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LEY ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS DE
MORELOS
OBSERVACIONES GENERALES.- El artículo segundo transitorio abroga la Ley General de Documentación para el
Estado de Morelos, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, el 6 de diciembre de 1995.
- Se reforman los artículos 11, 26 segundo párrafo, 32, 33 y 47 por artículo único del Decreto No. 1630, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4950 de fecha 2012/02/01. Vigencia 2012/02/02.
- Se reforma la fracción I, del artículo 26 por artículo único del Decreto No. 1316, publicado en el Periódico Oficial
“Tierra y Libertad” No. 5176 de fecha 2014/04/09. Vigencia 2014/04/10.
- Se reforma el Apartado 9 fracción I del artículo 81, por artículo único del Decreto No. 1497 publicado en el Periódico
Oficial “Tierra y Libertad” No. 5478 de fecha 2017/03/01. Vigencia 2017/03/02.
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MTRO. MARCO ANTONIO ADAME CASTILLO, GOBERNADOR
CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS A SUS
HABITANTES SABED:
Que el Congreso del Estado se ha servido enviarme para su promulgación lo
siguiente:
LA QUINCUAGÉSIMA LEGISLATURA DEL CONGRESO DEL ESTADO LIBRE Y
SOBERANO DE MORELOS, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE
OTORGA EL ARTÍCULO 40, FRACCIÓN II, DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA
LOCAL, Y,
I.- DEL PROCESO LEGISLATIVO
a) En sesión del Congreso del Estado, celebrada el 14 de julio de 2009, los
integrantes de la Junta Política y de Gobierno del Congreso, presentaron a
consideración del Pleno, la iniciativa de Ley Estatal de Documentación y Archivos
de Morelos, misma que abroga la Ley General de Documentación para el Estado
de Morelos.
b) Con fecha 14 de julio de 2009, dicha iniciativa de reforma nos fue turnada a la
Comisión de Puntos Constitucionales y Legislación. De esta forma la Comisión se
dio a la tarea de revisar y estudiarla con el fin de dictaminar de acuerdo a las
facultades que nos otorga la Ley Orgánica para el Congreso.
c) En sesión de comisión y existiendo el quórum reglamentario, la Comisión que
suscribe el presente Dictamen aprobó el mismo para ser presentado al Pleno del
Congreso.
II.- CONTENIDO DE LA INICIATIVA
La iniciativa presentada por los integrantes de la Junta Política y de Gobierno
propone abrogar la Ley General de Documentación para el Estado de Morelos,
con el fin de crear la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos, misma
que actualiza y moderniza las normas en materia de archivos y documentación en
concordancia con las nuevas disposiciones que se establecen en la Ley de
Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales y en la propia
Ley General de Documentación para el Estado de Morelos.
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Así, exponen los iniciadores:
La generación de la información en el ejercicio de la función pública y su apertura
per se, sin un sistema de archivos para todos los sujetos obligados en términos de
la Ley de información Pública, derecho de acceso a la información, resultan
insuficientes para garantizar el derecho a la información en virtud de que la
finalidad de la transparencia es hacer visible la información pública, y el rol de la
archivística es organizar y sistematizar la información para hacerla efectivamente
visible.
Sin un sistema que organice la información pública, no sólo se dificulta la
búsqueda y localización de ésta, sino también se dificulta la posibilidad de
incorporar herramientas para mejorar el desempeño institucional, al no
satisfacerse la finalidad primaria de la archivística como mecanismo de
recuperación documental.
Con este instrumento se pretende coadyuvar con la protección del derecho a la
información al dotarlo de una independencia paralela a los procesos
constitucionales de cambio de poder, de conclusión e inicio de funciones de los
servidores públicos, e iniciar una fase de construcción de mecanismos que
permitan medir en el mediano plazo la actividad pública.
Cierto resulta que en el Estado de Morelos ya existe un primer esfuerzo en materia
archivística concentrada en la Ley General de Documentación, pero el órgano
encargado de nombrar, regular, y preservar acervos, expedientes, registros y
documentos administrativos en general, únicamente está dirigido al Poder
Ejecutivo, por lo que es necesaria esta normatividad que a la luz de la Ley de
Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de
Morelos, considera como sujetos obligados a todas las entidades públicas
estatales y municipales y no sólo una parte de las instituciones públicas.
La actualización y revisión del marco jurídico que rige al Estado de Morelos es
tarea fundamental que lleva a cabo el Poder Legislativo, con el fin de dotar a la
sociedad de leyes que sirvan para darle seguridad y certidumbre jurídica, así como
normas que regulen a los órganos de la administración pública del Estado.
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En este sentido, a partir de la aprobación de la Ley de Información Pública,
Estadística y Protección de Datos Personales, publicada el 28 de agosto de 2003,
se obliga al Estado a poner en manos de los ciudadanos la información pública de
todos los órganos de la administración pública, así como a crear sistemas de
protección de los archivos tanto institucionales como personales que resguardan
los órganos de los tres poderes del Estado y los municipios, con el fin de que la
información pública de oficio sea puesta a disposición de cualquier persona que
desee consultarla, con excepción de los datos personales y con las salvedades
que establece dicha Ley.
En consecuencia, el 21 de mayo de 2009, fue publicada en el Periódico Oficial
Tierra y Libertad, número 4710, la reforma a la Ley de Información Pública,
Estadística y Protección de Datos Personales, misma que en su artículo segundo
transitorio, establece que el Congreso del Estado deberá realizar las adecuaciones
necesarias a la Ley General de Documentación para el Estado de Morelos, a
efecto de armonizarla con las disposiciones de dicho Decreto.
Así, en la exposición de motivos de la reforma a la Ley de Información Pública,
Estadística y Protección de Datos Personales, menciona que se detectaron que
algunas de sus disposiciones en cuanto a la organización y sistematización de la
información que se encuentra en posesión de las entidades públicas, así como la
atribución que el Instituto Morelense de Información Pública tiene para dictar las
bases técnicas e institucionales implicaban contravenciones a lo establecido por
los artículos 49 y 116 de la Constitución federal, y que el Sistema Estatal de
Documentación y Archivo que contemplaba dicho ordenamiento duplicaba sus
funciones con el Sistema Morelense de Documentación que contempla la Ley
General de Documentación actualmente.
De esta manera, dicha reforma eliminó las disposiciones en cuanto al Sistema
Estatal de Documentación y Archivo, a efecto de que el Congreso previera su
reglamentación en la Ley General de Documentación, misma que en esta iniciativa
se desarrolla.
Es preciso mencionar que la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental así como su homóloga en el Estado,
descansa en el principio de acceso a la información contenida en los expedientes
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y documentos, que registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y
entidades de la Administración Pública, cada una en su ámbito, por lo que los
archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a la información pública
gubernamental y auspiciará la rendición de cuentas.
En consecuencia, para el ejercicio del derecho de acceso a la información es
indispensable que los documentos estén organizados y conservados bajo criterios
uniformes de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad e
integridad, por lo que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las
bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración
Pública del Estado y de los municipios, incluyendo a los organismos
descentralizados, es decir los entes públicos a los que se refiere el artículo 6,
numeral 9 de la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos
Personales, por lo que las dependencias y entidades deberán prever la aplicación
de tecnologías de la información en el manejo documental.
Es de mencionarse que el acceso restringido a la información reservada y
confidencial requiere asegurar su conservación y custodia, por lo cual los archivos
se convierten en el instrumento fundamental para evitar que se usen, oculten,
destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes y documentos, y
que los servidores públicos están obligados a garantizar la integridad y
conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y
destino final, así como permitir la adecuada conformación de la memoria
institucional de las dependencias y entidades de la Administración pública del
Estado.
