistemas nacionales, comisiones intersecretariales, secretarías técnicas, entre
otros, que coadyuven al cumplimiento de los acuerdos, recomendaciones y determinaciones
que emita el Consejo Estatal;
II. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación para el cumplimiento de
los fines del Sistema Estatal y demás instrumentos jurídicos que se deriven de los mismos;
III. Participar en cumbres, foros, conferencias, paneles, eventos y demás reuniones de
carácter nacional y estatal, que coadyuven al cumplimiento de esta Ley, así como de los
acuerdos, recomendaciones y determinaciones emitidos por el Consejo Estatal;
IV. Fungir como órgano de consulta del Sistema Estatal y de los Sujetos Obligados;
V. Publicar en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” y en el portal electrónico del
Consejo Estatal, las determinaciones y resoluciones generales del mismo, y
VI. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 69. El Consejo Estatal, para el cumplimiento de sus atribuciones, podrá crear
comisiones de carácter permanente o temporal, que se organizarán de conformidad con lo
dispuesto en las disposiciones jurídicas que al efecto emita.
Dichas comisiones podrán contar con la asesoría de expertos y usuarios de los Archivos, así
como miembros de las organizaciones de la sociedad civil.
Los miembros de las comisiones no recibirán emolumento, ni remuneración alguna por su
participación en las mismas.
Artículo 70. El Consejo Estatal adoptará las determinaciones del Consejo Nacional que sean
aplicables en los ámbitos estatal y municipal, dentro de los plazos que éste establezca.
El Consejo Estatal publicará en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, las disposiciones
que sean necesarias para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley General, en esta Ley y en
la normativa aplicable.
CAPÍTULO III
DE LA COORDINACIÓN CON EL SISTEMA NACIONAL, EL INSTITUTO DE
TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS Y EL SISTEMA
ANTICORRUPCIÓN
DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS
Artículo 71. El Sistema Estatal estará coordinado con el Sistema Nacional, el Instituto de
Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado
24
de México y Municipios y el Sistema Anticorrupción del Estado de México y Municipios, para
dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley General y en la presente Ley, así
como en la normatividad aplicable en materia de Gestión Documental y administración de
documentos y Archivos, y deberá:
I. Fomentar en los sistemas, la capacitación y la profesionalización del personal encargado
de la organización y coordinación de los Sistemas de Archivo con una visión integral;
II. Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de conocimientos técnicos en
materia archivística, transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas;
III. Promover acciones coordinadas de protección del Patrimonio Documental y del derecho
de acceso a los Archivos, y
IV. Promover la digitalización de la información generada con motivo del ejercicio de las
funciones y atribuciones de los Sujetos Obligados, que se encuentre previamente
organizada, así como garantizar el cumplimiento de los lineamientos que para el efecto se
emitan.
CAPÍTULO IV
DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERÉS PÚBLICO
Artículo 72. Las personas físicas y jurídicas colectivas, propietarias o poseedoras de
documentos o Archivos considerados de interés público, deberán garantizar su conservación,
preservación y acceso, y aquéllos declarados como Monumentos Históricos, en términos de
la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, deberán
inscribirlos en el Registro Estatal, de conformidad con el Capítulo V del presente Título.
Asimismo, los particulares podrán solicitar al Archivo General del Estado la asistencia técnica
en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos.
Se consideran de interés público los documentos o Archivos cuyo contenido resulte de
importancia o de relevancia para el conocimiento de la historia del Estado de México y
Municipios, de conformidad con los criterios que establezca el Consejo Estatal, considerando
los elementos característicos del Patrimonio Documental del Estado de México.
El Archivo General del Estado convendrá con los particulares o con quien legalmente los
represente, las bases, procedimientos, condicionantes y garantías para realizar una versión
facsimilar o digital de los documentos o Archivos de interés público que se encuentren en
posesión de particulares.
Artículo 73. Quienes posean documentos y Archivos Privados de Interés Público deberán
ordenar sus Acervos y restaurar los documentos que así lo ameriten, apegándose a la
normatividad nacional, estatal y municipal existente y a las recomendaciones emitidas por el
Consejo Estatal.
