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TEXTO VIGENTE
Publicado en el P.O. No. 016 del 04 de Febrero de 2022.
DECRETO NÚMERO: 516
ARTÍCULO ÚNICO. Se expide la Ley de Archivos para el Estado
de Sinaloa, para quedar como sigue:
LEY DE ARCHIVOS PARA EL ESTADO DE SINALOA
LIBRO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
HOMOGÉNEA DE LOS ARCHIVOS
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
DEL OBJETO
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia
general en todo el Estado, y tiene por objeto establecer los
principios y bases generales para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos en
posesión de cualquier autoridad, entidad, municipios, órgano y
organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos
autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así
como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y
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ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad del Estado y
los Municipios.
Así como, determinar las bases de organización y funcionamiento
del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión
y acceso público de archivos privados de relevancia histórica,
social, cultural, científica y técnica del Estado.
Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas
encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos que
garanticen la organización, conservación, disponibilidad,
integridad y localización expedita, de los documentos de
archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la
eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta
gestión gubernamental y el avance institucional;
II. Regular la organización y funcionamiento del sistema
institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que
éstos se actualicen y permitan la publicación en medios
electrónicos de la información relativa a sus indicadores de
gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de
aquella que por su contenido sea de interés público;
III. Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los
sujetos obligados, para favorecer la toma de decisiones, la
investigación y el resguardo de la memoria institucional del
Estado de Sinaloa;
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IV. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la
información para mejorar la administración de los archivos
por los sujetos obligados;
V. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de
un sistema integral de gestión de documentos electrónicos
encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y
abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con
sus servicios a la ciudadanía;
VI. Establecer mecanismos que permitan a las autoridades
estatales y municipales del Estado de Sinaloa, la
colaboración en materia de archivos entre ellas y con
autoridades federales;
VII. Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la
adopción de buenas prácticas nacionales e internacionales;
VIII. Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria,
de conformidad con la Ley General de Archivos, esta Ley y
demás disposiciones aplicables;
IX. Promover la organización, conservación, difusión y
divulgación del patrimonio documental del Estado; y
X. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Artículo 3. La aplicación e interpretación de esta Ley se hará
acorde a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
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y los tratados internacionales de los que México sea parte, la Ley
General de Archivos, así como de la Constitución Política del
Estado de Sinaloa, privilegiando el respeto irrestricto a los
derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección
más amplia a las personas y el interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de
manera supletoria las disposiciones administrativas
correspondientes en la Ley General de Responsabilidades
Administrativas, la Ley de Responsabilidades Administrativas del
Estado de Sinaloa, el Código de Procedimientos Civiles del Estado,
y demás disposiciones aplicables.
Párrafo declarado inválido, únicamente en su porción normativa
“La Ley General de Responsabilidades Administrativas”, por
resolutivo de sentencia de la Suprema Corte de Justicia de la
Nación, emitida en la Acción de Inconstitucionalidad 39/2022 y su
acumulada 41/2022, en fecha de sesión 30 de abril de 2024.
Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
I. Acervo: Al conjunto de documentos producidos y recibidos
por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y
funciones con independencia del soporte, espacio o lugar
que se resguarden;
II. Actividad archivística: Al conjunto de acciones
encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir
documentos de archivo;
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III. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos
o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus
atribuciones y funciones, con independencia del soporte,
espacio o lugar que se resguarden;
IV. Archivo de concentración: Al integrado por documentos
transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo
uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta
su disposición documental;
V. Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo
de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones y funciones de los sujetos obligados;
VI. Archivo General: Al Archivo General de la Nación;
VII. Archivo General del Estado: A la entidad especializada en
materia de archivos en el Estado;
VIII. Archivo histórico: Al integrado por documentos de
conservación permanente y de relevancia para la memoria
nacional, regional o local de carácter público;
IX. Archivos privados de interés público: Al conjunto de
documentos de interés público, histórico o cultural, que se
encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o
ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en
los diversos ámbitos de gobierno;
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X. Área coordinadora de archivos: A la instancia encargada
de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en
materia de gestión documental y administración de archivos,
así como de coordinar las áreas operativas del sistema
institucional de archivos;
XI. Áreas operativas: A las que integran el sistema institucional
de archivos, las cuales son la unidad de correspondencia,
archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso,
histórico;
XII. Baja documental: A la eliminación de aquella
documentación que haya prescrito su vigencia, valores
documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que
no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las
disposiciones jurídicas aplicables;
XIII. Catálogo de disposición documental: Al registro general y
sistemático que establece los valores documentales, la
vigencia documental, los plazos de conservación y la
disposición documental;
XIV. Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los
documentos de archivo desde su producción o recepción
hasta su baja documental o transferencia a un archivo
histórico;
XV. Consejo Estatal: Al Consejo Estatal de Archivos de Sinaloa;
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XVI. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de Archivos;
XVII. Consejo Técnico: Al Consejo Técnico y Científico
Archivístico;
XVIII. Conservación de archivos: Al conjunto de procedimientos
y medidas destinados a asegurar la prevención de
alteraciones físicas de los documentos en papel y la
preservación de los documentos digitales a largo plazo;
XIX. Consulta de documentos: A las actividades relacionadas
con la implantación de controles de acceso a los documentos
debidamente organizados que garantizan el derecho que
tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;
XX. Cuadro general de clasificación archivística: Al
instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo
con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto
obligado;
XXI. Datos abiertos: A los datos digitales de carácter público que
son accesibles en línea y pueden ser usados, reutilizados y
redistribuidos, por cualquier interesado;
XXII. Director General: Director del Archivo General;
XXIII. Disposición documental: A la selección sistemática de los
expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya
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vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar
transferencias ordenadas o bajas documentales;
XXIV. Documento de archivo: A aquel que registra un hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido
y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o
funciones de los sujetos obligados, con independencia de su
soporte documental;
XXV. Documentos históricos: A los que se preservan
permanentemente porque poseen valores evidénciales,
testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y
que por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del
país y son fundamentales para el conocimiento de la historia
nacional, regional o estatal;
XXVI. Entes públicos: A los poderes Legislativo y Judicial, los
órganos constitucionales autónomos, las dependencias y
entidades de la Administración Pública Estatal, los
Municipios y sus dependencias y entidades, la Fiscalía
General del Estado, los órganos jurisdiccionales que no
formen parte del Poder Judicial, así como cualquier otro ente
sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y
órganos públicos citados de los distintos órdenes de
gobierno;
XXVII. Estabilización: Al procedimiento de limpieza de
documentos, fumigación, integración de refuerzos,
extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y
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resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido,
entre otros;
XXVIII. Expediente: A la unidad documental compuesta por
documentos de archivo, ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;
XXIX. Expediente electrónico: Al conjunto de documentos
electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que
contengan;
XXX. Ficha técnica de valoración documental: Al instrumento
que permite identificar, analizar y establecer el contexto y
valoración de la serie documental;
XXXI. Firma electrónica avanzada: Al conjunto de datos y
caracteres que permite la identificación del firmante, que ha
sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo
control, de manera que está vinculada únicamente al mismo
y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea
detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual
produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;
XXXII. Fondo: Al conjunto de documentos producidos
orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con
el nombre de este último;
XXXIII. Gestión documental: Al tratamiento integral de la
documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la
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ejecución de procesos de producción, organización, acceso,
consulta, valoración documental y conservación;
XXXIV. Grupo interdisciplinario: Al conjunto de personas que
deberá estar integrado por el titular del área coordinadora de
archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las
áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua,
órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas
responsables de la información, así como el responsable del
archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la
valoración documental;
XXXV. Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de
información de compartir datos y posibilitar el intercambio
entre ellos;
XXXVI. Instrumentos de control archivístico: A los instrumentos
técnicos que propician la organización, control y
conservación de los documentos de archivo a lo largo de su
ciclo vital que son el cuadro general de clasificación
archivística y el catálogo de disposición documental;
XXXVII. Instrumentos de consulta: A los instrumentos que
describen las series, expedientes o documentos de archivo y
que permiten la localización, transferencia o baja
documental;
XXXVIII. Inventarios documentales: A los instrumentos de consulta
que describen las series documentales y expedientes de un
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archivo y que permiten su localización (inventario general),
para las transferencias (inventario de transferencia) o para la
baja documental (inventario de baja documental);
XXXIX. Junta de Gobierno: A la Junta de Gobierno del Archivo
General del Estado;
XL. Ley General: Ley General de Archivos;
XLI. Ley: Ley de Archivos para el Estado de Sinaloa;
XLII. Metadatos: Al conjunto de datos que describen el contexto,
contenido y estructura de los documentos de archivos y su
administración, a través del tiempo, y que sirven para
identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control
de acceso;
XLIII. Organización: Al conjunto de operaciones intelectuales y
mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los distintos grupos documentales con el
propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente,
la información. Las operaciones intelectuales consisten en
identificar y analizar los tipos de documentos, su
procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las
operaciones mecánicas son aquellas actividades que se
desarrollan para la ubicación física de los expedientes;
XLIV. Patrimonio documental: A los documentos que, por su
naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución
del Estado y de las personas e instituciones que han
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contribuido en su desarrollo; además de transmitir y heredar
información significativa de la vida intelectual, social, política,
económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo
aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos
de los órganos federales, entidades federativas, municipios,
alcaldías de la Ciudad de México, casas curales o cualquier
otra organización, sea religiosa o civil;
XLV. Plazo de conservación: Al periodo de guarda de la
documentación en los archivos de trámite y concentración,
que consiste en la combinación de la vigencia documental y,
en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que
se establezcan de conformidad con la normatividad
aplicable;
XLVI. Programa anual: Al Programa anual de desarrollo
archivístico;
XLVII. Registro Nacional: Al Registro Nacional de Archivos;
XLVIII. Sección: A cada una de las divisiones del fondo documental
basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de
