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LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
28 DE FEBRERO DE 2024
El contenido del presente ordenamiento es de carácter informativo.
La fuente original es la publicada en el Periódico Oficial del Estado de Puebla.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
ARTÍCULO 1
La presente Ley es de orden público y de observancia general en el
territorio del Estado de Puebla, y tiene por objeto establecer los
principios y bases generales, para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos en posesión
de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes
Legislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado de Puebla y sus
ayuntamientos, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos,
fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o
sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad de la entidad federativa y los municipios.
Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del
Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y
acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social,
cultural, científica y técnica del Estado.
ARTÍCULO 2
Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al
desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización,
conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita, de los
documentos de archivo que poseen los sujetos obligados,
contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública,
la correcta gestión gubernamental y el avance institucional del
Estado;
II. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional
de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y
permitan la publicación en medios electrónicos de la información
relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos
públicos, así como de aquella que por su contenido sea de interés
público;
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III. Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los
sujetos obligados, con el objetivo de favorecer la toma de decisiones,
la investigación y el resguardo de la memoria institucional del Estado;
IV. Promover el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la
información para mejorar la administración de los archivos por los
sujetos obligados del Estado;
V. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un
sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al
establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito estatal y
municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía;
VI. Establecer mecanismos para la colaboración en materia de
archivos con las autoridades federales, estatales, municipales,
organismos autónomos y demás sujetos obligados;
VII. Promover la cultura de la calidad en los archivos del Estado
mediante la adopción de buenas prácticas nacionales e
internacionales;
VIII. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria
institucional, de conformidad con lo dispuesto por la Ley General de
Archivos, esta Ley y las demás disposiciones aplicables;
IX. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del
patrimonio documental Estatal, y
X. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
ARTÍCULO 3
La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a lo previsto
por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los
tratados internacionales de los que México sea parte, la Ley General
de Archivos y la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Puebla, privilegiando el respeto irrestricto a los derechos humanos,
favoreciendo en todo momento la protección más amplia a las
personas y el interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de
manera supletoria la Ley General de Responsabilidades
Administrativas, la Ley del Procedimiento Contencioso Administrativo
del Estado de Puebla y el Código Procedimental aplicable.
ARTÍCULO 4
Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
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I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los
sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con
independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
II. Actividad archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a
administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo;
III. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o
recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y
funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se
resguarden;
IV. Archivo de concentración: Al integrado por documentos
transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y
consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición
documental;
V. Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones
de los sujetos obligados;
VI. Archivo General: Al Archivo General de la Nación;
VII. Archivo General del Estado: Al Archivo General del Estado de
Puebla;
VIII. Archivo histórico: Al integrado por documentos de conservación
permanente y de relevancia para la memoria nacional, estatal y
municipal de carácter público;
IX. Archivos privados de interés público estatal: Al conjunto de
documentos de interés público, histórico o cultural, que permitan
conocer la evolución del Estado de Puebla y se encuentren en
propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos
ni realicen actos de autoridad en los ámbitos de gobierno estatal y
municipal;
X. Área coordinadora de archivos: A la instancia encargada de
promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de
gestión documental y administración de archivos, así como de
coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos;
XI. Áreas operativas: A las que integran el sistema institucional de
archivos, las cuales son la unidad de correspondencia, archivo de
trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico;
XII. Baja documental: A la eliminación de aquella documentación que
haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos
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de conservación, y que no posea valores históricos, de acuerdo con la
Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;
XIII. Catálogo de disposición documental: Al registro general y
sistemático que establece los valores documentales, la vigencia
documental, los plazos de conservación y la disposición documental;
XIV. Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de
archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o
transferencia a un archivo histórico;
XV. Consejo Estatal: Al Consejo Estatal de Archivos de Puebla;
XVI. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;
XVII. Consejo Técnico: Al Consejo Técnico y Científico Archivístico;
XVIII. Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos y
medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas
de los documentos en papel y la preservación de los documentos
digitales a largo plazo;
XIX. Consulta de documentos: A las actividades relacionadas con la
implantación de controles de acceso a los documentos debidamente
organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios
mediante la atención de requerimientos;
XX. Cuadro General de Clasificación Archivística: Al instrumento
técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;
XXI. Datos abiertos: A los datos digitales de carácter público que son
accesibles en línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos,
por cualquier interesado;
XXII. Dirección General: A la Dirección General del Archivo General
del Estado;
XXIII. Director General: A la persona Titular del Archivo General del
Estado de Puebla;
XXIV. Disposición documental: A la selección sistemática de los
expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya
vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar
transferencias ordenadas o bajas documentales;
XXV. Documento de archivo: A aquel que registra un hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y
utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de
los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental;
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XXVI. Documentos históricos: A los que se preservan
permanentemente porque poseen valores evidenciales, testimoniales e
informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte
íntegra de la memoria colectiva del país y son fundamentales para el
conocimiento de la historia nacional, estatal y municipal;
XXVII. Entes públicos: A los Poderes Legislativo y Judicial, los
órganos constitucionales autónomos, las dependencias y entidades de
la Administración Pública Estatal y sus homólogos en los municipios
y sus dependencias y entidades, los órganos jurisdiccionales que no
formen parte de los poderes judiciales, así como cualquier otro ente
sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y órganos
públicos citados de los distintos órdenes de gobierno;
XXVIII. Estabilización: Al procedimiento de limpieza de
documentos, fumigación, integración de refuerzos, extracción de
materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de
documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;
XXIX. Expediente: A la unidad documental compuesta por
documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo
asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;
XXX. Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que
sea el tipo de información que contengan;
XXXI. Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que
permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la
serie documental;
XXXII. Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y caracteres
que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por
medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está
vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo
que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de
éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma
autógrafa;
XXXIII. Fondo: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente
por un sujeto obligado que se identifica con el nombre de este último;
XXXIV. Fondo de Apoyo Económico: Recursos que prevé el Gobierno
del Estado para la creación y administración de los archivos del
Estado de Puebla, de acuerdo a la Ley de Egresos del Estado de
Puebla, para el ejercicio fiscal correspondiente, con la finalidad de
promover la capacitación, equipamiento y sistematización de los
archivos en poder de los sujetos obligados;
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XXXV. Gestión documental: Al tratamiento integral de la
documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de
procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración
documental y conservación;
XXXVI. Grupo Interdisciplinario: Al conjunto de personas que deberá
estar integrado por el titular del área coordinadora de archivos, la
unidad de transparencia, los titulares de las áreas de planeación
estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o
sus equivalentes, las áreas responsables de la información, así como
el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en
la valoración documental;
XXXVII. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de
información de compartir datos y posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXVIII. Instrumentos de control archivístico: A los instrumentos
técnicos que propician la organización, control y conservación de los
documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital que son el cuadro
general de clasificación archivística y el catálogo de disposición
documental;
XXXIX. Instrumentos de consulta: A los instrumentos que describen
las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la
localización, transferencia o baja documental;
XL. Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que
describen las series documentales y expedientes de un archivo y que
permiten su localización (inventario general), para las transferencias
(inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de
baja documental);
XLI. Ley: A la Ley de Archivos del Estado de Puebla;
XLII. Ley General: A la Ley General de Archivos;
XLIII. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto,
contenido y estructura de los documentos de archivos y su
administración, a través del tiempo, y que sirven para identificarlos,
facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;
XLIV. Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y
mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de
los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y
recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las operaciones
intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de
documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto
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que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se
desarrollan para la ubicación física de los expedientes;
XLV. Órgano de Gobierno: Al Órgano de Gobierno del Archivo General
del Estado;
XLVI. Órgano de Vigilancia: Al Órgano de Vigilancia del Archivo
General del Estado;
XLVII. Patrimonio documental Estatal: A los documentos que, por su
naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del
Estado de Puebla y de las personas e instituciones que han
contribuido en su desarrollo; además de transmitir y heredar
información significativa de la vida intelectual, social, política,
económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo
aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los
órganos estatales, municipales, casas curales o cualquier otra
organización, sea religiosa o civil;
XLVIII. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la
documentación en los archivos de trámite y concentración, que
consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el
término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de
conformidad con la normatividad aplicable;
XLIX. Poder Ejecutivo: Al Poder Ejecutivo en el Estado de Puebla;
L. Programa anual: Al programa anual de desarrollo archivístico;
LI. Registro Nacional: Al Registro Nacional de Archivos;
LII. Sección: A cada una de las divisiones del fondo documental
basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad
con las disposiciones legales aplicables;
LIII. Serie: A la división de una sección que corresponde al conjunto
de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución
general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o
trámite específico;
LIV. Sistema Institucional: A los sistemas institucionales de archivos
de cada sujeto obligado;
LV. Sistema Estatal: Al Sistema de Archivos del Estado de Puebla;
LVI. Sistema Nacional: Al Sistema Nacional de Archivos;
LVII. Soportes documentales: A los medios en los cuales se contiene
información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre
otros;
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LVIII. Subserie: A la división de la serie documental;
LIX. Sujetos obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano y
organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos
autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos del
Estado de Puebla y sus municipios; así como cualquier persona física,
moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos
de autoridad en el ámbito estatal y municipal, así como las personas
físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés
público;
LX. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes
de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de
concentración y de expedientes que deben conservarse de manera
permanente, del archivo de concentración al archivo histórico;
LXI. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema
automatizado para la gestión documental y administración de
archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos
electrónicos;
LXII. Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis
e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la
condición de los documentos que les confiere características
específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales,
testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la
finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su
caso, plazos de conservación, así como para la disposición
documental, y
LXIII. Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento
de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y
aplicables.