El Estado México y los Municipios, respetarán los Archivos Privados de Interés Público en
posesión de particulares, procurando la protección de sus garantías y derechos siempre que
cumplan con los requisitos de conservación, preservación y acceso público.
Artículo 74. En los casos de enajenación por venta de un Acervo o Archivos Privados de
Interés Público, propiedad de un particular y en general cuándo se trate de documentos
acordes con lo previsto en el artículo 36 de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas
Arqueológicos, Artísticos e Históricos, el particular que pretenda trasladar el dominio deberá
notificar por escrito al Archivo General del Estado para que éste manifieste en un plazo de
25
veinte días hábiles su interés de adquirirlo, en cuyo caso contará con un derecho preferente
respecto de los demás compradores, de conformidad con la legislación estatal.
La omisión en la notificación por parte del particular será causa de nulidad de la operación
de traslado de dominio y podrá expropiarse el Acervo o Documento objeto de la misma en
términos de la normatividad aplicable. Las casas de subastas, instituciones análogas y
particulares que pretendan adquirir un documento histórico, tendrán la obligación de
corroborar previamente a la operación de traslado de dominio, que el Archivo General del
Estado, haya sido notificado de la misma, de conformidad con la legislación estatal.
CAPÍTULO V
DEL REGISTRO ESTATAL
Artículo 75. El Sistema Estatal contará con el Registro Estatal, cuyo objeto es obtener y
concentrar información sobre los sistemas institucionales y los Archivos Privados de Interés
Público, así como difundir el Patrimonio Documental resguardado en sus Archivos, el cual
será administrado por el Archivo General del Estado.
Artículo 76. La inscripción al Registro Estatal es obligatoria para los Sujetos Obligados y
para los propietarios o poseedores de Archivos Privados de Interés Público, quienes deberán
actualizar anualmente la información requerida en dicho Registro Estatal, de conformidad
con las disposiciones que para tal efecto emita el Consejo Estatal.
Artículo 77. El Registro Estatal será administrado por el Archivo General del Estado; su
organización y funcionamiento serán de acuerdo con las disposiciones que emita el propio
Consejo Estatal.
Artículo 78. Para la operación del Registro Estatal, el Archivo General del Estado pondrá a
disposición de los Sujetos Obligados y de los particulares, propietarios o poseedores de
Archivos Privados de Interés Público, una aplicación informática, página de Internet o portal
electrónico que les permita registrar y mantener actualizada la información, de conformidad
con lo establecido en la presente Ley.
La información del Registro Estatal será de acceso público y de consulta gratuita, disponible
a través del portal electrónico del Archivo General del Estado.
CAPÍTULO VI
DE LOS FONDOS DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS ARCHIVOS
Artículo 79. El Gobierno del Estado de México deberá prever la creación y administración
de un Fondo de Apoyo Económico para los Archivos, cuya finalidad será promover la
capacitación, equipamiento y sistematización de los Archivos en poder de los Sujetos
Obligados en sus respectivos ámbitos territoriales de competencia.
Artículo 80. El Gobierno Estatal podrá recibir del Gobierno Federal subsidios para el Fondo
de Apoyo Económico para los Archivos, en términos de las disposiciones aplicables y
conforme a los recursos que, en su caso, sean previstos y aprobados en el Presupuesto de
Egresos del Estado de México y Municipios del Ejercicio Fiscal que corresponda, sin que los
mismos puedan rebasar las aportaciones que hubiese realizado el propio Gobierno del
Estado de México en el ejercicio fiscal de que se trate.
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO DE MEXICO,
LA CAPACITACIÓN Y LA CULTURA ARCHIVÍSTICA
26
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL
ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS
Artículo 81. El Patrimonio Documental del Estado de México es propiedad del Estado, de
dominio e interés público y, por lo tanto, es inalienable, imprescriptible, inembargable y no
está sujeto a ningún gravamen o afectación de dominio, en términos de la Ley de Bienes del
Estado de México y Municipios, la Ley General de Bienes Nacionales y de la Ley Federal
sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.