conformidad con las disposiciones legales aplicables;
XLIX. Serie: A la división de una sección que corresponde al
conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una
misma atribución general integrados en expedientes de
acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico;
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L. Sistema Institucional: A los sistemas institucionales de
archivos de cada sujeto obligado;
LI. Sistema Estatal: Al Sistema Estatal de Archivos de Sinaloa;
LII. Sistema Nacional: Al Sistema Nacional de Archivos;
LIII. Soportes documentales: A los medios en los cuales se
contiene información además del papel, siendo estos
materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales,
electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;
LIV. Subserie: A la división de la serie documental;
LV. Sujetos obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano y
organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial,
órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato
que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad del Estado y de los Municipios, así como a las
personas físicas o morales que cuenten con archivos
privados de interés público;
LVI. Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de
expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite
a uno de concentración y de expedientes que deben
conservarse de manera permanente, del archivo de
concentración al archivo histórico;
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LVII. Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un
sistema automatizado para la gestión documental y
administración de archivos, identificar el acceso y la
modificación de documentos electrónicos;
LVIII. Valoración documental: A la actividad que consiste en el
análisis e identificación de los valores documentales; es
decir, el estudio de la condición de los documentos que les
confiere características específicas en los archivos de trámite
o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos
para los documentos históricos, con la finalidad de establecer
criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de
conservación, así como para la disposición documental; y
LIX. Vigencia documental: Al periodo durante el cual un
documento de archivo mantiene sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables, de conformidad con las
disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán
por los siguientes principios:
I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental y tecnológica, para la adecuada
preservación de los documentos de archivo;
II. Procedencia: Conservar el origen de cada fondo
documental producido por los sujetos obligados, para
distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden
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interno de las series documentales en el desarrollo de su
actividad institucional;
III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean
completos y veraces para reflejar con exactitud la
información contenida;
IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la
localización expedita de los documentos de archivo; y
V. Accesibilidad: Garantizar el acceso a la consulta de los
archivos de acuerdo con esta Ley y las disposiciones
jurídicas aplicables.
Asimismo, se adoptarán los principios establecidos en el artículo
8 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Estado de Sinaloa.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Artículo 6. Toda la información contenida en los documentos de
archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en
posesión de los sujetos obligados, será pública y accesible a
cualquier persona en los términos y condiciones que establece la
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legislación en materia de transparencia y acceso a la información
pública y de protección de datos personales.
El Estado de Sinaloa a través de los sujetos obligados, deberá
garantizar la organización, conservación y preservación de los
archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el
acceso a la información contenida en los archivos, así como
fomentar el conocimiento del patrimonio documental.
Artículo 7. Los sujetos obligados deberán producir, registrar,
organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto
que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o
funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones
jurídicas correspondientes.
Artículo 8. Los documentos producidos en los términos del
artículo 7 de esta Ley, son considerados documentos públicos de
conformidad con las disposiciones aplicables.
Artículo 9. Los documentos públicos de los sujetos obligados
serán considerados patrimonio cultural del Estado, en términos de
la Ley de Cultura del Estado de Sinaloa.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley
General, y demás normativas aplicables, para el caso de los
documentos considerados como bienes o monumentos históricos,
sujetos a la jurisdicción de la Federación.
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CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y
conservar sus archivos; de la operación de su sistema institucional;
del cumplimiento de lo dispuesto por la Ley General y esta Ley, y
las determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo
Estatal, según corresponda; y deberán garantizar que no se
sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la
información a su cargo.
El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión,
deberá garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya,
debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los
instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la
función que les dio origen en los términos de esta Ley.
Artículo 11. Los sujetos obligados deberán:
I. Registrar, administrar, organizar, y conservar de manera
homogénea los documentos de archivo que produzcan,
reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de
acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o
funciones, los estándares y principios en materia archivística,
los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas que
les sean aplicables;
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II. Establecer un sistema institucional para la administración de
sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión
documental;
III. Integrar los documentos en expedientes;
IV. Inscribir en el Registro Nacional, de acuerdo con las
disposiciones que se emitan en la materia, la existencia y
ubicación de archivos bajo su resguardo;
V. Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las
disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración
documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de
identificación necesarios para asegurar que mantengan su
procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el
funcionamiento de sus archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento
para la gestión documental y administración de archivos;
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los
documentos de archivo;
X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
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XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección
y conservación de los documentos de archivo, considerando
el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento;
así como procurar el resguardo digital de dichos documentos,
de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones
jurídicas aplicables; y
XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras
disposiciones jurídicas aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura
orgánica, así como cualquier persona física que reciba y ejerza
recursos públicos, o realice actos de autoridad en el Estado y los
Municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones de
las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos
relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como
respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos, de
conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a
la información pública y protección de datos personales, siempre
que no hayan sido declarados como históricos, en cuyo caso, su
consulta será irrestricta.
Artículo 12. Los sujetos obligados deberán mantener los
documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que
fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental
que incluyen la producción, organización, acceso, consulta,
valoración documental, disposición documental y conservación, en
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los términos que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo
Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Los órganos internos de control, las contralorías o sus equivalentes
de los sujetos obligados vigilarán el estricto cumplimiento de la
presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán
auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los
instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus
atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y
disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental; y
III. Inventarios documentales.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística
atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya
la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán
identificados mediante una clave alfanumérica.
Artículo 14. Además de los instrumentos de control y consulta
archivísticos, los sujetos obligados deberán contar y poner a
disposición del público la Guía de archivo documental y el índice
de expedientes clasificados como reservados a que hace
referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la
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Información Pública, la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de Sinaloa y demás disposiciones
aplicables.
Artículo 15. La responsabilidad de preservar íntegramente los
documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido,
así como de la organización, conservación y el buen
funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima
autoridad de cada sujeto obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE
ARCHIVOS
Artículo 16. Los servidores públicos que deban elaborar un acta
de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión,
en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán
entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como
los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados,
señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo
con el catálogo de disposición documental.
Artículo 17. En caso de que algún sujeto obligado, área o unidad
de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el
responsable de los referidos procesos de transformación
dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos
de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos
sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad
con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún
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caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de
control y consulta archivísticos.
Artículo 18. Tratándose de la liquidación o extinción de un sujeto
obligado será obligación del liquidador remitir copia del inventario
de los expedientes del fondo que se resguardará, al Archivo
General del Estado.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 19. El Sistema Institucional es el conjunto de registros,
procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y
funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la
actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión
documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos
obligados formarán parte del sistema institucional; deberán
agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y
relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la
información contenida en ellos, en los términos que establezca el
Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas
aplicables.
Artículo 20. El Sistema Institucional de cada sujeto obligado
deberá integrarse por:
I. Un área coordinadora de archivos; y
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II. Las áreas operativas siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración; y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad
presupuestal y técnica del sujeto obligado.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso
b), serán nombrados por el titular de cada área o unidad; los
responsables del archivo de concentración y del archivo histórico
serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate,
quienes deberán contar con título profesional correspondiente.
Los encargados y responsables de cada área deberán contar con
licenciatura en áreas afines o tener conocimientos, habilidades,
competencias y experiencia acreditada en archivística.
Artículo 21. Los sujetos obligados podrán coordinarse para
establecer archivos de concentración o históricos comunes, en los
términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida
en el párrafo anterior, deberá identificar a los responsables de la
administración de los archivos.
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Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán
habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración
regional.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
Artículo 22. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema
institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y
publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días
naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo 23. El programa anual contendrá los elementos de
planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los
archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos,
protección a los derechos humanos y de otros derechos que de
ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.
Artículo 24. El programa anual definirá las prioridades
institucionales, integrando los recursos económicos, tecnológicos
y operativos disponibles; de igual forma deberá contener
programas de organización y capacitación en gestión documental
y administración de archivos que incluyan mecanismos para su
consulta, seguridad de la información y procedimientos para la
generación, administración, uso, control, migración de formatos
electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de
archivos electrónicos.