Asimismo, hacen notar que dada la naturaleza del órgano desconcentrado del
Ejecutivo, denominado Instituto Estatal de Documentación, corresponde al
Ejecutivo Estatal expedir su reglamento interior, en el se regulen sus derechos,
facultades y obligaciones, el cual seguirá funcionando como órgano
desconcentrado de la administración pública del Estado para cumplir con lo
establecido en los artículos 6, 17 y 18 y demás aplicables de esta Ley y la Ley de
Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de
Morelos, por lo que los derechos de los trabajadores que laboran en dicho Instituto
quedan intocados, y se conservan en el estado en que se encontraban, rigiéndose
por la Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos.
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III.- VALORACIÓN DE LA INICIATIVA
Los diputados que integramos esta Comisión, hemos estudiado con detenimiento
la presente iniciativa, dada la importancia y trascendencia que para el Estado
tendrá la reglamentación que se está proponiendo, reforzando la labor que realiza
el Instituto Estatal de Documentación, el cual seguirá funcionando como órgano
desconcentrado del Ejecutivo Estatal y conservando la plantilla laboral y los
derechos laborales de los trabajadores que forman parte del mismo, previendo en
una disposición transitoria que el Ejecutivo Estatal publique el Reglamento Interior
de dicho Instituto.
La aprobación de esta iniciativa de Ley que abroga la Ley General de
Documentación vigente, incluye las disposiciones que en materia de transparencia
y acceso a la información pública correspondan, y que nos mandata el artículo
segundo transitorio de la reforma a la ley en materia de transparencia; asimismo,
retoma los lineamientos que en materia archivística han emitido los órganos
garantes de la transparencia a nivel federal y local, por lo que esta iniciativa
actualiza y dota al Estado de una Ley moderna, que refuerza el Sistema Estatal de
Archivos, dependiente del Instituto Estatal de Documentación, con el propósito
fundamental de proteger los archivos y documentación de los entes públicos de
los tres niveles de gobierno y aquellos documentos privados a los que les sea
aplicable esta Ley.
De esta manera, coincidimos con los iniciadores en el propósito de proteger los
archivos y documentos en poder de las entidades públicas, ya que es fundamental
para el Estado la conservación y protección de los documentos que forman parte
de la memoria histórica del Estado, así como establecer y modernizar los sistemas
de documentación y archivos en todas las entidades públicas, estatales y
municipales, a efecto de protegerlos y ponerlos al alcance de todo ciudadano que
desee consultarlos, sin más limitaciones que las establecidas en las propias leyes,
por lo que consideramos procedente la iniciativa presentada.
Por lo anteriormente expuesto, esta Soberanía ha tenido a bien expedir la
siguiente:
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LEY ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS DE MORELOS.
ARTÍCULO ÚNICO.- Se aprueba la Ley Estatal de Documentación y Archivos de
Morelos, para quedar como sigue:
LEY ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS DE MORELOS
TÍTULO PRIMERO
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1.- La presente Ley es de observancia general en el Estado de
Morelos; sus disposiciones son de orden público e interés social y tienen por
objeto:
I.- Establecer los criterios generales en materia de coordinación, administración
y conservación archivística de toda la documentación en poder de los sujetos
obligados por la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos
Personales del Estado de Morelos; e
II. Implementar los instrumentos de sistematización de los archivos de gestión
e histórico en los términos que marca la Ley.
ARTÍCULO 2.- Además de lo determinado en el artículo 8°, de la Ley de
Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de
Morelos, para efectos de la presente ley se entiende por:
I. Administración documental: Sistema archivístico destinado a planear, dirigir y
controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección
y destino de los documentos que componen un archivo.
II. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, emitidos y acumulados en un proceso natural, como consecuencia del
continuo cumplimiento de las atribuciones que las leyes respectivas confieren a
todas y cada una de las entidades públicas del Estado de Morelos.
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III. Archivo de gestión o trámite: La unidad documental de uso constante, que
se integra con documentos en trámite o vigentes de las unidades orgánicas de
las diversas entidades públicas.
IV. Archivo de transferencia o concentración: La unidad documental que se
integra con documentos que ya no estén activos en las diversas unidades
orgánicas de las entidades públicas, pero que el contenido de su información
se consulta ocasionalmente y es necesario conservarlos un tiempo definido
hasta que se decida si son suprimidos o reúne los requisitos para ser
considerados como documentos históricos.
V. Archivo histórico: Unidad responsable de organizar, sistematizar, conservar
y administrar, la memoria documental institucional.
VI. Archivos históricos: Los que se constituyan con aquellos documentos cuyo
contenido es de gran trascendencia y digno de memoria, debiendo ser
permanente su conservación.
VII. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya
prescrito en su totalidad la valía de los datos y registros en ella contenidos.
VIII. Catálogo general de información archivística: Instrumento técnico que
refleja la estructura de un archivo con base en los criterios emitidos por el
SEDA.
IX. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de
expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la
dependencia o entidad.
X. Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de
aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin
de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.
XI. Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de la función pública, registrada en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (papel, cinta, disco magnético, película, fotografía,
etcétera) en lenguaje natural o convencional.
XII. Documento de archivo: Aquel que registra un hecho o acto de autoridad,
de cualquier tipo, administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido,
manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las
entidades públicas.
XIII. Documento electrónico: Información que puede constituir un documento
de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta
específica para su consulta.
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XIV. Expediente: Unidad documental constituida por un conjunto de
documentos relacionados e identificados orgánica y funcionalmente por un
mismo asunto, en una entidad pública.
XV. Formato para la identificación de información clasificada: Documento que
establece los valores documentales, los plazos de clasificación, la clasificación
de reserva o confidencialidad y demás requisitos de conformidad con el
Reglamento sobre Clasificación de la Información Pública emitido por el
Instituto Morelense de Información Pública y Estadística.
XVI. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
características fundamentales.
XVII. Inventarios documentales: Instrumentos archivísticos que describen las
series y expedientes de un archivo y que permiten su localización.
XVIII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de un archivo o documento
atendiendo a su vigencia o etapa archivística.
XIX. Reglamento sobre la Clasificación de la Información Pública: El que emita
el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística.
XX. SEDA: Sistema Estatal de Documentación y Archivo.
XXI. Sistema de conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y actos
dirigidos a la preservación y prevención de alteraciones en los documentos del
archivo.
XXII. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de un
archivo de concentración al archivo histórico.
XXIII. Valoración documental: Proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de su administración y archivo.
XXIV. Vigencia: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene su
valía documental, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y
aplicables.
ARTÍCULO 3.- Los titulares de las entidades públicas por medio del área
coordinadora de archivos son los responsables de garantizar el cumplimiento de la
presente ley con los criterios específicos en materia de organización y
conservación de la información que posean y entregar los reportes de avance que
determine el SEDA.
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ARTÍCULO 4.- Los sujetos obligados que tengan en posesión un documento
público serán responsables de su adecuada y oportuna administración, conforme
a lo previsto por la presente Ley, su Reglamento y demás disposiciones
aplicables.
ARTÍCULO 5.- Cualquier reglamentación o acuerdo emitido por las Entidades
Públicas en la materia, deberá ser notificado al SEDA.
CAPÍTULO II
DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES
ARTÍCULO 6.- Los sujetos obligados contarán en su estructura orgánica con
Unidades Documentales que tendrán a su cargo los archivos públicos previstos en
esta Ley. Para ello considerarán en su presupuesto la creación o instrumentación
de dichas unidades.
Todos los archivos públicos formarán parte del Sistema Estatal de Documentación
que estará coordinado por el Instituto Estatal de Documentación del Estado de
Morelos.
ARTÍCULO 7.- Las Unidades Documentales de los sujetos obligados, llevarán a
cabo, en los términos que determinen esta ley y demás disposiciones aplicables,
la sistematización de la documentación e información que los mismos generen.
ARTÍCULO 8.- Los sujetos obligados determinarán, conforme al ámbito de su
competencia y a las necesidades del servicio a su cargo, la estructura que deban
adoptar las Unidades Documentales.
El personal a cargo de las Unidades Documentales será responsable de la
documentación e información que produzcan, administren, manejen, archiven o
conserven.