Artículo 82. Son parte del Patrimonio Documental del Estado, por disposición de Ley, los
Documentos de Archivo generados por los Sujetos Obligados y los Documentos de Archivo
considerados como Monumentos históricos por la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas
Arqueológicos, Artísticos e Históricos.
Artículo 83. El Ejecutivo del Estado de México, a través del Archivo General del Estado,
podrá emitir declaratorias de Patrimonio Documental en los términos previstos por las
disposiciones jurídicas aplicables, las cuales serán publicadas en el Periódico Oficial “Gaceta
del Gobierno”.
Los poderes distintos del Ejecutivo Estatal y los organismos a los que la Constitución Política
del Estado Libre y Soberano de México les otorga autonomía, en coordinación con el Archivo
General del Estado, podrán emitir declaratorias de Patrimonio Documental del Estado en las
materias de su competencia, y deberán publicarse en el Periódico Oficial “Gaceta del
Gobierno”.
Artículo 84. Todos los Documentos de Archivo con valor histórico y cultural son bienes de
dominio público y formarán parte del Patrimonio Documental del Estado de México, de
acuerdo con la Ley de Bienes del Estado de México y sus Municipios.
CAPÍTULO II
DE LA PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Artículo 85. Para los efectos de la protección del Patrimonio Documental, los Sujetos
Obligados, dentro de su ámbito de competencia, deberán:
I. Establecer mecanismos para que el público en general pueda acceder a la información
contenida en los documentos que son Patrimonio Documental;
II. Conservar el Patrimonio Documental;
III. Verificar que los usuarios de los Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio
Documental cumplan con las disposiciones tendientes a la conservación de los documentos,
y
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del incumplimiento a las
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 86. Será necesario contar con la autorización del Archivo General del Estado para
la salida del país de los documentos de interés público y aquéllos considerados Patrimonio
Documental del Estado, los cuales únicamente podrán salir para fines de difusión,
intercambio científico, artístico, cultural o por motivo de restauración que no pueda
realizarse en el país, así como por cooperación internacional en materia de investigación y
docencia.
27
Para los casos previstos en el párrafo anterior, será necesario contar con el seguro que
corresponda, expedido por la institución autorizada; así como contar con un adecuado
embalaje y resguardo, de acuerdo con las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 87. El Archivo General del Estado podrá recibir Documentos de Archivo de los
Sujetos Obligados en comodato para su Estabilización.
Artículo 88. En los casos en que el Archivo General del Estado considere que los Archivos
Privados de Interés Público se encuentran en peligro de destrucción, desaparición o pérdida,
éstos podrán ser objeto de expropiación mediante indemnización, en los términos de la
normatividad aplicable, a fin de preservar su integridad.
Artículo 89. El Archivo General del Estado podrá coordinarse con las autoridades federales,
estatales, y municipales correspondientes, para la realización de las acciones conducentes a
la conservación de los Archivos, cuando la documentación o Actividad Archivística de alguna
región esté en peligro o haya resultado afectada por fenómenos naturales o cualquiera de
otra índole, que pudieran dañarlos o destruirlos.
CAPÍTULO III
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL EN POSESIÓN DE PARTICULARES
Artículo 90. Los particulares en posesión de Documentos de Archivo que constituyan
Patrimonio Documental, podrán custodiarlos, siempre y cuando apliquen las medidas
técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para la conservación y divulgación de
los Archivos, conforme a los criterios que emita el Archivo General del Estado y el Consejo
Estatal.
Artículo 91. Los particulares en posesión de Documentos de Archivo que constituyan
Patrimonio Documental podrán restaurarlos, previa autorización y bajo la supervisión del
Archivo General del Estado.
Artículo 92. En todo momento, el Archivo General del Estado podrá recuperar la posesión
del Documento de Archivo que constituya Patrimonio Documental, cuando se ponga en
riesgo su integridad, debiéndose observar las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 93. Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo, el
Archivo General del Estado podrá efectuar visitas de verificación, en los términos
establecidos en las disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO IV
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
DEL ESTADO DE MEXICO Y MUNICIPIOS
Artículo 94. Los Sujetos Obligados deberán promover la capacitación en las competencias
laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de Archivo,
de conformidad con la Ley General.