ARTÍCULO 5
Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes
principios:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental y tecnológica, para la adecuada
preservación de los documentos de archivo;
II. Procedencia: Conservar el origen de cada fondo documental
producido por los sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos
semejantes y respetar el orden interno de las series documentales en
el desarrollo de su actividad institucional;
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III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean
completos y veraces para reflejar con exactitud la información
contenida;
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización
expedita de los documentos de archivo, y
V. Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de
acuerdo con esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
ARTÍCULO 6
Toda la información contenida en los documentos de archivo
producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de
los sujetos obligados, será pública y accesible a cualquier persona en
los términos y condiciones que establece la legislación en materia de
transparencia y acceso a la información pública y de protección de
datos personales.
Los sujetos obligados en el ámbito de su competencia deberán
garantizar la organización, conservación y preservación de los
archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a
la información contenida en los archivos, así como fomentar el
conocimiento del patrimonio documental Estatal.
ARTÍCULO 7
Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y
conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del
ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con
lo establecido en las disposiciones correspondientes.
ARTÍCULO 8
Los documentos producidos en los términos del artículo anterior, son
considerados documentos públicos de conformidad con las
disposiciones aplicables.
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ARTÍCULO 9
Los documentos públicos de los sujetos obligados serán considerados:
I. Bienes estatales con la categoría de bienes muebles, en términos de
la Ley General de Bienes del Estado y demás normativa aplicable en
la materia, y
II. Monumentos históricos con la categoría de bien patrimonial
documental, en los términos de las disposiciones aplicables en la
materia en el Estado de Puebla.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley
General y demás normativa aplicable para el caso de los documentos
considerados como bienes o monumentos históricos, sujetos a la
jurisdicción de la federación.
CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
ARTÍCULO 10
Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus
archivos de la operación de su sistema institucional, del
cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley y las determinaciones que
emitan el Consejo Nacional y el Consejo Estatal, según corresponda y
deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen
documentos de archivo y la información a su cargo.
La persona servidora pública que concluya su empleo, cargo o
comisión, deberá garantizar la entrega de los archivos a quien la
sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con
los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen
la función que les dio origen en los términos de esta Ley.
ARTÍCULO 11
Los sujetos obligados deberán:
I. Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los
documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan,
adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades,
competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios
en materia archivística, los términos de esta Ley y demás
disposiciones que les sean aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus
archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental;
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III. Integrar los documentos en expedientes;
IV. Inscribir en el Registro Nacional, de acuerdo con las disposiciones
que se emitan en la materia, la existencia y ubicación de archivos
bajo su resguardo;
V. Conformar un Grupo Interdisciplinario, que coadyuve en la
valoración documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de
identificación necesarios para asegurar que mantengan su
procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento
de sus archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para
la gestión documental y administración de archivos;
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los
documentos de archivo;
X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y
conservación de los documentos de archivo, considerando el estado
que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar
el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta
Ley y las demás disposiciones aplicables, y
XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras
disposiciones aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura
orgánica, así como cualquier persona física que reciba y ejerza
recursos públicos, o realice actos de autoridad en el Estado de Puebla
y sus municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones
de las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos
relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como respetar
y garantizar el derecho de acceso a los mismos, de conformidad con
las disposiciones legales en materia de acceso a la información
pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido
declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
ARTÍCULO 12
Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos
en sus archivos en el orden original en que fueron producidos,
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conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la
producción, organización, acceso, consulta, valoración documental,
disposición documental y conservación, en los términos que
establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones
aplicables.
Los órganos internos de control, contralorías o equivalentes de los
sujetos obligados vigilarán el estricto cumplimiento de la presente
Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías
archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
ARTÍCULO 13
Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y
de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones,
manteniéndolos actualizados y disponibles, y contarán al menos con
los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental, y
III. Inventarios documentales.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá
los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la
posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán
identificados mediante una clave alfanumérica.
ARTÍCULO 14
Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los
sujetos obligados deberán poner a disposición del público la Guía de
archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como
reservados a que hace referencia la Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública del Estado de Puebla y demás disposiciones
normativas aplicables.
ARTÍCULO 15
Los sujetos obligados que son entes públicos del ámbito estatal
procurarán donar preferentemente a la Comisión Nacional de Libros de
Texto Gratuitos, para fines de reciclaje, y sin carga alguna, el desecho
de papel derivado de las bajas documentales en términos de las
disposiciones aplicables.
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ARTÍCULO 16
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de
archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la
organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema
institucional recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 17
Las personas servidoras públicas que deban elaborar un acta de
entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los
términos de las disposiciones aplicables, deberán entregar los
archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los
instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados,
señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con
el catálogo de disposición documental.
ARTÍCULO 18
En el ámbito estatal o municipal, en caso de que algún sujeto
obligado área o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de
adscripción, el responsable de los referidos procesos de
transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los
documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta
archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan, de
conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas
aplicables. En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los
instrumentos de control y consulta archivísticos.
Asimismo, será obligación del liquidador, informar al Archivo General
del Estado, mediante la elaboración de un acta circunstanciada, la
ubicación del recinto donde se resguardarán los expedientes
contenidos en el inventario. Los instrumentos jurídicos en que se
sustenten los procesos de transformación deberán prever el
tratamiento que se dará a los archivos e instrumentos de control y
consulta archivísticos de los sujetos obligados en el Estado de Puebla,
en los supuestos previstos en el primer párrafo del presente artículo.
ARTÍCULO 19
Tratándose de la liquidación o extinción de algún sujeto obligado,
será obligación del liquidador, remitir copia del inventario de los
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expedientes, del fondo que se resguardará, al Archivo General del
Estado.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 20
El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos,
procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que
desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de
acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados
formarán parte del Sistema Institucional; deberán agruparse en
expedientes de manera lógica y cronológica y relacionarse con un
mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en
ellos, en los términos que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo
Estatal y las disposiciones aplicables.
ARTÍCULO 21
El sistema institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I. Un área coordinadora de archivos, y
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y
técnica del sujeto obligado.
Las personas responsables de los archivos referidos en la fracción II,
inciso b), serán nombradas por la persona titular de cada área o
unidad, las responsables del archivo de concentración y del archivo
histórico serán nombradas por la persona titular del sujeto obligado
de que se trate.
Las personas encargadas y responsables de cada área deberán contar
cuando menos con una licenciatura en áreas afines o tener
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en
archivística.
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ARTÍCULO 22
Los sujetos obligados podrán coordinarse entre sí para establecer
archivos de concentración o históricos comunes, en los términos que
establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en
el párrafo anterior, deberá identificar a los responsables de la
administración de los archivos.
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán
habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración
regional.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
ARTÍCULO 23
Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de
archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su
portal electrónico en los primeros treinta días naturales del
ejercicio fiscal correspondiente.
ARTÍCULO 24
El programa anual contendrá los elementos de planeación,
programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá
incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los
derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como
de apertura proactiva de la información.
ARTÍCULO 25
El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando
los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles de
igual forma deberá contener programas de organización y
capacitación en gestión documental y administración de archivos que
incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y
procedimientos para la generación, administración, uso, control,
migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los
documentos de archivos electrónicos.
ARTÍCULO 26
Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallando el
cumplimiento del programa y publicarlo en su portal electrónico, a
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más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la
ejecución de dicho programa.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 27
El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas
lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de
los archivos de manera conjunta con las unidades administrativas o
áreas competentes de cada sujeto obligado
La persona titular del área coordinadora de archivos deberá tener al
menos nivel de director general o su equivalente o en su caso una
jerarquía inmediata inferior a quien ocupe la titularidad dentro de la
estructura orgánica del sujeto obligado. La persona designada deberá
dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta Ley.