ARTÍCULO 9.- Los documentos de interés público podrán ser consultados en las
Unidades Documentales dispuestas para este fin, las cuales establecerán los
lineamientos a que se sujetarán los usuarios en lo referente al manejo y cuidado
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de los mencionados documentos, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley y
la legislación aplicable en materia de acceso a la información pública.
CAPÍTULO III
DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 10.- Los documentos generados con motivo de una función pública
son patrimonio Estatal y municipal, por lo que bajo ningún concepto se consideran
propiedad de quien lo produjo.
ARTÍCULO *11.- Los documentos que los servidores públicos generen o reciban
en el desempeño de su función, cargo o comisión, deberán integrarse y
organizarse en cada ente público, a efecto de que en el tiempo correspondiente
se registren en las unidades documentales correspondientes, a efecto de
garantizar el control, la propiedad y la utilidad pública de dichos documentos.
NOTAS:
REFORMA VIGENTE.- Reformado por artículo único del Decreto No. 1630, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, No. 4950, de fecha 2012/02/01. Vigencia 2012/02/02. Antes
decía: Los documentos que los servidores públicos generen o reciban en el desempeño de su
función, cargo o comisión, deben registrarse en las unidades documentales correspondiente, a
efecto de garantizar el control, la propiedad y la utilidad pública de dichos documentos.
ARTÍCULO 12.- Cuando un servidor público concluya su empleo, cargo o
comisión, entregará a quien corresponda toda la documentación que obre en su
poder, conforme a lo establecido en la presente ley y demás disposiciones
aplicables.
ARTÍCULO 13.- Todos los servidores públicos son responsables de la
conservación, buen estado y custodia de los documentos que se encuentran bajo
su responsabilidad, por tanto, procurarán que éstos se conserven en lugares y
condiciones idóneas y evitarán actos que impliquen daño o destrucción.
ARTÍCULO 14.- La depuración de documentos se realiza considerando la utilidad,
importancia y valor de los mismos.
El proceso de depuración que se realice en las unidades orgánicas, los
responsables deben consultar y considerar la opinión del área coordinadora de
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archivos de cada entidad pública o del SEDA, según sea el caso, respecto del
destino de los documentos objeto de depuración.
Al realizar la depuración de documentos y entregar la unidad documental
correspondiente del acervo que ya no esté activo, la unidad orgánica emisora
debe elaborar un inventario y un calendario de vigencia de los documentos
entregados. Al término de este plazo, se resguardarán hasta cumplir con el tiempo
que se establezca para su existencia. Concluido el periodo, se determinará si
procede su destrucción o conservación histórica.
ARTÍCULO 15.- Ningún documento puede ser destruido a criterio personal. El
área coordinadora de archivo, el archivo histórico o el Instituto Estatal de
Documentación, según sea el caso, en coordinación con la unidad orgánica que lo
generó, son quienes resuelven si procede o no la destrucción correspondiente.
ARTÍCULO 16.- Pueden ser destruidos aquellos documentos que la unidad
orgánica de donde proceden considere inactivos, así como aquellos que hayan
cumplido treinta años de existencia contados a partir de la fecha en que se
produjeron; lo anterior, siempre y cuando no se haya determinado previamente
que no satisface los requisitos para ser integrados al testimonio histórico.
Al acto de destrucción de documentos deben asistir los responsables de la unidad
orgánica que los hayan generado, así como los integrantes del área coordinadora
de archivo y el Instituto Estatal de Documentación quienes darán constancia por
escrito del acto realizado.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS
ARTÍCULO 17.- Se denomina Sistema Estatal de Documentación y Archivos al
conjunto de elementos que integran tanto el acervo documental del Estado, como
el conjunto de normas, reglamentos y lineamientos que aseguran su
sistematización, administración, resguardo y conservación archivística y las
unidades administrativas a que se refiere esta ley.
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Se compone de mecanismos legales, organizativos y operativos, así como de las
acciones de coordinación, cooperación y concertación, mediante las cuales los
sujetos obligados por la Ley de Información Pública Estadística y Protección de
datos Personales del Estado de Morelos, organizan, sistematizan y resguardan los
archivos públicos, con el fin de asegurar el acceso a la información pública y a
rescatar, organizar y salvaguardar la memoria histórica, pública y administrativa
del Estado de Morelos.
ARTÍCULO 18.- Forman parte del Sistema Estatal de Documentación y Archivo el
Instituto Estatal de Documentación, el IMIPE, cada una de las áreas coordinadoras
de archivo, las distintas unidades documentales integradas por los archivos,
bibliotecas, hemerotecas y cualesquiera otros acervos en que se encuentren
documentos para gestión, custodia, organización o consulta, en posesión de los
sujetos obligados por la Ley de Información Pública, así como las que fueren
creadas en el futuro.
ARTÍCULO 19.- Corresponde al Instituto Estatal de Documentación:
I. Garantizar la debida y adecuada organización y conservación de la
información que posea el Poder Ejecutivo
II. Organizar cursos seminarios y eventos técnicos y académicos, para
promover la adecuada capacitación de las áreas coordinadoras de archivos.
III. Organizar y dirige el archivo histórico del Estado de Morelos.
IV. Administrar el archivo de concentración del Poder Ejecutivo y de las
entidades públicas con las que firme convenio.
V. Presentar las denuncias administrativas que correspondan por la no
conservación adecuada de los archivos públicos.
VI. Monitorear que las áreas coordinadoras de archivos del ejecutivo cumplan
con las obligaciones que les establece la presente Ley.
VII. Monitorear y asegurar la implementación de la administración documental
del Poder ejecutivo.
VIII. Dar apoyo técnico a las áreas coordinadoras de archivo que lo soliciten.
IX. Implementar, organizar y administrar el archivo histórico del Estado.
ARTÍCULO 20.- Los sujetos obligados por la Ley de Información Pública
mantendrán debidamente organizados los documentos en sus respectivas áreas,
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para su fácil localización y consulta, haciendo uso del sistema, métodos y técnicas
estandarizados para la sistematización de la información, así como el uso de las
nuevas tecnologías aplicables. El IMIPE vigilara que los sujetos obligados tengan
implementada y funcionando su administración documental y su área coordinadora
de archivo.
ARTÍCULO 21.- Los archivos históricos, previa celebración de los convenios que
para tal efecto se celebren, se ubicarán en la cede que ocupe el archivo histórico
del Estado de Morelos a cargo del Instituto Estatal de Documentación, a efecto de
promover su resguardo y preservar el patrimonio histórico y cultural que
representa para el Estado de Morelos.
CAPÍTULO V
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVO
ARTÍCULO 22.- La sistematización archivística de las entidades públicas está
dirigida a garantizar la pronta localización, integridad y conservación de la
documentación que posean, para facilitar los procesos de búsqueda documental
en materia de acceso a la información pública.
ARTÍCULO 23.- Las entidades públicas conformarán un área coordinadora de
archivos determinada por el titular de la entidad pública, en el caso de que no
exista un área de archivos o un área afín en la entidad pública, el titular de la
misma nombrará al área que hará las veces de área coordinadora de archivos, la
cual, independientemente de su conformación debe contar con personal que
acredite conocimiento y experiencia en el área.
ARTÍCULO 24.- El área coordinadora de archivos tiene las siguientes funciones:
I. Definir con el Instituto Estatal de Documentación o el IMIPE, según sea el
caso, la implementación de criterios específicos en materia de organización y
conservación de archivos.
II. Establecer con el titular de la entidad pública la reglamentación referente a
los procesos que tengan relación con el flujo de la documentación dentro de la
misma.
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III. Presentar al Consejo de Información Clasificada el manual de
procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información.
IV. Presentar al Instituto Estatal de Documentación y al IMIPE el plan de
trabajo aprobado por el titular de la entidad pública.
V. Elaborar, en coordinación con las áreas administrativas de la entidad pública
los instrumentos de control archivístico determinados por el Instituto Estatal de
Documentación o el IMIPE, según sea el caso.