Artículo 95. Los Sujetos Obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o
privados, para recibir servicios de capacitación en materia de Archivos, de conformidad con
la Ley General.
Artículo 96. Las autoridades del Estado de México y Municipios, en el ámbito de sus
atribuciones y en su organización interna, deberán:
28
I. Preservar, proteger y difundir el patrimonio del Estado de México y Municipios;
II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia, capacitación, investigación,
publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión;
III. Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la Actividad
Archivística y sus beneficios sociales, y
IV. Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los
sectores público, social, privado y académico.
Artículo 97. El Gobierno del Estado de México favorecerá el conocimiento y la difusión del
Patrimonio Documental y promoverá y facilitará el intercambio cultural en materia
archivística.
Artículo 98. Los usuarios de los Archivos deberán respetar las disposiciones aplicables para
la consulta y conservación de los documentos.
LIBRO SEGUNDO
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
TÍTULO ÚNICO
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
CAPÍTULO ÚNICO
DE LA ORGANIZACIÓN
Artículo 99. El Archivo General del Estado es un órgano desconcentrado de la Subsecretaría
de Administración de la Secretaría de Finanzas, con autonomía técnica para el ejercicio de
sus atribuciones.
Artículo 100. El Archivo General del Estado es la entidad especializada en materia de
Archivos, que tiene por objeto promover la organización y administración homogénea de
Archivos, preservar, incrementar y difundir el Patrimonio Documental, con el fin de
salvaguardar la memoria de corto, mediano y largo plazo del Estado de México y Municipios;
así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.
Artículo 101. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado tiene las
siguientes atribuciones:
I. Fungir, mediante su titular, como Presidente o Presidenta del Consejo Estatal;
II. Organizar, conservar y difundir el Acervo documental, gráfico, bibliográfico y
hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas y las disposiciones
jurídicas aplicables;
III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios de cada Fondo
Documental en su Acervo;
IV. Fungir como órgano de consulta de los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo Estatal en
materia archivística;
V. Llevar a cabo el registro y validación de los Instrumentos de Control Archivístico de los
Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo Estatal;
29
VI. Emitir el dictamen de Baja Documental o de Transferencia Secundaria para los Sujetos
Obligados del Poder Ejecutivo Estatal, los cuales se considerarán de carácter histórico;
VII. Analizar la pertinencia de recibir Transferencias de Documentos de Archivo con valor
histórico de Sujetos Obligados distintos al Poder Ejecutivo Estatal;
VIII. Recibir, de manera extraordinaria, Transferencias de Documentos de Archivo con valor
histórico de Sujetos Obligados distintos al Poder Ejecutivo Estatal, cuando así lo
determine y se le dote de los recursos necesarios para ello;
IX. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que posean documentos y
soliciten sean incorporados de manera voluntaria a los Acervos del Archivo General del
Estado de México;
X. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los
documentos;
XI. Proveer, cuando los Documentos Históricos presenten un deterioro físico que impida
acceder a ellos directamente, la conservación y restauración que permita su posterior
reproducción que no afecte la integridad del documento;
XII. Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización, conservación y difusión del
Patrimonio Documental que resguarda;
XIII. Emitir dictámenes técnicos sobre Archivos en peligro de destrucción o pérdida y las
medidas necesarias para su rescate;
XIV. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones públicas y
privadas;
XV. Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su Acervo, así
como para promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del
Patrimonio Documental;
XVI. Diseñar e implementar programas de capacitación en materia de Archivos;
XVII. Promover la incorporación de la materia archivística en programas educativos de
diversos niveles académicos;
XVIII. Definir el procedimiento para el acceso a los documentos contenidos en sus Archivos
históricos;
XIX. Custodiar su Acervo del Patrimonio Documental del Estado de México;
XX. Realizar la declaratoria de Patrimonio Documental del Estado de México;
XXI. Realizar la declaratoria de interés público respecto de documentos o Archivos privados;
XXII. Otorgar las autorizaciones para la salida del territorio estatal y del país de documentos
considerados Patrimonio Documental del Estado de México, en términos de las
disposiciones legales aplicables;
XXIII. Coadyuvar con las autoridades competentes, en la recuperación y, en su caso,
