<![CDATA[LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE QUINTANA ROO.
Ultima reforma publicada en el Periódico Oficial del Estado el 22 de diciembre de 2023
LIBRO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN HOMOGÉNEA DE LOS ARCHIVOS
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
DE LAS DISPOSICIONES
Artículo 1. Del Objeto de la Ley
La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el Estado de
Quintana Roo, y es reglamentaria del artículo 21, fracción I párrafo segundo y fracción
V párrafo primero, de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana
Roo. Tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización
y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en
posesión de los sujetos obligados por esta Ley, así como determinar las bases de
organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos, así como promover el
resguardo, difusión y el acceso público del Patrimonio Documental del Estado.
Párrafo reformado POE 22-12-2023
Artículo 2. De los Sujetos Obligados
Para efectos previstos en la presente Ley, se considerarán sujetos obligados a
cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo
y Judicial del Estado, Municipios, Órganos Autónomos, Partidos Políticos,
Fideicomisos y Fondos Públicos, así como de cualquier persona física, moral o
sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la
entidad federativa y los municipios, así como las personas Físicas o morales,
propietarios o poseedores de documentos o Archivos considerados de interés público,
en los términos establecidos en el Libro Primero Título Cuarto, Capítulo lV de la
Presente Ley.
Artículo 3. De los Objetivos de la Ley
Son objetivos de la presente Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de
sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad,
integridad y localización expedita, de los documentos de archivo que poseen los
sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública,
la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
II. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de
los sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en
medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al
ejercicio de los recursos públicos, así como de aquella que por su contenido sea de
interés público;
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III. Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados,
para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria
institucional de Quintana Roo y por ende de México;
IV. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar
la administración de los archivos por los sujetos obligados;
V. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de
gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos
digitales y abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con sus servicios a
la ciudadanía;
VI. Establecer mecanismos que permitan a las autoridades estatales y municipales
del Estado de Quintana Roo, la colaboración en materia de archivos entre ellas y con
autoridades federales;
VII. Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la adopción de buenas
prácticas nacionales e internacionales;
VIII. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con
lo dispuesto por la Ley General de Archivos, esta Ley y las demás disposiciones
aplicables;
IX. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio
documental del Estado de Quintana Roo, y
X. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Artículo 4. De su aplicación e Interpretación
La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a lo previsto por la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los tratados internacionales
de los que México sea parte, la Ley General de Archivos, la Constitución Política del
Estado Libre y Soberano de Quintana Roo y Lineamientos o Criterios emitidos por el
Consejo Nacional y el Consejo Local, privilegiando en todo momento el respeto
irrestricto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más
amplia a las personas y el interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera supletoria
la Ley General de Responsabilidades Administrativas, el Código de Justicia
Administrativa del Estado de Quintana Roo y el Código de Procedimientos Civiles para
el Estado Libre y Soberano de Quintana Roo.
Párrafo reformado POE 22-12-2023
Artículo 5. Glosario
Para la mejor comprensión e interpretación del presente ordenamiento se establecen
las siguientes definiciones:
I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados
en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio
o lugar que se resguarden;
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II. Actividad archivística: Al conjunto de acciones encaminadas a administrar,
organizar, conservar y difundir documentos de archivo;
III. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los
sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia
del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
IV. Archivo de concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las
áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen
en él hasta su disposición documental;
V. Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;
VI. Archivo General: Al Archivo General de la Nación;
VII. Archivo General del Estado de Quintana Roo: A la entidad especializada en
materia de archivos en el orden local, que tiene por objeto promover la administración
homogénea de los archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio
documental en el Estado, con el fin de salvaguardar su memoria de corto, mediano y
largo plazo, así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas;
VIII. Archivo histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y
de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público;
IX. Archivos privados de interés público: Al conjunto de documentos de interés
público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no
reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos
ámbitos de gobierno;
X. Área coordinadora de archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar
el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y
administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema
institucional de archivos;
XI. Áreas operativas: A las que integran el sistema institucional de archivos, las
cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración
y, en su caso, histórico;
XII. Baja documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito
su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no
posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas
aplicables;
XIII. Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático que
establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de
conservación y la disposición documental;
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XIV. Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde
su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo
histórico;
XV. Consejo Local: Consejo Local de Archivos de Quintana Roo;
XVI. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;
XVII. Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas
destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en
papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo;
XVIII. Consulta de Documentos: A las actividades relacionadas con la implantación
de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el
derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;
XIX. Cuadro general de clasificación archivística: Al instrumento técnico que
refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
sujeto obligado;
XX. Datos Abiertos: A los datos digitales de carácter público que son accesibles en
línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier persona
interesada;
XXI. Directora o Director General: Al titular del Archivo General del Estado de
Quintana Roo;
XXII. Disposición documental: A la selección sistemática de los expedientes de los
archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con
el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;
XXIII. Documento de archivo: A aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades,
competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte
documental;
XXIV. Documentos históricos: A los que se preservan permanentemente porque
poseen valores evidénciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad,
y que por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del país y son
fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local;
XXV. Entes públicos: A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos
constitucionales autónomos, las dependencias y entidades de la Administración
Pública Estatal y sus homólogos en los municipios y sus dependencias y entidades,
los órganos jurisdiccionales que no formen parte de los poderes judiciales, así como
cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y órganos
públicos citados de los distintos órdenes de gobierno;
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XXVI. Estabilización: Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación,
integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y
resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;
XXVII. Expediente: A la unidad documental compuesta por documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos
obligados;
XXVIII. Expediente electrónico: Al conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de
información que contengan;
XXIX. Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento que permite
identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;
XXX. Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y caracteres que permite la
identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su
exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a
los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de
éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;
XXXI. Fondo: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto
obligado que se identifica con el nombre de este último;
XXXII. Gestión documental: Al tratamiento integral de la documentación a lo largo
de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización,
acceso, consulta, valoración documental y conservación;
XXXIII. Guía de archivo: Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características
fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos
generales;
XXXIV. Grupo interdisciplinario: Al conjunto de personas que deberá estar
integrado por la persona titular del área coordinadora de archivos; la unidad de
transparencia; las personas titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica,
mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas
responsables de la información, así como la persona responsable del archivo histórico,
con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental;
XXXV. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de información de compartir
datos y posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXVI. Instrumentos de control archivístico: A los instrumentos técnicos que
propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo
largo de su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el
catálogo de disposición documental;
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XXXVII. Instrumentos de consulta: A los instrumentos que describen las series,
expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o
baja documental;
XXXVIII. Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta que describen
las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización
(inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja
documental (inventario de baja documental);
XXXIX. Ley General: A la Ley General de Archivos;
XL. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura
de los documentos de archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven
para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;
XLI. Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas
a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con
el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las
operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos,
su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas
son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los
expedientes;
XLII. SE DEROGA.
Fracción derogada POE 12-22-2023
XLIII. Patrimonio documental: A los documentos que, por su naturaleza, no son
sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado mexicano y de las personas e
instituciones que han contribuido en su desarrollo; además de transmitir y heredar
información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y
artística de una comunidad, incluyendo aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan
a los archivos de los órganos federales, entidades federativas, municipios, casas
cúrales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil;
XLIV. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los
archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia
documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se
establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;
XLV. Programa anual: Al Programa anual de desarrollo archivístico;
XLV. Bis. Reglamento Interior: Al Reglamento Interior del Archivo General del Estado
de Quintana Roo.
Fracción adicionada POE 12-22-2023
XLVI. Responsable de Archivo de Trámite: Es el enlace designado por el titular de
cada área o unidad del Sujeto Obligado, quien deberá cumplir con las funciones
previstas en la presente Ley.
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XLVII. Sección: A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las
atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales
aplicables;
XLVIII. Serie: A la división de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados
en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico;
XLIX. Sistema Institucional: A los sistemas institucionales de archivos de cada
sujeto obligado;
L. Sistema Local: Al Sistema Local de Archivos de Quintana Roo;
LI. Sistema Nacional: Al Sistema Nacional de Archivos;
LII. Soportes documentales: A los medios en los cuales se contiene información
además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;
LIII. Subserie: A la división de la serie documental;
LIV. Sujetos obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano u organismo de los
Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos,
fideicomisos y fondos públicos del Estado de Quintana Roo y sus municipios; cualquier
persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos
de autoridad en el ámbito estatal y municipal; así como personas físicas o morales
que cuenten con archivos privados de interés público;
LV. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que
deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo
histórico;
LVI. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado
para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la
modificación de documentos electrónicos;
LVII. Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e
identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los
documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o
concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos
históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su
caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental, y
LVIII. Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad
con las disposiciones vigentes y aplicables.