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Artículo 25. Los sujetos obligados deberán elaborar un informe
anual detallando el cumplimiento del programa anual y publicarlo
en su portal electrónico, a más tardar el último día del mes de
enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo 26. El área coordinadora de archivos promoverá que las
áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental
y administración de los archivos, de manera conjunta con las
unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto
obligado.
El titular del área coordinadora de archivos deberá tener al menos
nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura
orgánica del sujeto obligado. La persona designada deberá
dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta
Ley y la Ley General.
Artículo 27. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes
funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los
archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico,
los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley
General, esta Ley y demás normativa aplicable;
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II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia
de organización y conservación de archivos, cuando la
especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto
obligado o a quien éste designe, el programa anual;
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición
documental que realicen las áreas operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y
automatización de los procesos archivísticos y a la gestión
de documentos electrónicos de las áreas operativas;
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental
y administración de archivos;
VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las
políticas de acceso y la conservación de los archivos;
IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite,
concentración y, en su caso, histórico, de acuerdo con la
normatividad aplicable;
X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o
unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de
fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o
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cualquier modificación de conformidad con las disposiciones
legales aplicables; y
XI. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas
aplicables.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 28. Las áreas de correspondencia son responsables de
la recepción, registro, seguimiento y despacho de la
documentación para la integración de los expedientes de los
archivos de trámite; y deberán realizar las siguientes funciones:
I. Recibir la correspondencia de entrada;
II. Realizar la digitalización de los documentos;
III. Llevar el registro de la documentación a través de un sistema
base de datos que contará mínimo con la siguiente
información:
a) El número identificador o folio consecutivo de ingreso;
b) El asunto o breve descripción del contenido del
documento;
c) Fecha y hora de recepción;
d) Medio por el cual ingresó;
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e) Área y receptor del documento con nombre y área
administrativa;
f) Distribuir la documentación a los archivos de trámites para
la debida integración de los expedientes.
En caso de que los documentos sean remitidos al área de
correspondencia a través de medios electrónicos, el responsable
tomará en consideración si es necesario que se haga la impresión
de los mismos o se reciban y sean derivados por dichos medios.
Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar
con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acordes con su responsabilidad; y los titulares de las unidades
administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones
que permitan la capacitación de dichos responsables para el buen
funcionamiento de los archivos.
Artículo 29. Cada área o unidad administrativa debe contar con un
archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad
produzca, use y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes
mediante la elaboración de los inventarios documentales;
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III. Resguardar los archivos y la información que haya sido
clasificada de acuerdo con la normativa aplicable en materia
de transparencia y acceso a la información pública, en tanto
conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración de los instrumentos de control archivístico
previstos en la Ley General, esta Ley y demás disposiciones
aplicables;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y
recomendaciones dictados por el área coordinadora de
archivos;
VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de
concentración; y
VII. Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Los responsables de los archivos de trámite deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
archivísticos acordes a su responsabilidad; de no ser así, los
titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de
establecer las condiciones que permitan la capacitación de los
responsables para el buen funcionamiento de sus archivos.
Artículo 30. Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de
concentración, que tendrá las siguientes funciones:
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I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como
la consulta de los expedientes;
II. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de
préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas
productoras de la documentación que resguarda;
III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia
documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de
disposición documental;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración de los instrumentos de control archivístico
previstos en la Ley General, esta Ley y demás disposiciones
aplicables;
V. Participar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración de los criterios de valoración documental y
disposición documental;
VI. Promover la baja documental de los expedientes que
integran las series documentales que hayan cumplido su
vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación
y que no posean valores históricos, conforme a las
disposiciones jurídicas aplicables;
VII. Identificar los expedientes que integran las series
documentales que hayan cumplido su vigencia documental y
que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos
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a los archivos históricos de los sujetos obligados, según
corresponda;
VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los
procesos de disposición documental, incluyendo
dictámenes, actas e inventarios;
IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja
documental y transferencia secundaria, en los términos que
establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos
en el archivo de concentración por un periodo mínimo de
siete años a partir de la fecha de su elaboración;
X. Realizar la transferencia secundaria de las series
documentales que hayan cumplido su vigencia documental y
posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al
archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General, o
Archivo General del Estado, según corresponda; y
XI. Las que establezcan en el respectivo ámbito de sus
competencias el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las
demás disposiciones jurídicas aplicables en la materia.
Los responsables de los archivos de concentración deben contar
con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acordes a su responsabilidad; de no ser así, los titulares de los
sujetos obligados tienen la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación de los responsables para
el buen funcionamiento de los archivos.
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CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Artículo 31. Los sujetos obligados podrán contar con un archivo
histórico que tendrá las siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias secundarias y organizar y
conservar los expedientes bajo su resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como
difundir el patrimonio documental;
III. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos
que resguarda;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración de los instrumentos de control archivístico
previstos en esta Ley, así como en la demás normativa
aplicable;
V. Implementar políticas y estrategias de preservación que
permitan conservar los documentos históricos y aplicar los
mecanismos y las herramientas que proporcionan las
tecnológicas de información para mantenerlos a disposición
de los usuarios; y
VI. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas
aplicables.
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Los responsables de los archivos históricos deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes
con su responsabilidad; de no ser así, los titulares del sujeto
obligado tienen la obligación de establecer las condiciones que
permitan la capacitación de los responsables para el buen
funcionamiento de los archivos.
Artículo 32. Los sujetos obligados que no cuenten con archivo
histórico deberán promover su creación o establecimiento,
mientras tanto, deberán transferir sus documentos con valor
histórico al Archivo General del Estado o al organismo que
determinen de acuerdo con las disposiciones aplicables o los
convenios de colaboración que se suscriban para tal efecto.
Artículo 33. Cuando los documentos históricos presenten un
deterioro físico que impida su consulta directa, el Archivo General
del Estado, así como los sujetos obligados, proporcionarán la
información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un
sistema de reproducción que no afecte la integridad del
documento.
Artículo 34. Los sujetos obligados podrán coordinarse para
establecer archivos históricos comunes con la denominación de
regionales, en los términos que establezcan las disposiciones
jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida
en el párrafo anterior, deberá identificar con claridad a los
responsables de la administración de los archivos.
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Artículo 35. Los documentos contenidos en los archivos históricos
son fuentes de acceso público. Una vez que haya concluido la
vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un
archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como
reservados o confidenciales. Asimismo, deberá considerarse que
de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso
a la información pública, no podrá clasificarse como reservada
aquella información que esté relacionada con violaciones graves a
derechos humanos o delitos de lesa humanidad.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de
acuerdo con la normatividad en la materia, respecto de los cuales
se haya determinado su conservación permanente por tener valor
histórico, conservarán tal carácter, en el archivo de concentración,
por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del
documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
Artículo 36. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan
los plazos de conservación establecidos en el catálogo de
disposición documental y que los mismos no excedan el tiempo
que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones
del sujeto obligado disponga, o en su caso, del uso, consulta y
utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá
exceder de 25 años.
Artículo 37. La Comisión Estatal para el Acceso a la Información
Pública de conformidad con la Ley en la materia, determinará el
procedimiento para permitir el acceso a la información de un
documento con valores históricos, que no haya sido transferido a
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un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de
manera excepcional en los siguientes casos:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere
relevante para Estado, siempre que el mismo no se pueda
realizar sin acceso a la información confidencial y el
investigador o la persona que realice el estudio quede
obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del
archivo con datos personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier
invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera
contundente al titular de la información confidencial; y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la
información o un biógrafo autorizado por él mismo.
Los particulares podrán impugnar las determinaciones o
resoluciones que en materia de lo previsto por la Ley General y
esta Ley dicte el organismo garante que refiere el presente artículo,
ante el Poder Judicial de la Federación.
Artículo 38. El procedimiento de consulta a los archivos históricos
facilitará el acceso al documento original o reproducción íntegra y
fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al mismo. Dicho
acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan
los propios archivos.
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Artículo 39. Los responsables de los archivos históricos de los
sujetos obligados, adoptarán medidas para fomentar la
preservación y difusión de los documentos con valor histórico que
forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten
la preservación y difusión de los documentos históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos
históricos a través de medios digitales, con el fin de favorecer
el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e
informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la
localización de los documentos resguardados en los fondos
y colecciones de los archivos históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y
virtuales para divulgar el patrimonio documental;
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que
acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados
educativos; y
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y
cualquier otro tipo de publicación de interés, para difundir y
brindar acceso a los archivos históricos.
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CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS
Artículo 40. Además de los procesos de gestión documental
previstos en el artículo 12, se deberá contemplar para la gestión
documental electrónica la incorporación, asignación de acceso,
seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Los sujetos obligados deberán aplicar, invariablemente, a los
documentos de archivo electrónicos, los mismos instrumentos de
control y consulta archivísticos que corresponden a los de soporte
en papel.