incorporación a sus Acervos de Archivos que tengan valor histórico;
30
XXIV. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de
autenticidad de los documentos existentes en sus Acervos;
XXV.Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al público
usuario;
XXVI. Brindar asesoría técnica sobre Gestión Documental y Administración de Archivos;
XXVII.Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos, archivónomos y archivistas, a
través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones
educativas públicas o privadas;
XXVIII. Proporcionar los servicios complementarios que determinen las disposiciones
reglamentarias y demás disposiciones jurídicas aplicables;
XXIX. Suscribir convenios en materia archivística con las autoridades competentes en la
materia;
XXX.Coordinar acciones con las instancias competentes, a fin de prevenir y combatir el
tráfico ilícito del Patrimonio Documental;
XXXI. Organizar y participar en eventos nacionales e internacionales en la materia, y
XXXII.Las demás establecidas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 102. La estructura orgánica y el funcionamiento del Archivo General del Estado se
determinarán en su Reglamento Interior
Artículo 103. El Archivo General del Estado estará a cargo de una persona titular, quien
será nombrada y removida por la persona titular de la Secretaría de Finanzas del Estado de
México, a propuesta de la persona titular de la Subsecretaría de Administración, y deberá
cubrir los siguientes requisitos:
I. Ser ciudadana o ciudadano mexicano;
II. Poseer, al día de la designación, preferentemente el grado académico de licenciada o
licenciado en Archivonomía o Ciencias de la Información Documental o afín, expedido
por autoridad o institución facultada para ello, o bien, contar con experiencia mínima
de cinco años en materia archivística;
III. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso, y
IV. Tener cuando menos veinticinco años de edad al día de la designación.
Artículo 104. Corresponden a la persona titular del Archivo General del Estado las
atribuciones siguientes:
I. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado, cumpla con las
disposiciones legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los
programas y presupuestos aprobados;
II. Establecer las medidas necesarias para el funcionamiento del Archivo General del
Estado;
III. Dar seguimiento a los acuerdos y resoluciones del Consejo Estatal;
31
IV. Nombrar y remover a las personas servidoras públicas del Archivo General del Estado;
V. Someter a la aprobación del Consejo Estatal las propuestas de normas, políticas,
lineamientos y procedimientos para la modernización de los Archivos y la
administración de documentos en el Estado de México;
VI. Elaborar y proponer al Consejo Estatal los criterios técnicos para la organización y
funcionamiento de los Archivos y las unidades documentales que integran el Sistema
Estatal;
VII. Integrar el Programa Anual del Sistema Estatal y supervisar la elaboración e
implementación de los Programas Anuales de los Sistemas Institucionales de Archivo y
de Administración de Documentos;
VIII. Emitir opinión sobre la realización y publicación de estudios e investigaciones acerca
de métodos y técnicas archivísticas y de administración de documentos;
IX. Suscribir convenios y acuerdos con instituciones públicas y educativas, o con instancias
de los sectores social y privado, para la coordinación, colaboración o asistencia técnica
en programas de investigación e innovación, vinculados con la archivística y la
administración de documentos;
X. Presentar un informe en el que se den a conocer los resultados alcanzados en la
implementación del Programa Anual, así como la evaluación de las actividades
realizadas por los Archivos y las unidades documentales pertenecientes a los sistemas
institucionales;
XI. Programar e implementar acciones que coadyuven a la difusión de los Acervos
documentales y de las actividades archivísticas y de administración de documentos
que se realicen en el Estado de México;
XII. Establecer mecanismos de coordinación y cooperación con el Instituto de
Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Gobierno del
Estado de México, y demás entes afines, con el propósito de impulsar la capacitación,
formación y profesionalización especializadas del personal del servicio público que
desempeñe funciones archivísticas y documentales;
XIII. Establecer mecanismos de coordinación y cooperación con la Dirección General del
Sistema Estatal de Informática, con el propósito de fomentar el uso de las tecnologías
de la información para la automatización de los procesos archivísticos y de
administración de documentos, así como para la conservación de los Documentos de
Archivo físicos y electrónicos;
XIV. Proponer y aplicar los lineamientos normativos, técnicos y operativos para la ejecución
de las acciones en materia archivística y de administración de documentos;
XV. Instrumentar acciones que permitan evaluar la eficiencia y la eficacia de los sistemas,