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Artículo 6. De los principios rectores de los sujetos obligados
Los sujetos Obligados a los que hace referencia esta Ley, se regirán bajo los
siguientes principios:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y
tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo;
II. Procedencia: Conservar el origen de cada fondo documental producido por los
sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden
interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad institucional;
III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces
para reflejar con exactitud la información contenida;
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los
documentos de archivo;
V. Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con
esta Ley y las disposiciones aplicables; y
VI. Celeridad: Comprende realizar acciones agiles, prontas, puntuales, constantes,
prudentes y diarias, con la finalidad de mantener actualizados los archivos producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados, para
evitar retrasos en la disponibilidad de la información, en favor de la actividad pública.
La observancia de estos principios, promoverá y coadyuvará al Derecho a la Verdad
y Acceso a la Información.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Artículo 7. Naturaleza de la Información
Toda la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos,
adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados, será pública y
accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la
legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de
protección de datos personales.
El Estado, a través de los sujetos obligados deberá garantizar la organización,
conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la
verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el
conocimiento de su patrimonio documental.
Artículo 8. De la producción, registro, organización y conservación de los
documentos públicos
Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los
documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
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competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones
correspondientes.
Los documentos producidos en los términos del párrafo anterior son considerados
documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.
Artículo 9. De la Naturaleza de los Documentos Públicos
Los documentos públicos de los sujetos obligados serán considerados:
I. Bienes estatales con la categoría de bienes muebles, en términos de la Ley del
Patrimonio del Estado de Quintana Roo, y
II. Patrimonio cultural tangible, en los términos de la Ley del Patrimonio Cultural del
Estado de Quintana Roo.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley General y demás
normativas aplicables, para el caso de los documentos considerados como bienes o
monumentos históricos, sujetos a la jurisdicción de la federación.
CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
Artículo 10. De las responsabilidades
Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la
operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley y
las determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Local, según
corresponda; y deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen
documentos de archivo y la información a su cargo.
Al concluir su empleo, cargo o comisión, la persona servidora pública deberá
garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados
y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos
que identifiquen la función que les dio origen en los términos de esta Ley.
Artículo 11. De las Obligaciones
Los sujetos obligados deberán:
I. Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de
archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de
acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares
y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones
que les sean aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar
a cabo los procesos de gestión documental;
III. Integrar los documentos en expedientes;
IV. Inscribirse en el Registro Nacional de Archivos, de conformidad con lo establecido
en la Ley General de la presente Ley;
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V. Conformar un grupo interdisciplinario, que coadyuve en la valoración documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios
para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus
archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión
documental y administración de archivos;
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de
archivo;
X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los
documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su
almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de
conformidad con esta Ley y las demás disposiciones aplicables, y
XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones
aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como
cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de
autoridad en el Estado de Quintana Roo y sus municipios, estarán obligados a cumplir
con las disposiciones de las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a
violaciones graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho
de acceso a los mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de
acceso a la información pública y protección de datos personales, siempre que no
hayan sido declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Artículo 12. Del Principio de Orden Original
Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos
en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión
documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración
documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan
el Consejo Nacional.
Artículo 13. Del cumplimiento de la Ley
Los Órganos Internos de Control, contralorías o equivalentes de los sujetos obligados,
en el ámbito de sus respectivas competencias, vigilarán el estricto cumplimiento de la
presente Ley.
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Artículo 14. De la Auditoría Archivística
Los Órganos Internos de Control, contralorías o equivalentes de los sujetos obligados,
para dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo anterior, integrarán auditorías
archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Artículo 15. De los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos
Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta
archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y
disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental, y
III. Los Inventarios documentales.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de
fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles
intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Artículo 16. Del Índice de expedientes reservados
Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados
deberán contar y poner a disposición del público la Guía de Archivo y el Índice de
expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Quintana Roo y
demás disposiciones aplicables en el ámbito estatal.
Artículo 17. Del proceso de baja documental
Los sujetos obligados deberán emitir la reglamentación correspondiente a efecto de
precisar la normativa y procedimiento necesarios para efectuar la baja de archivos
cuya vigencia documental haya sido concluida según lo establecido en el catálogo de
disposición documental vigente en la institución.
Los sujetos obligados al concluir sus procesos de autorización y aprobación de baja
documental, deberán solicitar al Archivo General del Estado, el dictamen
correspondiente a efecto de validar que se han cumplimentado los requisitos formales
para la baja documental.
El desecho del papel derivado de las bajas documentales podrá ser donado o bien,
aplicar los recursos obtenidos de éstos, en las áreas coordinadoras de archivo del
sujeto obligado.
Artículo 18. De la preservación de los documentos de archivo
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto
físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el
buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de
cada sujeto obligado.
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CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 19. De los Archivos y el Acto de Entrega y Recepción
Las personas servidoras públicas que deban elaborar un acta de entrega-recepción al
separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones
aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia de
conformidad a las series documentales generadas por la Unidad Administrativa según
corresponda, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos
actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el
catálogo de disposición documental.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 20. De su conceptualización
El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios,
estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta
la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte
del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y
cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la
información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional,
y las disposiciones aplicables.
Artículo 21. De su integración
El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I. Un área coordinadora de archivos, y
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del
sujeto obligado.
Las Áreas de Correspondencia referidas en el presente artículo en su facción II inciso
a) serán designadas por el sujeto obligado de conformidad a su naturaleza y
atribuciones; o bien, designados por el titular de cada área o unidad.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán
designados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de
concentración y del archivo histórico serán designados por el titular del sujeto obligado
de que se trate.
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Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en
áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acreditada en archivística.
Artículo 22. De los Archivos Comunes
Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de concentración
o históricos comunes, en los términos que establezcan el convenio o instrumento o la
disposición jurídica aplicable.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo
anterior deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos;
debiendo notificar previamente al Archivo General del Estado.
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades
de resguardo del archivo de concentración regional.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
Artículo 23. Del Programa Anual y su contenido
Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos,
elaborarán un programa anual y una vez autorizado, deberán publicarlo en su portal
electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación
para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de
riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven,
así como de apertura proactiva de la información. Esto de conformidad a los criterios
emitidos por el Archivo General del Estado.
Artículo 24. De la definición de Prioridades Institucionales en el Programa Anual.
El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos
económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener
programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de
archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y
procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de
formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos
electrónicos.
Artículo 25. Del Informe Anual de Cumplimiento
Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallando el cumplimiento
del programa anual y publicarlo en su portal electrónico durante el primer trimestre del
siguiente año de la ejecución de dicho programa.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo 26. De su Objetivo
El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven a cabo
las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera
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conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto
obligado.
La persona titular del área coordinadora de archivos tendrá el nivel de Directora o
Director General o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado.
La persona designada deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas
en esta Ley.
Artículo 27. De las Atribuciones del Área Coordinadora de Archivos
El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes atribuciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de
concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control y consulta
archivística previstos en esta Ley, la Ley General y demás normativa aplicable; de
conformidad a los lineamientos o criterios emitidos para tales efectos por el Archivo
General del Estado o el Consejo Nacional;
II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y
conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste
designe, el programa anual;
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las
áreas operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los
procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas
operativas;
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de
archivos;
VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la
conservación de los archivos;
IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso,
histórico, de acuerdo con la normatividad aplicable;
X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto
obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de
adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales
aplicables, y
XI. Las que establezcan las disposiciones aplicables.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
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Artículo 28. Del Área de Correspondencia
Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro,
seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes
de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su
responsabilidad; y los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de
establecer las condiciones que permitan la capacitación de dichos responsables para
el buen funcionamiento de los archivos.
Artículo 29. De los Archivos de Trámite
Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite cuyo
responsable será designado de manera oficial por el titular de la Unidad Administrativa
que corresponda.
Artículo 30. De las atribuciones del Responsable del Archivo de Trámite
Los responsables de Archivo de trámite deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia archivísticas acordes a su responsabilidad,
de no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de
establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el
buen funcionamiento de sus archivos.
Las atribuciones de los responsables de los Archivos de Trámite serán:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de
los inventarios documentales;
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con
la normativa aplicable en materia de transparencia y acceso a la información pública,
en tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones
aplicables;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por
el área coordinadora de archivos;
VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y
VII. Las que establezcan las disposiciones aplicables.
Artículo 31. De los Archivos de Concentración
Cada Sujeto Obligado debe contar con un Archivo de Concentración, cuyo
responsable será designado de manera oficial por el titular del Sujeto Obligado y de
preferencia ser profesional con título legalmente expedido, deberán contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes a su
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responsabilidad; de no ser así, los titulares del sujeto obligado tienen la obligación de
establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el
buen funcionamiento de los archivos.
