<![CDATA[COMISIÓN DE TRANSPARENCIA
DIPUTADOS INTEGRANTES:
MARTÍN MATRECITOS FLORES
ERNESTINA CASTRO VALENZUELA
DIANA PLATT SALAZAR
FRANCISCO JAVIER DUARTE FLORES
MARÍA DOLORES DEL RÍO SÁNCHEZ
RODOLFO LIZÁRRAGA ARELLANO
JORGE VILLAESCUSA AGUAYO
HONORABLE ASAMBLEA:
A los suscritos diputados integrantes de la Transparencia de esta Sexagésima Segunda
Legislatura, nos fue turnado para estudio y dictamen, por la Presidencia de este Poder Legislativo,
escritos presentados por la C. Claudia Artemiza Pavlovich Arellano, en su calidad de Gobernadora
del Estado de Sonora y suscrita por el C. Miguel Ernesto Pompa Corella, en su calidad de
Secretario de Gobierno, así como también, escrito presentado por el C. Dip. Martin Matrecitos
Flores; mediante el cual presentan a esta Soberanía, INICIATIVA DE LEY DE ARCHIVOS PARA
EL ESTADO DE SONORA, respectivamente.
En consecuencia, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 85, 92, 94, fracciones I
y IV, 97 y 98 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Sonora, presentamos para su
discusión y aprobación, en su caso, el presente dictamen al tenor de la siguiente:
PARTE EXPOSITIVA:
Las iniciativas objeto del presente dictamen, fueron presentados en primer término, ante
oficialía de partes de este Poder Legislativo por la C. Lic. Claudia Pavlovich Arellano, en su calidad
de Gobernadora del Estado y suscrita por el Secretario de Gobierno, Maestro Miguel Ernesto
Pompa Corella, el día 24 de septiembre de 2019, misma que sustenta en los siguientes
argumentos:
“EI día 7 de febrero de 2014, se reformó la Constituci6n General, la cual tuvo implicaciones
directas en el tema de organización y administración de archivos cuando se estableció en el
artículo 60 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos-, que cualquier autoridad
en el ámbito federal, estatal y municipal, deba documentar todo acto que derivara del ejercicio de
sus funciones; y además le designaba la obligación de preservar sus documentos en archivos
actualizados.
EI artículo 73, fracción XXIX-T seria la que el Congreso de la Unión deba expedir la ley
general que estableciera la organización y administración homogénea de los archivos en los tres
niveles de gobierno, con lo cual se advierte y reconoce el valor que tienen y lo que representan los
archivos públicos, no solo como custodios de la memoria histórica, sino también en la protección y
defensa de los derechos humanos; y para garantizar la seguridad.
AI ser una ley general la que regula la materia archivística, de ella se desprenden las
bases para el desarrollo de las leyes locales correlativas, en donde las entidades federativas
requieren insumos para desarrollar sus propias normas, por 10 tanto, se debe buscar conciliar la
uniformidad y la diversidad. Es decir, cumplir el mínimo normativo que marca la Ley General de
Archivos, con la posibilidad de que las leyes locales desarrollen determinados aspectos que le
sean preocupantes.
2
Para lograr lo anterior, el Archivo General de la Nación (AGN) y el Instituto Nacional de
Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (INAI), a través
del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la Universidad Nacional Autónoma de México,
desarrollo el "Diagnostico para la armonización de las legislaciones locales" en materia de
archivos, cuyo objetivo primordial fue identificar el estado que guardan las legislaciones locales
respecto a la conservación y preservación de los archivos para, de este modo, contar con
información suficiente que permita contribuir con las entidades federativas al compartirles aquellos
puntos que se consideran importantes para tomarse en cuenta en el proceso de armonización
legislativa, así como la configuración de parámetros homogéneos a seguir, a fin de evitar posibles
contradicciones o lagunas con relación a la Ley General de Archivos.
EI 13 de diciembre de 2017, el Senado de la República aprobó el Dictamen con proyecto
de Decreto por el que se expide la Ley General de Archivos, que fue turnado a la Cámara de
Diputados que aprobó, el 26 de abril de 2018, el Dictamen de la Comisión de Gobernación. EI
Decreto por el que se expide la Ley General de Archivos se publicó en el Diario Oficial de la
Federación el 15 de junio de 2018.
La mencionada Ley General de Archivos, establece dentro de su primer artículo transitorio
que entrará en vigor a los 365 días siguientes contados a partir de su publicación en el Diario
Oficial de la Federación. Asimismo, el cuarto artículo transitorio, sería la que la legislatura de cada
entidad federativa deberá armonizar sus ordenamientos relacionados en el plazo de un año,
contado a partir de la entrada en vigor de la ley, lo cual representa el reto de homogeneizar
herramientas y criterios para el engranaje que comprende el orden jurídico en materia de archivos
de los estados con la ley, para garantizar con ello el uso, tratamiento, gestión y conservación de los
archivos en posesión de los sujetos obligados de manera uniforme, por lo cual, es importante
especificar los retos, herramientas y disposiciones que se requieren armonizar en nuestro Estado.
Atendiendo a los antecedentes señalados, es de suma importancia establecer un
diagnóstico comparativo de nuestra Ley Estatal Vigente, para la adecuación del marco jurídico
estatal vigente:
I. Generalidades
Objetivo.
La armonización de la ley local con la Ley General de Archivos (LGA) implica ajustar en
primer lugar el objeto a fin de que considere, por un lado, que este consiste en establecer los
principios y bases para la organización y conservación, administración y preservación homogénea
de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes
legislativo, ejecutivo y judicial , órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos
públicos o realice actos de autoridad, y por otro, establecer las bases de organización y
funcionamiento del sistema Estatal de archivos. Fomentar el resguardo, difusión y acceso público
de archivos privados de relevancia hist6rica, social, cultural, científica y técnica del estado es
también parte del objeto de la ley.
Aunque la ley del Estado es una legislaci6n que incluye bastantes aspectos de los
considerados en la LGA, es necesario I) ampliar el objeto de la ley estatal para incluir a los archivos
de los sujetos obligados en materia de archivos considerados en la LGA, II) establecer las bases
de vinculaci6n del sistema Estatal de archivos en términos del Sistema Nacional de Archivos, así
como III) incluir 1o relativo a los archivos privados considerados de relevancia en términos de la
LGA.
De la interpretación de la ley y supletoriedad.
3
Podemos decir que la ley actual en el Estado establece que las normas se interpretaran
conforme a los principios establecidos en la misma, sin embargo, se estima necesario incluir las
disposiciones sobre interpretaci6n y supletoriedad establecidas en la LGA.
Sujetos obligados.
Con respecto a los sujetos obligados es necesario incluir a los partidos políticos, las personas
físicas, morales y sindicatos que realicen actos de autoridad, o ejerzan y reciban recursos públicos.
como lo establece la LGA.
SUJETOS. OBLIGADOS.
,�,..(�¡,¡¡•
l,1, f"'•.t.ú,Gl•:t,
;;1,..,.4,.,••,.-i..tv:}
f.
Pcrs crc..> f:s1:;J..',, YC.ra:C\. o �Ir'::":·(;.�()�(] IF
�.:-.:-11";�¡ y �,'C'ri.:'!11 -cc r-io:
r:.,t,l,10� e, :'j'lC: r(';, -er
Los principios.
La LGA establece que los sujetos obligados se regirán por los principios de conservación,
procedencia, integridad, disponibilidad y accesibilidad.
En cuanto a los principios la ley de Archivos Públicos para el Estado de Sonora seria la
observancia de los principios de Reserva, Confidencialidad, Disponibilidad, Eficiencia, Localización
Expedita, Integridad y Conservación (artículo 7), por ello, es necesario ampliar los principios
contemplados por la ley local a fin de integrar los de Procedencia y Accesibilidad establecidos por
la LGA.
II. Documentos públicos y obligaciones
De los documentos públicos.
En la LGA son documentos públicos los que los sujetos obligados deben producir,
registrar, organizar y conservar sobre todo acto que derive del ejercicio de facultades,
competencias o funciones de acuerdo a lo establecido en las disposiciones jurídicas
correspondientes. EI Estado Mexicano debe garantizar la organización, conservación y
preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la
información y por disposición de la LGA tienen un doble carácter: son bienes nacionales con la
4
categoría de bienes muebles y monumentos históricos con la categoría de bien patrimonial
documental.
La ley del Estado de Sonora no se refiere específicamente a los documentos
públicos, pero en las disposiciones sobre el "patrimonio documental" establece que, este
es el "conjunto de documentos que registran la evolución histórica del Estado o que por su
valor testimonial o informativo tienen un interés público; se integra con los documentos que
generen, conserven y posean los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones, así
como de los particulares" (artículo 10) Y que este "es intransferible, inalienable,
inembargable e imprescriptible" (artículo 15).
Lo que hace necesario ampliar en la legislación estatal el alcance, naturaleza y carácter legal de
los documentos y acervos públicos.
De las obligaciones.
En la LGA, las obligaciones se encuentran establecidas en los artículos 10 a 16. Incluyen
acciones de gestión documental; medidas para la implementación del sistema institucional de
archivos; registro de archivos; instancias para la valoración documental; espacios y equipos
necesarios para el funcionamiento de los archivos; protección y conservación de los documentos
de archivo y de los archivos.
En términos de la LGA cada sujeto obligado es responsable de I) organizar y conservar sus
archivos; II) de la operación de su sistema institucional; III) del cumplimiento de lo dispuesto por la
LGA, las legislaciones locales (siempre y cuando no se opongan al contenido de la LGA) y las
determinaciones que emita el Consejo Nacional o el Consejo Estatal, según corresponda; y IV) de
garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su
cargo.
Los sujetos obligados deberán contar con el cuadro general de clasificación archivística,
catálogo de disposición documental, e inventarios documentales. Adicionalmente, los sujetos
obligados deben poner a disposición del público la guía de archivo documental y el índice de
expedientes clasificados como reservados.
Son objeto de tutela especial los archivos relativos a violaciones graves de derechos
humanos, los sujetos obligados deben conservarlos y preservarlos, así como respetar y garantizar
el derecho de acceso a los mismos, siempre que no hayan sido declarados como históricos, en
cuyo caso, su consulta será irrestricta.
5
Es importante mencionar que en términos de la LGA la responsabilidad de preservar
íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la
organización, conservación y buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima
autoridad de cada sujeto obligado.
Se estima necesario incluir en la ley estatal la totalidad de instrumentos de control y
consulta archivísticos y se incluya como objeto de tutela especial los archivos relativos a
violaciones graves de derechos humanos en términos de lo dispuesto por la LGA.
Es de especial relevancia que la ley estatal establezca que la persona en la que recae la
responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en
su contenido, así como de la organización, conservación y buen funcionamiento del sistema
institucional, será en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
Del acta de entrega y recepción de archivos.
La LGA establece que, al separarse de su empleo, cargo o comisión, los servidores
públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción, deberán entregar los archivos que se
encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos
actualizados, y señalar los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de
disposición documental.