Artículo 41. Los sujetos obligados establecerán en su programa
anual los procedimientos para la generación, administración, uso,
control y migración de formatos electrónicos, así como planes de
preservación y conservación de largo plazo que contemplen la
migración, la emulación o cualquier otro método de preservación y
conservación de los documentos de archivo electrónicos,
apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Nacional
y del Consejo Estatal.
Artículo 42. Los sujetos obligados establecerán en el programa
anual la estrategia de preservación a largo plazo de los
documentos de archivo electrónico y las acciones que garanticen
los procesos de gestión documental electrónica.
Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series
documentales con valor histórico se deberán conservar en sus
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formatos originales, así como una copia de su representación
gráfica o visual, además de todos los metadatos descriptivos.
Artículo 43. Los sujetos obligados adoptarán las medidas de
organización, técnicas y tecnológicas para garantizar la
recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un
sistema automatizado para la gestión documental y administración
de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su
ciclo vital.
Artículo 44. Los sujetos obligados deberán implementar sistemas
automatizados para la gestión documental y administración de
archivos que permitan registrar y controlar los procesos señalados
en el artículo 12 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las
especificaciones que para el efecto se emitan.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la
organización y conservación de documentos de archivo
electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran,
deberán cumplir igualmente los lineamientos emitidos por el
Consejo Nacional.
Artículo 45. Los sujetos obligados conservarán los documentos
de archivo aun cuando hayan sido digitalizados, en los casos
previstos en las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 46. Los sujetos obligados que por sus atribuciones,
utilicen la firma electrónica avanzada para realizar trámites o
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proporcionar servicios que impliquen la certificación de identidad
del solicitante, generarán documentos de archivo electrónico con
validez jurídica de acuerdo con la normativa aplicable y las
disposiciones que para el efecto se emitan.
Artículo 47. Los sujetos obligados deberán proteger la validez
jurídica de los documentos de archivo electrónico, los sistemas
automatizados para la gestión documental y administración de
archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia
tecnológica mediante la actualización, de la infraestructura
tecnológica y de sistemas de información que incluyan programas
de administración de documentos y archivos, en términos de las
disposiciones jurídicas aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
Artículo 48. En cada sujeto obligado deberá existir un grupo
interdisciplinario, que es un equipo de profesionales de la misma
institución, integrado por los titulares de las siguientes áreas:
I. Jurídica;
II. Planeación o mejora continua;
III. Coordinación de archivos;
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IV. Tecnologías de la información;
V. Unidad de Transparencia;
VI. Órgano Interno de Control; y
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la
documentación.
El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones,
coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos
institucionales que dan origen a la documentación que integran los
expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con
las áreas o unidades administrativas productoras de la
documentación en el establecimiento de los valores documentales,
vigencias, plazos de conservación y disposición documental
durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de
valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el
catálogo de disposición documental.
El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un
especialista en la naturaleza y objeto social del sujeto obligado.
El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con
instituciones de educación superior o de investigación para efectos
de garantizar lo dispuesto en el párrafo anterior.
Artículo 49. El responsable del área coordinadora de archivos
propiciará la integración y formalización del grupo interdisciplinario,
convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en
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las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y
seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos,
conservando las constancias respectivas.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición
documental deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las
fichas técnicas de valoración documental que incluya al
menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la
documentación para el levantamiento de información; y
b) Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas,
como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el
levantamiento de información, formato de ficha técnica de
valoración documental, normatividad de la institución,
manuales de organización, manuales de procedimientos y
manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas
productoras de la documentación, para el levantamiento de
la información y elaborar las fichas técnicas de valoración
documental, verificando que exista correspondencia entre las
funciones que dichas áreas realizan y las series
documentales identificadas; y
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IV. Integrar el catálogo de disposición documental.
Artículo 50. Son actividades del Grupo Interdisciplinario, las
siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores
documentales, pautas de comportamiento y
recomendaciones sobre la disposición documental de las
series documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la
determinación de valores documentales, vigencias, plazos
de conservación y disposición documental de las series, la
planeación estratégica y normatividad, así como los
siguientes criterios:
a) Procedencia. Considerar que el valor de los documentos
depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por
lo que se debe estudiar la producción documental de las
unidades administrativas productoras de la
documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el
más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando
una completa identificación de los procesos institucionales
hasta llegar a nivel de procedimiento;
b) Orden original. Garantizar que las secciones y las series
no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe
respetarse el orden en que la documentación fue
producida;
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c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido
de los documentos que integran la serie, considerando
que los documentos originales, terminados y
formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos
que éstas obren como originales dentro de los
expedientes;
d) Contexto. Considerar la importancia y tendencias
socioeconómicas, programas y actividades que inciden de
manera directa e indirecta en las funciones del productor
de la documentación;
e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen
información fundamental para reconstruir la actuación del
sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo
concreto, de un territorio o de las personas, considerando
para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la
información solamente se contiene en ese documento o
se contiene en otro, así como los documentos con
información resumida, y
f) Utilización. Considerar los documentos que han sido
objeto de demanda frecuente por parte del órgano
productor, investigadores o ciudadanos en general, así
como el estado de conservación de los mismos. Sugerir,
cuando corresponda, se atienda al programa de gestión
de riesgos institucional o los procesos de certificación a
que haya lugar.
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III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de
valoración documental esté alineado a la operación
funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto
obligado;
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental
se incluya y se respete el marco normativo que regula la
gestión institucional;
V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en
apego a lo establecido para la gestión documental y
administración de archivos;
VI. Aprobar los instrumentos de control archivístico, así como el
esquema que permita aprobar las bajas documentales y las
transferencias secundarias, de acuerdo a las propuestas que
elabore el área coordinadora de archivos; y
VII. Las demás que se definan en otras disposiciones.
Artículo 51. Las áreas productoras de la documentación, con
independencia de participar en las reuniones del Grupo
Interdisciplinario, deberán:
I. Brindar al responsable del área coordinadora de archivos las
facilidades necesarias para la elaboración de las fichas
técnicas de valoración documental;
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II. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos
que conforman las series como evidencia y registro del
desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso,
consulta y utilidad institucional, con base en el marco
normativo que los faculta;
III. Prever los impactos institucionales en caso de no
documentar adecuadamente sus procesos de trabajo; y
IV. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de
conservación y disposición documental de las series
documentales que produce.
Artículo 52. El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento
emitirá sus reglas de operación.
Artículo 53. El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de
conservación establecidos en el catálogo de disposición
documental hayan prescrito y que la documentación no se
encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover
una baja documental o transferencia secundaria.
Artículo 54. Los sujetos obligados identificarán los documentos de
archivo producidos en el desarrollo de sus funciones y
atribuciones, mismas que se vincularán con las series
documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de
valoración que en su conjunto, conformarán el instrumento de
control archivístico llamado catálogo de disposición documental.
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La ficha técnica de valoración documental deberá contener al
menos la descripción de los datos de identificación, el contexto,
contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación y
responsable de la custodia de la serie o subserie.
Artículo 55. El Consejo Estatal establecerá lineamientos para
analizar, valorar y decidir la disposición documental de las series
documentales producidas por los sujetos obligados, en
coordinación con el Consejo Nacional de conformidad con el
artículo 57 de la Ley General.
Artículo 56. Los sujetos obligados deberán publicar en su portal
electrónico con vínculo al portal de transparencia, los dictámenes
y actas de baja documental y transferencia secundaria, los cuales
se conservarán en el archivo de concentración por un periodo
mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
Para aquellos sujetos obligados que no cuenten con un portal
electrónico, la publicación se realizará a través del Archivo General
del Estado, en los términos que establezcan las disposiciones en
la materia.
Los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo del Estado
transferirán los dictámenes y actas a sus respectivos archivos
históricos para su conservación permanente.
Artículo 57. Los sujetos obligados que cuenten con un archivo
histórico deberán transferir los documentos con valor histórico a
dicho archivo, debiendo informar al Archivo General del Estado en
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un plazo de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la
transferencia secundaria.
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Artículo 58. Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y
procedimientos que garanticen la conservación de la información,
independientemente del soporte documental en que se encuentre,
observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un programa de seguridad de la información que
garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos
y maximizar la eficiencia de los servicios; y
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad
que abarquen la estructura organizacional, clasificación y
control de activos, recursos humanos, seguridad física y
ambiental, comunicaciones y administración de operaciones,
control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas,
continuidad de las actividades de la organización, gestión de
riesgos, requerimientos legales y auditoría.
Artículo 59. Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de
resguardo de archivos proveídos por terceros deberán asegurar
que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley, mediante un convenio
o instrumento que dé origen a dicha prestación del servicio y en el
que se identificará a los responsables de la administración de los
archivos.