El Responsable del Archivo de Concentración cumplirá de manera oportuna con las
funciones de recepción, ordenación y resguardo hasta la disposición final de los
acervos según lo establecido en el catálogo de Disposición Documental, por lo que la
consulta y demás acciones que por la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso
a la Información y demás disposiciones se generen será responsabilidad de las
unidades administrativas, limitándose la intervención del encargado del archivo de
concentración a la ubicación de las series documentales.
Artículo 32. De las atribuciones del Responsable de Archivo de Concentración
El Responsable del Archivo de Concentración tendrá las siguientes atribuciones:
I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los
expedientes;
II. Recibir y documentar las transferencias primarias de las unidades o áreas
administrativas productoras de la documentación.
III. Aplicar los mecanismos de control que permitan una adecuada administración de
los documentos que tenga bajo su resguardo.
IV. Brindar el Servicio de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas
productoras de la documentación que resguarda, de conformidad a las disposiciones
jurídicas aplicables;
V. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con
lo establecido en el catálogo de disposición documental;
VI. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones
aplicables;
VII. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios
de valoración documental y disposición documental;
VIII. Proponer ante el Coordinador de Archivos, la baja documental de los
expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia
documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos,
conforme a las disposiciones aplicables;
IX. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán
transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;
X. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición
documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
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XI. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la
materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete
años a partir de la fecha de su elaboración;
XII. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e
informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado
de Quintana Roo, según corresponda; y
XIII. Las que establezcan en el respectivo ámbito de sus competencias el Consejo
Nacional y las disposiciones aplicables en la materia.
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHÍVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Artículo 33. De los Archivos Históricos
Cada Sujeto Obligado deberá contar con un Archivo Histórico, cuyo responsable será
designado de manera oficial por el titular del Sujeto Obligado y de preferencia ser
profesional con título legalmente expedido, deberán contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes a su responsabilidad; de no ser así,
los titulares del sujeto obligado tienen la obligación de establecer las condiciones que
permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los
archivos.
Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico deberán promover su
creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir sus documentos con
valor histórico al Archivo General del Estado de Quintana Roo, o al organismo que se
determine de acuerdo con las disposiciones aplicables o los convenios de
colaboración que se suscriban para tal efecto, en los términos señalados en el párrafo
II del Artículo 22 del presente ordenamiento.
Artículo 34. De las atribuciones del Responsable del Archivo histórico
El Responsable del Archivo Histórico tendrá las siguientes atribuciones:
I. Recibir y documentar las transferencias secundarias, así como organizar y
conservar los expedientes bajo su resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio
documental;
III. Aplicar los mecanismos de control que permitan una adecuada administración de
los documentos que tenga bajo su resguardo.
IV. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;
V. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás
normativa aplicable;
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VI. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los
documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan
las tecnológicas de información para mantenerlos a disposición de los usuarios; y
VII. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
Artículo 35. De los medios de reproducción
Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida su
consulta directa, el Archivo General del Estado de Quintana Roo, así como los sujetos
obligados, proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan,
mediante un sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento.
Artículo 36. De los Archivos Históricos Comunes
Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos históricos
comunes con la denominación de regionales, en los términos que establezcan el
convenio o instrumento o la disposición jurídica aplicable.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo
anterior, deberá identificar con claridad a los responsables de la administración de los
archivos, debiendo notificar previamente al Archivo General del Estado.
Artículo 37. De los Archivos Históricos como fuente de acceso Público
Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso público.
Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia
secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados
o confidenciales. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la legislación
en materia de transparencia y acceso a la información pública, no podrá clasificarse
como reservada aquella información que esté relacionada con violaciones graves a
derechos humanos o delitos de lesa humanidad.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la
normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su
conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter, en el
archivo de concentración, por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del
documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
Artículo 38. De los Plazos de Conservación
El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan
el tiempo que la normatividad que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado
disponga, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En
ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.
Artículo 39. Del Acceso a los Documentos Históricos con datos personales
sensibles
El organismo garante de la transparencia, acceso a la información y protección de
datos personales del Estado, de acuerdo con la legislación en la materia, determinará
el procedimiento para permitir el acceso a la información de un documento con valores
históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos
personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos:
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I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país
o para el ámbito regional o local, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso
a la información confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede
obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos
personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que
pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la
información confidencial, y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo
autorizado por él mismo.
Los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones que, en materia
de lo previsto por la Ley General y esta Ley dicte el Organismo Garante a que refiere
el presente artículo, ante el Poder Judicial de la Federación.
Artículo 40. Del Procedimiento de Consulta de los Archivos Históricos
El procedimiento de consulta a los archivos históricos facilitará el acceso al documento
original o reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al
mismo. Dicho acceso se efectuará conforme el procedimiento que establezcan los
propios archivos.
Artículo 41. De las medidas de preservación y difusión de los documentos con
valor histórico.
Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados adoptarán
medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor
histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y
difusión de los documentos históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios
digitales, con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e
informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la localización de los
documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el
patrimonio documental;
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a
los estudiantes de diferentes grados educativos, y
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de
publicación de interés, para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
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CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS
Artículo 42. De los procesos de la gestión documental electrónica
Además de los procesos de gestión documental previstos en el artículo 11 de esta
Ley, se deberá contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación,
asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Artículo 43. De la Preservación y conservación de los Documentos de Archivo
Electrónico
Los sujetos obligados establecerán en su programa anual los procedimientos para la
generación, administración, uso, control y migración de formatos electrónicos, así
como planes de preservación y conservación de largo plazo que contemplen la
migración, la emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de
los documentos de archivo electrónicos, apoyándose en los criterios que establezca
el Consejo Nacional.
Artículo 44. De los archivos históricos electrónicos
Los sujetos obligados establecerán en el programa anual la estrategia de preservación
a largo plazo de los documentos de archivo electrónico y las acciones que garanticen
los procesos de gestión documental electrónica.
Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series documentales con
valor histórico se deberán conservar en sus formatos originales, así como una copia
de su representación gráfica o visual, además de todos los metadatos descriptivos.
Artículo 45. De la recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos
Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y tecnológicas
para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado
para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos
electrónicos a lo largo de su ciclo vital.
Artículo 46. De los sistemas automatizados para la gestión documental
Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para la gestión
documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar los
procesos señalados en el artículo 11 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las
especificaciones que para el efecto emita el Consejo Nacional.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y
conservación de documentos de archivo electrónicos que los sujetos obligados
desarrollen o adquieran, deberán cumplir igualmente los lineamientos emitidos por
dicho Consejo Nacional.
Artículo 47. De la conservación de los documentos
Los sujetos obligados conservarán los documentos de archivo aun cuando hayan sido
digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones aplicables.
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Artículo 48. De la validez jurídica de los documentos electrónicos
Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica avanzada
para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de
identidad del solicitante, generarán documentos de archivo electrónico con validez
jurídica de acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto
se emitan.
Artículo 49. De la protección de la validez jurídica de los documentos de archivo
electrónico
Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos de
archivo electrónico, los sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia
tecnológica mediante la actualización, de la infraestructura tecnológica y de sistemas
de información que incluyan programas de administración de documentos y archivos,
en términos de las disposiciones aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
Artículo 50. Del Grupo Interdisciplinario
En cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un equipo de
profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de:
I. Área Jurídica;
II. Planeación y/o mejora continua;
III. Coordinación de archivos;
IV. Tecnologías de la información;
V. Unidad de Transparencia;
VI. Órgano Interno de Control, y
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis
de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación
que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con
las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el
establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y
disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de
valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de
disposición documental.
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En el caso de que por la naturaleza de la estructura Orgánica y atribuciones, el sujeto
obligado no contara con algunos de los titulares mencionados en el presente artículo,
el Grupo Interdisciplinario se conformará con los integrantes que a su criterio
considere el titular de la institución, debiendo recaer los nombramientos en las
personas servidoras públicas cuyo perfil y funciones pudieran apegarse a lo previsto
en este numeral. Lo anterior deberá informarse al Archivo General del Estado de
Quintana Roo, con la fundamentación y motivación correspondiente.
El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza
y objeto social del sujeto obligado.
El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de
educación superior o de investigación para efectos de garantizar lo dispuesto en el
párrafo anterior.
El sujeto obligado, de conformidad a su naturaleza y estructura orgánica, podrá
establecer en las Reglas de Operación que regirán al Grupo Interdisciplinario, los
integrantes a que se refiere la fracción VII del presente artículo.
Artículo 51. De la Secretaría Técnica del Grupo
La persona responsable del área coordinadora de archivos fungirá como titular de la
Secretaría Técnica del Grupo Interdisciplinario; y, propiciará la integración y
formalización de este, convocará a las reuniones de trabajo y moderará las mismas,
por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de las actas de los
acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.