Para los casos en que algún sujeto obligado, área o unidad, se fusione, extinga o cambie
de adscripción, la LGA establece que las leyes locales y los instrumentos jurídicos en que se
sustenten los procesos de transformación deberán prever el tratamiento que se dará a los archivos
e instrumentos de control y consulta archivísticos de los sujetos obligados en el ámbito local y
municipal.
Sobre esta medida la ley actual del Estado establece que "Cuando un servidor público se
separe de su cargo deberá entregar todos los documentos que estén en su poder o bajo su
resguardo, con apego a los procedimientos establecidos en la normatividad aplicable. Bajo ninguna
circunstancia se considerarán los documentos públicos como propiedad de algún servidor público"
(artículo 14).
Dado que la disposición estatal tiene un alcance más acotado, se considera necesario
incluir expresamente lo relativo a los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados,
de conformidad con la LGA.
En lo que se refiere a fusión, extinción o cambio de adscripción de áreas o unidades de los
sujetos obligados la LGA establece que corresponde a las leyes locales y los instrumentos jurídicos
en que se sustenten los procesos de transformación deberán prever el tratamiento que se dará a
los archivos e instrumentos de control y consulta archivísticos de los sujetos obligados.
III. Sistema institucional de archivos
Del sistema institucional de archivos.
EI sistema institucional es una pieza central del Sistema Nacional de Archivos; se refiere al
conjunto de actos, herramientas y procedimientos institucionales que sustentan la actividad
archivística a partir de procesos de gestión documental que deben desarrollar los sujetos
obligados, el cual debe integrarse por un área coordinadora de archivos, y cuatro áreas operativas:
correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración, y archivo histórico, por área o
unidad.
6
Aunque la ley actual para el Estado de Sonora establece en su regulación componentes de
un sistema institucional, sus normas deben completarse de conformidad con 10 establecido por la
LGA.
De la planeación archivística.
En materia de planeación archivística la LGA establece que los sujetos obligados deben
elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en el mes de enero del ejercicio
fiscal correspondiente.
La legislación del estado dispone "La Secretaría de Gobierno, a través de la Dirección
General del Boletín Oficial y Archivo del Estado, en su calidad de Órgano Coordinador del Sistema
Estatal de Archivos, es responsable de la planeación, implantación, conducción y control del propio
sistema y, por ende, de la modernización archivística de la Entidad" (artículo 64).
Esta disposición solo es enunciativa pues no dispone de Lineamientos relativos a la
planeación archivística, por lo que se estima que el sentido no recoge todo lo dispuesto por la LGA
y se considera necesario se ajuste para apegarse a esta.
Del área coordinadora.
EI titular del área coordinadora de archivos, establece que debe tener I) al menos nivel de
director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado, y II)
dedicarse específicamente a las funciones establecidas en la LGA que se encuentran establecidas
en el artículo 28 y consisten sobre todo en tareas de elaboración, entre otros, de los instrumentos
de control archivístico, y de coordinación de procesos y actividades para la adecuada operación de
los archivos."
La ley de Sonora no establece previsión alguna respecto a este rubro, por lo que se
requiere armonizar con la LGA.
Antes de la LGA Con la LGA
. Ausencia de responsables de archivos
institucionales
• Generalmente, las áreas
Coordinadoras de Archivos carecen de
especialistas y profesionales en
archivística.
• EI personal dedicado a esta actividad
cuenta con bajo nivel de instrucción.
• No se cuenta con una coordinación
con Archivos de Tramite, Concentración
e Histórico.
• EI titular, deberá tener a 1o menos nivel de
Director General o equivalente.
• EI responsable será nombrado por el titular
del sujeto obligado.
• Deberá tener conocimiento comprobado en
las funciones de gesti6n documental y
administraci6n de archivos, con licenciatura
en áreas afines 0 tener conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia
acreditada en archivística.
7
FUNCIONES DEL AREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
● Forma parte de las actividades del Sujeto Obligado
● Se considera la parte más importante del Sistema Institucional de Archivos.
● Cuenta con capacidad jurídica legal para desempeñar su labor normativa y de
coordinaci6n dentro del SIA
● Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos
● Se encarga de coordinar y hacer coherente el trabajo que realizan las áreas
operativas de cada sujeto obligado.
● Autorizar la transferencia de los archivos cuando una área o unidad del sujeto
obligado es sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de
adscripción
● Autoriza cualquier modificaci6n de conformidad con las disposiciones legales
aplicables
ELABORA COORDINA
• Los instrumentos de control archivístico.
• Los criterios específicos y
recomendaciones en materia de
organizaci6n y conservación de archivos.
• Programas de capacitaci6n en gesti6n
documental y administraci6n de archivos
• Elaborar y someter a consideraci6n el
programa anual
• Los procesos de valoración y disposici6n
documental que realicen las áreas
operativas
• Las actividades destinadas a la
modernización y automatización de los
procesos archivísticos y a la gestión de
documentos electr6nicos de las áreas
operativas
• Con las áreas o unidades administrativas
las políticas de acceso y la conservación de
los archivos
• La operación de los archivos de trámite,
concentración y, en su caso histórico.
De las áreas operativas.
Son áreas operativas: correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y archivo
histórico.
La ley del Estado de Sonora contempla la existencia de las áreas operativas siguientes:
archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico, por tanto, resulta necesario que la
legislación del estado incluya la totalidad de las áreas operativas, y aunque se establecen
requisitos para algunos de los responsables, se deben considerar los parámetros establecidos que
fija la LGA.
En cuanto a los requisitos, para el responsable del archivo de concentraci6n se establece
que "deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística" (artículo 19). Mientras que
para los responsables de los archivos hist6ricos que "deberán poseer la capacidad y experiencia
profesional suficiente para el desempeño de esta función y tener educación profesional terminada.
No existe obligatoriedad por parte de las dependencias y oficinas de contar con un
responsable de la Unidad de Correspondencia
8
Antes de la LGA Con la LGA
• No se consideraba como parte del ciclo
de vida del documento ni como parte del
SIA.
• Son responsables de la recepción,
registro y despacho.
• Registro de entrada y salida de
correspondencia.
• Perfil poco relevante, personal no
especializado.
• No contaba con exigencia de capacitaci6n
Se considera como parte del ciclo vital del
documento y como parte del SIA.
• Son responsables de la recepci6n, registro,
seguimiento, y despacho de la documentaci6n
para la integraci6n de los expedientes de los
archivos de trámite
• Implementa mecanismos para regular la
producci6n documental.
• Deben de ser profesionales en la materia
• Cuenta con la Obligaci6n de Capacitar a los
involucrados
• Participa en el desafío e implementación de
los tipos documentales, en cuanto a su formato
v contenido.
La Ley actual obliga a contar con responsables de los archivos de trámite y de concentración,
sin embargo, por carecer de Lineamientos estos no llegaron a concretarse en la mayoría de
los sujetos obligados
Antes de la LGA Con la LGA
• Ausencia o poco interés por parte de los
responsables de archivos institucionales.
• No se contaba con especialistas o
profesionales en archivística.
• Se destinaba a archivo puestos de bajo
escalafón y empleados sin capacitación
• Negligencia y descuido de quienes tiene
la responsabilidad de conservarlos
• Existe una desmedida destrucción del
patrimonio documental.
EI responsable será nombrado por el titular del
sujeto obligado.
• EI responsable, deberá contar con
conocimientos, habilidades, competencias y
experiencia acreditada en archivística, según su
responsabilidad.
• La capacitación es obligatoria.
• Los trabajadores de los archivos están
expuestos a sanciones y penalizaciones legales
por actos que incurran en destrucción, descuido
y/o manipulación de expedientes y documentos.
• Los Sujetos Obligados, deberán buscar y/o
proporcionar las condiciones adecuadas para
establecer sus archivos y que dejen estos de
ser simples bodegas con acumulación de papel.
De los archivos históricos.
Una medida de especial relevancia para los archivos históricos, desde la perspectiva de los
derechos humanos y el derecho a la verdad, dispone que, la información que esté relacionada con
violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa humanidad no podrá clasificarse como
reservada y por otra parte, los documentos respecto de los cuales se haya determinado su
conservación permanente por tener valor histórico, que contengan datos personales sensibles,
conservaran tal carácter (valor histórico) en el archivo de concentración por un plazo de 70 años, a
partir de la fecha de creaci6n del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
9
La LGA también establece previsiones sobre I) el procedimiento para permitir el acceso a
la información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo
histórico y que contenga datos personales sensibles, y II) el procedimiento de consulta a los
archivos históricos.
Dado que la legislación actual en el estado no contempla ninguna previsión sobre
información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa
humanidad; ni sobre documentos respecto de los que se haya determinado su conservación
permanente por tener valor histórico y contengan datos sensibles; tampoco sobre el procedimiento
para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos; ni el
procedimiento de consulta a los archivos históricos, es necesario incluir la regulación y
procedimientos en la ley estatal.
Antes de la LGA Con la LGA
• No se contaba con perfiles especialistas o
profesionales para la integración y
conservación de los Archivos Históricos
• Se destinaba a los archivos históricos,
personal con bajo nivel de instrucción con
niveles de escalafón también bajos, sin
obligación de capacitación
• Los espacios destinados a estos son
considerados simples bodegas, con
documentos hacinados en inmuebles
inadecuados y sin organización.
• Se propiciaba una desmedida destrucción
del patrimonio documental.
• Se propiciaba un ambiente de negligencia y
descuido de los responsables de
conservación de los archivos históricos.
• EI responsable será nombrado por el titular de
cada área 0 unidad y deberá contar con
conocimientos, habilidades, competencias y
experiencia acreditada en archivística, acorde a
su responsabilidad.
• La Capacitación será constante y obligatoria.
• Depósito documental adecuado que reúna las
debidas condiciones para la conservación como
el espacio, el clima y la temperatura óptimos
FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTORICO
• Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su
resguardo.
• Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio documental
• Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguardan y colaborar con el
área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico.
•Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos
históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnologías de
información para mantenerlos a disposición de los usuarios.
De los archivos electrónicos.
Además de los procesos de gesti6n documental previstos en el artículo 12 de la LGA, las
legislaciones estatales deben contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación,
asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, usa y trazabilidad.
La LGA mandata que los sujetos obligados establezcan en su programa anual los
procedimientos para la generación, administración, usa, control y migración de formatos
electrónicos, así como planes de preservación y conservación de largo plazo que contemplen la
migración, la emulación 0 cualquier otro método de preservación y conservación de los
documentos de archivo electrónicos, aunado a lo anterior, la LGA establece que, los sujetos
10
obligados deben proteger la validez jurídica de los documentos de archivo electrónico, los sistemas
automatizados para la gestión documental y administración de archivos y la firma electrónica
avanzada de la obsolescencia tecnológica.