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Artículo 60. Los sujetos obligados podrán gestionar los
documentos de archivo electrónicos en un servicio de nube. El
servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la
gestión de los documentos y responsabilidad sobre los
sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la
información conforme lo previsto por la normatividad nacional
aplicable y los estándares internacionales;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de
acuerdo con la normativa vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el
control de personal autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de
seguridad mediante políticas de seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas
de calidad para gestionar los documentos de archivo
electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas
internos, intranets, portales electrónicos y otras redes; y
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IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la
política de gestión documental de los sujetos obligados.
Artículo 61. Los sujetos obligados desarrollarán medidas de
interoperabilidad que permitan la gestión documental integral,
considerando el documento electrónico, el expediente, la
digitalización, el copiado auténtico y conversión; la política de firma
electrónica, la intermediación de datos, el modelo de datos y la
conexión a la red de comunicaciones de los sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Artículo 62. El Sistema Estatal, es el conjunto orgánico y
articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos,
normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios
tendientes a cumplir con los fines de la organización y
conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados.
Las instancias del Sistema Estatal observarán lo dispuesto en las
resoluciones y acuerdos generales que emita el Consejo Estatal.
El Sistema Estatal se coordinará con el Sistema Nacional en un
marco de respeto de sus respectivas atribuciones.
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CAPÍTULO II
DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS
Artículo 63. El Consejo Estatal es el órgano de coordinación del
Sistema Estatal, que estará integrado por:
I. El titular del Archivo General del Estado, quien lo presidirá;
II. El titular de la Secretaría General de Gobierno;
III. El titular de la Secretaría de Transparencia y Rendición de
Cuentas;
IV. Un Diputado representante del Congreso del Estado;
V. Un Magistrado representante del Supremo Tribunal de
Justicia del Estado;
VI. Un Comisionado de la Comisión Estatal para el Acceso a la
Información Pública;
VII. El titular de la Auditoría Superior del Estado;
VIII. Los Presidentes Municipales;
IX. Un representante de los archivos privados en el Estado;
X. Un representante del Consejo Técnico y Científico
Archivístico;
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XI. Un representante de los archivos generales de las
Universidades Públicas, que no integre el Consejo Técnico y
Científico Archivístico;
XII. Un representante de las asociaciones de archivistas u
organizaciones de la sociedad civil promotoras de la
preservación del patrimonio documental, que no integren el
Consejo Técnico y Científico Archivístico; y
XIII. El titular del Instituto Sinaloense de Cultura, el cual será
invitado permanente y tendrá voz, pero no voto.
La designación de los representantes a que se refieren las
fracciones IX, XI y XII se realizará por el Consejo Estatal, mediante
convocatoria pública que para tal efecto emita, en las que se
establezcan las bases para seleccionar a los representantes
respectivos, estableciendo como mínimo los requisitos siguientes:
que formen parte de una asociación civil legalmente constituida
con al menos cinco años previos a la convocatoria, cuyo objeto
social sea relacionado con la conservación de archivos; y que
formen parte de alguna universidad pública, y que tenga a su cargo
la conservación de los archivos, con una experiencia mínima de
tres años.
El Presidente o a propuesta de alguno de los integrantes del
Consejo Estatal, podrá invitar a las sesiones de éste a las
personas que considere pertinentes, según la naturaleza de los
asuntos a tratar, quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
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Serán invitados permanentes del Consejo Estatal con voz, pero sin
voto, los titulares de los Órganos Constitucionalmente Autónomos,
distintos al referido en la fracción VI del presente artículo, quienes
designarán un representante.
Los consejeros, en sus ausencias, podrán nombrar un suplente, el
cual deberá tener, en su caso, la jerarquía inmediata inferior a la
del consejero titular.
Los miembros del Consejo Estatal no recibirán remuneración
alguna por su participación.
Artículo 64. El Consejo Estatal sesionará de manera ordinaria y
extraordinaria. Las sesiones ordinarias se verificarán dos veces al
año y serán convocadas por su Presidente, a través del Secretario
técnico.
Las convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán con
quince días hábiles de anticipación, a través de los medios que
resulten idóneos, incluyendo los electrónicos; y contendrán,
cuando menos, el lugar, fecha y hora de la celebración de la
sesión, el orden del día y, en su caso, los documentos que serán
analizados.
En primera convocatoria, habrá quorum para que sesione el
Consejo Estatal cuando estén presentes, cuando menos, la
mayoría de los miembros del Consejo Estatal incluyendo a su
Presidente o a la persona que éste designe como su suplente.
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En segunda convocatoria, habrá quorum para que sesione el
Consejo Estatal, con los miembros que se encuentren presentes,
así como su Presidente o la persona que éste designe como su
suplente.
El Consejo Estatal tomará acuerdos por mayoría simple de votos
de sus miembros presentes en la sesión. En caso de empate, el
Presidente tendrá el voto de calidad. En los proyectos normativos,
los miembros del Consejo Estatal deberán asentar en el acta
correspondiente las razones del sentido de su voto, en caso de que
sea en contra.
Las sesiones extraordinarias del Consejo Estatal, serán en
cualquier momento y podrán convocarse en un plazo mínimo de
veinticuatro horas previas a su celebración, por el Presidente, a
través del Secretario técnico o mediante solicitud que a éste
formule por lo menos el treinta por ciento de los miembros, cuando
estimen que existe un asunto de relevancia para ello.
Las sesiones del Consejo Estatal deberán constar en actas
suscritas por los miembros que participaron en ellas. Dichas actas
serán públicas a través de internet, en apego a las disposiciones
aplicables en materia de transparencia y acceso a la información.
El Secretario técnico es responsable de la elaboración de las
actas, la obtención de las firmas correspondientes, así como su
custodia y publicación.
El Consejo Estatal contará con un Secretario Técnico que será
nombrado y removido por el Presidente del Consejo.
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Artículo 65. El Consejo Estatal tiene las atribuciones siguientes:
I. Implementar las políticas, programas, lineamientos y
directrices para la organización y administración de los
archivos que establezca el Consejo Nacional;
II. Aprobar criterios para homologar la organización y
conservación de los archivos del Estado;
III. Aprobar las campañas de difusión sobre la importancia de
los archivos como fuente de información esencial y como
parte de la memoria colectiva;
IV. Proponer en el marco del Consejo Nacional, las
disposiciones que regulen la creación y uso de sistemas
automatizados, para la gestión documental y
administración de archivos para los sujetos obligados del
Estado, que contribuyan a la organización y conservación
homogénea de sus archivos;
V. Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos
obligados de los Municipios;
VI. Operar como mecanismo de enlace y coordinación con el
Consejo Nacional;
VII. Fomentar la generación, uso y distribución de datos en
formatos abiertos;
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VIII. Emitir recomendaciones a los sujetos obligados para
aplicar la Ley en sus respectivos ámbitos de competencia,
de acuerdo con las disposiciones que emita el Consejo
Nacional;
IX. Aprobar el reglamento de la organización y
funcionamiento del Consejo Estatal; y
X. Las demás establecidas en la Ley General, esta Ley y
demás disposiciones aplicables.
Artículo 66. El Presidente tiene las atribuciones siguientes:
I. Participar en sistemas estatales, comisiones
intersecretariales, secretarías técnicas, entre otros, que
coadyuven al cumplimiento de los acuerdos,
recomendaciones y determinaciones que emita el
Consejo Estatal;
II. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y
concertación para el cumplimiento de los fines del
Sistema Estatal y demás instrumentos jurídicos que se
deriven de los mismos;
III. Intercambiar con otros Estados, países y con organismos
nacionales e internacionales conocimientos, experiencias
y cooperación técnica y científica para fortalecer a los
archivos, con la participación de la Secretaría
correspondiente;
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IV. Participar en cumbres, foros, conferencias, paneles,
eventos y demás reuniones de carácter nacional e
internacional, que coadyuven al cumplimiento de la Ley
General y esta Ley, así como de los acuerdos,
recomendaciones y determinaciones emitidos por el
Consejo Nacional y el Consejo Estatal;
V. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados;
VI. Publicar en su portal electrónico las determinaciones y
resoluciones generales del Consejo Estatal; y
VII. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones
aplicables.
Artículo 67. El Consejo Estatal, para el cumplimiento de sus
atribuciones, podrá crear comisiones de carácter permanente o
temporal, que se organizarán de conformidad con lo dispuesto en
las disposiciones jurídicas que al efecto emita.
Dichas comisiones podrán contar con la asesoría de expertos y
usuarios de los archivos históricos, así como miembros de las
organizaciones de la sociedad civil.
Los miembros de las comisiones no recibirán emolumento, ni
remuneración alguna por su participación en las mismas.
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Artículo 68. El Consejo Estatal adoptará con carácter obligatorio
en el ámbito de su respectiva competencia, las determinaciones
que el Consejo Nacional emita y en los plazos que establezca.