Artículo 52. Del Catálogo de Disposición Documental
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental, el
responsable del área coordinadora de archivos deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de
valoración documental que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el
levantamiento de información, y
b) Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras,
bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha
técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de
organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la
documentación, para el levantamiento de la información y elaborar las fichas técnicas
de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones
que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas, y
IV. Integrar el Catálogo de Disposición Documental.
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Artículo 53. De las atribuciones del Grupo Interdisciplinario
El Grupo Interdisciplinario tendrá las siguientes atribuciones:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de
comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series
documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de
valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental
de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes
criterios:
a) Procedencia. Considerar que el valor de los documentos depende del nivel
jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción
documental de las unidades administrativas productoras de la documentación en el
ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo,
realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar
a nivel de procedimiento;
b) Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre
sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue
producida;
c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos
que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y
formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como
originales dentro de los expedientes;
d) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas
y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del
productor de la documentación;
e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental
para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un
periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la
exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene
en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información
resumida, y
f) Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda
frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general,
así como el estado de conservación de los mismos. Sugerir, cuando corresponda,
se atienda al programa de gestión de riesgos institucional o los procesos de
certificación a que haya lugar.
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté
alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado;
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se
respete el marco normativo que regula la gestión institucional;
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V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido
para la gestión documental y administración de archivos, y
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones.
Artículo 54. De las atribuciones de las áreas productoras de la documentación
Las áreas productoras de la documentación, con independencia de participar en las
reuniones del Grupo Interdisciplinario, deberán:
I. Brindar al responsable del área coordinadora de archivos las facilidades necesarias
para la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental;
II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman las
series como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso,
acceso, consulta y utilidad institucional, con base en el marco normativo que los
faculta;
III. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus
procesos de trabajo;
IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición
documental de las series documentales que produce; y
V. En el caso de la baja documental, el Titular de la Unidad Administrativa productora,
emitirá documento en el que manifieste, que ha cumplido con la vigencia documental
correspondiente.
Artículo 55. De las Reglas de Operación
El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de operación.
Artículo 56. De la baja documental o la transferencia secundaria
Al promover una baja documental o bien la transferencia secundaria, los sujetos
obligados deberán de asegurar que los plazos de conservación establecidos en el
catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la documentación no se
encuentre clasificada como reservada o confidencial.
Artículo 57. De la Ficha Técnica de Valoración
Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos en el
desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series
documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración que, en
su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado catálogo de
disposición documental.
La ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos la descripción
de los datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de
acceso, ubicación y responsable de la custodia de la serie o subserie.
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Artículo 58. De los lineamientos para la valoración y Disposición Documental
El Consejo Nacional y el Consejo Local establecerán lineamientos para analizar,
valorar y decidir la disposición documental de las series documentales producidas por
los sujetos obligados.
Artículo 59. De la publicación de los dictámenes y actas de baja documental y
de transferencia secundaria
Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico con vínculo al portal
de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia
secundaria, los cuales se conservarán en el archivo de concentración por un periodo
mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
Para aquellos sujetos obligados que no cuenten con un portal electrónico, la
publicación se realizará a través del Archivo General del Estado de Quintana Roo, en
los términos que establezcan las disposiciones en la materia.
Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado transferirán los
dictámenes y actas que refiere el presente artículo a sus respectivos archivos
históricos, para su conservación permanente.
Artículo 60. Del plazo para notificar la Transferencia Secundaria
Los sujetos obligados que cuenten con un archivo histórico deberán transferir los
documentos con valor histórico a dicho archivo, debiendo informar al Archivo General
del Estado de Quintana Roo, en un plazo de cuarenta y cinco días naturales
posteriores a la transferencia secundaria.
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Artículo 61. De las medidas y procedimientos para garantizar la conservación
de la información
Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que garanticen
la conservación de la información, independientemente del soporte documental en
que se encuentre, observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la
continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los
servicios, y
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la
estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos,
seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control
de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de
la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría.
Artículo 62. De los servicios de resguardo de archivos proveídos por terceros
Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos proveídos
por terceros deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley, mediante
un convenio o instrumento que dé origen a dicha prestación del servicio y en el que
se identificará a los responsables de la administración de los archivos.
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Artículo 63. De la gestión del servicio de nube para los archivos electrónicos
Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo electrónicos en un
servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los
documentos y responsabilidad sobre los sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme lo
previsto por la normativa aplicable nacional y los estándares internacionales, en la
materia;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa
vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal
autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de seguridad mediante
políticas de seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para
gestionar los documentos de archivo electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets,
portales electrónicos y otras redes, y
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión
documental de los sujetos obligados.
Artículo 64. De las medidas de interoperabilidad
Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que permitan la
gestión documental integral, considerando el documento electrónico, el expediente, la
digitalización, el copiado auténtico y conversión; la política de firma electrónica, la
intermediación de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de comunicaciones
de los sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA LOCAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Artículo 65. Del Sistema Local de Archivos
El Sistema Estatal de Archivos, es el conjunto orgánico y articulado de estructuras,
relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y
servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación
homogénea de los archivos de los sujetos obligados.
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Las instancias del Sistema Local observarán lo dispuesto en las resoluciones y
acuerdos generales que emita el Consejo Local.
Artículo 66. De su Coordinación con el Sistema Nacional
El Sistema Estatal se coordinará con el Sistema Nacional en un marco de respeto de
las atribuciones de la Federación, el Estado y los municipios.
CAPÍTULO II
DEL CONSEJO LOCAL DE ARCHIVOS
Artículo 67. De la integración del Consejo Local
El Consejo Local es el órgano de coordinación del Sistema Local, que estará integrado
por:
I. Una Presidencia que será la persona titular del Archivo General del Estado;
II. Persona titular de la Secretaría de Gobierno;
III. Diputada o Diputado del Poder Legislativo del Estado;
IV. Magistrada o Magistrado del Poder Judicial del Estado;
V. Comisionada o Comisionado del Instituto de Acceso a la Información y Protección
de Datos Personales;
VI. La persona titular del Instituto Geográfico y Catastral del Estado;
VII. Persona titular de la Auditoría Superior del Estado;
VIII. Persona titular de la Secretaría de la Contraloría;
IX. Persona titular de la Secretaría de Finanzas y Planeación;
X. Representante del Consejo Técnico y Científico Archivístico;
XI. Un representante de los archivos privados del Estado, y
XII. Un representante en materia de archivos, de cada uno de los ayuntamientos de
los Municipios;
Los representantes del Poder Judicial, Poder Legislativo, Municipios y el Comisionado
del Instituto de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, referidos
en este artículo serán designados en los términos que disponga la normativa de los
órganos a los que pertenecen.
La designación de la representación de los Archivos Privados referidos en la fracción
XI de este artículo, será a través de convocatoria que emita el Consejo Local, en la
que se establezcan las bases para seleccionar al representante de los mismos,
estableciendo como mínimo los requisitos siguientes: que formen parte del Registro
Nacional de Archivos, una asociación civil legalmente constituida con al menos diez
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años previos a la convocatoria, cuyo objeto social sea relacionado con la conservación
de los archivos y que cuente con la representación de al menos quince archivos
privados.
La persona titular de la Presidencia o a propuesta de alguno de los integrantes del
Consejo Local, podrán invitar a las sesiones de éste a quienes se estime pertinentes,
según la naturaleza de los asuntos a tratar, quienes intervendrán con voz, pero sin
voto.
Serán invitados permanentes del Consejo Local con voz, pero sin voto, los órganos a
los que la Constitución Estatal reconoce autonomía, distintos a los referidos en las
fracciones V, VI y VII, del presente artículo, quienes designarán un representante.
Los consejeros, en sus ausencias, podrán nombrar un suplente ante el Consejo Local,
el cual deberá tener, en su caso la jerarquía inmediata inferior a la del consejero titular.
En el caso de los representantes referidos en las fracciones III, IV, V, VI y VII las
suplencias deberán ser cubiertas por el representante nombrado para este efecto, de
acuerdo a su normativa interna.
Las personas integrantes del Consejo Local no recibirán remuneración alguna por su
participación.
Artículo 68. De las sesiones del Consejo Local
El Consejo Local sesionara de manera ordinaria y extraordinaria. Las sesiones
ordinarias se verificarán dos veces al año y serán convocadas por la Presidencia, a
través de la Secretaría Técnica.
Las convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán con quince días hábiles de
anticipación, a través de los medios que resulten idóneos, incluyendo los electrónicos;
y contendrán cuando menos, el lugar, fecha y hora de la celebración, orden del día y,
en su caso, los documentos que serán analizados.
En primera convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Local cuando
estén presentes, cuando menos, la mayoría de las personas integrantes, incluyendo
a la persona titular de la Presidencia o a quien se designe como su suplente.