ARTÍCULO 28
El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de las personas responsables de los
archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico, los
instrumentos de control y consulta archivísticos previstos en la Ley
General, esta Ley y demás normativa aplicable;
II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de
organización y conservación de archivos, cuando la especialidad del
sujeto obligado así lo requiera;
III. Elaborar y someter a consideración de la persona titular del sujeto
obligado o a quien éste designe, el programa anual;
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental
que realicen las áreas operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y
automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de
documentos electrónicos de las áreas operativas;
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y
administración de archivos;
VIII. Coordinar con las áreas o unidades administrativas, las políticas de
acceso y la conservación de los archivos;
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IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y
en su caso histórico, de acuerdo con la normatividad aplicable;
X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad
del sujeto obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión,
extinción o cambio de adscripción; o cualquier modificación de
conformidad con las disposiciones legales aplicables, y
XI. Las que establezcan las disposiciones aplicables.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
ARTÍCULO 29
Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción,
registro, seguimiento y despacho de la documentación para la
integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Las personas responsables de las áreas de correspondencia deben
contar con los conocimientos, habilidades, competencias y
experiencia acordes con su responsabilidad y los titulares de las
unidades administrativas tienen la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación de dichos responsables para
el buen funcionamiento de los archivos.
ARTÍCULO 30
Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de
trámite que tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad
produzca, use y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la
elaboración de los inventarios documentales;
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada
de acuerdo con la legislación aplicable en materia de transparencia y
acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y
demás disposiciones aplicables;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y
recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos;
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VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración,
y
VII. Las que establezcan las disposiciones aplicables.
Las personas responsables de los archivos de trámite deben contar
con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
archivísticos acordes a su responsabilidad; de no ser así, las personas
titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de
establecer las condiciones que permitan la capacitación de las
responsables para el buen funcionamiento de sus archivos.
ARTÍCULO 31
Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de
concentración, que tendrá las siguientes funciones:
I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la
consulta de los expedientes;
II. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de
préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas
productoras de la documentación que resguarda;
III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental
de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición
documental;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y
demás disposiciones aplicables;
V. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los criterios de valoración documental y disposición documental;
VI. Promover la baja documental de los expedientes que integran las
series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y,
en su caso, plazos de conservación y que no posean valores
históricos, conforme a las disposiciones aplicables;
VII. Identificar los expedientes que integran las series documentales
que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con
valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos
de los sujetos obligados, según corresponda;
VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos
de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e
inventarios;
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja
documental y transferencia secundaria, en los términos que
establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el
archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir
de la fecha de su elaboración;
X. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales
que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores
evidenciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del
sujeto obligado, o Archivo General del Estado, según corresponda, y
XI. Las que establezcan en el respectivo ámbito de sus competencias
el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones aplicables
en la materia.
Las personas responsables de los archivos de concentración deben
contar con los conocimientos, habilidades, competencias y
experiencia acordes a su responsabilidad; de no ser así, las personas
titulares de los sujetos obligados tienen la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el
buen funcionamiento de los archivos.
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 32
Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que
tendrá las siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los
expedientes bajo su resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como
difundir el patrimonio documental;
III. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que
resguarda;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, así
como en la demás normativa aplicable;
V. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan
conservar los documentos históricos y aplicar los mecanismos y las
herramientas que proporcionan las tecnologías de información para
mantenerlos a disposición de los usuarios, y
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
VI. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
Las personas responsables de los archivos históricos deben contar
con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acordes con su responsabilidad; de no ser así, las personas titulares
del sujeto obligado tienen la obligación de establecer las condiciones
que permitan la capacitación de las personas responsables para el
buen funcionamiento de los archivos.
ARTÍCULO 33
Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico deberán
promover su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán
transferir sus documentos con valor histórico al Archivo General del
Estado o al Organismo que se determine de acuerdo con las
disposiciones aplicables o los convenios de colaboración que se
suscriban para tal efecto.
ARTÍCULO 34
Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que
impida su consulta directa, el Archivo General del Estado, así como
los sujetos obligados, proporcionarán la información, cuando las
condiciones lo permitan, mediante un sistema de reproducción que no
afecte la integridad del documento.
ARTÍCULO 35
Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos
históricos comunes con la denominación de regionales, en los
términos que establezcan las disposiciones aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en
el párrafo anterior, deberá identificar con claridad a los responsables
de la administración de los archivos.
ARTÍCULO 36
Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de
acceso público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y
autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos
no podrán ser clasificados como reservados o confidenciales.
Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la legislación en
materia de transparencia y acceso a la información pública, no podrá
clasificarse como reservada aquella información que esté relacionada
con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa
humanidad.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de
acuerdo con la normatividad en la materia, respecto de los cuales se
haya determinado su conservación permanente por tener valor
histórico, conservarán tal carácter, en el archivo de concentración,
por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del
documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
ARTÍCULO 37
El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de
conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y
que los mismos no excedan el tiempo que la normatividad específica
que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga, o
en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En
ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.
ARTÍCULO 38
El organismo garante de la transparencia, acceso a la información y
protección de datos personales del Estado, de acuerdo con la
legislación en materia de transparencia y acceso a la información
pública, determinará el procedimiento para permitir el acceso a la
información de un documento con valores históricos, que no haya
sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos
personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere
relevante para el país o para el ámbito estatal, municipal o regional,
siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la
información confidencial y el investigador o la persona que realice el
estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información
obtenida del archivo con datos personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a
la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al
titular de la información confidencial, y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información
o un biógrafo autorizado por él mismo.
Los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones
del organismo garante a que se refiere el presente artículo, ante el
Poder Judicial del Estado.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 39
El procedimiento de consulta a los archivos históricos facilitará el
acceso al documento original o reproducción íntegra y fiel en otro
medio, siempre que no se le afecte al mismo. Dicho acceso se
efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios
archivos.
ARTÍCULO 40
Las personas responsables de los archivos históricos de los sujetos
obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y
difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del
patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la
preservación y difusión de los documentos históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a
través de medios digitales, con el fin de favorecer el acceso libre y
gratuito a los contenidos culturales e informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la
localización de los documentos resguardados en los fondos y
colecciones de los archivos históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales
para divulgar el patrimonio documental;
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen
los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y
cualquier otro tipo de publicación de interés, para difundir y brindar
acceso a los archivos históricos.
CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
ARTÍCULO 41
Además de los procesos de gestión documental previstos en el artículo
12 de esta Ley, se deberá contemplar para la gestión documental
electrónica la incorporación, asignación de acceso, seguridad,
almacenamiento, uso y trazabilidad.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 42
Los sujetos obligados establecerán en su programa anual los
procedimientos para la generación, administración, uso, control y
migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y
conservación de largo plazo que contemplen la migración, la
emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de
los documentos de archivo electrónicos, apoyándose en las
disposiciones emanadas del Consejo Estatal y, en su caso, de los
criterios que establezca el Consejo Nacional.
ARTÍCULO 43
Los sujetos obligados establecerán en el programa anual la
estrategia de preservación a largo plazo de los documentos de
archivo electrónicos y las acciones que garanticen los procesos de
gestión documental electrónica.
Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series
documentales con valor histórico se deberán conservar en sus
formatos originales, así como una copia de su representación gráfica o
visual, además de todos los metadatos descriptivos.
ARTÍCULO 44
Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización,
técnicas y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación
de los documentos de archivo electrónicos producidos y recibidos que
se encuentren en un sistema automatizado para la gestión
documental y administración de archivos, bases de datos y correos
electrónicos a lo largo de su ciclo vital.
ARTÍCULO 45
Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados
para la gestión documental y administración de archivos que
permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 12
de esta Ley, los cuales deberán cumplir las especificaciones que para
tal efecto emita el Consejo Nacional.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la
organización y conservación de documentos de archivo electrónicos
que los sujetos obligados desarrollen o adquieran, deberán cumplir
igualmente los lineamientos emitidos por el Consejo Nacional de
conformidad con lo dispuesto en la Ley General.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 46
Los sujetos obligados deberán adoptar los lineamientos que emita el
Consejo Nacional en los que se establezcan las bases para la creación
y uso de sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos, así como de los repositorios electrónicos,
y deberán ser observados por los sujetos obligados establecidos en
esta Ley y demás disposiciones aplicables.
ARTÍCULO 47
Los sujetos obligados conservarán los documentos de archivo, aun
cuando hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las
disposiciones aplicables.
ARTÍCULO 48
Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma
electrónica avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios
que impliquen la certificación de identidad del solicitante, generarán
documentos de archivo electrónicos con validez jurídica de acuerdo
con la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se
emitan.