VI. Establecer en conjunción con el Instituto Estatal de Documentación y el
IMIPE los programas de capacitación y asesoría archivística para la entidad
pública.
VII. Coordinar con el personal de informática de la entidad pública, los
programas destinados a la automatización de los archivos y a la gestión de
documentos electrónicos.
VIII. Apoyar a la Unidad de Información Pública en el cumplimiento al orden
archivístico.
IX. Definir los criterios archivísticos específicos al interior de la entidad pública
para el control administrativo de la documentación, tales como la nomenclatura
o los tiempos de actualización de los catálogos de archivo de trámite y de
concentración.
X. Determinar junto con el titular de la entidad pública el número de áreas
responsables de realizar las funciones básicas de control documental.
XI. Determinar el formato de inventario que deben realizar las unidades
administrativas resultado de los procesos de los sistemas de archivo de trámite
y de archivo de concentración.
XII. Establecer e implementar los procedimientos de los archivos de trámite y
de concentración de conformidad con la presente Ley.
XIII. Resguardar los catálogos de información archivística que le sean
entregados como resultado de la sistematización del archivo de trámite y de
concentración.
XIV. Aprobar con el titular de la entidad pública los dictámenes y catálogos de
transferencia documental del archivo de concentración al archivo histórico y
remitir al Instituto Estatal de Documentación y el IMIPE copia de los mismos.
XV. Elaborar con el titular de la entidad pública y el encargado del archivo
histórico la propuesta de dictámenes y catálogos de baja documental de la
entidad pública, así como remitir al Instituto Estatal de Documentación y al
IMIPE copia de la documentación en comento.
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XVI. Determinar los criterios de identificación de la documentación del archivo
histórico y de concentración en posesión de las unidades administrativas de la
entidad pública.
ARTÍCULO 25.- En cada entidad pública, de conformidad con las funciones del
área coordinadora de archivos y la presente ley, se implementará un sistema de
control archivístico en el que se contengan los siguientes apartados:
I. Archivo de Trámite.
II. Archivo de Concentración.
III. Archivo histórico.
Conforme a las condiciones presupuestales sólo el archivo de gestión y el histórico
pueden concentrarse en la misma unidad administrativa.
ARTÍCULO *26.- Cada unidad administrativa debe elaborar los catálogos con la
información contenida en los expedientes del archivo que corresponda de
conformidad con las determinaciones del área coordinadora de archivos, en todo
caso, quienes remitirán los catálogos al área en cuestión son:
I. En el Poder Ejecutivo: Los Directores Generales; para el caso de los
Organismos Descentralizados y Fideicomisos los Directores de área o aquellos
Servidores Públicos que se encuentren en el puesto jerárquico inmediatamente
inferior al encargado del Organismo.
II. En los ayuntamientos: La oficina del Presidente Municipal, los Directores
Generales, Secretarios o el servidor público con un puesto afín de conformidad
con la estructura orgánica aprobada por el ayuntamiento, los regidores, el
síndico, y el Secretario del ayuntamiento.
III. En el Poder Judicial: En el Tribunal Superior de Justicia; los jueces, las
salas, y las oficinas administrativas que formen parte de él, la oficina del
Presidente del Tribunal; El Consejo de la Judicatura; en el Tribunal Estatal
Electoral: cada una de las Ponencias, la Secretaría General, la Dirección
Administrativa y la oficina del Presidente del Tribunal; en el Tribunal de lo
Contencioso Administrativo, cada una de las Salas, la oficina del Presidente del
Tribunal, la Secretaría General, y la Dirección Administrativa; en el Tribunal
Unitario de Justicia para Adolescentes: los titulares de las áreas administrativas
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y los jueces que lo integran.
IV. En el Poder Legislativo: Las comisiones del Congreso, la Auditoría Superior
de Fiscalización, el Instituto de Investigaciones Legislativas, la Junta de
Coordinación Política, la Mesa Directiva, la conferencia para la Dirección y
Programación de los Trabajos Legislativos, la secretaria del congreso y la
secretaría de administración y finanzas.
V. En los órganos autónomos: En el Instituto Estatal Electoral: la Dirección
Ejecutiva de Administración y Financiamiento, la Dirección Ejecutiva de
Organización y Partidos Políticos, la Dirección Ejecutiva de Capacitación y
Educación Cívica, la Secretaría Ejecutiva, la Oficina del presidente del Instituto;
para el IDEFOMM, todas sus coordinaciones y la Dirección General; en la
Universidad Autónoma del Estado de Morelos, la Rectoría, la Secretaría
General, la Secretaría Académica, la Dirección General de Investigación y
Postgrado, la Secretaría de Extensión, y la Coordinación General de
Planeación y Desarrollo; en la Comisión Estatal de Derechos Humanos, todas
sus visitadurías, las Direcciones, la Oficina del Presidente de la Comisión, y la
Secretaría Ejecutiva; en el IMIPE, el pleno, la Secretaría Ejecutiva, y las
Direcciones Generales.
La formulación y entrega de los catálogos de referencia debe realizarse de manera
anual dentro de los primeros 30 días naturales del mes de enero, en los términos y
por los funcionarios mencionados con antelación.
NOTAS:
REFORMA VIGENTE.- Reformada la fracción I por artículo único del Decreto No. 1316, publicado
en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, No. 5176, de fecha 2014/04/09. Vigencia 2014/04/10.
Antes decía: I. En el poder ejecutivo: Los Directores Generales; para el caso de los organismos
descentralizados y fideicomisos los Directores de área o aquellos servidores públicos que se
encuentren en el puesto jerárquico inmediatamente inferior al encargado del organismo; para el
caso de la defensoría pública, la documentación generada por ésta debe ser integrada por el área
coordinadora de archivos de la Secretaría de Gobierno.
REFORMA VIGENTE.- Reformado el párrafo segundo por artículo único del Decreto No. 1630,
publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, No. 4950, de fecha 2012/02/01. Vigencia
2012/02/02. Antes decía: La formulación y entrega de los catálogos de referencia debe realizarse
de manera semestral en los términos señalados con anterioridad dentro los primeros 20 días
hábiles posteriores al cumplimiento de cada semestre en los términos y por los funcionaros
mencionados con antelación.
ARTÍCULO 27.- El área coordinadora de archivos, en materia del archivo de
trámite, está obligada a:
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I. Determinar los criterios para integrar los expedientes del archivo en cuestión.
II. Conservar los catálogos de la documentación que se encuentra activa y
turnar a la Unidad de Información Pública el catálogo de aquella que haya sido
clasificada como reservada o confidencial, conforme a las determinaciones del
Consejo de Información Clasificada en caso de ser necesario.
III. Emitir anualmente el inventario del archivo de trámite.
ARTÍCULO 28.- El área coordinadora de archivos, en materia del archivo de
concentración, debe:
I. Recibir los catálogos de los archivos de trámite de la documentación activa;
II. Elaborar y Conservar los catálogos de la documentación activa hasta cumplir
su vigencia documental conforme al Catálogo General de Información, o al
cumplir su período de reserva;
III. Solicitar al titular de la entidad, en su caso, con el visto bueno de la unidad
administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su
transferencia secundaria de conformidad con los presentes la presente.
1. Elaborar los inventarios y dictámenes de baja documental junto con el
archivo histórico;
2. Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los
documentos y expedientes que correspondan por la evaluación a resguardo
del mismo, así como la determinación del tiempo para tal fin.
CAPÍTULO VI
DEL ARCHIVO HISTÓRICO
ARTÍCULO 29.- Todos los sujetos obligados deben contar con un área de archivo
histórico, aplicando las regulaciones de conservación que establezca el área
coordinadora de archivos y la presente ley.
En todo caso, el archivo histórico o el área que funja como tal para las siguientes
entidades públicas en lo particular será:
I. En el Poder Ejecutivo: El Instituto Estatal de Documentación del Estado de
Morelos.
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II. En el Poder Legislativo: El Instituto de Investigaciones legislativas del
Congreso del Estado.