Para efectos del párrafo anterior, el Consejo Estatal publicará las
disposiciones en el Periódico Oficial “El Estado de Sinaloa”
CAPÍTULO III
DE LA COORDINACIÓN CON LA COMISIÓN ESTATAL PARA
EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EL SISTEMA
ESTATAL Y MUNICIPAL ANTICORRUPCIÓN
Artículo 69. El Sistema Estatal estará coordinado con la Comisión
Estatal para el Acceso a la Información Pública y el Sistema Estatal
y Municipal Anticorrupción y deberá:
I. Fomentar en la Comisión y el Sistema, la capacitación y la
profesionalización del personal encargado de la organización
y coordinación de los sistemas de archivo con una visión
integral;
II. Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de
conocimientos técnicos en materia archivística,
transparencia, acceso a la información y rendición de
cuentas;
III. Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio
documental y del derecho de acceso a los archivos; y
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IV. Promover la digitalización de la información generada con
motivo del ejercicio de las funciones y atribuciones de los
sujetos obligados, que se encuentre previamente
organizada, así como garantizar el cumplimiento de los
lineamientos que para el efecto se emitan.
CAPÍTULO IV
DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 70. Las personas físicas y morales, propietarios o
poseedores de documentos o archivos considerados de interés
público, deberán garantizar su conservación, preservación y
acceso, en términos de la Ley General.
Los particulares podrán solicitar al Archivo General del Estado
asistencia técnica en materia de gestión documental y
administración de archivos.
Artículo 71. Las autoridades estatales y municipales deberán
coadyuvar con el Archivo General del Estado, en un marco de
respeto de sus atribuciones, para promover acciones coordinadas
que tengan como finalidad el cumplimiento de las obligaciones de
conservación, preservación y acceso público de los archivos
privados de interés público en posesión de particulares.
Artículo 72. En caso de que el Archivo General del Estado
considere necesario por la importancia o relevancia que tenga el
documento, podrá solicitar al Archivo General una copia de la
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versión facsimilar o digital que obtenga de los archivos de interés
público que se encuentre en posesión de particulares.
Artículo 73. Los sujetos obligados que tengan conocimiento de la
enajenación por venta de un acervo o archivos, propiedad de un
particular, que sean patrimonio cultural del Estado, de interés
público, o de documentos considerados como monumentos
históricos conforme a Ley Federal sobre Monumentos y Zonas
Arqueológicos, Artísticos e Históricos, deberán avisar por escrito,
en los términos de la legislación de la materia, a la autoridad
municipal, estatal o federal que corresponda.
CAPÍTULO V
DE LOS FONDOS DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS
ARCHIVOS
Artículo 74. El Poder Ejecutivo del Estado de acuerdo con la
capacidad y disponibilidad presupuestal, constituirá y administrará
un Fondo de Apoyo Económico para los Archivos, cuya finalidad
será promover la capacitación, equipamiento y sistematización de
los archivos en poder de los sujetos obligados en sus respectivos
ámbitos territoriales de competencia.
Artículo 75. El Gobierno del Estado deberá otorgar subsidios a
Fondos de Apoyo Económico para los Archivos de los sujetos
obligados, en términos de las disposiciones aplicables y conforme
a los recursos que, en su caso, sean previstos y aprobados en la
Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos del Estado de Sinaloa,
para el ejercicio fiscal del año correspondiente, sin que los mismos
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puedan rebasar las aportaciones que hubiesen realizado los
Municipios en el ejercicio fiscal correspondiente.
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO Y LA
CULTURA ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
Artículo 76. Sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 84 de la
Ley General, los documentos que se consideren patrimonio
documental del Estado de Sinaloa, son propiedad estatal, de
dominio e interés público y, por lo tanto, inalienable,
imprescriptible, inembargable y no están sujetos a ningún
gravamen o afectación de dominio al ser bienes muebles con la
categoría de bien patrimonial documental, en los términos de las
disposiciones aplicables a la materia.
Artículo 77. El patrimonio documental del Estado está sujeto a la
jurisdicción de los poderes del Estado, en los términos prescritos
por la Ley General, ésta Ley y las disposiciones jurídicas
aplicables.
Para que pueda aplicarse la protección que la Ley General otorga
al patrimonio documental de la Nación, se hará extensiva dicha
naturaleza a los documentos que tengan la categoría de patrimonio
documental del Estado, siempre y cuando cumplan con la
normativa que corresponda.
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Artículo 78. El Poder Ejecutivo del Estado, a través del Archivo
General del Estado, podrá emitir declaratorias de patrimonio
documental del Estado en los términos previstos por las
disposiciones jurídicas aplicables, las cuales serán publicadas en
el Periódico Oficial "El Estado de Sinaloa".
Artículo 79. Todos los documentos de archivo con valor histórico
y cultural son bienes muebles y formarán parte del patrimonio
documental del Estado.
CAPÍTULO II
DE LA PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DEL ESTADO
Artículo 80. Para los efectos de la protección del patrimonio
documental del Estado se deberá:
I. Establecer mecanismos para que el público en general
pueda acceder a la información contenida en los documentos
que son patrimonio documental del Estado;
II. Conservar el patrimonio documental del Estado;
III. Verificar que los usuarios de los archivos y documentos
constitutivos del patrimonio documental del Estado que
posean, contribuyan a la conservación de los documentos; y
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IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como
consecuencia del incumplimiento a las disposiciones
jurídicas aplicables.
Artículo 81. Será necesario contar con la autorización del Archivo
General del Estado para la salida del archivo histórico de los
documentos de interés público y aquéllos que sean considerados
patrimonio documental del Estado, los cuales únicamente podrán
salir para fines de difusión, intercambio científico, artístico, cultural
o por motivo de restauración que no pueda realizarse en el Estado.
Para los casos previstos en el párrafo anterior, será necesario
contar con el seguro que corresponda, expedido por la institución
autorizada; y contar con un adecuado embalaje y resguardo de
conformidad con la normativa.
Artículo 82. El Archivo General del Estado podrá recibir
documentos de archivo de los sujetos obligados en comodato para
su estabilización.
En los casos en que el Archivo General del Estado considere que
los archivos privados de interés público se encuentran en peligro
de destrucción, desaparición o pérdida, deberá establecer
mecanismos de coordinación con el Archivo General, a fin de
mantener comunicación y determinar la normatividad aplicable.
En términos del artículo 92 de la Ley General, el Archivo General
del Estado designará un representante para efectos de que
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participe en la emisión de la opinión técnica sobre la procedencia
de la expropiación.
Artículo 83. El Archivo General del Estado podrá coordinarse con
las autoridades estatales y municipales, para la realización de las
acciones conducentes a la conservación de los archivos, cuando
la documentación o actividad archivística de alguna región del
Estado esté en peligro o haya resultado afectada por fenómenos
naturales o cualquier otra índole, que pudieran dañarlos o
destruirlos.
Artículo 84. Los sujetos obligados, deberán informar y denunciar
ante la Fiscalía General del Estado o ante la autoridad competente
del lugar donde se encuentren, así como al Archivo General del
Estado y al Archivo General, cuando tengan conocimiento de la
existencia, exhibición o comercialización no autorizada de
documentos de archivos de carácter públicos que refiere la
presente Ley.
CAPÍTULO III
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO EN
POSESIÓN DE PARTICULARES
Artículo 85. Cuando los sujetos obligados tengan conocimiento
que algún documento, expediente o acervo de importancia para la
memoria del Estado o la Nación, que pueda formar parte del
patrimonio documental y que por cualquier circunstancia se
encuentren en posesión de particulares, por ser de interés público,
deberán gestionar o solicitar su ingreso, a través del Archivo
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General del Estado al patrimonio documental del Estado, ya sea
en forma onerosa; o bien de manera gratuita con el consentimiento
del propietario.
Para el caso de que el particular propietario haya realizado una
transferencia gratuita del documento, expediente o acervo de
interés público, los sujetos obligados deberán entregarle sin costo
alguno una reproducción fiel de los mismos cuando su naturaleza
lo permita y así lo solicite.
Artículo 86. Los particulares, con relación con los archivos que
constituyan patrimonio documental del Estado, podrán poseer y
custodiarlos siempre que apliquen las medidas técnicas,
administrativas, ambientales o tecnológicas para la conservación y
divulgación de los archivos, conforme a los criterios que emita el
Archivo General del Estado y el Consejo Estatal y, en su caso, el
Archivo General y el Consejo Nacional, en términos de la Ley
General, esta Ley y la demás normatividad aplicable.
Artículo 87. Los particulares en posesión de documentos de
archivo que constituyan patrimonio documental del Estado al
formar parte del patrimonio documental de la Nación podrán
restaurarlos, previa autorización y bajo la dirección del Archivo
General del Estado, el Consejo Estatal, y en su caso, el Consejo
Nacional, en términos de la normatividad aplicable.
Artículo 88. Con el fin de dar cumplimiento al artículo 97 de la Ley
General, el Archivo General del Estado deberá coadyuvar con el
Archivo General cuando se trate de recuperar la posesión del
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documento de archivo que constituya patrimonio documental del
Estado que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 89. Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el
presente capítulo, el Archivo General del Estado podrá efectuar
visitas de verificación, en los términos establecidos en las
disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO IV
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
Artículo 90. Los sujetos obligados deberán promover la
capacitación en las competencias laborales en la materia y la
profesionalización de los responsables de las áreas de archivo.