ARTÍCULO 49
Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los
documentos de archivo electrónico, los sistemas automatizados para
la gestión documental y administración de archivos y la firma
electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica mediante la
actualización de la infraestructura tecnológica y de sistemas de
información que incluyan programas de administración de
documentos y archivos, en términos de las disposiciones aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
ARTÍCULO 50
En cada sujeto obligado deberá existir un Grupo Interdisciplinario,
que es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado
por los titulares de las áreas siguientes:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
I. Jurídica;
II. Planeación y/o mejora continua;
III. Coordinación de archivos;
IV. Tecnologías de la información;
V. Unidad de Transparencia;
VI. Órgano Interno de Control, y
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la
documentación.
El Grupo Interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones,
coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos
institucionales que dan origen a la documentación que integran los
expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar, con las
áreas o unidades administrativas productoras de la documentación
en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos
de conservación y disposición documental durante el proceso de
elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie
documental y que, en conjunto conforman el catálogo de disposición
documental.
El Grupo Interdisciplinario podrá recibir la asesoría de una persona
especialista en la naturaleza y objeto social del sujeto obligado.
El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con
instituciones de educación superior o de investigación para efectos de
garantizar lo dispuesto en el párrafo anterior.
ARTÍCULO 51
La persona responsable del área coordinadora de archivos propiciará
la integración y formalización del Grupo Interdisciplinario, convocará
a las reuniones de trabajo y fungirá como moderadora en las mismas,
por lo que será la encargada de llevar el registro y seguimiento de los
acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias
respectivas.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición
documental deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas
técnicas de valoración documental que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la
documentación para el levantamiento de información, y
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
b) Un calendario de reuniones del Grupo Interdisciplinario.
II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son,
entre otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de
información, formato de ficha técnica de valoración documental,
normatividad de la institución, manuales de organización, manuales
de procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras
de la documentación, para el levantamiento de la información y
elaborar las fichas técnicas de valoración documental, verificando que
exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y
las series documentales identificadas, e
IV. Integrar el catálogo de disposición documental.
ARTÍCULO 52
Son actividades del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales,
pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición
documental de las series documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la
determinación de valores documentales, vigencias, plazos de
conservación y disposición documental de las series, la planeación
estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:
a) Procedencia. Considerar que el valor de los documentos depende
del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe
estudiar la producción documental de las unidades administrativas
productoras de la documentación en el ejercicio de sus funciones,
desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una
completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a
nivel de procedimiento;
b) Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se
mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que
la documentación fue producida;
c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los
documentos que integran la serie, considerando que los documentos
originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que las
copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los
expedientes;
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
d) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas,
programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en
las funciones del productor de la documentación;
e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información
fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un
acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las
personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos,
es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o
se contiene en otro, así como los documentos con información
resumida, y
f) Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de
demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o
ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los
mismos. Sugerir, cuando corresponda, se atienda al programa de
gestión de riesgos institucional o los procesos de certificación a que
haya lugar.
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración
documental esté alineado a la operación funcional, misional y
objetivos estratégicos del sujeto obligado;
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se
incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión
institucional;
V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a
lo establecido para la gestión documental y administración de
archivos, y
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones.
ARTÍCULO 53
Las áreas productoras de la documentación, con independencia de
participar en las reuniones del Grupo Interdisciplinario, deberán:
I. Brindar a la persona responsable del área coordinadora de archivos
las facilidades necesarias para la elaboración de las fichas técnicas de
valoración documental;
II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que
conforman las series como evidencia y registro del desarrollo de sus
funciones, reconociendo el uso, acceso, consulta y utilidad
institucional, con base en el marco normativo que los faculta;
III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar
adecuadamente sus procesos de trabajo, y
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y
disposición documental de las series documentales que produce.
ARTÍCULO 54
El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas
de operación.
ARTÍCULO 55
El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito
y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o
confidencial al promover una baja documental o transferencia
secundaria.
ARTÍCULO 56
Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo
producidos en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas
que se vincularán con las series documentales; cada una de éstas
contará con una ficha técnica de valoración documental que, en su
conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado
catálogo de disposición documental.
La ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos
la descripción de los datos de identificación, el contexto, contenido,
valoración, condiciones de acceso, ubicación y responsable de la
custodia de la serie o subserie.
ARTÍCULO 57
El Consejo Estatal establecerá lineamientos para analizar, valorar y
decidir la disposición documental de las series documentales
producidas por los sujetos obligados, de acuerdo con las directrices
que para tal efecto emita el Consejo Nacional.
ARTÍCULO 58
Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico con
vínculo al portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja
documental y transferencia secundaria, los cuales se conservarán en
el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a
partir de la fecha de su elaboración.
Para aquellos sujetos obligados que no cuenten con un portal
electrónico, la publicación se realizará a través del Archivo General
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
del Estado, en los términos que establezcan las disposiciones en la
materia.
Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo transferirán los
dictámenes y actas que refiere el presente artículo a sus respectivos
archivos históricos, para su conservación permanente.
ARTÍCULO 59
Los sujetos obligados que cuenten con un archivo histórico deberán
transferir los documentos con valor histórico a dicho archivo,
debiendo informar al Archivo General del Estado, en un plazo de
cuarenta y cinco días naturales posteriores a la transferencia
secundaria.
ARTÍCULO 60
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos
que garanticen la conservación de la información,
independientemente del soporte documental en que se encuentre,
observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un programa de seguridad de la información que
garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y
maximizar la eficiencia de los servicios, y
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que
abarquen la estructura organizacional, clasificación y control de
activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental,
comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso,
desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las
actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos
legales y auditoría.
ARTÍCULO 61
Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de
archivos proveídos por terceros deberán asegurar que se cumpla
con lo dispuesto en esta Ley, mediante un convenio o instrumento
que dé origen a dicha prestación del servicio y en el que se
identificará a los responsables de la administración de los archivos.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 62
Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo
electrónico en un servicio de nube. El servicio de nube deberá
permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión
de los documentos y responsabilidad sobre los sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la
información conforme lo previsto en la normativa aplicable nacional y
los estándares internacionales, en la materia;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo
con la normativa vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de
personal autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de
seguridad mediante políticas de seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de
calidad para gestionar los documentos de archivo electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas
internos, intranets, portales electrónicos y otras redes, y
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la
política de gestión documental de los sujetos obligados.
ARTÍCULO 63
Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que
permitan la gestión documental integral, considerando el documento
electrónico, el expediente, la digitalización, el copiado auténtico y
conversión la política de firma electrónica, la intermediación de datos,
el modelo de datos y la conexión a la red de comunicaciones de los
sujetos obligados.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
ARTÍCULO 64
El Sistema Estatal, es el conjunto orgánico y articulado de
estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias,
instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los
fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de
los sujetos obligados.
CAPÍTULO II
DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 65
El Consejo Estatal es el órgano de coordinación del Sistema Estatal,
que estará integrado por:
I. La Persona Titular del Archivo General del Estado, quien lo
presidirá;
II. La Persona Titular de la Secretaría de Gobernación del Estado;
III. La Persona Titular de la Secretaría de la Función Pública del
Estado;
IV. Una persona representante del Honorable Congreso del Estado;
V. Una persona representante del Poder Judicial del Estado;
VI. Una persona comisionada del Instituto de Transparencia, Acceso a
la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de
Puebla;
VII. Una persona representante de la Secretaría de Planeación y
Finanzas del Estado;
VIII. La Persona Titular de la Auditoría Superior del Estado de Puebla;
IX. Una persona representante de los archivos privados;
X. Una persona representante del Consejo Técnico y Científico
Archivístico, y
XI. Representantes regionales de los municipios.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
Las elecciones de las y los representantes de las 21 regiones serán
determinadas por acuerdo de los Ayuntamientos y sometida a
votación de los mismos, dentro de los primeros treinta días del
inicio del ejercicio fiscal correspondiente. Cada región estará
integrada de conformidad a lo señalado en el Plan Estatal de
Desarrollo vigente.
Las personas representantes referidas en las fracciones IV, V, VI y VII
de este artículo serán designadas en los términos que disponga la
normativa de los órganos a que pertenecen.
La designación de la representación de los archivos referidos en la
fracción IX de este artículo, será a través de convocatoria que emita el
Consejo Estatal, en la que se establezcan las bases para seleccionar a
la persona representante de los mismos, estableciendo como mínimo
los requisitos siguientes:
I. Formen parte del Registro Nacional, una asociación civil legalmente
constituida con al menos diez años previos a la convocatoria cuyo
objeto social sea relacionado con la conservación de archivos, y
II. Cuente con la representación de al menos quince archivos privados
estatales.