La ley actual del estado dispone "Los sujetos obligados productores de documentos de
archivo tornaran las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos
generados o recibidos, cuyo contenido, contexto y estructura permitan identificarlos como
documentos de archivo que aseguren su identidad e integridad, confiabilidad, autenticidad y
acceso" (artículo 31).
En virtud de que la LGA organiza la gestión de los archivos electrónicos en forma más
amplia, se estima necesario ajustar las disposiciones de la ley estatal a los parámetros de la LGA.
IV. Valoración y conservación
De la valoración.
La LGA mandata que en cada sujeto obligado exista un grupo interdisciplinario, que es un
equipo de profesionales de la misma institución.
EI grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvara en el análisis de los
procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los
expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades
administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de
elaboración de las fichas técnicas de valoraci6n de la serie documental y que, en conjunto,
conforman el catálogo de disposición documental.
La ley de Sonora no contempla la existencia de este grupo interdisciplinario, por lo que se
sugiere incluirlo.
De la conservación.
Para la conservación de los archivos los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y
procedimientos que garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte
documental en que se encuentre observando al menos: I) establecer un programa de seguridad de
la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximice la
eficiencia de los servicios, e II) implementar controles que incluyan políticas de seguridad que
abarquen la estructura organizacional, c1asificación y control de activos, recursos humanos,
seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso,
desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión
de riesgos, requerimientos legales y auditoria.
En la ley del estado, aunque se trata de medidas que se orientan en el sentido que busca
la LGA, es necesario ajustar e incorporar a la armonización los elementos faltantes previstos en la
LGA.
V. Organizaci6n y funcionamiento
De los sistemas locales y consejos locales.
Cada entidad federativa debe contar con un sistema local, el cual será el conjunto orgánico
y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos,
procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación
homogénea de los archivos de los sujetos obligados dentro de su jurisdicción.
11
La LGA indica que corresponde a las leyes locales regular y desarrollar la integración,
atribuciones y funcionamiento de los sistemas locales equivalentes a las que la ley otorga
al Sistema Nacional de Archivos, sin embargo, establece como directrices de observancia
obligatoria las siguientes:
• Los sistemas locales deben tener un consejo local, como órgano de coordinación, en el
que participaran los municipios y las alcaldías de la Ciudad de México, según corresponda, con las
atribuciones establecidas en el artículo 73 de la LGA.
• Se debe prever la creación de un archivo general como la entidad especializada en
materia de archivos. EI titular del archivo general debe tener nivel de subsecretario, titular de
unidad administrativa o su equivalente.
• EI cumplimiento de las atribuciones de los consejos locales estará a cargo de los archivos
generales o las entidades especializadas en materia de archivos.
• Los consejos locales adoptaran, con carácter obligatorio, las determinaciones del
Consejo Nacional, dentro de los plazos que este establezca.
De manera similar la ley de Sonora contempla al Sistema Estatal de Archivos "como la
serie de mecanismos normativos, organizativos y funcionales a través de los cuales la
Administraci6n Publica Estatal interrelaciona funcionalmente los Archivos Administrativos e
Históricos de los Tres Poderes Públicos del Estado en lo aplicable, y de los Ayuntamientos con el
fin de coadyuvar con la modernización administrativa y con el rescate y salvaguarda de la memoria
histórica y cultural de Sonora, localizada en el acervo documental que custodian" (artículo 49).
Aunque algunos aspectos del sistema se encuentran en el sentido de la organización y
propósitos de los sistemas locales conforme la LGA, se estima necesario, armonizar la totalidad de
las disposiciones estatales a lo establecido en la LGA.
De los archivos privados.
La LGA señala medidas para asegurar la conservación, preservación y acceso a
documentos o archivos privados considerados de interés público, cuyo contenido resulte de
importancia o de relevancia para el conocimiento de la historia nacional.
EI Estado mexicano, respetara los archivos privados de interés público en posesión de
particulares, procurando la protección de sus garantías y derechos siempre que cumplan con los
requisitos de conservación, preservación y acceso público.
La ley de Sonora considera documentos privados a los "Documentos o colecciones que
ostenten interés público, histórico o cultural en poder de particulares" (artículo 6) sin mayores
Lineamientos o disposiciones, por lo que, se considera se deben incorporar las medidas para
asegurar la conservación, preservación y acceso a documentos o archivos considerados de interés
público en posesión de particulares de conformidad con lo dispuesto por la LGA.
De la capacitación y la cultura archivística.
De acuerdo con la LGA, los sujetos obligados deben promover la capacitación en las
competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de
archivo.
La ley de Sonora dispone que son facultades y obligaciones de los titulares de los Archivos
Generales "Diseñar, instrumentar, impulsar y promover eventos específicos de capacitación y
12
adiestramiento que propicien el desarrollo de los recursos humanos en las técnicas y estrategias
de la actividad archivística" (artículo 41).
Dada la importancia que tienen para el cumplimiento de los objetivos de la ley, la
perspectiva de la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo, se sugiere incluir
medidas en ese sentido en la legislación estatal.
VI. Infracciones y sanciones
De las infracciones.
La LGA considera como infracciones las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos
de los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que estén previstas o autorizadas en las
disposiciones aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa justificada;
III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o parcialmente,
sin causa legitima conforme a las facultades correspondientes, y de manera indebida, documentos
de archivo de los sujetos obligados;
V. Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al
separarse de un empleo, cargo o comisión:
VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja
documental autorizados por el Archivo General de la Nación o, en su caso, las entidades
especializadas en materia de archivos a nivel local, así como el acta que se levante en caso de
documentación siniestrada en los portales electrónicos, y
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta ley y demás
disposiciones aplicables que de ellos deriven.
Las infracciones administrativas pueden ser cometidas par servidores públicos o por
personas que no revistan tal calidad.
La LGA establece que los congresos locales emitirán las disposiciones que establezcan las
infracciones, procedimientos y órganos competentes que conocerán del incumplimiento de esta ley
(artículo 120).
La ley actual del estado considera como infracciones administrativas en la materia las
establecidas en el artículo 69. Por tanto, es necesario que se ajuste las disposiciones que
establezcan las infracciones, procedimientos y órganos competentes que conocerán del
incumplimiento de las leyes en materia administrativa.
De igual manera, obliga a disponer de estructuras institucionales con funciones claras, si
como de herramientas de organización documental.
Los Tribunales Federales serán los competentes para sancionar los delitos establecidos
contra los archivos con penas de 3 a 5 años de prisión, debido a que el artículo 9 de la Ley General
de Archivos, dispone que los documentos públicos de los sujetos obligados tienen un doble
13
carácter: son bienes nacionales con la categoría de bienes muebles, de acuerdo con la Ley
General de Bienes Nacionales; y son Monumentos históricos con la categoría de bien patrimonial
documental en los términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos
e Históricos y de las demás disposiciones locales aplicables.
Por Último; cabe señalar que los Estados de Durango, Zacatecas y Colima, ya han
armonizado su legislaci6n estatal en el tiempo establecido por la LGA, cabe destacar que el Estado
de Colima estableció en su Artículo Decimo transitorio: el monto de Apoyo Económico para
Archivos establecido en el artículo 91 de la Ley de Archivos del Estado de Colima se constituirá por
lo menos con el importe correspondiente al 0.0005 del total de ingresos a recibir en cada ejercicio
Fiscal, acciones y políticas que sin lugar a duda fortalecerán de manera directa el buen uso y
destino de la informaci6n y documentos públicos”.
Asimismo, con fecha 29 de octubre del 2019 fue presentada ante el Pleno de este Poder
Legislativo, la iniciativa de Ley de Archivos para el Estado de Sonora, por parte del Diputado Martin
Matrecitos Flores, integrante del Grupo Parlamentario de Morena, misma que se sustenta en la
siguiente exposición de motivos:
“El 15 de junio de 2018, se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de
Archivos, la cual de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 1, tiene por objeto establecer los
principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación
homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de
los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los
municipios.
La referida Ley, precisa en sus disposiciones transitorias que la misma entrará en vigor a
los 365 días siguientes contados a partir de su publicación en el Diario Oficial de la Federación, es
decir, entró ya en vigor el 16 de junio de 2019.
Así mismo, señala el artículo cuarto transitorio que las legislaturas locales tendrán un año
a partir de la entrada en vigor de la Ley General, para armonizar sus leyes de archivo, es decir,
este Congreso del Estado tienen como fecha límite hasta el 16 de junio de 2020, para tener
aprobada y publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado de Sonora, la armonización de
nuestra Ley de Archivos Local con lo que dispone la Ley General de Archivos.
En estos momentos, ya van más de cuatro meses transcurridos y nos queda menos
tiempo para realizar la labor legislativa para armonizar nuestra Ley Estatal, por lo que no podemos
14
permitir que nos coma el tiempo y no demos cumplimiento a lo mandatado por la Ley General de
Archivos.
En razón de lo anterior, vengo ante este Pleno a proponer la Ley de Archivo para el
Estado de Sonora, la cual se compone de ciento diez artículos distribuidos en ocho títulos los
cuales se describen a continuación:
TÍTULO PRIMERO
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
DISPOSICIONES GENERALES
En este capítulo se establece que la Ley tiene por objeto establecer los principios y las
bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de
los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes
Legislativo, Ejecutivo y Judicial, gobiernos municipales, órganos autónomos, partidos políticos,
fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba
y ejerza recursos públicos y realice actos de autoridad en el Estado.
Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos
y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica,
social, cultural, científica y técnica del Estado de Sonora.
Por otra parte, se establece que son objetivo de la ley, entre otros los siguientes:
● Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas
de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y
localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados,
contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión
gubernamental y el avance institucional.
● Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los sujetos
obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de
la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así
como de aquella que por su contenido sea de interés público.
● Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados, para
favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional del
Estado de Sonora y de la Nación.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
En este Capítulo, se propone que toda la información contenida en los documentos de
archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados
será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la
legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos
personales.
Los sujetos obligados del estado de Sonora, en el ámbito de su competencia, deberán garantizar
la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho
a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el
conocimiento de su patrimonio documental.
Se prevé también, que los documentos públicos de los sujetos obligados serán considerados:
● Bienes estatales, con la categoría de bienes muebles de acuerdo a la Ley de Bienes y
Concesiones de Sonora.
15
● Monumentos históricos, con la categoría de bien patrimonial documental en los términos
aplicables en la materia en el Estado de Sonora.
CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
En lo que respecta a este Capítulo, se precisan las obligaciones que tendrán los sujetos de la
presente Ley, entre las cuales se destacan las siguientes:
● Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que
produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus
facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia
archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
● Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los
procesos de gestión documental;
● Integrar los documentos en expedientes;
● Inscribir en el Registro Estatal y en el Registro Nacional de Archivos de acuerdo con las
disposiciones que se emitan en la materia, la existencia y ubicación de archivos bajo su
resguardo;
● Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones reglamentarias, que
coadyuve en la valoración documental;
Se prevé que la responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto
físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen
funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
En lo que respecta a los procesos de entrega y recepción de archivos, se propone que los
servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo,
cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los
archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta
archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el
catálogo de disposición documental.