En segunda convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Local, con las
personas integrantes que se encuentren presentes, así como la persona titular de la
Presidencia o a quien se designe como su suplente.
El Consejo Local tomará acuerdos por mayoría simple de votos de sus personas
integrantes presentes en la sesión. En caso de empate, la persona titular de la
Presidencia tendrá el voto de calidad. En los proyectos normativos, las personas
integrantes del Consejo local deberán asentar en el acta correspondiente las razones
del sentido de su voto, en caso de que sea en contra.
Las sesiones extraordinarias del Consejo Local podrán convocarse en un plazo
mínimo de veinticuatro horas por la persona titular de la Presidencia, a través de la
Secretaría Técnica o mediante solicitud que a éste formule por lo menos el treinta por
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ciento de las personas integrantes, cuando estimen que existe un asunto de relevancia
para ello.
Las sesiones del Consejo Local deberán constar en actas suscritas por las personas
integrantes que participaron en ellas. Dichas actas serán publicadas a través de
internet, en apego a las disposiciones aplicables en materia de trasparencia y acceso
a la información. La persona titular de la Secretaría Técnica es responsable de la
elaboración de las actas, la obtención de las firmas correspondientes, así como su
custodia y publicación.
El Consejo Local contará con una Secretaría Técnica que será nombrada y removida
por quien ostente la Presidencia del Consejo.
Artículo 69. De las Determinaciones del Consejo Nacional
El Consejo Local adoptará, con carácter obligatorio, las determinaciones del Consejo
Nacional, dentro de los plazos que éste establezca.
El Consejo Local, con base en las determinaciones que emita el Consejo Nacional,
publicará en el periódico oficial, las disposiciones que sean necesarias para dar
cumplimiento a lo previsto en la Ley General, en esta Ley y demás normativa que
resulte aplicable.
Artículo 70. De las Atribuciones del Consejo Local
El Consejo Local tendrá las siguientes atribuciones:
I. Aprobar el plan de trabajo anual;
II. Aprobar los Lineamientos para la Operación del Consejo Local; y en su caso las
modificaciones que se presenten;
III. Emitir recomendaciones a los sujetos obligados para aplicar la Ley en sus
respectivos ámbitos de competencia de acuerdo con las disposiciones que emita el
Consejo Nacional;
IV. Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices para la
organización y administración de los archivos que establezca el Consejo Nacional;
V. Aprobar criterios para homologar la organización y conservación de los archivos
locales;
VI. Crear comisiones de carácter permanente o temporal para el cumplimiento de sus
atribuciones, las personas integrantes de estas no recibirán emolumentos, ni
remuneración alguna por su participación en las mismas;
VII. Celebrar convenios con Instituciones especializadas en archivística para
establecer programas de capacitación para el personal de archivos;
VIII. Aprobar las campañas de difusión sobre la importancia de los archivos como
fuente de información esencial y como parte de la memoria colectiva;
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IX. Proponer, en el marco del Consejo Nacional, las disposiciones que regulen la
creación y uso de sistemas automatizados, para la gestión documental y
administración de archivos para los sujetos obligados del ámbito local, que
contribuyan a la organización y conservación homogénea de sus archivos;
X. Emitir criterios que permitan la interpretación de la presente Ley en caso de
requerirse;
XI. Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos obligados;
XII. Operar como mecanismo de enlace y coordinación con el Consejo Nacional;
XIII. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos abiertos, y
XIV. Las demás establecidas en esta Ley.
Artículo 71. De las atribuciones de la Presidencia del Consejo Local
La Presidencia del Consejo tiene las atribuciones siguientes:
I. Presidir el Consejo;
II. Designar a su representante en los casos que así lo considere necesario;
III. Convocar, a través de la persona titular de la Secretaría Técnica a reuniones del
Consejo;
IV. Proponer la adopción de directrices estatales en materia de archivos;
V. Conducir las sesiones del Consejo;
VI. Someter a votación los asuntos que deban resolverse por el Consejo;
VII. Emitir su voto de calidad en sesiones del Consejo cuando exista empate en alguna
deliberación;
VIII. Proponer un plan de trabajo anual al Consejo Local;
IX. Proponer los Lineamientos para la Operación del Consejo Local y en su caso, las
modificaciones al mismo;
X. Dar seguimiento a todos los acuerdos del Consejo a través de la Secretaría
Técnica;
XI. Participar en las comisiones y actividades que coadyuven al cumplimiento de los
acuerdos, recomendaciones y determinaciones que emita el Consejo Local;
XII. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación para el
cumplimiento de los fines del Sistema Estatal y demás instrumentos jurídicos que se
deriven de los mismo;
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XIII. Intercambiar conocimientos, experiencias, cooperación técnica y científica para
fortalecer a los archivos;
XIV. Participar en foros, conferencias y eventos, que coadyuven al cumplimiento de
esta Ley;
XV. Fungir como órgano de consulta del Sistema Local y de los sujetos obligados;
XVI. Publicar en su portal electrónico las determinaciones y resoluciones generales
del Consejo Local;
XVII. Presentar un informe de resultados anualmente a más tardar el último día del
mes de enero del siguiente año al que concluya del periodo que se informa; y
XVIII. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones aplicables.
Artículo 72. De las Atribuciones de la Secretaría Técnica del Consejo Local
La Secretaría Técnica del Consejo tendrá las siguientes atribuciones:
I. Preparar y enviar las convocatorias de las reuniones a los integrantes del Consejo;
II. Enviar el orden del día y la documentación respectiva a los integrantes para las
reuniones ordinarias y extraordinarias con la anticipación que al efecto se acuerde;
III. Dar cuenta de la existencia o no del quórum requerido para sesionar, debiendo
pasar lista de asistencia al inicio de la sesión;
IV. Integrar el acta correspondiente de cada sesión y circularla entre los integrantes
del Consejo dentro de los diez días hábiles siguientes a su celebración, a efecto de
que formulen observaciones y, en su caso, se firme en la siguiente reunión;
V. Firmar las actas de las sesiones, después de haber sido aprobadas y asentarlas.
Las actas cumplirán con las formalidades que precise el reglamento;
VI. Rubricar los acuerdos y demás determinaciones o documentos que expida el
Consejo Local, así como extender certificaciones de los mismos, previo su cotejo
correspondiente;
VII. Dar seguimiento a los acuerdos que el Consejo Local emita;
VIII. Integrar y Resguardar bajo su responsabilidad el Archivo del Consejo, y
IX. Las demás que la Presidencia del Consejo le designe.
Artículo 73. De las comisiones permanentes o temporales
El Consejo Local para el cumplimiento de sus atribuciones, podrá crear comisiones de
carácter permanente o temporal, que se organizarán de conformidad con lo dispuesto
en las disposiciones jurídicas que al efecto emita.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE QUINTANA ROO
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Dichas comisiones podrán contar con la asesoría de expertos y usuarios de los
archivos históricos, así como de organizaciones de la sociedad civil.
Las personas integrantes de las comisiones no recibirán emolumento, ni
remuneración alguna por su participación en las mismas.
CAPÍTULO III
DE LA COORDINACIÓN Y COLABORACIÓN CON EL SISTEMA NACIONAL DE
TRASPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES Y CON EL SISTEMA NACIONAL Y ESTATAL ANTICORRUPCIÓN
Artículo 74. Coordinación con el Sistema Nacional de Transparencia y los
Sistemas Nacional y Estatal Anticorrupción
El Sistema Local de Archivos estará coordinado con la Secretaría Ejecutiva del
Sistema Anticorrupción de Quintana Roo y el Instituto de Acceso a la Información y
Protección de Datos Personales de Quintana Roo a fin de fomentar acciones
tendientes a la trasparencia, rendición de cuentas y protección del patrimonio
documental de la entidad y de la nación. Además, deberá:
I. Fomentar en la entidad la implantación de políticas para lograr la capacitación y
profesionalización del personal encargado de la organización y coordinación de los
sistemas de archivo con una visión integral;
II. Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de conocimientos
técnicos en materia archivística, trasparencia, acceso a la información y rendición de
cuentas;
III. Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del
derecho de acceso a los archivos, y
IV. Promover la digitalización de la información generada con motivo del ejercicio de
las funciones y atribuciones de los Sujetos Obligados, que se encuentren previamente
organizada, así como garantizar el cumplimiento de los lineamientos para efecto se
emitan.
CAPÍTULO IV
DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 75. De los documentos de los archivos privados
Las personas físicas y morales, propietarios o poseedores de documentos o archivos
considerados de interés público para el Estado de Quintana Roo, deberán garantizar
su conservación, preservación y acceso, en términos de la Ley General.
Artículo 76. De la colaboración entre el Estado y los Municipios
Las autoridades del Estado de Quintana Roo y sus municipios deberán coadyuvar con
el Archivo General, en un marco de respeto de sus atribuciones, para promover
acciones coordinadas que tengan como finalidad el cumplimiento de las obligaciones
de conservación, preservación y acceso público de los archivos privados de interés
público en posesión de particulares.