La persona titular de la Presidencia o a propuesta de alguno de los
integrantes del Consejo Estatal, podrá invitar a las sesiones de éste a
las personas que considere pertinentes, según la naturaleza de los
asuntos a tratar, quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
Serán invitados permanentes del Consejo Estatal con voz, pero sin
voto, los órganos a los que la Constitución Política del Estado Libre y
Soberano de Puebla reconoce autonomía, distintos a los referidos en
las fracciones VI y VIII quienes designarán a un representante.
Los consejeros, en sus ausencias podrán nombrar una persona
suplente ante el Consejo Estatal, la cual deberá tener, en su caso la
jerarquía inmediata inferior a la de la o el Consejero Titular. En el
caso de las y los representantes referidos en las fracciones IV, V, VI y
VII, las suplencias deberán ser cubiertas por la representación
nombrada para ese efecto, de acuerdo con su normativa interna.
Las personas integrantes del Consejo Estatal no recibirán
remuneración alguna por su participación.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 66
El Consejo Estatal adoptará con carácter obligatorio, las
determinaciones del Consejo Nacional, dentro de los plazos que éste
establezca.
El Consejo Estatal, con base en las determinaciones que emita el
Consejo Nacional, publicará en el Periódico Oficial del Estado, las
disposiciones que sean necesarias para dar cumplimiento a lo
previsto en la Ley General, en esta Ley y demás normativa que resulte
aplicable.
ARTÍCULO 67
El Consejo Estatal sesionará de manera ordinaria y extraordinaria.
Las sesiones ordinarias se verificarán dos veces al año y serán
convocadas por la persona titular de la Presidencia, a través de la o
el Secretario Técnico.
Las convocatorias a las Sesiones Ordinarias se efectuarán con quince
días hábiles de anticipación, a través de los medios que resulten
idóneos, incluyendo los electrónicos, y contendrán, cuando menos, el
lugar, fecha y hora de la celebración de la sesión, el orden del día y,
en su caso, los documentos que serán analizados.
En primera convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo
Estatal cuando estén presentes, cuando menos, la mayoría de las y
los miembros del mismo, incluyendo a la o el Presidente o a la
persona que ésta designe como su suplente.
En segunda convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo
Estatal, con las y los miembros que se encuentren presentes, así
como la persona titular de la presidencia o la persona que ésta
designe como su suplente.
El Consejo Estatal tomará acuerdos por mayoría simple de votos de
sus miembros presentes en la sesión. En caso de empate, el
Presidente tendrá el voto de calidad. En los proyectos normativos, los
miembros del Consejo Estatal deberán asentar en el acta
correspondiente las razones del sentido de su voto, en caso de que sea
en contra.
Las sesiones extraordinarias del Consejo Estatal, podrán
convocarse en un plazo mínimo de veinticuatro horas por la
persona titular de la Presidencia, a través de la o el Secretario
Técnico o mediante solicitud que a éste formule por lo menos el
treinta por ciento de las y los miembros, cuando estimen que existe
un asunto de relevancia para ello.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
Las sesiones del Consejo Estatal deberán constar en actas suscritas
por las y los miembros que participaron en ellas. Dichas actas serán
públicas a través de Internet, en apego a las disposiciones aplicables
en materia de transparencia y acceso a la información.
La o el Secretario Técnico es responsable de la elaboración de las actas,
la obtención de las firmas correspondientes, así como su custodia y
publicación.
El Consejo Estatal contará con una Persona Titular de la Secretaría
Técnica que será nombrado y removido por el Presidente del Consejo
Estatal.
ARTÍCULO 68
El Consejo Estatal tendrá las siguientes atribuciones:
I. Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices
para la organización y administración de los archivos que establezca
el Consejo Nacional;
II. Aprobar criterios para homologar la organización y conservación de
los archivos locales y municipales;
III. Aprobar las campañas de difusión sobre la importancia de los
archivos como fuente de información esencial y como parte de la
memoria colectiva;
IV. Proponer, en el marco del Consejo Nacional, las disposiciones que
regulen la creación y uso de sistemas automatizados, para la gestión
documental y administración de archivos para los sujetos obligados
del ámbito estatal y municipal, que contribuyan a la organización y
conservación homogénea de sus archivos;
V. Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos obligados;
VI. Operar como mecanismo de enlace y coordinación con el Consejo
Nacional;
VII. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos
abiertos, y
VIII. Las demás establecidos en esta Ley.
ARTÍCULO 69
La Persona Titular de la Presidencia tiene las atribuciones siguientes:
I. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias;
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
II. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación
para el cumplimiento de los fines del Sistema Estatal y demás
instrumentos jurídicos que se deriven de los mismos;
III. Intercambiar con otras instancias nacionales o extranjeras
conocimientos, experiencias y llevar a cabo cooperación técnica y
científica para fortalecer a los archivos;
IV. Participar u organizar cumbres, foros, conferencias, paneles,
eventos y demás reuniones de carácter estatal, nacional e
internacional, que coadyuven al cumplimiento de esta Ley, así como
de los acuerdos, recomendaciones y determinaciones emitidos por el
Consejo Nacional;
V. Actuar como órgano de consulta de los sujetos del Estado de
Puebla;
VI. Ordenar la publicación en el portal electrónico del Archivo General
del Estado las determinaciones y resoluciones generales del Consejo
Estatal, y
VII. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones aplicables.
ARTÍCULO 70
El Consejo Estatal, para el cumplimiento de sus atribuciones, podrá
crear comisiones de carácter permanente o temporal, que se
organizarán de conformidad con lo dispuesto en las disposiciones
jurídicas que al efecto emita. Dichas comisiones podrán contar con la
asesoría de personas expertas y usuarias de los archivos históricos,
así como miembros de las organizaciones de la sociedad civil. Las y
los miembros de las comisiones no recibirán emolumento, ni
remuneración alguna por su participación en las mismas.
CAPÍTULO III
DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS
ARTÍCULO 71
Las personas físicas y morales, propietarias o poseedoras de
documentos o archivos considerados de interés público, deberán
garantizar su conservación, preservación y acceso; así como
inscribirlos en el Registro Nacional de Archivos, de conformidad con lo
dispuesto en la presente Ley y la Ley General.
Se consideran de interés público estatal los documentos o archivos
cuyo contenido resulte de importancia o de relevancia para el
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
conocimiento de la historia del Estado de Puebla, de conformidad con
los criterios que establezca el Consejo Estatal.
El Archivo General del Estado convendrá con los particulares o con
quien legalmente los represente, las bases, procedimientos,
condicionantes y garantías para realizar una versión facsimilar o
digital de los documentos o archivos de interés público que se
encuentren en posesión de particulares.
ARTÍCULO 72
Los poseedores de documentos y archivos privados de interés público
deberán ordenar sus acervos y restaurar los documentos que así lo
ameriten, apegándose a la normatividad aplicable y a las
recomendaciones emitidas por el Consejo Nacional o el Estatal.
El Estado de Puebla, respetará los archivos privados de interés
público en posesión de particulares, procurando la protección de sus
garantías y derechos siempre que cumplan con los requisitos de
conservación, preservación y acceso público.
ARTÍCULO 73
Las autoridades estatales y municipales del Estado de Puebla deberán
coadyuvar con el Archivo General, en un marco de respeto de sus
atribuciones, para promover acciones coordinadas que tengan como
finalidad el cumplimiento de las obligaciones de conservación,
preservación y acceso público de los archivos privados de interés
público en posesión de particulares.
ARTÍCULO 74
En caso de que el Archivo General del Estado lo considere necesario
por la importancia o relevancia que tenga el documento en el Estado,
podrá solicitar al Archivo General una copia de la versión facsimilar o
digital que obtenga de los archivos de interés público que se
encuentren en posesión de particulares.
ARTÍCULO 75
En caso de que el Archivo General del Estado, tenga conocimiento de
la enajenación por venta de un acervo o archivos privados de interés
público, propiedad o posesión de un particular y, en general, cuando
se trate de documentos señalados en el artículo 36 de la Ley Federal
sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos,
deberá hacerlo de conocimiento del Archivo General, se sujetará a las
reglas previstas por el Ley General.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
CAPÍTULO IV
DE LOS FONDOS DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS ARCHIVOS
ARTÍCULO 76
El Gobierno del Estado podrá prever la creación y administración de
un Fondo de Apoyo Económico para los archivos del Estado de
Puebla, de acuerdo a la Ley de Egresos del Estado de Puebla, para el
ejercicio fiscal correspondiente, cuya finalidad será promover la
capacitación, equipamiento y sistematización de los archivos en poder
de los sujetos obligados.
ARTÍCULO 77
Derivado de lo dispuesto por el artículo anterior, el Gobierno Estatal
podrá otorgar subsidios a los Fondos de Apoyo Económico para los
archivos del Estado de Puebla en términos de las disposiciones
aplicables y conforme a los recursos que, en su caso, sean previstos y
aprobados en el Presupuesto de Egresos para el Gobierno del Estado
de Puebla del Ejercicio Fiscal que corresponda, sin que los mismos
puedan rebasar las aportaciones que hubiesen realizado en el
ejercicio fiscal de que se trate.