Se plantea también, que en caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione,
extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación
dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de
control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan de conformidad
con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora
podrá modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
En este Capítulo se define el Sistema institucional como el conjunto de registros,
procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada
sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión
documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema
institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse por
un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que
establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
16
Se establece también, que los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de
concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas
aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior,
deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de resguardo
del archivo de concentración regional.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
En este Capítulo se propone que los sujetos obligados que cuenten con un sistema
institucional de archivos, deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico
en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos
económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de
organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyan
mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación,
administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de
los documentos de archivo electrónicos.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Propongo en este Capítulo, que el área coordinadora de archivos, promoverá que las
áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los
archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada
sujeto obligado.
El titular del área coordinadora deberá contar con estudios mínimos de licenciatura en
áreas afines y los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada de al menos
tres años, acordes con sus responsabilidades.
El Coordinador de archivos será nombrado por el titular del sujeto obligado y deberá tener
al menos nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto
obligado. La persona nombrada deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en
esta Ley.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
En este Capítulo se propone que cada área o unidad administrativa debe contar con un
archivo de trámite que tendrá entre otras las siguientes funciones:
● Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba.
● Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los
inventarios documentales.
● Resguardar los archivos y aquella información que haya sido clasificada de acuerdo con la
normativa en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal
carácter
Así mismo propongo que cada sujeto obligado debe contar con una unidad responsable
de Archivo de Concentración, que tendrá entre otras las siguientes funciones:
● Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o
áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda.
● Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes.
17
● Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo
establecido en el catálogo de disposición documental.
● Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de
control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones aplicables.
● Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración
y disposición documental.
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Respecto a los archivos históricos y sus documentos, propongo que los sujetos obligados
podrán contar con una unidad responsable de Archivo Histórico que tendrá las siguientes
funciones:
● Recibir las transferencias secundarias, organizar y conservar los expedientes bajo su
resguardo.
● Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio
documental.
● Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda.
● Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de
control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable.
● Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos
históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnologías de
información para mantenerlos a disposición de los usuarios.
Así mismo se propone que los responsables de los archivos históricos de los sujetos
obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con
valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
● Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los
documentos históricos.
● Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales
con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos.
● Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la búsqueda y localización de los
documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos.
● Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio
documental.
● Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los
estudiantes de diferentes grados educativos.
● Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación
de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
En este Capítulo, propongo que los sujetos obligados establecerán en su programa anual
los procedimientos para la generación, administración, uso, control y, migración de formatos
18
electrónicos, así como planes de preservación y conservación a largo plazo que contemplen la
migración, emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los documentos
de archivo electrónicos, apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Estatal y en su
caso, de los criterios que establezca el Consejo Nacional.
Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos de archivo
electrónico, de los sistemas automatizados para la gestión documental y administración de
archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica mediante la
actualización, de la infraestructura tecnológica y de sistemas de información que incluyan
programas de administración de documentos y archivos, en términos de las disposiciones
aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
Se propone la creación de un grupo interdisciplinario en cada sujeto obligado, el cual
dentro del ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos
institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie
documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la
documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de
conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de
valoración de cada serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición
documental.
Así mismo, propongo que el responsable del área coordinadora de archivos propiciará la
integración y formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y
fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y
seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las evidencias
respectivas.
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Respecto a la conservación de información, se prevé en la presente iniciativa que los
sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos proveídos por terceros
deben asegurar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley, mediante un convenio o instrumento
que dé origen a dicha prestación del servicio y en el que se identificará a los responsables de la
administración de los archivos.
Por otra parte, se propone también que los sujetos obligados desarrollarán medidas de
interoperabilidad que permitan la gestión documental integral, considerando el documento
electrónico, el expediente, la digitalización, el copiado auténtico y conversión, la política de firma
electrónica, la intermediación de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de
comunicaciones de los sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
En lo que respecta a este Capítulo se define el Sistema Estatal de Archivos como el
conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias,
instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y
conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados.
19
El Sistema Estatal deberá contar con un Consejo Estatal como órgano de coordinación
que estará integrado por:
● El titular del Archivo General del Estado, quien lo presidirá.
● El titular de la Secretaría de Gobierno.
● El titular de la Secretaría de la Contraloría General.
● Un Diputado representante del Congreso del Estado.
● Un Magistrado representante del Poder Judicial del Estado.
● Un Comisionado del Instituto Sonorense de Transparencia, Acceso a la Información Pública
y Protección de Datos Personales.
● Un integrante del Comité Estatal de Información, Estadística y Geográfica.
● El titular del Instituto Superior de Auditoría y Fiscalización.
● El Presidente del Comité Coordinador del Sistema Estatal Anticorrupción.
● El titular de Centro de Desarrollo Municipal en representación de los municipios.
● El titular del Consejo Técnico.
● Un representante de archivos privados.
● Un representante de la Red Estatal de Archivos.
CAPÍTULO II
DE LA COORDINACIÓN CON EL SISTEMA ESTATAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y EL SISTEMA ESTATAL
ANTICORRUPCIÓN
En este capítulo se prevé que el Sistema Estatal estará coordinado con el Sistema Estatal
de Transparencia y el Sistema Estatal Anticorrupción y deberá:
● Fomentar la capacitación y la profesionalización del personal encargado de la organización y
coordinación de los sistemas institucionales de archivo con una visión integral.
● Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de conocimientos técnicos en
materia archivística, transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas.
● Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del derecho de
acceso a los archivos.
● Promover la digitalización de la información generada con motivo del ejercicio de las funciones
y atribuciones de los sujetos obligados, que se encuentre previamente organizada, cuya
finalidad es la preservación, así como garantizar el cumplimiento de los lineamientos que para
el efecto se emitan.
CAPÍTULO III
DEL REGISTRO ESTATAL DE ARCHIVOS
20
Se propone en este apartado de la Ley, que el Sistema Estatal contará con el Registro
Estatal, con el objeto de obtener y concentrar información sobre los sistemas institucionales, así
como difundir el patrimonio documental del Estado resguardado en sus archivos, el cual será
administrado por el Archivo General del Estado. La eficacia del sistema estará estrechamente
vinculada con la coincidencia en su contenido con el Registro Nacional de Archivos.
Se establece que la inscripción al Registro Estatal es obligatoria para los sujetos
obligados, quienes deberán actualizar anualmente la información requerida en dicho Registro
Estatal, de conformidad con las disposiciones que para tal efecto emita el Consejo Nacional y el
Consejo Estatal.
Finalmente propongo que el Registro Estatal sea administrado por el Archivo General del
Estado, su organización y funcionamiento será conforme a las disposiciones que emita el propio
Consejo Estatal.
CAPÍTULO IV
DE LOS FONDOS DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS ARCHIVOS
En este Capítulo propongo que el Estado debe crear y administrar un Fondo de Apoyo
Económico para los Archivos, con la finalidad de promover la capacitación, equipamiento y
sistematización de los archivos en poder de los sujetos obligados en sus respectivos ámbitos de
competencia.
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO Y LA CULTURA ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
En este apartado se propone que los documentos que se consideren patrimonio
documental del Estado de Sonora, sean propiedad estatal, de dominio e interés público y, por lo
tanto, inalienables, imprescriptibles, inembargables y no estarán sujetos a ningún gravamen o
afectación de dominio al ser bienes muebles con la categoría de bien patrimonial documental, en
los términos de las disposiciones aplicables en la materia.
Así mismo, se prevé que el Ejecutivo Estatal, a través del Archivo General del Estado de Sonora,
pueda emitir declaratorias de patrimonio documental del Estado en los términos previstos por las
disposiciones jurídicas aplicables, las cuales serán publicadas en el Boletín Oficial.
CAPÍTULO II
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO EN POSESIÓN DE PARTICULARES
En este apartado se propone que los particulares en posesión de documentos de archivo
que constituyan patrimonio documental del Estado, podrán custodiarlos, siempre y cuando
apliquen las medidas técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para la conservación y
divulgación de los archivos, conforme a los criterios que emita el Archivo General del Estado, el
Consejo Estatal y, en su caso, el Archivo General de la Nación y el Consejo Nacional, en términos
de la Ley General, esta Ley y la demás normativa aplicable.
CAPÍTULO III
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
Se establece en este capítulo que los sujetos obligados deberán promover la capacitación
en las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las
áreas de archivo.
Así mismo se señala que los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos
interinstitucionales y convenios con instituciones educativas, centros de investigación y
organismos públicos o privados, para recibir servicios de capacitación en materia de archivo.
TÍTULO SEXTO
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
21
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACION
En este Capítulo propongo que el Archivo General del Estado se constituya como un
organismo descentralizado y sectorizado a la Secretaría de Gobierno con personalidad jurídica y
patrimonio propio, con autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus atribuciones,
objeto y fines, su domicilio legal es en la Ciudad de Hermosillo en el Estado de Sonora.
El Archivo General del Estado tendrá entre otras las siguientes atribuciones:
● Fungir, mediante su titular, como presidente del Consejo Estatal.
● Organizar, conservar y difundir el acervo documental, gráfico, bibliográfico y hemerográfico
que resguarda, con base en las mejores prácticas y las disposiciones jurídicas aplicables.
● Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales de cada
fondo en su acervo.
● Fungir como órgano asesor de los sujetos obligados en materia archivística.
● Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivístico de los sujetos
obligados.
CAPÍTULO II
DEL ÓRGANO DE GOBIERNO
En este apartado se establece que el Archivo General del Estado tendrá un Órgano de
Gobierno el cual se compondrá de la siguiente manera:
● La Secretaría de Gobierno, quien lo presidirá.
● La Secretaría de Hacienda.
● La Secretaría de Educación y Cultura.
● Instituto Superior de Auditoría y Fiscalización.
● La Secretaría de la Contraloría General.
● El Consejo Estatal de Ciencia y Tecnología.
● El Director General del Archivo General del Estado.
El Órgano de Gobierno tendrá como atribuciones entre otras:
● Evaluar la operación administrativa, así como el cumplimiento de los objetivos y metas del
Archivo General.
● Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico.
CAPÍTULO III
DEL DIRECTOR GENERAL
En este Capítulo propongo que al frente del Archivo General del Estado, esté un Director
General el cual será nombrado por el Titular del Poder Ejecutivo del Estado y deberá tener nivel de
subsecretario, titular de unidad administrativa o su equivalente, quien deberá satisfacer los
siguientes requisitos:
● Ser ciudadano mexicano por nacimiento.
22
● Poseer, al día de la designación, al menos grado académico de licenciatura y contar con
experiencia acreditada mínima de cinco años en materia archivística.
● No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso.
● Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación.
● No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el cuarto
grado o civil con cualquiera de los miembros del Órgano de Gobierno.