métodos y procedimientos de trabajo implementados en materia archivística y de
administración de documentos;
XVI. Revisar, dictaminar y, en su caso, formular los proyectos de instrumentos jurídicos,
administrativos o técnicos que regulen la organización y el funcionamiento de los
Archivos y las unidades documentales;
32
XVII. Coordinar la realización de acciones orientadas a identificar las mejores prácticas
archivísticas y de administración de documentos, efectuadas a nivel estatal, nacional e
internacional y promover su incorporación en los Archivos y unidades documentales del
Sistema Estatal;
XVIII. Regular los servicios de información documental que se ofrezcan en los Archivos y en
las unidades dependientes del Archivo General del Estado;
XIX. Participar en foros, congresos, convenciones, conferencias, paneles, eventos y demás
reuniones de carácter municipal, estatal, nacional e internacional, que coadyuven al
cumplimiento de la Ley General y de esta Ley, así como de los acuerdos,
recomendaciones y determinaciones emitidas por el Consejo Estatal;
XX. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla con las
disposiciones legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los
programas y presupuestos aprobados, y
XXI. Las demás previstas en esta Ley, su Reglamento y otras disposiciones jurídicas
aplicables.
LIBRO TERCERO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS Y DELITOS EN MATERIA
DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS
TÍTULO ÚNICO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS
Artículo 105. Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de Archivos o
documentos de los Sujetos Obligados, salvo aquellas Transferencias que estén
previstas o autorizadas en las disposiciones aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la Consulta de Documentos de los Archivos sin causa
justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los Archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente, sin causa legítima conforme a las facultades correspondientes, y de
manera indebida, Documentos de Archivo de los Sujetos Obligados;
V. Omitir la entrega de algún Documento de Archivo bajo la custodia de una persona al
separarse de un empleo, cargo o comisión;
VI. No publicar el Catálogo de Disposición Documental, el dictamen y el acta de Baja
Documental autorizados por el Archivo General del Estado, así como el acta que se
levante en caso de documentación siniestrada en los portales electrónicos, y
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y
demás disposiciones aplicables que de ellas deriven.
Artículo 106. Las infracciones administrativas a que se refiere este título o cualquier otra
derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley, cometidas
33
por personas servidoras públicas, serán sancionadas ante la autoridad competente en
términos de la Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios.
Artículo 107. Las infracciones administrativas cometidas por personas que no revistan la
calidad de personas servidoras públicas serán sancionadas por las autoridades que resulten
competentes de conformidad con las normas aplicables.
La autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil quinientas veces el valor
diario de la Unidad de Medida y Actualización e individualizará las sanciones considerando
los siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la infracción, y
III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de la
infracción cometida.
Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya sido
sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Se considera grave el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV y V del artículo 105 de la
Ley; asimismo las infracciones serán graves si son cometidas en contra de documentos que
contengan información relacionada con graves violaciones a derechos humanos.
Artículo 108. Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley son aplicables sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal de quienes incurran en ellas.
En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de algún delito, las
autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante el Ministerio Público
correspondiente, coadyuvando en la investigación y aportando todos los elementos
probatorios con los que cuenten.
Artículo 109. Se consideran delitos contra los Archivos los previstos en el Artículo 120 de la
Ley General de Archivos y se sancionarán conforme a lo previsto en ese mismo Artículo.
Artículo 110. Las sanciones contempladas en esta Ley se aplicarán sin perjuicio de las
previstas en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 111. Los Tribunales del Estado serán los competentes para sancionar los delitos
establecidos en esta Ley.
T R A N S I T O R I O S
PRIMERO. La presente Ley entrará en vigor a los 365 días siguientes contados a partir de su
publicación en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”.
SEGUNDO. A partir de la entrada en vigor de la Ley, se abroga la Ley de Documentos
Administrativos e Históricos del Estado de México.