Este fondo podrá recibir subsidios federales en términos del artículo
83 de la Ley General.
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ESTATAL Y LA CULTURA
ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ESTATAL
ARTÍCULO 78
Sin perjuicio de lo dispuesto por la Ley General y de conformidad con
lo dispuesto por la Ley General de Bienes del Estado, los documentos
que se consideren patrimonio documental Estatal son propiedad
estatal, de dominio e interés público y, por lo tanto, inalienable,
imprescriptible, inembargable y no están sujetos a ningún gravamen
o afectación de dominio al ser bienes muebles con la categoría de bien
patrimonial documental, en los términos de las disposiciones
aplicables en la materia.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 79
Los particulares en posesión de documentos de archivo que
constituyan patrimonio documental Estatal, podrán custodiarlos,
siempre y cuando apliquen las medidas técnicas, administrativas,
ambientales o tecnológicas para la conservación y divulgación de los
archivos, conforme a los criterios que emita el Archivo General del
Estado y el Consejo Estatal.
ARTÍCULO 80
Los particulares en posesión de documentos de archivo que
constituyan patrimonio documental Estatal podrán restaurarlos,
previa autorización y bajo la supervisión del Archivo General del
Estado.
ARTÍCULO 81
El Ejecutivo Estatal, a través del Archivo General del Estado, podrá
emitir declaratorias de patrimonio documental Estatal en los términos
previstos por las disposiciones jurídicas aplicables, las cuales serán
publicadas en el Periódico Oficial del Estado.
Los organismos a los que la Constitución les otorga autonomía, en
coordinación con el Archivo General del Estado, podrán emitir
declaratorias de patrimonio documental Estatal en las materias de su
competencia y deberán publicarse en el Periódico Oficial del Estado.
ARTÍCULO 82
Para los efectos de la protección del patrimonio documental Estatal se
deberá:
I. Establecer mecanismos para que el público en general pueda
acceder a la información contenida en los documentos que son
patrimonio documental Estatal;
II. Conservar el patrimonio documental Estatal;
III. Verificar que los usuarios de los archivos y documentos
constitutivos del patrimonio documental Estatal, que posean,
cumplan con las disposiciones tendientes a la conservación de los
documentos, y
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del
incumplimiento a las disposiciones jurídicas aplicables.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 83
Los sujetos obligados deberán coadyuvar con el Archivo General del
Estado, en un marco de respeto de sus atribuciones, para promover
acciones coordinadas que tengan como finalidad la protección del
patrimonio documental de la Nación.
ARTÍCULO 84
El Archivo General del Estado podrá recibir documentos de archivo de
los sujetos obligados en comodato para su estabilización.
ARTÍCULO 85
En los casos en que el Archivo General del Estado considere que los
archivos privados de interés público se encuentren en peligro de
destrucción, desaparición o pérdida, deberán establecer mecanismos
de coordinación con el Archivo General, a fin de mantener
comunicación y determinar la normatividad aplicable.
ARTÍCULO 86
En términos del artículo 92 de la Ley General, para el caso de que los
archivos privados de interés público, sean objeto de expropiación, el
Archivo General del Estado designará un representante para que
forme parte del Consejo que deba emitir una opinión técnica sobre la
procedencia de la expropiación.
ARTÍCULO 87
Las autoridades estatales y municipales del Estado de Puebla,
deberán coordinarse con el Archivo General para la realización de las
acciones conducentes a la conservación de los archivos, cuando la
documentación o actividad archivística de alguna región del Estado de
Puebla esté en peligro o haya resultado afectada por fenómenos
naturales o cualquiera de otra índole, que pudieran dañarlos o
destruirlos.
CAPÍTULO II
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ESTATAL EN POSESIÓN DE
PARTICULARES
ARTÍCULO 88
Los particulares en posesión de documentos de archivo que
constituyan patrimonio documental Estatal, podrán custodiarlos,
siempre y cuando apliquen las medidas técnicas, administrativas,
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ambientales o tecnológicas para la conservación y divulgación de los
archivos conforme los criterios que emita el Consejo Estatal
atendiendo las directrices que para tal efecto emita el Consejo
Nacional en términos de la Ley General, esta Ley y las demás
disposiciones aplicables.
ARTÍCULO 89
Los particulares en posesión de documentos de archivo que
constituyan a la vez patrimonio documental Estatal y patrimonio
documental de la Nación podrán restaurarlos, conforme a los criterios
que emita el Archivo General y el Consejo Nacional.
ARTÍCULO 90
Con el fin de dar cumplimiento al artículo 97 de la Ley General, el
Archivo General del Estado deberá coadyuvar con el Archivo General
cuando se trate de recuperar la posesión del documento de archivo
que constituya patrimonio documental Estatal y que forme parte del
patrimonio documental de la Nación.
ARTÍCULO 91
Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo,
el Archivo General del Estado podrá efectuar visitas de verificación en
los términos establecidos en las disposiciones aplicables.
CAPÍTULO III
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
ARTÍCULO 92
Los sujetos obligados deberán promover la capacitación y certificación
de las competencias laborales en la materia y la profesionalización de
los responsables de las áreas de archivo.
ARTÍCULO 93
Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y
organismos públicos o privados, para recibir servicios de capacitación
en materia de archivos.
ARTÍCULO 94
El Estado y los municipios, en el ámbito de sus atribuciones y en
su organización interna, deberán:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
I. Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental;
II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia,
capacitación, investigación, publicaciones, restauración,
digitalización, reprografía y difusión;
III. Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer
la actividad archivística y sus beneficios sociales, y
IV. Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia
archivística, con los sectores público, social, privado y académico.
ARTÍCULO 95
Los usuarios de los archivos deberán respetar las disposiciones
aplicables para la consulta y conservación de los documentos.
TÍTULO SEXTO
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE PUEBLA
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN
ARTÍCULO 96
El Archivo General del Estado de Puebla es un Organismo Público
Descentralizado de la Administración Pública Estatal no
sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios, con
autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus
atribuciones objeto y fines, su domicilio legal es en la Ciudad de
Puebla.
ARTÍCULO 97
El Archivo General del Estado es la entidad especializada en materia
de archivos, cuyo objeto es promover la organización y administración
homogénea de archivos, preservar, incrementar y difundir el
patrimonio documental Estatal, con el fin de salvaguardar la memoria
estatal de corto, mediano y largo plazo, así como contribuir a la
transparencia y rendición de cuentas.
Su titular deberá tener el nivel de Director General o su equivalente,
de acuerdo a la estructura orgánica.
ARTÍCULO 98
El Archivo General del Estado tendrá las siguientes atribuciones:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
I. Fungir, mediante su titular, como presidente del Consejo Estatal;
II. Organizar, conservar y difundir el acervo documental, gráfico,
bibliográfico y hemerográfico que resguarda, con base en las mejores
prácticas y las disposiciones jurídicas aplicables;
III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios
documentales de cada fondo en su acervo;
IV. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados del Poder
Ejecutivo en materia archivística;
V. Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control
archivístico de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo;
VI. Emitir el dictamen de baja documental o de transferencia
secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo, los cuales
se considerarán de carácter histórico;
VII. Autorizar, recibir y resguardar las transferencias secundarias de
los documentos de archivo con valor histórico producidos por el Poder
Ejecutivo;
VIII. Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos
de archivo con valor histórico de sujetos obligados distintos al Poder
Ejecutivo;
IX. Recibir transferencias de documentos de archivo con valor
histórico de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo;
X. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que
posean documentos y soliciten sean incorporados de manera
voluntaria al acervo del Archivo General del Estado;
XI. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad
física de los documentos;
XII. Proveer cuando los documentos históricos presenten deterioro
físico que impida acceder a ellos directamente, su conservación y
restauración que permita su posterior reproducción que no afecte la
integridad del documento;
XIII. Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización,
conservación y difusión del patrimonio documental que resguarda;
XIV. Emitir dictámenes técnicos sobre archivos en peligro de
destrucción o pérdida, y las medidas necesarias para su rescate;
XV. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras
instituciones gubernamentales y privadas;
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
XVI. Publicar y distribuir, obras y colecciones para apoyar el
conocimiento de su acervo, así como para promover la cultura
archivística, de consulta y aprovechamiento del patrimonio
documental Estatal;
XVII. Diseñar e implementar programas de capacitación en materia de
archivos;
XVIII. Promover la incorporación de la materia archivística en
programas educativos de diversos niveles académicos;
XIX. Definir el procedimiento para el acceso a los documentos
contenidos en el archivo histórico del Estado;
XX. Custodiar el patrimonio documental Estatal de su acervo;
XXI. Realizar la declaratoria de patrimonio documental Estatal;
XXII. Realizar la declaratoria de interés público estatal respecto de
documentos o archivos privados;
XXIII. Coadyuvar con las autoridades competentes, en la recuperación
y, en su caso, incorporación a sus acervos de archivos que tengan
valor histórico;
XXIV. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y
dictámenes de autenticidad de los documentos existentes en su
acervo;
XXV. Determinar los procedimientos para proporcionar servicios
archivísticos al público usuario;
XXVI. Brindar asesoría técnica sobre gestión documental y
administración de archivos;
XXVII. Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos,
archivónomos y archivistas, a través de convenios de colaboración o
concertación con autoridades e instituciones educativas públicas o
privadas, nacionales o extranjeras;
XXVIII. Proporcionar los servicios complementarios que determinen
las disposiciones reglamentarias y demás disposiciones jurídicas
aplicables;
XXIX. Suscribir convenios en materia archivística en el ámbito
estatal, nacional e internacional, en coordinación con las autoridades
competentes en la materia;
XXX. Coordinar acciones con las instancias competentes a fin de
prevenir y combatir el tráfico ilícito del patrimonio documental
Estatal;
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
XXXI. Organizar y participar en eventos estatales, nacionales e
internacionales en la materia, y
XXXII. Las demás establecidas en la Ley General, esta Ley y en otras
disposiciones jurídicas aplicables.