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE QUINTANA ROO
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Para efectos del párrafo anterior, los particulares podrán solicitar al Archivo General
del Estado de Quintana Roo, asistencia técnica en materia de gestión documental y
administración de archivos.
Artículo 77. De los Archivos de interés público que se encuentren en posesión
de particulares
En caso de que el Archivo General del Estado de Quintana Roo lo considere necesario
por la importancia o relevancia que tenga el documento en el Estado, podrá solicitar
una copia de la versión facsimilar o digital que obtenga de los archivos de interés
público que se encuentren en posesión de particulares.
Los poseedores de documentos y archivos privados de interés público deberán
ordenar sus acervos y restaurar los documentos que así lo ameriten, apegándose a la
normatividad nacional e internacional existente y a las recomendaciones emitidas por
el Consejo Nacional.
El Estado mexicano, respetará los archivos privados de interés público en posesión
de particulares, procurando la protección de sus garantías y derechos siempre que
cumplan con los requisitos de conservación, preservación y acceso público.
Artículo 78. De la Enajenación de Archivos Privados de interés público
Los sujetos obligados que tengan conocimiento de la enajenación por venta de un
acervo o archivos privados de interés público en el Estado de Quintana Roo, deberán
establecer mecanismos de coordinación tendientes a mantener informado al archivo
general sobre tal situación.
CAPÍTULO V
DEL FONDO DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS ARCHIVOS
Artículo 79. De la creación y administración del fondo
El Gobierno del Estado de Quintana Roo, podrá prever la creación y administración
de un fondo de apoyo económico para los archivos locales, en términos de las
disposiciones aplicables y conforme a los recursos, que en su caso, sean previstos y
aprobados en el Presupuesto de Egresos del Estado del Ejercicio Fiscal que
corresponda, cuya finalidad será promover la capacitación, equipamiento y
sistematización de los archivos en poder de los sujetos obligados en sus respectivos
ámbitos territoriales de competencia.
Artículo 80. De los Subsidios aplicables al Fondo
El Gobierno del Estado de Quintana Roo, podrá solicitar los subsidios a los Fondos
de Apoyo Económico para los archivos locales que otorga el Gobierno Federal, en los
términos que establece la Ley General, y de acuerdo con lo que se apruebe en el
Presupuesto de Egresos del Estado.
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO Y LA CULTURA
ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
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Artículo 81. De los documentos considerados bienes patrimoniales propiedad
del Estado
Sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 84 de la Ley General, los documentos que
se consideren patrimonio documental del Estado de Quintana Roo, son propiedad
estatal, de dominio e interés público y, por lo tanto, inalienable, imprescriptible,
inembargable y no están sujetos a ningún gravamen o afectación de dominio al ser
bienes muebles con la categoría de bien patrimonial documental, en los términos de
las disposiciones aplicables en la materia.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el Título Quinto, Capítulo I de la Ley General, el
Patrimonio documental del Estado lo constituye el conjunto de documentos, en
cualquiera de sus soportes, que dan cuenta de la evolución histórica, cultural, artística,
social del Estado o, cuyo valor testimonial como evidencia o informativo lo reviste de
interés público.
El patrimonio documental del Estado estará sujeto a la jurisdicción de los Poderes
locales, en los términos prescritos por esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 82. De la Declaratoria de Patrimonio Documental
El Archivo General del Estado podrá emitir Declaratorias de Patrimonio Documental
del Estado en los términos previstos por las disposiciones jurídicas aplicables, las
cuales serán publicadas en el Periódico Oficial.
Artículo 83. De la Protección del Patrimonio Documental
Para los efectos de la protección del patrimonio documental del Estado de Quintana
Roo se deberá:
I. Establecer mecanismos para que el público en general pueda acceder a la
información contenida en los documentos que son patrimonio documental del Estado;
II. Conservar el patrimonio documental del Estado;
III. Verificar que los usuarios de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio
documental del Estado que posean, cumplan con las disposiciones tendientes a la
conservación de los documentos;
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del incumplimiento
a las disposiciones jurídicas aplicables, y
V. Será necesaria la autorización del Archivo General del Estado para la salida del
acervo documental, la cual únicamente podrá ser dentro del territorio Nacional y
Estatal con fines de difusión, intercambio científico, artístico, cultural o por motivos de
restauración o por cooperación Nacional o Estatal en materia de Investigación y
Docencia.
Los sujetos obligados deberán coadyuvar con el Archivo General del Estado, en un
marco de respeto de sus atribuciones, para promover acciones coordinadas que
tengan como finalidad la protección del patrimonio documental de la Nación.
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Artículo 84. De la estabilización de los documentos
El Archivo General del Estado de Quintana Roo podrá recibir documentos de archivo
de los sujetos obligados en comodato para su estabilización.
Artículo 85. De los archivos privados de interés público se encuentren en peligro
de destrucción
En los casos en que el Archivo General del Estado de Quintana Roo considere que
los archivos privados de interés público se encuentren en peligro de destrucción,
desaparición o pérdida, deberán establecer mecanismos de coordinación con el
Archivo General, a fin de mantener comunicación y determinar la normatividad
aplicable.
Artículo 86. De la expropiación de los Archivos Privados
En el caso de aquellos archivos privados de interés público que se encuentren bajo el
supuesto que señala el párrafo Segundo del Artículo 92 de la Ley General, el Archivo
General del Estado designará a un representante, mismo que tendrá participación
dentro del Consejo a efecto de emitir una opinión técnica sobre la procedencia de la
expropiación.
Artículo 87. De la coordinación de acciones entre autoridades estatales y
municipales con el Archivo General del Estado
Las autoridades estatales y municipales del Estado de Quintana Roo, deberán
coordinarse con el Archivo General para la realización de las acciones conducentes a
la conservación de los archivos, cuando la documentación o actividad archivística de
alguna región del país esté en peligro o haya resultado afectada por fenómenos
naturales o cualquiera de otra índole, que pudieran dañarlos o destruirlos.
CAPÍTULO II
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO EN POSESIÓN DE
PARTICULARES
Artículo 88. De la Custodia del Patrimonio Documental por particulares
Las personas particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado, podrán custodiarlos, siempre y cuando apliquen
las medidas técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para la
conservación y divulgación de los archivos, conforme los criterios que emita el Archivo
General del Estado de Quintana Roo, y en su caso, el Archivo General y el Consejo
Nacional, en términos de la Ley General, esta Ley y la demás normativa aplicable.
Artículo 89. De su restauración
Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan patrimonio
documental del Estado al formar parte del patrimonio documental de la Nación podrán
restaurarlos, previa autorización y bajo la supervisión del Archivo General de la
Nación, el Archivo General del Estado de Quintana Roo y, en su caso del Consejo
Local, en términos de la normativa aplicable.
Artículo 90. De las visitas de verificación
Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo, el Archivo
General del Estado de Quintana Roo podrá efectuar visitas de verificación, en los
términos establecidos en las disposiciones aplicables.
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CAPÍTULO III
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
Artículo 91. De la promoción de la capacitación
Los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las competencias
laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de
archivo.
Para los efectos establecidos en el párrafo anterior, los sujetos obligados podrán
celebrar acuerdos interinstitucionales y convenios con instituciones educativas,
centros de investigación y organismos públicos o privados, para recibir servicios de
capacitación en materia de archivos.
Artículo 92. Del Desarrollo de la Cultura Archivística
Con la finalidad de impulsar la cultura archivística en la Entidad, las autoridades
Estatales y Municipales del Estado de Quintana Roo, en el ámbito de sus atribuciones
y en su organización interna, deberán:
I. Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental del Estado y de la Nación;
II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia, capacitación, investigación,
publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión;
III. Promover acciones que permitan a la población en general conocer la actividad
archivística y sus beneficios sociales, y
IV. Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los
sectores público, social, privado y académico.
Artículo 93. De las disposiciones para la consulta de los archivos
Las personas usuarias de los archivos deberán respetar las disposiciones aplicables
para la consulta y conservación de los documentos.
LIBRO SEGUNDO
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO
TÍTULO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN
Artículo 94. Del Archivo General del Estado
El Archivo General del Estado es un Órgano Desconcentrado de la Secretaría de
Gobierno con autonomía técnica y de gestión; y que tiene por objeto promover la
administración y organización homogénea de Archivos, preservar, incrementar y
difundir el patrimonio documental del Estado, con el fin de salvaguardar la memoria
estatal de corto, mediano y largo plazo; así como para contribuir a la trasparencia,
rendición de cuentas y combate a la corrupción.
Párrafo reformado POE 22-12-2023
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE QUINTANA ROO
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El Archivo General del Estado se regirá jurídica y administrativamente por la presente
ley y por su Reglamento Interior.