III. En el Poder Judicial: El área de Archivo General.
IV. En los órganos autónomos: La responsabilidad de la gestión del archivo
histórico recaerá en los titulares y representantes administrativos.
V. En los municipios: la responsabilidad de la gestión del archivo histórico
recae en el Secretario del ayuntamiento, hasta que se realice la publicación en
la que se determine a otra área administrativa.
Para el caso de las entidades que por razones justificables a criterio del Instituto
Estatal de Documentación y Archivo, no puedan conformar por sí un área de
archivo histórico, deberán observar lo establecido en la presente Ley.
ARTÍCULO 30.- El área de archivo histórico tiene las siguientes funciones:
I. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos, en materia de archivo de
concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el
catálogo de disposición documental y el inventario general;
II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener
valor histórico;
III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el área
coordinadora de archivos;
IV. Establecer en coordinación con el área coordinadora de archivos un
programa que permita respaldar los documentos históricos a través de
sistemas electrónicos.
V. Definir los criterios de conservación de la documentación junto con el área
coordinadora de archivos;
VI. Aprobar en conjunto con el área coordinadora de archivos y el titular de la
entidad pública los catálogos, el dictamen y el inventario de la documentación
en transferencia secundaria.
VII. Elaborar la propuesta junto con el titular de la entidad pública del dictamen
y el catálogo de baja documental, así como remitir una copia de ambos
documentos al Instituto Estatal de Documentación.
VIII. En caso de que se encuentren archivos dañados emitir junto con el titular
de la unidad administrativa correspondiente, un acta circunstanciada detallando
la información contenida así como el estado en que se encuentra dicha
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documentación; lo anterior para determinar las medidas de conservación
necesarias para el caso en particular.
IX. Promover el conocimiento de la documentación en su poder que tenga un
alto valor histórico.
CAPÍTULO VII
DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LO GENERAL
ARTÍCULO 31.- Se entiende por transferencia documental el tránsito de ciertos
expedientes del archivo de concentración al archivo histórico. De conformidad con
lo anterior, toda la documentación la resguardarán las respectivas áreas de control
y para su vigilancia se elaborarán catálogos tanto de archivo de trámite como de
concentración que resguarda el área coordinadora de archivos en los términos que
marcan la presente ley. Los catálogos de control documental serán elaborados por
aquellos servidores públicos que designe el titular de la unidad administrativa
correspondiente.
ARTÍCULO *32.- Previa entrega de los formatos correspondientes por parte del
área coordinadora de archivos, las unidades administrativas realizarán los
catálogos correspondientes a los archivos de trámite y de concentración de
conformidad con lo determinado por el área coordinadora de archivos y lo
entregarán a esta área dentro de los primeros 20 días hábiles del mes siguiente a
aquel en que se cumpla cada semestre del año.
NOTAS:
REFORMA VIGENTE.- Reformado por artículo único del Decreto No. 1630, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, No. 4950, de fecha 2012/02/01. Vigencia 2012/02/02. Antes
decía: Previa entrega de los formatos correspondientes por parte del área coordinadora de
archivos las unidades administrativas realizarán los catálogos correspondientes a los archivos de
trámite y de concentración de conformidad con lo determinado por el área coordinadora de
archivos y lo entregarán a esta área dentro de los primeros 20 días hábiles del mes siguiente a
aquel en que se cumpla cada trimestre del año. El área coordinadora de archivos revisará los
catálogos emitidos por las unidades administrativas, a través de los funcionarios especificados en
el artículo 26 de la presente Ley, y tendrá 10 días para su aprobación o en su caso emitir las
recomendaciones necesarias para su aprobación.
ARTÍCULO *33.- El área coordinadora de archivos revisará los catálogos emitidos
por las unidades administrativas, a través de los funcionarios específicos en el
artículo 26 de la presente Ley, y tendrá 10 días para su aprobación o en su caso
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emitir las recomendaciones necesarias para su aprobación. En caso de existir
alguna recomendación la unidad administrativa la realizará en un plazo de 3 días
hábiles para atender dicha recomendación y reponer el catálogo en los términos
solicitados, si no existiere recomendación alguna por parte del área coordinadora
de archivos ésta resguardará los catálogos originales, para conformar el inventario
correspondiente y tomará las determinaciones necesarias para que en la medida
de lo posible el resguardo de la información se realice de manera electrónica.
NOTAS:
REFORMA VIGENTE.- Reformado por artículo único del Decreto No. 1630, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, No. 4950, de fecha 2012/02/01. Vigencia 2012/02/02. Antes
decía: El área coordinadora de archivos revisará los catálogos emitidos por las unidades
administrativas, y tendrá 10 días para su aprobación o en su caso emitir las recomendaciones
necesarias para su aprobación. En caso de existir alguna recomendación la unidad administrativa
la realizará en un plazo de 3 días hábiles para atender dicha recomendación y reponer el catálogo
en los términos solicitados, si no existiere recomendación alguna por parte del área coordinadora
de archivos ésta resguardará los catálogos originales, para conformar el inventario correspondiente
y tomará las determinaciones necesarias para que en la medida de lo posible el resguardo de la
información se realice de manera electrónica.
ARTÍCULO 34.- En el caso de que exista documentación de transferencia de
archivo de concentración al archivo histórico el área coordinadora de archivos
tiene 20 días hábiles para proponer la elaboración del dictamen junto con el
archivo histórico, para que así el órgano colegiado definido para el efecto, apruebe
dicha propuesta.
CAPÍTULO VIII
DEL PROCESO DE DEPURACIÓN DOCUMENTAL
ARTÍCULO 35.- Se entiende por depuración documental el proceso mediante el
cual se elige entre la documentación que a pesar de que haya concluido su
periodo de validez documental primaria es susceptible de ser considerada como
histórica y la documentación que causa baja definitiva y por tanto debe ser
suprimida del archivo.
CAPÍTULO IX
DE LOS INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 36.- El titular de cada entidad debe asegurarse que se elaboren y
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actualicen de manera semestral los instrumentos de consulta y control archivístico
que propicien la organización, conservación y gestión adecuada de los archivos
por parte del área coordinadora de archivos, por lo que debe contar, por lo menos,
con los siguientes elementos:
I. El cuadro general de información archivística.
II. El cuadro general de disposición documental.
III. La guía simple de archivos.
IV. Los inventarios documentales:
a) General.
b) De transferencia.
c) De baja.
ARTÍCULO 37.- El Instituto Estatal de Documentación a través de los medios
informáticos definidos para el efecto, proporcionará la asesoría técnica para la
elaboración de los instrumentos mencionados con anterioridad.
ARTÍCULO 38.- Una vez recopilada la información de las diversas unidades
administrativas el área coordinadora de archivos elaborará una guía simple de los
archivos, de acuerdo con el cuadro general de información archivística, y la
relación de los archivos de gestión e histórico, con el nombre, dirección, teléfono,
correo electrónico y cargo del responsable.
ARTÍCULO 39.- Las entidades públicas, a través del área coordinadora de
archivos, elaborarán un cuadro general de información archivística, el cual debe
encontrarse basado en los criterios orgánico y funcional para su elaboración.
La estructura del Cuadro General de Información Archivística será jerárquica,
atendiendo a los siguientes niveles:
Primero, fondo: conjunto de documentos producidos por una dependencia o
entidad, con cuyo nombre se identifica;
Segundo, sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las
atribuciones de cada dependencia o entidad, y
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Tercero, serie: división de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que
versan sobre una materia o asunto específico.
Independiente de lo anterior pueden existir niveles intermedios, como subfondo o
subsección, dependiendo de las necesidades administrativas de las entidades
públicas. Los niveles deben identificarse mediante una clave alfanumérica que
determine el área coordinadora de archivos y que se comunicará al SEDA para su
aprobación.