ARTÍCULO 99
Las relaciones laborales entre el Archivo General del Estado y sus
trabajadores deberán sujetarse a las disposiciones jurídicas
aplicables.
ARTÍCULO 100
Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado,
contará con los siguientes órganos:
I. Órgano de Gobierno;
II. Dirección General;
III. Órgano de Vigilancia;
IV. Consejo Técnico, y
V. Las estructuras administrativas y órganos técnicos establecidos en
su normatividad interna.
El Consejo Técnico operará conforme a los lineamientos emitidos por
el Órgano de Gobierno para tal efecto.
CAPÍTULO II
DEL ÓRGANO DE GOBIERNO
ARTÍCULO 101
El Órgano de Gobierno es el cuerpo colegiado de administración del
Archivo General del Estado, que además de lo previsto en la Ley de
Entidades Paraestatales del Estado de Puebla y demás disposiciones
reglamentarias aplicables tendrá las siguientes atribuciones:
I. Evaluar la operación administrativa, así como el cumplimiento de
los objetivos y metas del Archivo General del Estado;
II. Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo
Técnico, y
III. Las demás previstas en otras disposiciones jurídicas aplicables.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 102
El Órgano de Gobierno estará integrado por una persona de las
siguientes instancias.
I. La Persona titular de la Secretaría de Gobernación, quien lo
presidirá;
II. La Secretaría de Planeación y Finanzas;
III. La Secretaría de Educación;
IV. La Secretaría de Cultura;
V. La Secretaría de la Función Pública, y
VI. El Consejo Estatal de Ciencia y Tecnología del Estado de Puebla.
Las y los integrantes del Órgano de Gobierno deberán tener, por lo
menos, nivel de Subsecretario o su equivalente. Por cada persona
propietaria habrá un suplente que deberá tener nivel, por lo menos,
de director general o su equivalente.
El Órgano de Gobierno sesionará en forma ordinaria cada tres meses
y de manera extraordinaria las veces que sea necesario. Para la
validez de las Sesiones del Órgano de Gobierno, se requerirá la
asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus integrantes, y
dentro de los cuales deberá estar la Persona titular de la Presidencia.
La o el Presidente o a propuesta de alguno de los integrantes del
Órgano de Gobierno, podrá invitar a las sesiones a representantes de
todo tipo de instituciones públicas o privadas, quienes intervendrán
con voz, pero sin voto. Las y los integrantes del Órgano de Gobierno,
no obtendrán remuneración, compensación o emolumento por su
participación.
ARTÍCULO 103
CAPÍTULO III
DEL DIRECTOR GENERAL
El Director General será nombrado por el Órgano de Gobierno a
propuesta del Ejecutivo del Estado, y deberá cubrir los siguientes
requisitos:
I. Ser ciudadana o ciudadano mexicano;
II. Poseer al día de la designación, preferentemente el grado
académico de maestría en ciencias sociales o humanidades, expedido
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
por autoridad o institución facultada para ello, y contar con
experiencia en materias administrativa y archivística;
III. Tener cuando menos treinta años al día de la designación;
IV. No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por
consanguinidad o afinidad hasta el cuarto grado o civil con cualquiera
de los miembros del Órgano de Gobierno, y
V. No haber sido Secretario de Estado, Fiscal General del Estado,
Senador o Diputado Federal o Local, dirigente de un partido o
agrupación política, Gobernador de algún estado o Jefe de Gobierno
de la Ciudad de México, durante el año previo al día de su
nombramiento.
Durante su gestión, el Director General, no podrá desempeñar ningún
otro empleo, cargo o comisión, con excepción de aquellos que puede
desempeñar en las instituciones docentes, científicas o de
beneficencia, siempre que sean compatibles con sus horarios,
responsabilidades y actividades dentro del Archivo General del
Estado.
ARTÍCULO 104
El Director General, además de lo previsto en la Ley de Entidades
Paraestatales del Estado de Puebla, y demás disposiciones aplicables
tendrá las siguientes facultades:
I. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla
con las disposiciones legales, administrativas y técnicas aplicables,
así como con los programas y presupuestos aprobados;
II. Proponer al Órgano de Gobierno las medidas necesarias para el
funcionamiento del Archivo General del Estado;
III. Proponer al Órgano de Gobierno el proyecto de Reglamento
Interior;
IV. Nombrar y remover a las y los servidores públicos del Archivo
General del Estado, cuyo nombramiento no corresponda al Órgano de
Gobierno, y
V. Las demás previstas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas
aplicables.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 105
CAPÍTULO IV
DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA
El Archivo General del Estado contará con un Titular del Órgano
Interno de Control designado por la Secretaría de la Función Pública,
de conformidad con lo dispuesto por la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Estado de Puebla, la Ley de Entidades
Paraestatales del Estado de Puebla y las demás disposiciones
aplicables.
CAPÍTULO V
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO ARCHIVÍSTICO
ARTÍCULO 106
El Archivo General del Estado, contará con un Consejo Técnico que lo
asesorará en las materias históricas, jurídicas, de tecnologías de la
información y las disciplinas afines al quehacer archivístico.
El Consejo Técnico estará conformado por siete integrantes
designados por el Consejo Estatal previa convocatoria pública que
emita Archivo General del Estado entre representantes de
instituciones de docencia, investigación o preservación de archivos
académicos y expertos destacados. Operará conforme a los
lineamientos aprobados por el Consejo Estatal.
Los integrantes del Consejo Técnico no obtendrán remuneración,
compensación o emolumento por su participación.
TÍTULO SÉPTIMO
DEL PATRIMONIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
CAPÍTULO ÚNICO
ARTÍCULO 107
El patrimonio del Archivo General del Estado estará integrado por:
I. Los recursos que le sean asignados anualmente conforme a la Ley
de Egresos del Estado de Puebla para el ejercicio fiscal
correspondiente;
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
II. Los Ingresos que perciba por los servicios que proporcione y los
que resulten del aprovechamiento de sus bienes, y
III. Los demás ingresos, bienes, derechos y obligaciones que adquiera,
se le asignen, transfieran o adjudiquen por cualquier título jurídico.
TÍTULO OCTAVO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS Y DELITOS EN
MATERIA DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS
ARTÍCULO 108
Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de
archivos o documentos de los sujetos obligados, salvo aquellas
transferencias que estén previstas o autorizadas en las disposiciones
aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos
sin causa justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole
técnica, administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación
de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o
inutilizar, total o parcialmente, sin causa legítima conforme a las
facultades correspondientes, y de manera indebida, documentos de
archivo de los sujetos obligados;
V. Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia
de una persona al separarse del empleo, cargo o comisión;
VI. No publicar en los portales electrónicos los programas anuales y
sus informes de cumplimiento, así como los instrumentos de control y
consulta archivísticos, el dictamen y el acta de baja documental
autorizados por el Archivo General del Estado, además del acta que se
levante en caso de documentación siniestrada, y
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en
esta Ley y demás disposiciones aplicables que de ellos deriven.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 109
Las infracciones administrativas a que se refiere este título o
cualquier otra derivada del incumplimiento de las obligaciones
establecidas en la presente Ley, cometidas por personas servidoras
públicas, serán sancionadas ante la autoridad competente en
términos de la ley aplicable en materia de responsabilidades
administrativas de las y los servidores públicos, según corresponda.
ARTÍCULO 110
Las infracciones administrativas cometidas por personas que no
revistan la calidad de personas servidoras públicas serán sancionadas
por las autoridades que resulten competentes de conformidad con las
disposiciones aplicables.
La autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil
quinientas veces el valor diario de la unidad de medida y
actualización e individualizará las sanciones considerando los
siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de
la infracción, y
III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la
infracción.
En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo
de la gravedad de la infracción cometida.
Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una
infracción que haya sido sancionada, cometa otra del mismo tipo o
naturaleza.
Se considera grave el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV y V
del artículo 108 de la Ley; asimismo, las infracciones serán graves si
son cometidas en contra de documentos que contengan información
relacionada con graves violaciones a derechos humanos.
ARTÍCULO 111
Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley son aplicables
sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal de quienes incurran
en ellas.
En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de
algún delito, las autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia
ante el Ministerio Público correspondiente, coadyuvando en la
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
investigación y aportando todos los elementos probatorios con los que
cuente.
CAPÍTULO II
DE LOS DELITOS CONTRA LOS ARCHIVOS
ARTÍCULO 112
Será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa de
tres mil a cinco mil veces la unidad de medida y actualización a la
persona que:
I. Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o
parcialmente, información y documentos de los archivos que se
encuentren bajo su resguardo, salvo en los casos que no exista
responsabilidad determinada en esta Ley;
II. Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el
permiso correspondiente, un documento considerado patrimonio
documental Estatal;
III. Traslade fuera del territorio estatal documentos considerados
patrimonio documental Estatal, sin autorización del Archivo General
del Estado;
IV. Mantenga, injustificadamente, fuera del territorio estatal
documentos considerados patrimonio documental Estatal, una vez
fenecido el plazo por el que el Archivo General del Estado le autorizó
la salida de la entidad poblana, y
V. Destruya documentos considerados patrimonio documental
Estatal.
La facultad para perseguir dichos delitos prescribirá en los términos
previstos en la legislación penal aplicable.
En la hipótesis prevista en la fracción III de este artículo, la multa
será hasta por el valor del daño causado.
Será sancionada con pena de tres a diez años de prisión y multa de
tres mil veces la unidad de medida y actualización hasta el valor del
daño causado, a la persona que destruya documentos relacionados
con violaciones graves a derechos humanos, alojados en algún
archivo, que así hayan sido declarados previamente por autoridad
competente.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
ARTÍCULO 113
Las sanciones contempladas en esta Ley se aplicarán sin perjuicio de
las previstas en otras disposiciones jurídicas aplicables.
ARTÍCULO 114
Los Tribunales Estatales serán los competentes para sancionar los
delitos establecidos en esta Ley.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
TRANSITORIOS
(Del DECRETO del Honorable Congreso del Estado, por el que expide
la LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA; publicado en el
Periódico Oficial del Estado, el miércoles 28 de febrero de 2024,
Número 19, Tercera Sección, Tomo DLXXXVI).
PRIMERO. El presente ordenamiento entrará en vigor al día hábil
siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado.
SEGUNDO. Se abroga la Ley de Archivos del Estado de Puebla,
publicada en el Periódico Oficial del Estado, el trece de septiembre
de dos mil trece y se derogan todas aquellas disposiciones que
contravengan el presente Decreto.
TERCERO. Las Secretarías de Gobernación, de Planeación y
Finanzas, de Administración y de la Función Pública, en el ámbito de
sus atribuciones, deberán llevar a cabo en un plazo no mayor a 500
días hábiles contados a partir de la entrada en vigor de esta Ley, las
gestiones necesarias para que se autorice conforme a las
disposiciones aplicables la estructura orgánica y ocupacional del
Archivo General del Estado.
CUARTO. Los sujetos obligados deberán realizar, en un plazo no
mayor a 500 días hábiles contados a partir de la entrada en vigor
de esta Ley, las previsiones y adecuaciones presupuestales
necesarias, a fin de dar cumplimiento a la Ley.
QUINTO. El Órgano de Gobierno del Archivo General del Estado,
deberá expedir y publicar en el Periódico Oficial del Estado, en un
periodo no mayor a un año, contado a partir de la dispuesto en el
Tercero Transitorio de esta Ley, el Reglamento Interior del Archivo
General del Estado.
SEXTO. Hasta en tanto se dé cumplimiento a lo dispuesto en los
Artículos Tercero y Cuarto Transitorios de esta Ley, los Sujetos
Obligados realizarán las medidas administrativas correspondientes
para aplicar la presente Ley en lo que resulte conducente.
SÉPTIMO. La Secretaría de Gobernación, con cargo a su presupuesto,
proveerá los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros
que requiera el Archivo General del Estado para el cumplimiento del
presente Ordenamiento, hasta en tanto se da cumplimiento a lo
dispuesto en los Artículos Tercero y Cuarto Transitorios de esta Ley.
OCTAVO. El Consejo Estatal será presidido por la Secretaría de
Gobernación hasta en tanto se realizan las adecuaciones a la
estructura de la Administración Pública Estatal.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
El Consejo Estatal deberá instalarse dentro de tres meses a partir de
la entrada en vigor de la presente Ley, y elaborar su Reglamento
interior en los seis meses subsecuentes.
NOVENO. El Consejo Estatal, deberá empezar a sesionar dentro de
los seis meses posteriores a la entrada en vigor de la presente Ley.
DÉCIMO. Los sujetos obligados deberán implementar su Sistema
Institucional, dentro de los seis meses posteriores a la entrada en
vigor de la presente Ley.
DÉCIMO PRIMERO. Aquellos documentos que se encuentren en los
archivos de concentración y que antes de la entrada en vigor de la
presente Ley no han sido organizados y valorados, se les deberá
aplicar estos procesos técnicos archivísticos, con el objetivo de
identificar el contenido y carácter de la información y determinar su
disposición documental.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada
año mediante instrumentos de consulta en el portal electrónico del
sujeto obligado.
DÉCIMO SEGUNDO. Los documentos transferidos a un archivo
histórico o a los archivos generales, antes de la entrada en vigor de la
presente Ley, permanecerán en dichos archivos y deberán ser
identificados, ordenados, descritos y clasificados archivísticamente
con el objetivo de identificar el contenido y carácter de la información,
así como para promover el uso y difusión favoreciendo la divulgación
e investigación.
Aquellos sujetos obligados que cuenten con archivos históricos,
deberán prever en el programa anual el establecimiento de acciones
tendientes a identificar, ordenar, describir y clasificar
archivísticamente, los documentos que les hayan sido transferidos
antes de la entrada en vigor de esta Ley.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada
año mediante instrumentos de consulta en el portal electrónico del
sujeto obligado.
DÉCIMO TERCERO. Las disposiciones reglamentarias derivadas de
esta Ley deberán ser expedidas por el Ejecutivo Estatal en un plazo
no mayor a ciento ochenta días naturales contados a partir de la
entrada en vigor de la presente Ley.
DÉCIMO CUARTO. En un plazo de seis meses, contado a partir de la
entrada en vigor de la presente Ley, los sujetos obligados deberán
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA
establecer programas de capacitación en materia de gestión
documental y administración de archivos.
DÉCIMO QUINTO. Los recursos humanos, materiales y financieros
con los que opera la Dirección del Archivo General del Estado
dependiente de la Secretaría de Gobernación, serán transferidos al
Organismo Público Descentralizado que se crea mediante esta Ley en
los términos que establezcan las disposiciones aplicables.
EL GOBERNADOR SUBSTITUTO hará publicar y cumplir la presente
disposición. Dada en el Palacio del Poder Legislativo, en la Cuatro
Veces Heroica Puebla de Zaragoza, a los veintitrés días del mes de
febrero de dos mil veinticuatro. Diputado Presidente. JUAN ENRIQUE
RIVERA REYES. Rúbrica. Diputada Vicepresidenta. MARÍA
GUADALUPE LEAL RODRÍGUEZ. Rúbrica. Diputado Vicepresidente.
EDGAR VALENTÍN GARMENDIA DE LOS SANTOS. Rúbrica. Diputado
Secretario. GERARDO HERNÁNDEZ ROJAS. Rúbrica. Diputada
Secretaria. MARÍA RUTH ZÁRATE DOMÍNGUEZ. Rúbrica.
Por lo tanto, con fundamento en lo establecido por el artículo 79
fracción III de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
Puebla, mando se imprima, publique y circule para sus efectos. Dado
en el Palacio del Poder Ejecutivo, en la Cuatro Veces Heroica Puebla
de Zaragoza, a los veinticuatro días del mes de febrero de dos mil
veinticuatro. El Gobernador Substituto del Estado Libre y Soberano
de Puebla. LICENCIADO SERGIO SALOMÓN CÉSPEDES
PEREGRINA. Rúbrica. El Secretario de Gobernación. CIUDADANO
JAVIER AQUINO LIMÓN. Rúbrica.
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