Párrafo adicionado POE 22-12-2023
El Archivo General del Estado contará con los recursos que le sean asignados
anualmente conforme al presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado en el
ejercicio fiscal correspondiente y los ingresos que perciba por los servicios que
proporcione.
Párrafo adicionado POE 22-12-2023
Artículo 95. De su domicilio
El Archivo General del Estado deberá contar con un espacio físico propio, con
personal e infraestructura tecnológica necesaria para garantizar los acervos físicos y
electrónicos que custodia, con domicilio legal en la Ciudad de Chetumal, Quintana
Roo.
Artículo 96. De las atribuciones
Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado de Quintana Roo
tiene las siguientes atribuciones:
I. Presidir el Consejo Local, a través de la Persona Titular del Archivo General del
Estado;
Fracción reformada POE 22-12-2023
II. Organizar, conservar y difundir el acervo documental, gráfico, bibliográfico y
hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas y las disposiciones
jurídicas aplicables;
III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales
de cada fondo en su acervo;
IV. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados en materia archivística;
V. Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivístico de
los sujetos obligados;
VI. Emitir el dictamen para la baja documental o transferencia secundaria para los
sujetos obligados del Poder Ejecutivo, los cuales se considerarán de carácter
histórico;
VII. Autorizar, recibir y resguardar las transferencias secundarias de los documentos
de archivo con valor histórico producidos por los sujetos obligados;
VIII. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que posean
documentos y soliciten sean incorporados de manera voluntaria a acervos del Archivo
General del Estado de Quintana Roo;
IX. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los
documentos;
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X. Proveer, cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
acceder a ellos directamente, su conservación y restauración con el fin de permitir su
posterior reproducción sin que afecte la integridad del documento;
XI. Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización, conservación y
difusión del patrimonio documental que resguarda;
XII. Emitir dictámenes técnicos sobre archivos en peligro de destrucción o pérdida, y
las medidas necesarias para su rescate;
XIII. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones
gubernamentales y privadas;
XIV. Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su
acervo, así como para promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento
del patrimonio documental de Estado;
XV. Diseñar e implementar programas de capacitación en materia de archivos;
XVI. Promover la incorporación de la materia archivística en programas educativos
de diversos niveles académicos;
XVII. Definir el procedimiento para el acceso a los documentos contenidos en sus
archivos históricos;
XVIII. Custodiar el patrimonio documental del Estado de su acervo;
XIX. Realizar la declaratoria de patrimonio documental del Estado;
XX. Realizar la declaratoria de interés público respecto de documentos o archivos
privados;
XXI. Autorizar la salida del Estado o dentro del mismo, de documentos declarados
patrimonio documental del Estado en los términos del artículo 83 fracción V de la
presente Ley.
Fracción reformada POE 22-12-2023
XXII. Coadyuvar con las autoridades competentes, en la recuperación y, en su caso,
incorporación a sus acervos de archivos que tengan valor histórico;
XXIII. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de
autenticidad de los documentos existentes en sus acervos;
XXIV. Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al
público usuario;
XXV. Brindar asesoría técnica sobre gestión documental y administración de archivos;
XXVI. Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos, archivónomos y archivistas,
a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones
educativas públicas o privadas, estatales, nacionales o extranjeras;
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XXVII. Proporcionar los servicios complementarios que determinen las disposiciones
reglamentarias y demás disposiciones jurídicas aplicables;
XXVIII. Suscribir convenios en materia archivística en el ámbito estatal, nacional e
internacional, en coordinación con las autoridades competentes en la materia;
XXIX. Coordinar acciones con las instancias competentes a fin de prevenir y combatir
el tráfico ilícito del patrimonio documental del Estado;
XXX. Organizar y participar en eventos estatales, nacionales e internacionales en la
materia,
Fracción reformada POE 22-12-2023
XXXI. Someter a la consideración de la persona titular de la Secretaría de Gobierno
el Reglamento Interior para su aprobación, y
Fracción reformada POE 22-12-2023
XXXII. Las demás establecidas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas
aplicables.
Fracción adicionada POE 22-12-2023
Artículo 97. De su integración
Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado de Quintana Roo se
integrará por:
I. Dirección General;
II. Consejo Técnico y Científico Archivístico, y
III. La estructura administrativa y órganos técnicos necesarios para el cumplimiento
de las atribuciones conferidas, de acuerdo con su capacidad presupuestal.
Artículo reformado POE 22-12-2023
CAPÍTULO II
SE DEROGA
Capítulo reformado POE 22-12-2023
Artículo 98. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
Artículo 99. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
Artículo 100. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
Artículo 101. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
Artículo 102. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
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Artículo 103. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
CAPÍTULO III
DE LA DIRECCIÓN GENERAL
Artículo 104. De su Designación
Al frente del Archivo General del Estado de Quintana Roo, estará la persona titular de
la Dirección General, que será nombrada por la persona titular del Poder Ejecutivo del
Estado, a propuesta de la Secretaría de Gobierno, la cual deberá cubrir los siguientes
requisitos:
Párrafo reformado POE 22-12-2023
I. Ser persona ciudadana mexicana, con una residencia efectiva de cuando menos
cinco años en el Estado de Quintana Roo;
II. Ser profesional con título legalmente expedido, preferentemente en ciencias
sociales o humanidades, o bien, contar con experiencia comprobada mínima de cinco
años en materia archivística, bibliográfica o historia;
III. Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación;
IV. No ser conyugue, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad
hasta el cuarto grado o civil con cualquiera de las personas integrantes del Órgano de
Gobierno, y
V. No haber sido Gobernadora o Gobernador del Estado, persona titular de una
Secretaría de Estado, de la Fiscalía General del Estado de Quintana Roo, Diputada
o Diputado Federal o Local, persona dirigente de un partido o agrupación política,
durante el año previo a la designación.
Durante su gestión, la persona titular de la Dirección General no podrá desempeñar
ningún otro empleo, cargo o comisión, con excepción de aquellos no remunerados
en las instituciones docentes, científicas o de beneficencia, siempre que sean
compatibles con sus horarios, responsabilidades y actividades dentro del Archivo.
SE DEROGA.
Párrafo derogado POE 22-12-2023
Artículo 105. De sus facultades
En materia de archivos la persona titular de la Dirección General tendrá las siguientes
facultades:
Párrafo reformado POE 22-12-2023
I. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla con las
disposiciones legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los
programas y presupuestos aprobados;
II. DEROGADA;
Fracción derogada POE 22-12-2023
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III. Proponer a la Secretaría de Gobierno el proyecto de Reglamento Interior;
Fracción reformada POE 22-12-2023
IV. Nombrar y remover a las personas servidoras públicas del Archivo General, y
Fracción reformada POE 22-12-2023
V. Las demás previstas en las disposiciones jurídicas aplicables
CAPÍTULO IV
DEROGADO
Capítulo derogado POE 22-12-2023
Artículo 106. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
Artículo 107. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
CAPÍTULO V
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO ARCHIVÍSTICO
Artículo 108. De su integración
El Archivo General del Estado contará con un Consejo Técnico y Científico Archivístico
que lo asesorará en las materias históricas, jurídicas, de tecnologías de la información
y demás disciplinas afines al quehacer archivístico.
El Consejo Técnico y Científico Archivístico estará conformado por trece integrantes
designados por el Consejo Local de Archivos a convocatoria pública del Archivo
General del Estado, entre representantes de instituciones de docencia, investigación,
preservación de archivos, académicos y expertos destacados. Operará conforme a
los lineamientos aprobados por el Consejo Local.
Los integrantes del Consejo Técnico y Científico Archivístico no obtendrán
remuneración, compensación o emolumento por su participación.
TÍTULO SEGUNDO
DEROGADO
Título derogado POE 22-12-2023
CAPÍTULO ÚNICO
DEROGADO
Capítulo derogado POE 22-12-2023
Artículo 109. DEROGADO.
Artículo derogado POE 22-12-2023
LIBRO TERCERO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS EN CONTRA DE LOS ARCHIVOS
TÍTULO ÚNICO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS
CAPÍTULO ÚNICO
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Artículo 110. De las infracciones en materia de archivos
Se consideran infracciones a la presente Ley las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o
documentos de los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que estén
previstas o autorizadas en las disposiciones aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa
justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente, sin causa legítima conforme a las facultades correspondientes, y de
manera indebida, documentos de los sujetos obligados;
V. Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de alguna persona
al separarse de su empleo, cargo o comisión;
VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja
documental autorizados por el Archivo General del Estado de Quintana Roo, así como
el acta que se levante en caso de documentación siniestrada en los portales
electrónicos, y
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y demás
disposiciones aplicables que de ellos deriven.