Se propone que el Director General tendrá entre otras las siguientes facultades:
● Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla con las disposiciones
legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los programas y presupuestos
aprobados.
● Fungir como Secretario Ejecutivo del órgano de Gobierno.
● Proponer al Órgano de Gobierno las medidas necesarias para el funcionamiento del Archivo
General.
● Proponer al Órgano de Gobierno el proyecto de Estatuto Orgánico.
● Nombrar y remover a los servidores públicos del Archivo General, cuyo nombramiento no
corresponda al Órgano de Gobierno; atendiendo a la Ley Estatal de Responsabilidades del
Estado de Sonora.
CAPÍTULO IV
DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA
En este apartado se propone que el Archivo General contará con un Comisario Público y
con una unidad encargada del control y vigilancia, de conformidad con lo dispuesto por la Ley
Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, y ejercerá las facultades previstas en este
ordenamiento y los demás que le resulten aplicables.
CAPÍTULO V
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO ARCHIVÍSTICO
Propongo en este Capítulo que el Archivo General del Estado contará con un Consejo
Técnico que lo asesorará en las materias históricas, jurídicas, de tecnologías de información y las
disciplinas afines al quehacer archivístico.
El Consejo Técnico estará formado por al menos 7 integrantes designados por el Consejo Estatal a
convocatoria pública del Archivo General del Estado entre representantes de instituciones de
docencia, investigación, o preservación de archivos y académicos y expertos destacados.
Los integrantes del Consejo Técnico no obtendrán remuneración, compensación o emolumento por
su participación.
TÍTULO SEPTIMO
DEL PATRIMONIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
Para la operatividad del Archivo General del Estado, se propone que su patrimonio se
componga de la siguiente manera:
El patrimonio del Archivo General del Estado estará integrado por:
● Las aportaciones, bienes muebles e inmuebles y demás ingresos que los gobiernos federal,
estatal y municipal le otorguen o destinen.
23
● El subsidio que anualmente le señale el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado, que
deberá no ser menor al autorizado en el año inmediato anterior.
● Las aportaciones, legados, donaciones y demás liberalidades que reciba de las personas de
los sectores social y privado.
● Los rendimientos, recuperaciones, bienes, derechos y demás ingresos que les generen sus
bienes, operaciones, actividades o eventos que realice.
● En general, con los ingresos que obtenga por cualquier otro título legal.
TÍTULO OCTAVO
DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES
CAPITULO ÚNICO
DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES
Finalmente, en este Capítulo se establece las infracciones por las cuales los sujetos
obligados pueden ser sancionados, para la imposición de las sanciones se deberá tomar en
cuenta la gravedad de la conducta constitutiva de la infracción; los daños o perjuicios ocasionados
por la conducta constitutiva de la infracción y la reincidencia, en su caso, de la conducta
constitutiva de la infracción.
TRANSITORIOS
En cuantos a las disposiciones transitorias se prevé que la Ley entré en vigor el 16 de junio
de 2020.
Se prevé que la Secretaría de Gobierno, con cargo a su presupuesto, proveerá los recursos
humanos, materiales, tecnológicos y financieros que requiera “El Archivo del Estado”, mientras esté
subordinado a la Dirección General del Boletín Oficial y Archivo del Estado para el cumplimiento del
presente ordenamiento, hasta la creación del Archivo General del Estado.
Se prevé también que en tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se
continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias referidas en los lineamentos
Generales para la Administración Documental en el Estado de Sonora emitidos por el Instituto de
Transparencia Informativa del Estado de Sonora actualmente Instituto Sonorense de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, publicados en
el B.O. 13 sección IV el día 13 de febrero del 2014.
También se propone que el Consejo Estatal deberá integrarse dentro de los 60 días
naturales a partir de la entrada en vigor de la presente Ley y será el titular de la Dirección General
del Boletín Oficial y Archivo del Estado quien lo presidirá hasta la creación del Archivo General del
Estado.
Finalmente, quiero agradecer el esfuerzo y el apoyo brindado por los integrantes de la
Comisión Interinstitucional de Armonización, ya que gracias a sus sugerencias, observaciones y
retroalimentaciones me permitió culminar con la elaboración de la presente iniciativa.”
Expuesto lo anterior, esta Comisión procede a resolver el fondo de la iniciativa en estudio,
para lo cual nos fundamentamos bajo las siguientes:
CONSIDERACIONES:
PRIMERA. - Es facultad constitucional y de orden legal de los diputados al Congreso del
Estado, iniciar ante este Órgano Legislativo las leyes, decretos o acuerdos de observancia y
aplicación en el ámbito jurisdiccional del Estado, atento lo dispuesto por los artículos 53, fracción III
24
de la Constitución Política del Estado de Sonora y 32, fracción II de la Ley Orgánica del Poder
Legislativo.
SEGUNDA.- Conforme al orden jurídico local, es potestad constitucional exclusiva de
este Poder Legislativo discutir, aprobar y expedir toda clase de leyes, decretos y acuerdos de
observancia y aplicación en el ámbito territorial del Estado, siendo materia de ley toda resolución
que afecte a las personas en general, de decreto la que otorgue derechos o imponga obligaciones
a personas determinadas, y de acuerdo en los demás casos, según lo dispuesto por el artículo 52
de la Constitución Política del Estado de Sonora.
Además, es importante señalar que, en la interpretación, reforma o abrogación de
leyes, deberán observarse los mismos trámites establecidos para su formación, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 63 de la Constitución Política del Estado de Sonora.
TERCERA. - El Poder Legislativo del Estado tiene la atribución de velar por la
conservación de los derechos de los ciudadanos y habitantes del Estado y proveer, por cuantos
medios estén a su alcance, a su prosperidad general de conformidad con el artículo 64, fracción
XXXV de la Constitución Política del Estado de Sonora.
CUARTA. - Con la finalidad de ofrecer un mejor entendimiento al presente asunto, y
debido a la gran importancia que las mismas revisten, es importante recalcar de manera clara, por
medio del presente comparativo del contenido de las iniciativas presentadas por la titular del
Ejecutivo del Estado y por el C. diputado Martín Matrecitos Flores; además de ello, es importante
señalar aquellas similitudes y diferencias existentes en razón de la Ley General de Archivos:
COMPARATIVO DE INICIATIVAS SOBRE
LEY DE ARCHIVOS PARA EL ESTADO DE SONORA
Se realizó una revisión de dos iniciativas presentadas con el tema de Ley de Archivos
para el Estado de Sonora, una presentada por el Ejecutivo Estatal y la segunda por el Diputado
Martín Matrecitos Flores.
En la siguiente tabla se señalan las principales diferencias entre las iniciativas
presentadas al Congreso del Estado, cabe destacar que son pocas, por lo que señalamos las de
mayor relevancia:
ÍNDICE DE LA
LEY GENERAL
DE ARCHIVOS
ÍNDICE DE LA
INICIATIVA DEL
EJECUTIVO
ESTATAL
LEY GENERAL
DE ARCHIVOS
123 artículos,
15 transitorios
Vigente a partir
del 15 de junio
de 2019
INICIATIVA DEL
EJECUTIVO
ESTATAL
114 artículos, 15
transitorios
Recibida en
Oficialía Mayor
del Congreso del
Estado el 24 de
septiembre de
2019
INICIATIVA
DIP.
MATRECITOS
110 artículos,
16 transitorios
Publicada en
Gaceta
Parlamentaria
No. 1094 de
fecha 27 de
octubre de
2019
LIBRO PRIMERO
DE LA
ORGANIZACIÓN
Y
ADMINISTRACIÓ
N
LIBRO PRIMERO
DE LA
ORGANIZACIÓN
Y
ADMINISTRACIÓ
N HOMOGÉNERA
25
HOMOGÉNEA DE
LOS ARCHIVOS
DE LOS
ARCHIVOS
TÍTULO
PRIMERO
DISPOSICIONES
GENERALES
Arts. 1-5
TÍTULO
PRIMERO
DISPOSICIONES
GENERALES
Arts. 1-5
Art. 4. XXI.
Datos
abiertos:
A los
datos
digitales
de
carácter
público
que son
accesible
s en línea
y pueden
ser
usados,
reutilizad
os y
redistribu
idos, por
cualquier
interesad
o;
No contempla
la
digitalizaci
ón ni los
document
os
electrónic
os.
Otra fracción
important
e es la
que
considera
un
esquema
de los
sujetos
obligados
o guía de
archivo
documen
tal, que
se
menciona
en el
artículo
14.
Ambos se
considera
Art. 4. XXI.
Datos
Abiertos:
Datos
digitales de
carácter
público que
son
accesibles
en línea y
pueden ser
usados,
reutilizados
y
redistribuid
os, por
cualquier
interesado;
XXII.
Digitalizaci
ón: Técnica
que permite
convertir la
información
que se
encuentra
de manera
análoga a
una forma
que solo
puede
leerse o
interpretars
e por medio
de un
equipo
tecnológico
;
XXVI.
Documento
de archivo
electrónico:
Aquel que
registra un
hecho, acto
administrati
vo, jurídico,
fiscal o
contable
producido,
Art. 4. No lo
contempla.
Considera las
tres fracciones,
con las mismas
definiciones de
los conceptos.
26
n en las
iniciativas
del
Ejecutivo
Estatal
como del
Diputado
Matrecitos
.
recibido y
utilizado en
el ejercicio
de
facultades,
competenci
as o
funciones
de los
sujetos
obligados,
que
requiere de
un
dispositivo
electrónico
para su
registro,
almacenam
iento,
acceso,
lectura,
impresión,
transmisión
, respaldo y
preservació
n;
XXXVII. Guía de
archivo
documental
: El
esquema
que
contiene la
descripción
general del
sujeto
obligado y
de las
series
documental
es, de
conformida
d con el
cuadro
general de
clasificació
n
archivística
:
TÍTULO
SEGUNDO
DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ADMINISTRATIV
TÍTULO
SEGUNDO
DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ADMINISTRATIV
27
A DE ARCHIVOS A DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS
DOCUMENTOS
PÚBLICOS
Arts. 6-9
CAPÍTULO I
DE LOS
DOCUMENTOS
PÚBLICOS
Arts. 6-9
Art. 9. En este
artículo se
detalla la
legislación
correspondient
e a nivel
nacional.
Art. 9. Señala que
existe una
normativa
aplicable para el
Estado de
Sonora.
Art. 9 I.
Bienes
estatales,
con la
categoría
de bienes
muebles
de
acuerdo a
la Ley de
Bienes y
Concesion
es de
Sonora.
CAPÍTULO II
DE LAS
OBLIGACIONES
Arts. 6-16
CAPÍTULO II
DE LAS
OBLIGACIONES
Arts. 6-16
CAPÍTULO III
DE LOS
PROCESOS DE
ENTREGA Y
RECEPCIÓN DE
ARCHIVOS
Arts. 17-19
CAPÍTULO III
DE LOS
PROCESOS DE
ENTREGA Y
RECEPCIÓN DE
ARCHIVOS
Arts. 17-19
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA
INSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS
Arts. 20-22
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA
INSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS
Arts. 20-22
Art. 21. II. d)
Archivo
histórico, en
su caso,
sujeto a la
capacidad
presupuestal
y técnica del
sujeto
obligado.