Artículo 91. Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos
interinstitucionales y convenios con instituciones educativas,
centros de investigación y organismos públicos o privados, y
particulares para recibir servicios de capacitación en materia de
archivos.
Artículo 92. Las autoridades estatales y municipales, en el ámbito
de sus atribuciones y en su organización interna, deberán:
I. Preservar, resguardar, proteger y difundir el patrimonio
documental del Estado;
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II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia,
capacitación, investigación, restauración, digitalización,
difusión, publicaciones y reprografía;
III. Impulsar acciones que permitan a la población en general
conocer la actividad archivística y sus beneficios sociales; y
IV. Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia
archivística, con los sectores público, social, privado y
académico.
Artículo 93. Los sujetos obligados fuera del territorio del Estado,
representarán, protegerán, facilitaran, promoverán el
conocimiento, difusión y promoción del patrimonio documental del
Estado, así como el intercambio cultural en materia archivística.
Artículo 94. Los usuarios de los archivos deberán respetar las
disposiciones aplicables para la consulta y conservación de los
documentos.
LIBRO SEGUNDO
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
TÍTULO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN
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Artículo 95. El Archivo General del Estado es un organismo
descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con
autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus
atribuciones, objeto y fines.
Artículo declarado inválido, por resolutivo de sentencia de la
Suprema Corte de Justicia de la Nación, emitida en la Acción de
Inconstitucionalidad 39/2022 y su acumulada 41/2022, en fecha de
sesión 30 de abril de 2024.
Artículo 96. El Archivo General del Estado, tiene por objeto
promover la organización y administración homogénea de
archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio
documental del Estado, con el fin de salvaguardar la memoria del
Estado de corto, mediano y largo plazo; así como contribuir a la
transparencia y rendición de cuentas.
Artículo 97. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General
del Estado tiene las siguientes atribuciones:
I. Fungir, mediante su titular, como presidente del Consejo
Estatal de Archivos;
II. Organizar, conservar y difundir el acervo documental,
gráfico, bibliográfico y hemerográfico que resguarda, con
base en las mejores prácticas y las disposiciones jurídicas
aplicables;
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III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los
inventarios documentales de cada fondo en su acervo;
IV. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados del
Poder Ejecutivo Estatal en materia archivística;
V. Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de
control archivístico de los sujetos obligados en el Poder
Ejecutivo Estatal;
VI. Emitir el dictamen de baja documental o de transferencia
secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo
Estatal, los cuales se considerarán de carácter histórico;
VII. Autorizar, recibir y resguardar las transferencias secundarias
de los documentos de archivo con valor histórico producidos
por el Ejecutivo Estatal;
VIII. Analizar la pertinencia de recibir transferencias de
documentos de archivo con valor histórico de sujetos
obligados distintos al Poder Ejecutivo Estatal;
IX. Recibir transferencias de documentos de archivo con valor
histórico de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo
Estatal;
X. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares
que posean documentos y soliciten sean incorporados de
manera voluntaria a acervos del Archivo General del Estado;
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XI. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la
integridad física de los documentos;
XII. Proveer, cuando los documentos históricos presenten un
deterioro físico que impida acceder a ellos directamente, su
conservación y restauración que permita su posterior
reproducción que no afecte la integridad del documento;
XIII. Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización,
conservación y difusión del patrimonio documental que
resguarda;
XIV. Emitir dictámenes técnicos sobre archivos en peligro de
destrucción o pérdida, y las medidas necesarias para su
rescate;
XV. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras
instituciones gubernamentales y privadas;
XVI. Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el
conocimiento de su acervo, así como para promover la
cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del
patrimonio documental del Estado;
XVII. Diseñar e implementar programas de capacitación en
materia de archivos;
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XVIII. Promover la incorporación de la materia archivística en
programas educativos de diversos niveles académicos;
XIX. Definir el procedimiento para el acceso a los documentos
contenidos en sus archivos históricos;
XX. Custodiar el patrimonio documental del Estado de su acervo;
XXI. Realizar la declaratoria de los archivos privados de interés
públicos de carácter local como patrimonio documental del
Estado;
XXII. Coadyuvar con las autoridades competentes, en la
recuperación y, en su caso, incorporación a sus acervos de
archivos que tengan valor histórico;
XXIII. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y
dictámenes de autenticidad de los documentos existentes en
sus acervos;
XXIV. Determinar los procedimientos para proporcionar servicios
archivísticos al público usuario;
XXV. Brindar asesoría técnica sobre gestión documental y
administración de archivos;
XXVI. Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos,
archivónomos y archivistas, a través de convenios de
colaboración o concertación con autoridades e instituciones
educativas públicas o privadas, nacionales o extranjeras;
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XXVII. Proporcionar los servicios complementarios que determinen
las disposiciones reglamentarias y demás disposiciones
jurídicas aplicables;
XXVIII. Suscribir convenios en materia archivística en el ámbito
estatal y nacional, en coordinación con las autoridades
competentes en la materia;
XXIX. Coadyuvar con las instancias competentes en la prevención
y combate del tráfico ilícito del patrimonio documental del
Estado y de la Nación;
XXX. Cumplir con las atribuciones del Consejo Estatal;
XXXI. Organizar y participar en eventos estatales y nacionales en
la materia; y
XXXII. Las demás establecidas en la Ley General, esta Ley y en
otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 98. Las relaciones laborales entre el Archivo General del
Estado y sus trabajadores deben sujetarse a lo dispuesto en el
Apartado B del artículo 123 de la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, la Ley de los Trabajadores al Servicio
del Estado, y las demás disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 99. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General
del Estado contará con los siguientes órganos:
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I. Junta de Gobierno;
II. Dirección General;
III. Órgano Interno de Control;
IV. Consejo Técnico; y
V. Las estructuras administrativas y órganos técnicos
requeridos.
El Consejo Técnico operará conforme a los lineamientos emitidos
por la Junta de Gobierno para tal efecto.
CAPÍTULO II
DE LA JUNTA DE GOBIERNO
Artículo 100. La Junta de Gobierno es el cuerpo colegiado de
administración y máxima autoridad del Archivo General del Estado
que, además de lo previsto en las Leyes aplicables, tendrá las
siguientes atribuciones:
I. Evaluar la operación administrativa así como el cumplimiento
de los objetivos y metas del Archivo General del Estado;
II. Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo
Técnico; y
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III. Las demás previstas en otras disposiciones jurídicas
aplicables.
Artículo 101. La Junta de Gobierno estará integrado por los
titulares de las siguientes instancias:
I. La Secretaría General de Gobierno, quien presidirá;
II. La Secretaría de Administración y Finanzas;
III. La Secretaría de Educación Pública y Cultura;
IV. El Instituto Sinaloense de Cultura;
V. La Secretaría de Transparencia y Rendición de Cuentas; y
VI. La Secretaría de Economía.
Los integrantes de la Junta de Gobierno deberán de tener, por lo
menos, nivel de Subsecretario o su equivalente. Por cada miembro
propietario habrá un suplente que deberá tener nivel por lo menos,
de director general o su equivalente.
El presidente o a propuesta de alguno de los integrantes de la
Junta de Gobierno, podrá invitar a las sesiones a representantes
de todo tipo de instituciones públicas o privadas, quienes
intervendrán con voz pero sin voto. Los integrantes de la Junta de
Gobierno no obtendrán remuneración, compensación o
emolumento por su participación.
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CAPÍTULO III
DEL DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
Artículo 102. El Director General será nombrado por el
Gobernador del Estado y deberá cubrir los siguientes requisitos:
I. Ser ciudadano mexicano;
II. Poseer, al día de la designación, el grado académico de
Doctor en ciencias sociales o humanidades, expedido por
autoridad o institución facultada para ello, o bien, contar con
experiencia mínima de cinco años en materia archivística;
III. No haber sido condenado por la comisión de algún delito
doloso;
Fracción declarada inválida, por resolutivo de sentencia de la
Suprema Corte de Justicia de la Nación, emitida en la Acción
de Inconstitucionalidad 39/2022 y su acumulada 41/2022, en
fecha de sesión 30 de abril de 2024.
IV. Tener cuando menos treinta años de edad el día de la
designación;
V. No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por
consanguinidad o afinidad hasta el cuarto grado o civil con
cualquiera de los miembros de la Junta de Gobierno; y
VI. No haber sido Secretario de Estado, Fiscal General del
Estado, Senador, Diputado Federal o Local, dirigente de un
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partido o agrupación política, o Gobernador, durante el año
previo al día de su nombramiento.
Durante su gestión, el Director General no podrá desempeñar
ningún otro empleo, cargo o comisión, con excepción de aquellos
que puede desempeñar en las instituciones docentes, científicas o
de beneficencia, siempre que sean compatibles con sus horarios,
responsabilidades y actividades dentro del Archivo General del
Estado.