Artículo 111.De las sanciones
Las infracciones administrativas a que se refiere este título o cualquier otra derivada
del incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley, cometidas por
personas servidoras públicas, serán sancionadas ante la autoridad competente en
términos de la ley aplicables en materia de responsabilidad administrativa de las
personas servidoras públicas, según corresponda.
Artículo 112. De las Infracciones cometidas por particulares.
Las infracciones administrativas cometidas por personas que no revisten la calidad de
personas servidoras públicas serán sancionadas por las autoridades que resulten
competentes de conformidad con las normas aplicables.
La autoridad competente podrá imponer multa de diez y hasta mil quinientas veces el
valor diario de la unidad de medida y actualización e individualizará las sanciones
considerando los siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la infracción, y
III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
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En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad
de la infracción cometida.
Se considera reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya sido
sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Se considera grave el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV y V del artículo 104
de la Ley; así mismo las infracciones serán graves si son cometidas en contra de
documentos que contengan información relacionada con graves violaciones a
derechos humanos.
Artículo 113. De la responsabilidad civil o penal
Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley son aplicables sin perjuicio de
la responsabilidad civil o penal de quienes incurran en ellas.
En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de algún delito, las
autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante la autoridad competente,
coadyuvando en la investigación y aportando todos los elementos probatorios con los
que cuente.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
PRIMERO. La presente Ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el
Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo.
SEGUNDO. Con la entrada en vigor de la presente Ley, se abroga la Ley del Sistema
de Documentación del Estado de Quintana Roo, de fecha 28 de diciembre de 2001
así como todas aquellas disposiciones que contravengan la presente Ley.
TERCERO. El Archivo General del Estado permanecerá como Órgano Administrativo
Desconcentrado sectorizado a la Secretaría de Gobierno hasta el 31 de diciembre de
2023. A partir del 1 de enero de 2024 se incluirá dentro de la relación de las Entidades
Paraestatales de la Administración Pública Estatal.
CUARTO. El Consejo Local de Archivos de Quintana Roo, deberá instalarse en su
primera sesión ordinaria, en un plazo no mayor a 180 días hábiles, contados a partir
de la entrada en vigor de la presente Ley.
QUINTO. El Consejo Local de Archivos una vez instalado, emitirá en un plazo no
mayor a 90 días hábiles, las disposiciones jurídicas aplicables para su funcionamiento.
SEXTO. Las Secretarías de Gobierno, de Finanzas y Planeación y de la Contraloría
en el ámbito de sus atribuciones, realizarán las acciones necesarias para proveer de
recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales al Archivo General del
Estado. El Presupuesto aprobado deberá cubrir los capítulos de servicios personales,
materiales y suministros, así como de servicios generales necesarios para cumplir sus
funciones.
SÉPTIMO. La persona titular de la Dirección General del Archivo General del Estado,
que se encuentre en funciones al entrar en vigor la presente Ley, asumirá las
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funciones de la titularidad de la Dirección General del Archivo General del Estado por
un término de 6 años y concluido este período podrá ser ratificado, siempre y cuando
cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 104 de la presente Ley.
OCTAVO. El Órgano de Gobierno del Archivo General del Estado, deberá expedir y
publicar en el Periódico oficial del Estado en un período no mayor de un año contado
a partir de la entrada en vigor de la presente Ley, el Estatuto orgánico del Archivo
General del Estado.
NOVENO. Los sujetos obligados deberán implementar su Sistema Institucional de
Archivos, dentro de los seis meses posteriores a la entrada en vigor de la presente
Ley.
DÉCIMO. La implementación de la presente Ley se llevará a cabo de manera
progresiva, con el objeto de cumplir con las obligaciones que tendrán a su cargo los
sujetos obligados, atendiendo al presupuesto vigente aprobado para el presente
ejercicio fiscal y los subsecuentes.
DÉCIMO PRIMERO. Aquellos documentos que se encuentren en los archivos de
concentración y que antes de la entrada en vigor de la presente Ley no han sido
organizados y valorados, se les deberá aplicar estos procesos técnicos archivísticos,
con el objeto de identificar el contenido y carácter de la información y determinar su
disposición documental.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos consulta en el portal electrónico del sujeto obligado.
DÉCIMO SEGUNDO. Los documentos trasferidos a un archivo histórico o a los
archivos generales, antes de la entrada en vigor de la presente Ley, permanecerán en
dichos archivos y deberán de ser identificados, ordenados, descritos y clasificados
archivísticamente, con el objeto de identificar el contenido y carácter de la información,
así como para promover el uso y difusión favoreciendo la divulgación e investigación.
Aquellos sujetos obligados que cuenten con archivos históricos deberán prever en el
programa anual el establecimiento de acciones tendientes a identificar, ordenar,
describir y clasificar archivísticamente, los documentos que le hayan sido trasferidos
antes de la entrada en vigor de la Ley.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico del sujeto obligado.
DÉCIMO TERCERO. En un plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor
de la presente Ley, los sujetos obligados deberán establecer programas de
capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos.
DÉCIMO CUARTO. El personal del Archivo General del Estado en su calidad de
Órgano Administrativo Desconcentrado de la Secretaría de Gobierno del Estado de
Quintana Roo, en términos del artículo tercero transitorio pasará a ser parte del
Archivo General del Estado, como ente Descentralizado y conservará todos los
derechos laborales adquiridos de forma previa al presente decreto, por lo que en
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ninguna forma resultarán transgredidos en su antigüedad, prestaciones, derechos y
obligaciones laborales.
DÉCIMO QUINTO. El patrimonio del Archivo General del Estado en su calidad de
Órgano Administrativo Desconcentrado de la Secretaría de Gobierno del Estado de
Quintana Roo pasará al dominio del Archivo General del Estado como ente
Descentralizado.
Salón de Sesiones del Honorable Poder Legislativo, en la ciudad de Chetumal, capital
del Estado de Quintana Roo, a los seis días del mes de julio del año dos mil veintitrés.
Diputada Presidenta: Diputada Secretaria:
Profra. Mildred Concepción Avila Vera. Dra. Yohanet Teodula Torres Muñoz.
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ARTÍCULOS TRANSITORIOS DE DECRETOS DE REFORMA
DECRETO 201 DE LA XVII LEGISLATURA CONSTITUCIONAL PUBLICADO EN
EL PERIÓDICO OFICIAL DEL ESTADO DE QUINTANA ROO EL 22 DE DICIEMBRE
DE 2023.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación en
el Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo.
SEGUNDO. En un plazo no mayor a un año posterior a la entrada en vigor del presente
Decreto, la persona Titular del Poder Ejecutivo deberá emitir y/o modificar los
reglamentos y demás disposiciones normativas y administrativas necesarios para que
se dé cabal cumplimiento a lo previsto en el presente Decreto.
TERCERO. Se derogan los Artículos Tercero, Séptimo, Octavo, Décimo Cuarto y
Décimo Quinto Transitorios de la Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo,
publicada en el Periódico Oficial del Estado en fecha 13 de julio de 2023.
CUARTO. Se derogan todas las disposiciones que resulten contrarias al presente
Decreto.
Salón de Sesiones del Honorable Poder Legislativo, en la ciudad de Chetumal, capital
del Estado de Quintana Roo, a los veintidós días del mes de diciembre del año dos
mil veintitrés.
Diputado Presidente: Diputada Secretaria:
C. Issac Janix Alanis. Dra. Yohanet Teodula Torres Muñoz.
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HISTORIAL DE DECRETOS DE REFORMA:
Ley de Archivos del Estado de Quintana Roo
(Ley publicada POE 13-07-2023 Decreto 088)
Fecha de publicación en el
Periódico Oficial del Estado
Decreto y
Legislatura
Artículos Reformados:
22 de diciembre de 2023
Decreto No. 201
XVII Legislatura
ÚNICO. Se reforman: El párrafo segundo del artículo 1; el párrafo tercero
del artículo 4; el párrafo segundo del artículo 94; las fracciones I, XXI,
XXX y XXXI del artículo 96; el artículo 97; el párrafo segundo del artículo
104; el párrafo segundo, y las fracciones III y IV del artículo 105; Se
derogan: La fracción XLII del artículo 5; el capítulo II denominado “Del
Órgano de Gobierno” que contiene los artículos 98, 99, 100, 101, 102 y
103 del Título Primero denominado “De la Organización y
Funcionamiento” del Libro Segundo “Del Archivo General del Estado de
Quintana Roo”; el párrafo cuarto del artículo 104; la fracción II del artículo
105; el capítulo IV denominado “Del Órgano De Vigilancia” que contiene
los artículos 106 y 107; y el Titulo Segundo denominado “Del Patrimonio
del Archivo General del Estado”, Capítulo Único que contiene el artículo
109; y se adicionan: La fracción XLV Bis al artículo 5; los párrafos tercero
y cuarto al artículo 94; la fracción XXXII al artículo 96.
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