Art. 21. No
considera la
posibilidad de
capacidad
presupuestal.
Art. 21. II. d)
Archivo
histórico, en
su caso,
sujeto a la
capacidad
presupuestal
y técnica del
sujeto
obligado.
CAPÍTULO V
DE LA
PLANEACIÓN EN
MATERIA
ARCHIVÍSTICA
Arts. 23-26
CAPÍTULO V
DE LA
PLANEACIÓN EN
MATERIA
ARCHIVÍSTICA
Arts. 23-26
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA
COORDINADORA
DE ARCHIVOS
Arts. 27-28
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA
COORDINADORA
DE ARCHIVOS
Arts. 27-28
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS
OPERATIVAS
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS
OPERATIVAS
Art. 30. Unidad
administrativa
archivo de
Art. 30. Unidad
administrativa
archivo de
Art. 30 …los
sujetos
obligados
28
Arts. 29-31
Arts. 29-33
trámite. No
señala
exclusividad de
actividades
para estas
tareas,
personas que
serán
capacitadas
para el
funcionamiento
de la unidad.
trámite. No
especifica la
necesidad de que
la persona
designada al
archivo de
trámite, tenga
como actividad
exclusiva dicha
actividad, ya que
serán actividades
paralelas a las
inherentes a su
puesto. Serán
capacitados para
el buen
funcionamiento
de los archivos.
podrán
asignar de
manera
exclusiva o
específica a
los servidores
públicos al
cumplimiento
de las
actividades
como
responsable
de archivo de
trámite.
Art. 31.
Archivo de
concentración
. No señala
que deba
dedicarse
exclusivamente
a las
actividades
contenidas en
este artículo.
Art. 31. Señala
las funciones de
la persona
responsable del
Archivo de
Concentración
de cada sujeto
obligado.
Art. 31. …La
persona
designada
deberá
dedicarse
específicamen
te a las
funciones
establecidas
en esta Ley.
CAPÍTULO VIII
DE LOS
ARCHIVOS
HISTÓRICOS Y
SUS
DOCUMENTOS
Arts. 32-40
CAPÍTULO VIII
DE LOS
ARCHIVOS
HISTÓRICOS Y
SUS
DOCUMENTOS
Arts. 34-40
Art. 32.
Funciones de
los archivos
históricos.
Art. 33. De no
tenerlo se
promueve la
creación de
archivo
histórico.
Art. 34. En
caso de
deterioro físico
de los archivos,
establecer un
sistema de
reproducción.
Art. 35.
Archivos
históricos
comunes o
regionales.
Art. 36. Los
archivos
históricos son
de acceso
Contenido en el
articulado del 34
al 38
Contenido en
el articulado
del 34 al 38
29
público.
Art. 37. El
plazo de
conservación
de documentos
no debe
exceder de 25
años.
Art. 32. El plazo
de conservación
de documentos
no debe exceder
de 25 años.
Art. 32. El
plazo de
conservación
de documentos
no debe
exceder de 30
años.
Art. 38. Igual a
la propuesta
del Ejecutivo
Estatal.
Art. 33.
Generaliza
señalando la
legislación en la
materia, por lo
cual señala en las
fracciones I, II, III
y IV, los casos en
que se permitirá
el acceso a la
información de
documentos con
valores históricos
que no hayan
sido transferidos
a un archivo
histórico.
Art. 33. Hace el
señalamiento
puntual de cuál
es la Ley en
específico y el
articulado
correspondient
e. No hace el
desglose de
los casos.
Art. 32. No
especifica que
la actividad sea
exclusiva.
Art. 34. No
especifica que la
actividad sea
exclusiva.
Art. 34. Se
insiste en que
el personal
designado para
la unidad
responsable de
Archivo
Histórico …
debe
dedicarse
específicamen
te a las
funciones
establecidas
en esta Ley.
Art. 38. Señala la
legislación en
materia de
transparencia,
omite el tema de
actos de
corrupción para
que no se
clasifique como
información
reservada.
Art. 38. Señala
en específico
el nombre de la
Ley de
Transparencia
y Acceso a la
información
Pública del
Estado de
Sonora y hace
énfasis que …
no podrá
clasificarse
como
reservada
30
información
que esté
relacionada
con
violaciones
graves a
derechos
humanos,
delitos de lesa
humanidad o
información
relacionada
con actos de
corrupción…
Es en este
momento que se
desfasa la
numeración del
articulado en este
ejercicio
comparativo.
Art. 41. Los
municipios
que cuenten
con Archivo
Histórico,
podrán contar
con el apoyo
del cronista
de su
municipio
para dar
cumplimiento
a las
fracciones II,
IV, V y VI del
artículo
anterior, así
como
coadyuvar en
las
obligaciones
que hace
referencia el
artículo 19 de
La ley del
Fomento de la
Cultura y
Protección del
Patrimonio
Cultural del
Estado de
Sonora.
CAPÍTULO IX
DE LOS
DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
EELCRÓNICO
Arts. 41-49
CAPÍTULO IX
DE LOS
DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
EELCRÓNICO
Arts. 41-48
TÍTULO
TERCERO
TÍTULO
TERCERO
31
DE LA
VALORACIÓN Y
CONSERVACIÓN
DE LOS
ARCHIVOS
DE LA
VALORACIÓN Y
CONSERVACIÓN
DE LOS
ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA
VALORACIÓN
Arts. 50-59
CAPÍTULO I
DE LA
VALORACIÓN
Arts. 49-58
Art. 50. Igual
que la iniciativa
del Ejecutivo
Estatal.
Art. 49. Integrar
un grupo
interdisciplinario
por un número
impar que
determine cada
sujeto obligado.
Especificando un
número básico de
integrantes.
Art. 50. Sólo
establece la
integración de
siete personas.
CAPÍTULO II
DE LA
CONSERVACIÓN
Arts. 60-63
CAPÍTULO II
DE LA
CONSERVACIÓN
Arts. 59-62
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
ARCHIVOS
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA
ORGANIZACIÓN
DE
FUNCIONAMIENT
O
Art. 64
CAPÍTULO I
DE LA
ORGANIZACIÓN
DE
FUNCIONAMIENT
O
Art. 63-69
Art. 64. El
Sistema Estatal
debe contar con
un Consejo
Estatal como
órgano de
coordinación.
Asimismo, se
deberá prever la
creación de un
archivo general
como la entidad
especializada en
materia de
archivo. Su
titular deberá
tener nivel de
subsecretario,
titular de unidad
administrativa o
su equivalente.
En el Consejo
Estatal
participarán los
municipios,
según
corresponda, en
los términos de
Art. 65. Sólo
menciona que
el Sistema
Estatal contará
con un
Consejo
Estatal.
32
la legislación
estatal.
El cumplimiento
de las
atribuciones del
Consejo Estatal
estará a cargo
del Archivo
General o
entidades
especializadas
en materia de
archivos según
corresponda.
CAPÍTULO II
DEL CONSEJO
NACIONAL DE
ARCHIVOS
Arts. 65-69
Art. 65.
Semejante a la
iniciativa del
Ejecutivo
Estatal, sólo
que en
términos de
Consejo
Nacional del
Sistema
Nacional de
Archivos.
Art. 65. En la
integración del
Consejo Estatal
del Sistema
Estatal de
Archivos,
menciona 11
integrantes, pero
no especifica que
deba tener
determinado
nombramiento,
en el caso del
Congreso del
Estado y del
Poder Judicial del
Estado.
Art. 66.
Especifica que
del Congreso
del Estado
debe ser un
Diputado quien
integre el
Consejo
Estatal,
asimismo que
del Poder
Judicial del
Estado debe
ser un
Magistrado.
CAPÍTULO III
DE LOS
SISTEMAS
LOCALES DE
ARCHIVOS
Arts.70-72
CAPÍTULO III
DE LOS
ARCHIVOS
PRIVADOS
Arts. 71-73
Artículos del
71 al 73
Se señala el
establecimiento
de los archivos
generales de
cada entidad
federativa,
asimismo de la
integración de
los Consejos
Locales donde
participarán los
municipios.
Se especifican
las atribuciones
de los
Consejos
Locales.
71,72 y 73 Son
artículos que
integran el
Capítulo de los
Archivos
Privados, donde
podemos señalar
la importancia de
la conservación
de esos archivos
personales en
términos de la
Ley General de
Archivos, así
como la
posibilidad de
solicitar
asistencia técnica
al Archivo
General del
Estado.
De igual manera
las facilidades y
acuerdos para
Omite el tema
de los archivos
privados.
33
realizar la versión
facsimilar o digital
de documentos o
archivos de
interés público
par que
pertenezcan a
archivos
particulares.
CAPÍTULO IV
DE LA
COORDINACIÓN
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
TRANSPARENCI
A, ACCESO A LA
INFORMACIÓN Y
PROTECCIÓN DE
DATOS
PERSONALES Y
EL SISTEMA
NACIONAL
ANTICORRUPCIÓ
N.
Art. 74
CAPÍTULO II
DE LA
COORDINACIÓN
CON ELSISTEMA
ESTATAL DE
TRANSPARENCI
A, ACCESO A LA
INFORMACIÓN Y
PROTECCIÓN DE
DATOS
PERSONALES Y
EL SISTEMEA
ESTATAL
ANTICORRUPCIÓ
N
Art. 70
CAPÍTULO V
DE LOS
ARCHIVOS
PRIVADOS
Arts. 75-77
CAPÍTULO VI
DEL REGISTRO
NACIONAL DE
ARCHIVOS
Arts.78-81
CAPÍTULO IV
DEL REGISTRO
ESTATAL DE
ARCHIVOS
Arts.74-77
CAPÍTULO VII
DE LOS FONDOS
DE APOYO
ECONÓMICO
PARA LOS
ARCHIVOS
Arts. 82-83
CAPÍTULO V
DE LOS FONDOS
DE APOYO
ECONÓMICO
PARA LOS
ARCHIVOS
Arts. 78-79
TÍTULO QUINTO
DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN Y
LA CULTURA
ARCHIVÍSTICA
TÍTULO QUINTO
DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN Y
LA CULTURA
ARCHIVÍSTICA
34
CAPÍTULO I
DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN
Arts. 84-88
CAPÍTULO I
DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN
Arts. 90-94
CAPÍTULO II
DE LA
PROTECCIÓN
DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN.
Arts. 89-94
Art. 90. “Será
necesario
contar con la
autorización
del Archivo
General para
la salida del
país de los
documentos
de interés
público y
aquéllos
considerados
patrimonio
documental
de la
Nación…”
Art. 88.