TERCERO. En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, continuará
aplicándose lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la materia, en todo
lo que no se oponga a la presente Ley.
34
CUARTO. La Secretaría de Finanzas proveerá de la estructura orgánica y de los recursos
humanos, materiales, tecnológicos y financieros que requiera el Archivo General del Estado
para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley.
QUINTO. La Legislatura deberá prever el presupuesto suficiente para la aplicación de la
presente Ley. Las erogaciones que se generen con motivo de la entrada en vigor de la
misma para los Sujetos Obligados se cubrirán con cargo a sus respectivos presupuestos
aprobados para el presente ejercicio fiscal y los subsecuentes.
Asimismo, los municipios deberán realizar las previsiones y adecuaciones presupuestales
necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en esta Ley.
SEXTO. Las Secretarías de Finanzas y de la Contraloría, en el ámbito de sus respectivas
competencias, dispondrán lo necesario para la instalación y el funcionamiento del Archivo
General del Estado.
SÉPTIMO. El Consejo Estatal deberá integrarse dentro de los siguientes tres meses a partir
de la entrada en vigor de la presente Ley, y elaborar su Reglamento en los seis meses
subsecuentes. Asimismo, comenzará a sesionar dentro de los seis meses posteriores a la
entrada en vigor de la presente Ley.
OCTAVO. Los Sujetos Obligados deberán implementar su Sistema Institucional, dentro de
los seis meses posteriores a la entrada en vigor de la presente Ley.
NOVENO. El Archivo General del Estado pondrá en operación la plataforma del Registro
Estatal de Archivos dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigor de la presente
Ley.
DÉCIMO. Los Sujetos Obligados deberán organizar y describir los Fondos Documentales
acumulados en sus Archivos de Trámite en un período no mayor a un año a partir de la
entrada en vigor de la presente Ley.
DÉCIMO PRIMERO. A aquellos documentos que se encuentren en los Archivos de
Concentración, y que antes de la entrada en vigor de la presente Ley no hayan sido
organizados y valorados, se les deberán aplicar los procesos técnicos archivísticos, con el
objetivo de identificar el contenido y carácter de la información y determinar su Disposición
Documental.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico, informativo u homólogo del Sujeto
Obligado.
DÉCIMO SEGUNDO. Los documentos transferidos a un Archivo Histórico o al Archivo
General, antes de la entrada en vigor de esta Ley, permanecerán en dichos Archivos y
deberán ser identificados, ordenados, descritos y clasificados archivísticamente, con el
objetivo de identificar el contenido y carácter de la información, así como para promover el
uso y difusión favoreciendo la divulgación e investigación.
Aquellos Sujetos Obligados que cuenten con Archivos Históricos, deberán prever en el
Programa Anual el establecimiento de acciones tendientes a identificar, ordenar, describir y
clasificar archivísticamente, los documentos que les hayan sido transferidos antes de la
entrada en vigor de esta Ley
35
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico, informativo u homólogo del Sujeto
Obligado.
DÉCIMO TERCERO. En un plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor de la
presente Ley, los Sujetos Obligados deberán establecer programas de capacitación en
materia de Gestión Documental y Administración de Archivos.
DÉCIMO CUARTO. En tanto las Dependencias y Organismos Auxiliares del Ejecutivo Estatal
designan un Área Coordinadora de Archivos, y conforman sus distintas Áreas Operativas,
podrán auxiliarse de las unidades administrativas de la Secretaría de Finanzas para realizar
las atribuciones previstas en la presente Ley.
Lo tendrá entendido el Gobernador del Estado, haciendo que se publique y se cumpla.
Dado en el Palacio del Poder Legislativo, en la ciudad de Toluca de Lerdo, capital del Estado
de México, a los veintisiete días del mes de octubre de dos mil veinte.
36
APROBACIÓN: 27 de octubre de 2020.
PROMULGACIÓ
N:
19 de noviembre de 2020
PUBLICACIÓN: 26 de noviembre de 2020.
VIGENCIA: La presente Ley entrará en vigor a los 365 días siguientes contados a
partir de su publicación en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”.
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