ARTÍCULO 40.- Los expedientes, conformados por la documentación respectiva,
deben formarse con la portada que incluye los datos que identifiquen dicho
expediente en los términos del cuadro General de Información Archivística, y
puede contener los siguientes rubros:
I. Fondo.
II. Sección.
III. Serie.
IV. Unidad administrativa.
V. Número de expediente: que es el número consecutivo que identifica de
manera particular a cada uno de los expedientes.
VI. Asunto.
VII. Fecha de apertura y de cierre del expediente en el caso que corresponda.
VIII.- Vigencia.
IX. Número de fojas útiles al cierre del expediente.
ARTÍCULO 41.- Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como
reservados o confidenciales, deben contener, además, la leyenda de clasificación
conforme a lo establecido por la unidad de información Pública en los términos
que marca el Reglamento sobre la Clasificación de la Información Pública.
CAPÍTULO X
DE LOS SISTEMAS DE RESPALDO DOCUMENTAL
ARTÍCULO 42.- El área coordinadora de archivos implementará las medidas
necesarias para la correcta administración y sistematización de la información que
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haya generado o recibido en formato electrónico o cualquiera otro garantizando su
permanencia, así como la integridad de la misma.
ARTÍCULO 43.- A los sujetos obligados, a través del área coordinadora de
archivos le corresponde aplicar las medidas técnicas necesarias para respaldar la
información que contengan tanto en el archivo de concentración, como en el
histórico, determinando en coordinación con el SEDA las políticas para la
digitalización del archivo de gestión, en los términos y fechas que señale éste.
ARTÍCULO 44.- Las entidades públicas deben realizar programas de respaldo y
migración de la documentación para garantizar la integridad de la documentación
respaldada; entendiendo por migración de datos, el traslado continuo de la
información de medios o herramientas de respaldo en proceso de desuso a
medios o herramientas de uso actual.
ARTÍCULO 45.- El área coordinadora de archivos fomentará la cultura de la
digitalización de la información mediante la capacitación y la educación continua
de conformidad con el plan de trabajo definido para el efecto, del cual se entregará
copia al SEDA, posterior a su aprobación.
ARTÍCULO 46.- En todo caso, la información que se digitalice como mínimo se
apegará a los lineamientos que en lo particular le corresponden a las entidades
públicas, y se deberá además garantizar la aplicación de las regulaciones
archivísticas a la documentación no digitalizada.
CAPÍTULO XI
DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
ARTÍCULO *47.- El titular del área coordinadora de archivos es el responsable de
actualizar la información plasmada en el catálogo general de información en los
términos de la presente Ley.
En dicho catálogo deben establecerse los períodos de vigencia documental y sus
plazos de conservación, por otra parte, la Unidad de Información Pública deberá
observar las presentes disposiciones para efecto de la información con carácter de
reserva o confidencial así como los plazos en lo particular.
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Los sujetos obligados, a través del área coordinadora de archivos, enviarán al
SEDA copia de su catálogo general de información actualizado en soporte
electrónico, así como copia de los inventarios anualizados, a más tardar dentro de
los primeros 30 días naturales del mes de enero.
NOTAS:
REFORMA VIGENTE.- Reformado por artículo Único del Decreto No. 1630, publicado en el
Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 4950 de fecha 2012/02/01. Vigencia 2012/02/02. Antes
decía: Los sujetos obligados, a través del área coordinadora de archivos, enviarán al SEDA copia
de su catálogo general de información actualizado en soporte electrónico, así como copia de los
inventarios anualizados, a más tardar dentro de los primeros 20 días hábiles del mes de enero.
ARTÍCULO 48.- En los plazos de conservación de los archivos se tomará en
cuenta la vigencia documental, así como, en su caso, el periodo de reserva
correspondiente.
En el caso de información clasificada el plazo de conservación de la
documentación se validará de la siguiente manera: a partir de la desclasificación
de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un periodo
igual al de reserva, si éste fuera mayor al primero.
Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la
información se conservarán por 5 años más a la conclusión de su vigencia natural.
ARTÍCULO 49.- Al concluir los plazos establecidos en el artículo anterior, los
sujetos obligados, a través del área coordinadora de archivos realizarán el
dictamen correspondiente para determinar el destino final de la documentación de
conformidad con la presente y las regulaciones específicas emitidas por el área
coordinadora de archivos.
ARTÍCULO 50.- Para efecto de depuración documental los sujetos obligados
deberán solicitar al SEDA otorgue el visto bueno al dictamen de depuración de la
documentación en cuestión, sin el cual no podrán llevar a cabo ningún tipo de
depuración.
ARTÍCULO 51.- Las entidades, a través del área coordinadora de archivos
adoptarán medidas que garanticen la conservación de la información y la
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confiabilidad de sus respaldos documentales del archivo histórico sea en
documento impreso o sea digitalizada, para el caso de los archivos de
documentación impresa deberán:
I. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción,
organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos.
II. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los
documentos.
III. Contar con infraestructura suficiente para garantizar el resguardo íntegro de
la documentación.
Para el caso de la información digitalizada el SEDA determinará la infraestructura
mínima para su óptima conservación.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA EN LOS SUJETOS OBLIGADOS
Y DE LOS VALORES DOCUMENTALES
ARTÍCULO 52.- Los sujetos obligados, para la administración y conservación de
sus archivos, en lo conducente, deberán observar lo aquí previsto, y los puntos
que de forma específica se refiere a cada uno de ellos en el presente título.
CAPÍTULO I
EN LOS AYUNTAMIENTOS
ARTÍCULO 53.- Las actas emitidas por el cabildo que contengan acuerdos
relacionados con la ejecución de gasto público, modificaciones en la estructura
organizacional de la entidad pública, o endeudamiento de la misma deben
conservarse como archivo de gestión, por lo menos 6 años a partir de su emisión.
ARTÍCULO 54.- Para el caso de supresión documental el área coordinadora de
archivos junto con el archivo histórico deben realizar un catálogo de depuración
documental y el dictamen correspondiente para el efecto, ambos documentos
deben ser aprobados por el presidente municipal y el secretario general, cuando
se apruebe dicha documentación deben remitir copia de la documentación al
SEDA, éste podrá emitir recomendaciones u observaciones en caso de
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considerarlo pertinente, en cuyo caso serán vinculatorias y no podrá suprimirse
ningún documento hasta en tanto sean observadas dichas recomendaciones,
posterior a esto podrá realizarse la destrucción de la documentación propuesta
para tal efecto.
La conservación de los archivos históricos municipales debe realizarse de forma
concentrada, en un lugar adecuado, en caso contrario se considerará falta grave y
se procederá a la aplicación de medidas y sanciones que aseguren la
conservación del patrimonio documental histórico.
Mediante la celebración de convenios, los ayuntamientos deben en todo caso
procurar la creación de archivos regionales municipales, o incluso un archivo
histórico municipal del Estado de Morelos, a efecto de concentrar, por su
importancia y resguardo, en lo posible en una sola unidad documental los
documentos históricos municipales.
CAPÍTULO II
EN EL PODER EJECUTIVO
ARTÍCULO 55.- Se entiende por Poder Ejecutivo todas y cada una de las distintas
dependencias que componen la administración centralizada como la
descentralizada, en los mismos términos y de conformidad con las leyes
respectivas.
CAPÍTULO III
EN EL PODER LEGISLATIVO
ARTÍCULO 56.- Para efecto de la presente se entiende por Poder Legislativo el
Congreso del Estado, todas sus comisiones y órganos internos, la Diputación
Permanente del Congreso del Estado, la Auditoría Superior de Fiscalización, y
todas las dependencias administrativas del Congreso del Estado.
ARTÍCULO 57.- En el caso de la Auditoría Superior de Fiscalización por la
naturaleza de la documentación que maneja se procurará digitalizar todos y cada
uno de los expedientes que contengan las auditorías realizadas de acuerdo con
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sus atribuciones para efecto de tener disponibilidad inmediata y garantizar el
derecho de acceso a la información pública.