Artículo 103. El Director General, además de lo previsto en las
leyes aplicables, tendrá las siguientes facultades:
I. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado
cumpla con las disposiciones legales, administrativas y
técnicas aplicables, así como con los programas y
presupuestos aprobados;
II. Proponer a la Junta de Gobierno las medidas necesarias
para el funcionamiento del Archivo General del Estado;
III. Proponer a la Junta de Gobierno el proyecto de Reglamento
Interno;
IV. Nombrar y remover a los servidores públicos del Archivo
General del Estado, cuyo nombramiento no corresponda a la
Órgano de Gobierno; y
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V. Las demás previstas en esta Ley y en otras disposiciones
jurídicas aplicables.
CAPÍTULO IV
DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Artículo 104. El Archivo General del Estado contará con un
Órgano Interno de Control que tendrá por objeto apoyar la función
directiva y promover el mejoramiento de gestión del organismo;
desarrollará sus funciones conforme a los lineamientos que emita
la Secretaría de Transparencia y Rendición de Cuentas y de
conformidad a las disposiciones de la Ley de Responsabilidades
Administrativas del Estado de Sinaloa.
La estructura y funcionamiento del Archivo General del Estado,
estará regulado en su Reglamento Interno.
CAPITULO V
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO ARCHIVÍSTICO
Artículo 105. El Archivo General del Estado contará con un
Consejo Técnico y Científico Archivístico que lo asesorará en las
materias históricas, jurídicas, de tecnologías de la información y las
disciplinas afines al quehacer archivístico.
El Consejo Técnico estará formado por trece integrantes
designados por el Consejo Estatal a convocatoria pública del
Archivo General del Estado entre representantes de instituciones
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de docencia, investigación o preservación de archivos y académico
y expertos destacados.
Los integrantes del Consejo Técnico no obtendrán remuneración,
compensación o emolumento por su participación.
TITULO SEGUNDO
DEL PATRIMONIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
CAPÍTULO ÚNICO
Artículo 106. El patrimonio del Archivo General del Estado estará
integrado por:
I. Los recursos que le sean asignados anualmente conforme a
la Ley de Ingresos y Presupuesto de Egresos del Estado de
Sinaloa, para el ejercicio fiscal del año correspondiente;
II. Los ingresos que perciba por los servicios que proporcione y
los que resulten del aprovechamiento de sus bienes; y
III. Los demás ingresos, bienes, derechos y obligaciones que
adquiera, que se le reasignen, transfieran o adjudiquen por
cualquier título.
LIBRO TERCERO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS
CAPÍTULO ÚNICO
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Artículo 107. Se consideran infracciones a la presente Ley, las
siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión
de archivos o documentos de los sujetos obligados, salvo
aquellas transferencias que estén previstas o autorizadas en
las disposiciones aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los
archivos sin causa justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de
índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para
la conservación de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o
inutilizar, total o parcialmente sin causa legítima conforme a
las facultades correspondientes, y de manera indebida
documentos de archivo de los sujetos obligados;
V. Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la
custodia de una persona al separarse de un empleo, cargo o
comisión;
VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el
dictamen y el acta de baja documental autorizados por el
Archivo General del Estado, así como el acta que se levante
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en caso de documentación siniestrada en los portales de
transparencia; y
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto
en esta Ley y demás disposiciones aplicables que de ellos
deriven.
Artículo 108. Las infracciones administrativas a que se refiere este
Título o cualquiera otra derivada del incumplimiento de las
obligaciones establecidas en la presente Ley, cometidas por
servidores públicos, serán sancionadas ante la autoridad
competente en términos de la Ley de Responsabilidades
Administrativas del Estado de Sinaloa y demás disposiciones de
orden civil o penal aplicable.
Artículo 109. Las infracciones administrativas cometidas por
personas que no revistan la calidad de servidores públicos serán
sancionadas por las autoridades que resulten competentes de
conformidad con las normas aplicables.
La autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil
quinientas veces el valor diario de la unidad de medida y
actualización, e individualizará las sanciones considerando los
siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta
constitutiva de la infracción; y
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III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la
infracción.
En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse,
dependiendo de la gravedad de la infracción cometida.
Se considerará reincidente el que habiendo incurrido en una
infracción que haya sido sancionada, cometa otra del mismo tipo o
naturaleza.
Se considerarán graves el incumplimiento a las fracciones I, II, III,
IV y V del artículo 107 de esta Ley; asimismo las infracciones serán
graves si los documentos contienen información relacionada con
graves violaciones a derechos humanos.
Artículo 110. Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley
son aplicables sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal de
quienes incurran en ellas.
En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de
algún delito, las autoridades estarán obligadas a realizar la
denuncia ante el Ministerio Público correspondiente; coadyuvando
en la investigación y aportando todos los elementos probatorios
con los que cuente.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
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PRIMERO. El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de
su publicación en el Periódico Oficial “El Estado de Sinaloa”.
SEGUNDO. Se abroga el Decreto del Poder Ejecutivo por el que
se crea el Archivo Histórico General del Estado de Sinaloa,
expedido el día 23 de agosto de 1999 y publicado en el Periódico
Oficial “El Estado de Sinaloa”, el día 15 de septiembre de 1999; y
se derogan todas las disposiciones que contravengan la presente
Ley.
TERCERO. El Archivo Histórico General del Estado de Sinaloa en
lo sucesivo se conocerá como el Archivo General del Estado y
asumirá las funciones que se desprenden de la presente Ley en
materia de archivos.
CUARTO. Las erogaciones que se generen con motivo de la
entrada en vigor del presente Decreto, se cubrirán con cargo al
presupuesto del ejercicio fiscal en curso, debiéndose adecuar las
partidas que correspondan.
QUINTO. Los sujetos obligados expedirán o modificarán su
normatividad interna en un lapso no mayor a los ciento ochenta
días siguientes a la entrada en vigor de esta Ley, periodo en el cual
establecerán programas de capacitación en materia de
administración de archivos y gestión documental e implementarán
su Sistema Institucional.
SEXTO. La Junta de Gobierno del Archivo General del Estado,
expedirá el Reglamento del Archivo General del Estado de Sinaloa,
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en un período no mayor a ciento ochenta días, contados a partir de
la entrada en vigor de la presente Ley.
SÉPTIMO. El Consejo Estatal de Archivo se integrará en un lapso
de noventa días posteriores a la entrada en vigor de la presente
Ley, y elaborará su Reglamento en los ciento ochenta días
subsecuentes.
OCTAVO. Los recursos materiales, financieros y humanos que al
momento de la entrada en vigor del presente Decreto sean
propiedad del Archivo Histórico General del Estado de Sinaloa o se
encuentren bajo la administración del mismo, pasarán a formar
parte del Archivo General del Estado.
NOVENO. Los bienes muebles e inmuebles que actualmente
forman parte estructural del Archivo Histórico General del Estado
de Sinaloa, pasarán a ser administrados por el Archivo General del
Estado al inicio de la vigencia del presente Decreto, mediante el
proceso de entrega recepción correspondiente.
DÉCIMO. El personal adscrito al Archivo Histórico General del
Estado de Sinaloa se sujetará a las consideraciones que el Archivo
General del Estado determine de conformidad con las
disposiciones jurídicas aplicables respecto de su situación laboral,
respetándose los derechos laborales de los mismos, conforme a la
Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, y la Ley de
Pensiones, ambas del Estado de Sinaloa.
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DÉCIMO PRIMERO. El Fondo Estatal que se crea mediante la
presente Ley se constituirá cuando el Congreso del Estado asigne
recursos para tal efecto.
Asimismo, el Ejecutivo del Estado y los municipios deberán incluir
a partir del ejercicio fiscal 2021 y en los subsecuentes, dentro de
sus presupuestos anuales, recursos suficientes para el
funcionamiento y operatividad del Fondo Estatal a que se refiere la
presente Ley.
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Es dado en el Palacio del Poder Legislativo del Estado, en la ciudad
de Culiacán Rosales, Sinaloa, a los veintinueve días del mes de
octubre del año dos mil veinte.
C. ROXANA RUBIO VALDEZ
DIPUTADA PRESIDENTA
C. JESÚS RAMÓN MONREAL CÁZARES C. MÓNICA LÓPEZ HERNÁNDEZ
DIPUTADO SECRETARIO DIPUTADA SECRETARIA
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Por lo tanto mando se imprima, publique, circule y se le dé el debido
cumplimiento.
Es dado en el Palacio del Poder Ejecutivo del Estado en la ciudad de Culiacán
Rosales, Sinaloa, a los catorce días del mes de enero del año dos mil
veintidós.
RÚBER ROCHA MOYA
Gobernador Constitucional del Estado
ENRIQUE INZUNZA CÁZAREZ
Secretario General de Gobierno
ENRIQUE ALFONSO DÍAZ VEGA
Secretario de Administración y Finanzas
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