Autorización del
Archivo General
de la Nación para
la salida del país
de documentos
de interés
público, trámite
que deberá
realizarse a
través del Archivo
General del
Estado.
Se omite el
contenido de
este artículo.
CAPÍTULO III
DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN
EN POSESIÓN
DE
PARTICULARES
Arts. 95-98
CAPÍTULO II
DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN
EN POSESIÓN
DE
PARTICULARES
Arts. 90-94
CAPÍTULO IV
DE LA
CAPACITACIÓN
Y CULTURA
ARCHIVÍSTICA
Arts.99-103
CAPÍTULO III
DE LA
CAPACITACIÓN
Y CULTURA
ARCHIVÍSTICA
Arts.95-98
LIBRO
SEGUNDO
DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA
NACIÓN
LIBRO
SEGUNDO
DEL ARCHIVO
GENERAL DEL
ESTADO DE
SONORA
TÍTULO
PRIMERO
DE LA
ORGANIZACIÓN
Y
FUNCIONAMIENT
O
TÍTULO
PRIMERO
ORGANIZACIÓN
DEL ARCHIVO
GENERAL DEL
ESTADO
35
CAPÍTULO I
DE LA
ORGANIZACIÓN
Arts. 104-108
CAPÍTULO I
DE LA
ORGANIZACIÓN
Arts. 99-102
Art. 106.
Atribuciones
del Archivo
General
XXII. Realizar
la declaratoria
de interés
público
respecto de
documentos o
archivos
privados;
Art. 100. XX.
Realizar la
declaratoria de
interés público
respecto de
documentos o
archivos
privados:
Art. 97. No se
contempla lo
referente a
archivos
privados.
Art. 107.
…sus
trabajadores
deben
sujetarse a lo
dispuesto en el
apartado B del
artículo 123 de
la Constitución
Política de los
Estados
Unidos
Mexicanos.
Art. 102. No
menciona la Ley
del Servicio Civil,
sólo el apartado
B del artículo 12
de la Constitución
Política de los
Estados Unidos
Mexicanos.
Art. 99. Las
relaciones
laborales
entre el
Archivo
General del
Estado y sus
trabajadores
deben
sujetarse a lo
dispuesto en
el apartado B
del artículo
123 de la
Constitución
Política de los
Estados
Unidos
Mexicanos,
Ley del
Servicio Civil
y las demás
disposiciones
jurídicas
aplicables.
CAPÍTULO II
DEL ÓRGANO DE
GOBIERNO
Arts. 109-110
CAPÍTULO II
DEL ÓRGANO DE
GOBIERNO
Arts. 103-104
CAPÍTULO III
DEL DIRECTOR
GENERAL
Arts. 111-112
CAPÍTULO III
DEL DIRECTOR
GENERAL
Arts. 105-106
Art. 111. II.
…grado
académico de
doctor en
ciencias
sociales y
humanidades
… experiencia
mínima de
cinco años...
Art. 105. No
especifica el
grado académico.
Cinco años de
experiencia.
Art. 102. II.
Poseer, al día
de la
designación,
al menos
grado
académico de
licenciatura y
contar con
experiencia
acreditada
mínima de
cinco años en
36
materia
archivística;
CAPÍTULO IV
DEL ÓRGANO DE
VIGILANCIA
Art. 113
CAPÍTULO IV
DEL ÓRGANO DE
VIGILANCIA
Art. 107
CAPÍTULO V
DEL CONSEJO
TÉCNICO Y
CIENTÍFICO
ARCHIVÍSTICO
Art. 114
CAPÍTULO V
DEL CONSEJO
TÉCNICO Y
CIENTÍFICO
ARCHIVÍSTICO
Art. 108
TÍTULO
SEGUNDO
DEL
PATRIMONIO
DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA
NACIÓN
TÍTULO
SEGUNDO
DE LOS
RECURSOS Y
BIENES
PATRIMONIALES
DEL ARCHIVO
GENERAL DE
ESTADO
CAPÍTULO
ÚNICO
Art. 115
CAPÍTULO
ÚNICO
Art. 109
Art. 115.
Propuesta igual
a la del
Ejecutivo
Estatal.
109. El
Patrimonio del
Archivo General
del Estado está
integrado por:
I. Los
recursos que
le sean
asignados
anualmente
conforme al
Presupuesto
de Egresos
del Estado de
Sonora;
II. Los
ingresos que
perciba por
los servicios
que
proporciones
y los que
resulten del
aprovechamie
nto de sus
bienes, y
III. Los demás
ingresos,
bienes,
derechos y
obligaciones
que adquiera,
106. El
patrimonio del
Archivo
General del
Estado estará
integrado por:
I. Las
aportacion
es, bienes
muebles e
inmuebles
y demás
ingresos
que los
gobiernos
federal,
estatal y
municipal
le otorguen
o destinen;
II. El
subsidio
que
anualment
e le señale
el
Presupuest
o de
Egresos
del
Gobierno
del Estado,
37
se le asignen,
transfieran o
adjudiquen
por cualquier
título jurídico.
que deberá
no ser
menor al
autorizado
en el año
inmediato
anterior;
III.- Las
aportacion
es,
legados,
donacione
s y demás
liberalidad
es que
reciba de
las
personas
de los
sectores
social y
privado;
IV. Los
rendimient
os,
recuperaci
ones,
bienes,
derechos y
demás
ingresos
que les
generen
sus bienes,
operacione
s,
actividades
o eventos
que
realice; y
V. En
general,
con los
ingresos
que
obtenga
por
cualquier
otro título
legal.
El Archivo
General de
Estado gozará
respecto de su
patrimonio de
38
las franquicias
y prerrogativas
concebidas a
los fondos y
bienes del
Estado. Dichos
bienes, así
como los actos
y contratos que
celebre el
Archivo
General del
Estado
quedarán
exentos de
toda clase de
impuesto y
derechos
estatales, en
los términos
que
establezcan los
ordenamientos
legales
aplicables.
LIBRO TERCERO
DE LAS
INFRACCIONES
ADMINISTRATIVA
S Y DELITOS EN
MATERIA DE
ARCHIVOS
LIBRO TERCERO
TÍTULO
PRIMERO
DE LAS
INFRACCIONES
ADMINISTRATIV
AS
Arts. 116-120
TÍTULO
PRIMERO
DE LAS
INFRACCIONES
Arts. 110-114
TÍTULO
SEGUNDO
DE LOS DELITOS
CONTRA LOS
ARCHIVOS
Arts. 121-123
TRANSITORIOS PRIMERO:
Señala fecha
específica de
vigencia,
siendo el 16 de
junio de 2020.
DEL
TERCERO
PASA AL
39
QUINTO
DÉCIMO
SEXTO:
Señala incluir
una partida
presupuestal
suficiente para
el
cumplimiento
de los objetivos
del Archivo
General del
Estado en el
ejercicio fiscal
2020
QUINTA.- Es función de este Poder Legislativo por conducto de las diferentes Comisiones
dictaminadoras que la integramos, someter a consideración de las mismas, para su estudio,
análisis, estudio, discusión y dictaminación de aquellas iniciativas que se presentan ante este
Congreso y les sean turnada por la presidencia de la mesa directiva correspondiente; en razón de
lo anterior, el estudio y análisis que realiza esta Comisión de Transparencia de dichas iniciativas de
ley, se apega de manera amplia, correcta y oportuna, en todos aquellos elementos técnicos y
jurídicos necesarios para obtener un buen resultado, así como también, se tiene como finalidad
armonizar y homologar dicho proyecto de Ley, con lo que estipula la Ley General de Archivos, ya
que es encomienda urgente realizar y poner a disposición de la sociedad sonorense.
De tal manera que, para un mejor entendimiento del presente proyecto iniciativa que hoy
nos ocupa, hacemos mención de manera general de la forma en que está estructurada dicha
iniciativa, ya que será en los términos que esta Comisión la presentará para su análisis, discusión y
aprobación del Pleno de esta Soberanía; por lo que la misma se integra de la siguiente manera: el
Libro Primero, denominado de la Organización y Administración Homogénea de los Archivos, lo
conforma un Título Primero, denominado de Disposiciones Generales, que a su vez lo conforma
un Capítulo Único; un Título Segundo, denominado de la Gestión Documental y Administración de
Archivos, que a su vez lo conforman el Capítulo I, denominado De los Documentos, Capitulo II,
denominado De la Obligaciones, un Capítulo III de los Procesos de Entrega y Recepción de
Archivos, Capitulo IV, denominado del Sistema Institucional de Archivos, Capítulo V, de la
Planeación en Materia Archivística, Capítulo VI, denominado del Área Coordinadora de Archivos,
Capitulo VII, de las Áreas Operativas, Capitulo VIII, de los Archivos Históricos y sus Documentos,
Capitulo IX, de los Documentos de Archivo Electrónico; Titulo Tercero, denominado de la
Valoración y Conservación de los Archivos, lo conforman un Capítulo Primero, nombrado de la
Valoración y un Capítulo II, denominado de la Conservación; Titulo Cuarto, denominado del
Sistema Estatal de Archivos, que lo conforman los Capítulos I, denominado de la Organización y
Funcionamiento, Capitulo II, de la Coordinación con el Sistema Estatal de Transparencia, Acceso a
la Información y Protección de Datos Personales y El Sistema Estatal Anticorrupción, Capitulo III,
de los Archivos Privados, Capitulo IV, del Registro Estatal de Archivos, un Capítulo IV, del Registro
Estatal de Archivos y un Capítulo V, denominado de los Fondos de Apoyo Económico para los
Archivos; Titulo Quinto denominado, del Patrimonio Documental del Estado y la Cultura Archivista,
conformado por los capítulos I, del Patrimonio Documental del Estado, Capitulo II, del Patrimonio
Documental del Estado en Posesión de Particulares y el Capítulo III, denominado de la
Capacitación y Cultura Archivista.
Lo integra también, un Libro Segundo denominado, del Archivo General del Estado de
Sonora, el cual lo conforma un Título Primero denominado, Organización del Archivo General del
Estado, que a su vez lo conforman los Capítulos I, de la Organización, Capitulo II, del Órgano de
Gobierno, Capitulo III, del Director General, Capitulo IV, del Órgano de Vigilancia y el Capítulo V,
40
denominado del Consejo Técnico y Científico Archivístico; Titulo Segundo, denominado de Los
Recursos y Bienes Patrimoniales del Archivo General del Estado, mismo que lo conforma un
Capítulos Único; y un Libro Tercero, que se refiere a las Infracciones, el cual lo conforma un
Capítulo Único y los Artículos Transitorios.
Como resultado del análisis realizado por esta comisión dictaminadora y señalada el
considerando anterior, pudimos apreciar la gran similitud que sostienen los instrumentos
legislativos en estudio antes analizados, pero también, se debe decir que se observan pequeñas
omisiones y diferencias de forma, mas no de fondo; por lo que de este proyecto debe sobresalir un
trabajo final fuerte, amplio y completo, ya que claramente se complementan una iniciativa con otra.