ARTÍCULO 58.- Las actas de sesión del pleno del Congreso, las propuestas de
reforma, las iniciativas de ley, las nóminas y demás documentos relacionados con
el ejercicio de su presupuesto, las actas o minutas de las comisiones legislativas o
de trabajo y cualquier órgano colegiado interno, deberán tener un periodo de
vigencia documental mínimo de 6 años.
CAPÍTULO IV
EN EL PODER JUDICIAL
ARTÍCULO 59.- Para efecto de los presentes la presente Ley se entiende por
Poder Judicial los que se determinan en la Constitución Política del Estado de
Morelos.
ARTÍCULO 60.- Es de interés público regular el crecimiento de los archivos del
poder judicial, por lo tanto, resulta necesario establecer criterios de depuración y
destrucción de expedientes de menor valor, para conservar aquéllos con
verdadero valor institucional, jurídico o histórico, que integren la memoria
documental.
ARTÍCULO 61.- Para efectos de la presente, se consideran en el poder judicial:
I. De archivo reciente: los expedientes concluidos que tengan hasta dos años,
a partir de que se ordenó su archivo.
II. De archivo medio: aquellos expedientes concluidos que tengan más de dos
años y menos de diez años respecto de la fecha que se ordenó su archivo,
III. Históricos: Los que tengan más de diez años, a partir de que se ordenó su
archivo.
IV. La documentación de archivo medio e histórico deberá trasferir al área de
archivo histórico.
ARTÍCULO 62.- Para regular el flujo de los expedientes en el poder judicial se
deben considerar los siguientes criterios:
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I. La documentación de archivo reciente será conservada en el archivo del
órgano jurisdiccional en el que fue elaborada;
II. La documentación de archivo medio e histórica deberá transferirse a las
áreas de concentración o histórica de cada entidad que compone el poder
judicial, y quedarán a disposición del órgano jurisdiccional correspondiente.
ARTÍCULO 63.- Por la trascendencia de la información contenida en las
resoluciones de los expedientes definitivamente concluidos o que han causado
estado, todas las resoluciones y los expedientes originales deberán trasladarse
directamente al archivo histórico de cada entidad que compone el poder judicial
para su conservación permanente.
ARTÍCULO 64.- Las distintas entidades del poder judicial podrán convenir la
concentración histórica de sus documentos y expedientes en una sola unidad
concentradora.
ARTÍCULO 65.- Anualmente las distintas áreas que componen el poder judicial
deberán transferir los documentos que componen el archivo medio, ya sea al área
de concentración o histórica, acompañando los siguientes documentos:
I. Acta de transferencia;
II. Relación de los expedientes que habrán de ser transferidos y en la que se
precisarán los datos que el área coordinadora de archivos señale para su plena
identificación y control dentro del depósito documental.
Cada titular de la entidad pública o sujeto obligado en el área coordinadora de
archivo diseñará los formatos de transferencia respectivos y realizaran las
anotaciones correspondientes en los libros de gobierno respectivos.
CAPÍTULO V
EN LOS ÓRGANOS AUTÓNOMOS
ARTÍCULO 66.- Para efecto de la presente se entenderá por órganos autónomos
a las que por disposición constitucional así las señale.
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ARTÍCULO 67.- La documentación referente a procesos electorales desde el
punto de vista financiero deberá tener una vigencia documental mínima de 6 años
a partir de su emisión y siendo de relevante interés toda la información referente al
ejercicio de recursos por parte de los partidos políticos esta información deberá
considerarse como histórica de manera inmediata al finalizar su período de
documentación activa.
ARTÍCULO 68.- En el caso de expedientes de orden de procedimiento
administrativo, y estando a lo que refiere el Reglamento de Clasificación de
Información, deberán tener una vigencia documental mínima de 3 años a partir de
que concluya su periodo de reserva.
ARTÍCULO 69.- Para el caso de supresión documental de alguno de los
organismos autónomos el área coordinadora de archivos junto con el archivo
histórico y el titular de la entidad deberán emitir el dictamen así como el catálogo
de supresión documental y remitir copia al SEDA para su análisis y revisión.
ARTÍCULO 70.- En el caso de expedientes de orden académico, y estando a lo
que refiere el Reglamento de Clasificación de Información, deberán tener una
vigencia documental mínima de 3 años a partir de que concluya su vigencia
administrativa, además, el área coordinadora de archivos correspondiente deberá
emitir un sistema de resguardo de datos personales que garantice la integridad de
éstos dentro de la entidad, el cual podrá ser preferentemente informático,
TÍTULO TERCERO
DE LOS DOCUMENTOS DE INTERÉS
PÚBLICO EN POSESIÓN DE PARTICULARES
ARTÍCULO 71.- Los particulares que por cualquier circunstancia posean
documentos de interés público o histórico que integren el patrimonio documental
del Estado están obligados a informar tal circunstancia al Archivo General del
Instituto Estatal de Documentación y Archivo, quien deberá hacer el registro
correspondiente.
ARTÍCULO 72.- El Archivo General hará el requerimiento de los documentos de
interés público o histórico que se encuentren bajo posesión de particulares, a
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efecto de que éstos sean expropiados en los términos previstos en la legislación
aplicable.
ARTÍCULO 73.- Las personas físicas y morales, que sean propietarias o posean
acervos documentales y pretendan donar, transferir y enajenar dichos bienes, de
acuerdo al valor histórico y que sean de utilidad pública, darán preferencia para
adquirirlos al Archivo General o a las unidades del SEDA, previstas en la presente
ley. Para ello tendrán que dar aviso de dichas acciones al Archivo General,
procediendo según lo establezca, el reglamento que para tal efecto expida el
Gobernador del Estado.
TÍTULO CUARTO
DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES
ARTÍCULO 74.- Incurrirán en actos violatorios a esta Ley, aquellos servidores
públicos que al separarse de su empleo, cargo o comisión, omitan
intencionalmente la entrega de algún documento por el cual se podrá requerir, a
efecto de que lo restituyan. De incurrirse en dicha omisión, se procederá de
acuerdo con lo establecido en los ordenamientos legales aplicables al caso.
ARTÍCULO 75.- Los servidores públicos que manejen documentos y que por dolo
o negligencia les causen daño, los mutilen, destruyan o extravíen, incurrirán en
responsabilidad administrativa de acuerdo con lo previsto en la Ley de Estatal de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Morelos.
ARTÍCULO 76.- Las personas que intervengan en la restauración de documentos,
sean servidores públicos o particulares, que alteren la información contenida en
los mismos para su beneficio o perjuicio de un tercero, serán sancionados
conforme a las disposiciones aplicables del Código Penal para el Estado.
ARTÍCULO 77.- Queda fuera del comercio y por ende prohibida la enajenación a
cualquier título de los documentos de interés público que obren en las Unidades
del Sistema Estatal de Documentos y Archivo.
ARTÍCULO 78.- La supresión de documentos de interés público se realizará con
estricto apego a lo establecido por la presente Ley y sus reglamentos. Quien
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infrinja sus disposiciones estará atentado contra el patrimonio documental del
Estado y será sancionado de acuerdo a la tipificación de la falta.
ARTÍCULO 79.- Los servidores públicos que contravengan esta Ley y los
reglamentos que de ella se deriven, independientemente de la aplicación de los
ordenamientos legales a que haya lugar, se harán acreedores según la gravedad
de la falta a las siguientes sanciones administrativas:
I.- Amonestación.
II.- Suspensión temporal del empleo.
III.- Cese del empleo.
Las sanciones impuestas podrán impugnarse de conformidad con las
disposiciones aplicables de la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado.
ARTÍCULO 80.- A los usuarios de documentación de interés público que marquen,
mutilen o destruyan alguno de tales documentos, o extravíen o sustraigan
documentos de interés público, se les aplicaran las sanciones establecidas en el
Código Penal del Estado.
TÍTULO QUINTO
MEDIDAS DE APREMIO, INFRACCIONES Y SANCIONES
ARTÍCULO *81.- Los sujetos obligados por esta Ley serán sancionados cuando
incurran en cualquiera de las siguientes conductas:
1. Conducir con negligencia todo lo relativo a la administración documental.
2. No realizar la entrega recepción de los documentos de gestión, concentración
e históricos.
3. No aplicar los lineamientos, acuerdos o normas técnicas que expidan el
IMIPE o el Instituto de Documentación y que les sean aplicables.
4. Utilizar, sustraer, dañar, mutilar, destruir, esconder, estropear, maltratar,
alterar, total o parcialmente y de manera indebida documentos públicos a los
cuales tengan acceso con motivo de su empleo, cargo o comisión.
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5. Desempeñar con negligencia en la debida administración y conservación de
documentos públicos.
6. Negarse a las inspecciones documentales que les realicen el Instituto de
Documentación o el IMIPE.
7. No cumplir con las obligaciones especificas que en materia de archivo les
confiere la presente Ley.
8. Separase de su empleo, cargo o comisión omitiendo intencionalmente la
entrega de documentos públicos.
9. El servidor público que no cumpla de manera expedita las resoluciones o
medidas de apremio que el IMIPE o del Instituto de Documentación dispongan,
según sea el caso, para la adecuada conservación, administración, resguardo y
sistematización de archivos públicos, en los términos y condiciones que
establece esta ley, será sancionado con:
I.- Suspensión del cargo sin goce de sueldo hasta con 30 días naturales y
multa de 10 a 500 veces el valor diario de la Unidad de Medida y
Actualización, y
II.- en caso de reiterarse la falta podrá ser inhabilitado para ocupar cargos
públicos por un periodo de uno a cinco años.
Las sanciones a que se refiere este artículo, podrán impugnarse de conformidad
con las disposiciones aplicables de la Ley Estatal de Responsabilidades de los
Servidores Públicos del Estado.
NOTAS:
REFORMA VIGENTE.- Reformado el Apartado 9 fracción I, por artículo único del Decreto No. 1497
publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” No. 5478 de fecha 2017/03/01. Vigencia
2017/03/02. Antes decía: I.- Suspensión del cargo sin goce de sueldo hasta con 30 días naturales
y multa de 10 a 500 salarios mínimos, y
TRANSITORIOS
PRIMERO.- La presente Ley entrará en vigor el día siguiente de su publicación en
el Periódico Oficial del Gobierno del Estado.
SEGUNDO.- Se abroga la Ley General de Documentación para el Estado de
Morelos, publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, el 6 de diciembre de
1995.
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TERCERO.- Por lo que se refiere al Instituto Estatal de Documentación, y los
derechos laborales de los trabajadores del Instituto Estatal de Documentación se
conservan en el estado en que se encontraban, rigiéndose por la Ley del Servicio
Civil del Estado de Morelos.
CUARTO.- El Ejecutivo del Estado dispondrá de un plazo de ciento veinte días
naturales, contados a partir de la fecha en que entre en vigor esta Ley, para
publicar el Reglamento Interior del Instituto Estatal de Documentación.
QUINTO.- Se derogan todas las disposiciones que se opongan a la presente Ley.
SEXTO.- El Instituto Morelense de Información Pública y Estadística del Estado de
Morelos y el Instituto Estatal de Documentación, expedirán los lineamientos,
normas o disposiciones administrativas que correspondan en un plazo no mayor
de 60 días hábiles. Hasta en tanto no se expidan los lineamientos, normas o
disposiciones administrativas a que se refiere la presente ley, quedan vigentes los
que aparecen publicados en el Periódico Oficial 4671, de fecha 31 de diciembre,
como la designación de los titulares de las áreas coordinadoras de archivo que ya
hubiesen sido designados, y las demás disposiciones administrativas aplicables.
SÉPTIMO.- Las designaciones de los titulares de los archivos de las dependencias
y entidades a que se refiere esta Ley, deberán notificarse al Instituto Estatal de
Documentación y al Instituto Morelense de Información Pública y Estadística del
Estado de Morelos, según sea el caso, a más tardar 30 días hábiles posteriores a
la publicación de la presente Ley.
OCTAVO.- Remítase al Ejecutivo del Estado para los efectos legales
correspondientes.
Recinto Legislativo a los quince días del mes de julio de dos mil nueve.
ATENTAMENTE. “SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN”.
LOS CC. DIPUTADOS INTEGRANTES DE LA MESA DIRECTIVA DEL
CONGRESO DEL ESTADO.
DIP. JAIME TOVAR ENRÍQUEZ.
PRESIDENTE.
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DIP. JORGE TOLEDO BUSTAMANTE.
VICEPRESIDENTE.
DIP. MATÍAS QUIROZ MEDINA.
SECRETARIO. DIP. CLAUDIA IRAGORRI RIVERA.
SECRETARIA.
RÚBRICAS.
Por tanto mando se imprima, publique circule y se le dé el debido cumplimiento.
Dado en la Residencia del Poder Ejecutivo en la Ciudad de Cuernavaca, Capital
del Estado de Morelos, a los quince días del mes de septiembre de dos mil nueve.
“SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN”.
GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE
MORELOS
MTRO. MARCO ANTONIO ADAME CASTILLO
SECRETARIO DE GOBIERNO
JORGE MORALES BARUD
RÚBRICAS.
DECRETO NÚMERO MIL SEISCIENTOS TREINTA.
QUE REFORMA LOS ARTÍCULOS 11, 26, SEGUNDO PÁRRAFO, 32, 33 Y 47
DE LA LEY ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS DE MORELOS.
POEM No. 4950 de fecha 2012/02/01
TRANSITORIOS
PRIMERO.- Aprobado que sea el presente decreto, túrnese al Titular del Poder Ejecutivo para su
publicación inmediata en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, órgano oficial de difusión del
Gobierno del Estado de Morelos.
SEGUNDO.- La presente reforma entrará en vigor al día siguiente de su publicación.
TERCERO.- Se derogan todas aquellas disposiciones que se opongan al contenido del presente
decreto.
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DECRETO NÚMERO MIL TRESCIENTOS DIECISÉIS
POR EL QUE SE REFORMA LA FRACCIÓN I, DEL ARTÍCULO 26, DE LA LEY ESTATAL
DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS DE MORELOS.
POEM No. 5176 de fecha 2014/04/09
DISPOSICIONES TRANSITORIAS:
ARTÍCULO PRIMERO.- Remítase el presente Decreto al Titular del Poder Ejecutivo del Estado,
para los fines que indica el artículo 44 y la fracción XVII, del artículo 70, de la Constitución Política
del Estado Libre y Soberano de Morelos.
ARTÍCULO SEGUNDO.- Este Decreto entrará en vigor al día siguiente de la fecha de su
publicación en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, Órgano de del Gobierno del Estado.
DECRETO NÚMERO MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y SIETE
POR EL QUE SE REFORMA EL APARTADO 9 FRACCIÓN I DEL ARTÍCULO 81 DE LA LEY
ESTATAL DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS DE MORELOS, EN MATERIA DE
DESINDEXACIÓN DEL SALARIO MÍNIMO
POEM No. 5478 de fecha 2017/03/01
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera.- Remítase el presente Decreto al Gobernador Constitucional del Estado, para los efectos
de lo dispuesto por los artículos 44 y 70, fracción XVIII, incisos a), b) y c), de la Constitución
Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.
Segunda.- El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico
Oficial “Tierra y Libertad”, órgano de difusión Oficial del Gobierno del estado de Morelos.
Tercera.- Todas las menciones al salario mínimo como unidad de cuenta, índice base, medida o
referencia para determinar la cuantía de las obligaciones y supuestos previstos en esta Ley, se
entenderán referidas a la Unidad de Medida y Actualización.
Cuarta.- El valor de la Unidad de Medida y Actualización será determinado conforme el Decreto
por el que se declara reformadas y adicionadas diversas disposiciones de la Constitución Política
de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de desindexación del salario mínimo, publicado en el
Diario Oficial de la Federación, el 27 de enero de 2016 y, en su caso, por otras disposiciones
aplicables.
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