Es importante resaltar que, por practica parlamentaria, en aquellos casos que se presenten
dos o más iniciativas en relación a un mismo tema, se toma como base para el ejercicio de
dictaminación, aquella iniciativa que se haya presentado primero en tiempo, siempre y cuando esta
tenga un contenido amplio y verse con gran similitud a lo que proponen los demás proyectos de
iniciativa; con lo anteriormente señalado, la iniciativa que se presentó primero en tiempo, fue la que
presentó la Gobernadora del Estado el pasado día 24 de septiembre del año próximo pasado, el
cual dicho proyecto de iniciativa de ley, está compuesto de 114 artículos y 15 Artículos transitorios;
por otro lado, la iniciativa presentada por el Dip. Martín Matrecitos Flores que también es motivo de
estudio, análisis y dictaminación por esta comisión dictaminadora, fue presentada el día 27 de
octubre del 2019, dicho proyecto conformado por 110 Artículos y 16 Artículos Transitorios; por lo
que, con tal referencia, el proyecto de dictamen que esta comisión realizo, fue en base a la primera
iniciativa presentada en tiempo.
El parlamento abierto, debe ser un instrumento que acompañe a toda iniciativa que se
ponga a consideración del Pleno de este Poder Legislativo, ya que toda ley es perfectible, con más
razón, cuando se habla de un nuevo proyecto de ley, poner a consideración de la sociedad este
tipo de temas que deben ser de su interés, consultar, preguntar, promover la participación de
especialistas, instituciones académicas, autoridades administrativas y de gobierno, o de cualquier
ciudadano que tenga un interés particular sobre el tema, esto viene a legitimar aún más todo
proyecto legislativo; es por ello importante señalar, que para reforzar el contenido del presente
dictamen, en fecha 20 de noviembre del 2019, se llevó a cabo el Foro de Consulta para la
Armonización Legislativa de la Ley de Archivos para el Estado de Sonora, promovida por el Dip.
Martín Matrecitos Flores y la concurrencia de otras dependencias y órganos de gobierno estatal y
federal; el cual fue convocado por este Poder legislativo, con el objetivo es dar a conocer a los
sujetos obligados la propuesta de Ley de Archivos, a fin de fomentar, a través de la consulta, su
participación en el fortalecimiento de la misma, con el objetivo de establecer en la legislación local
los lineamientos para la conservación, administración y preservación de archivos de cualquier
autoridad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos,
partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o
sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación y que
están obligados a conservar y preservar los archivos, los cuales permitirán tener acceso a la
información, así como solidez en la transparencia y rendición de cuentas, así como también, los
resultados emanados de las participaciones de diferentes panelistas y especialistas en el tema de
Archivos, en el cual se dieron como resultado de dichas participaciones: Estrategias de
capacitación; infraestructura humana y material; manuales de procesos; aprovechar la tecnología;
indicadores de gestión; procesos de certificación; la implementación de un sistema estatal de
archivos; mecanismos de gestión gubernamental y presupuesto fueron parte de las propuestas que
recibió el diputado Martín Matrecitos Flores en el Foro de Consulta para la Armonización de la Ley
de Archivos para el Estado de Sonora; pero además de lo anterior, la urgencia de aprobar dicha
iniciativa ya que en virtud de que la Ley General de Archivos ya se encuentra vigente y la misma
estableció como plazo, el 15 de diciembre del 2019 para que los sujetos obligados inicien con la
implementación de su sistema institucional de archivos.
41
Es por lo anterior que reviste de gran importancia aprobar la iniciativa de Ley de Archivos
para el estado de Sonora, que es materia de este dictamen, misma que no se puede postergar
más su aprobación, ya que estamos desfasados de tiempo por lo anteriormente señalado, pero
además de eso, nuestra entidad debe contar con la normatividad necesaria en esta materia, ya que
se requiere establecer los principios y las bases generales para la organización, conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad,
entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, gobiernos
municipales, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de
cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos y realice actos de
autoridad en el Estado. Asimismo, determinar las bases de organización y funcionamiento del
Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos
privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del Estado de Sonora.
Es importante mencionar que el 25 de octubre del 2019, ambas iniciativas fueron
recopiladas y analizadas por el comité interinstitucional el cual fue enviado para revisión por parte
del Archivo General de la Nación (AGN) y del Instituto Nacional de Acceso a la Información y
Protección de Datos Personales (INAI). Es decir que la primera iniciativa presentada por la
Gobernadora Pavlovich y la segunda presentada por el Diputado Matrecitos, fueron integradas en
un documento nuevo, por el Comité de Armonización, en el cual se realizaron los ajustes a los
irreductibles y las propuestas de mejora, que tanto el AGN como el INAI emitieron, mencionando
que la Ley de Archivos para el estado de Sonora contiene aspectos novedosos y de buenas
prácticas, por lo cual el presente dictamen cuenta con los requisitos establecidos tanto por el AGN
como el INAI.
Por otra parte, es importante resaltar el agradecimiento por el esfuerzo y el apoyo
brindado por los integrantes de la Comisión Interinstitucional de Armonización, ya que gracias a
sus sugerencias, observaciones y retroalimentaciones fue posible culminar con la elaboración de la
presente iniciativa; es por todo lo anterior, que los diputados que integramos esta Comisión de
Transparencia, concluimos que es procedente aprobar en el sentido positivo, la iniciativa que es
materia del presente dictamen, ya que, con dichas modificaciones, estaremos armonizando nuestra
legislación con lo que señala la Ley General de Archivos, con esto dando un paso más, en materia
de organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en
posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo
y Judicial, gobiernos municipales, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos
públicos y realice actos de autoridad en el Estado.
Finalmente, es pertinente señalar que, atendiendo lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley
de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios y el artículo 79, fracción IX
de la Constitución Política del Estado de Sonora, mediante oficios número 3490-I/19 y 3712-I/19,
de fechas 02 octubre y 04 noviembre de 2019, respectivamente, la Presidencia de la Mesa
Directiva de este Poder Legislativo tuvo a bien solicitar al Secretario de Hacienda del Gobierno del
Estado de Sonora, la remisión a esta Soberanía, del dictamen de impacto presupuestario de las
iniciativas en cuestión. Al efecto, mediante oficio número SH 0527-/2020, de fecha __ de marzo de
2020, el titular de la Secretaría de Hacienda señala lo siguiente al respecto: “…Sobre los proyectos
de Decreto correspondientes a la Iniciativa de Ley de Archivos para el Estado de Sonora,
identificados con los folios 1536 y 1731, cabe destacar que se aprecia nítidamente que la misma
contiene disposiciones que crean un nuevo gasto regularizable, ya que se crea un Fondo de Apoyo
Económico para los Archivos, cuya finalidad es promover la capacitación, equipamiento y
sistematización de los archivos, por lo que evidentemente representaría un importante gasto
adicional para la hacienda estatal, es decir, contiene impacto presupuestario y un efecto
adverso sobre el balance presupuestario disponible.”
42
Por lo anteriormente expuesto, con fundamento en lo previsto en el artículo 52 de la
Constitución Política del Estado de Sonora, sometemos a consideración del pleno el siguiente
proyecto de:
N U M E R O 166
EL CONGRESO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE SONORA,
EN NOMBRE DEL PUEBLO, TIENE A BIEN EXPEDIR LA SIGUIENTE:
LEY
DE ARCHIVOS PARA EL ESTADO DE SONORA
LIBRO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN HOMOGÉNEA DE LOS
ARCHIVOS
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el
estado de Sonora, y tiene por objeto establecer los principios y las bases generales para la
organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión
de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y
Judicial, gobiernos municipales, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos
públicos y realice actos de autoridad en el Estado.
Asimismo, determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de
Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia
histórica, social, cultural, científica y técnica del Estado de Sonora.
Artículo 2.- Son objetivos de esta Ley:
I.- Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de
sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y
localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados,
contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión
gubernamental y el avance institucional;
II.- Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los
sujetos obligados, a fin de que éstos se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos
de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así
como de aquella que por su contenido sea de interés público;
III.- Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados, para
favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional del
Estado de Sonora y de la Nación;
43
IV.- Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información por parte de los
sujetos obligados para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados;
V.- Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de
gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y
abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía;
VI.- Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales
y municipales en materia de archivo;
VII.- Promover la cultura de la calidad en los archivos mediante la adopción de buenas
prácticas nacionales e internacionales;
VIII.- Contribuir al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con las
disposiciones aplicables;
IX.- Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio
documental del Estado de Sonora, así como la difusión y divulgación del patrimonio documental de
la Nación, de acuerdo con las disposiciones que emita las autoridades competentes; y
X.- Fomentar en la sociedad la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Artículo 3.- La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde a la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos, los tratados internacionales de los que México sea
parte, la Ley General de Archivos y la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora,
privilegiando el respeto irrestricto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la
protección más amplia a las personas y el interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera supletoria las
disposiciones administrativas correspondientes en la Ley General de Archivos, Ley Estatal de
Responsabilidades del Estado de Sonora, y en el Código de Procedimientos Civiles para el Estado
de Sonora, y las demás disposiciones aplicables.
Artículo 4.- Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
I.- Acervo: Conjunto de documentos producidos y/o recibidos por los sujetos obligados en
el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar en el
que se resguarden;
II.- Actividad archivística: Conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar,
conservar y difundir documentos de archivo;
III.- Archivo: Conjunto organizado de documentos producidos y/o recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o
lugar en el que se resguardan;
IV.- Archivo de concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o
unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su
disposición documental;
V.- Archivo de trámite: Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;
VI.- Archivo General: Al Archivo General de la Nación;
44
VII.- Archivo General del Estado: Organismo descentralizado, con personalidad jurídica y
patrimonio propio, con autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus atribuciones,
que tiene por objeto promover la administración homogénea de los archivos, preservar,
incrementar y difundir el patrimonio documental del Estado de Sonora, con el fin de salvaguardar
su memoria de corto, mediano y largo plazo, así como contribuir a la transparencia y rendición de
cuentas;
VIII.- Archivo histórico: Unidad responsable de la administración de archivos de
conservación permanente, integrado por documentos de relevancia para la memoria nacional,
regional o local, de carácter público;
IX.- Archivos privados de interés público: Conjunto de documentos de interés público,
histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan
recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos ámbitos de gobierno;
X.- Área coordinadora de archivos: A la instancia encargada de promover y vigilar el
cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos,
así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos;
XI.- Áreas operativas: A las que integran el sistema institucional de archivos las cuales son
la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico;
XII.- Baja documental: Proceso administrativo que realiza el sujeto obligado, a través de su
grupo interdisciplinario, para eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia,
valores documentales; en su caso, plazos de conservación; y que no posean valores históricos, de
acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;
XIII.- Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los
valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación, la clasificación de la
información y la disposición documental;
XIV.- Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su
producción o recepción en un archivo de trámite, su transferencia en un archivo de concentración,
hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico;
XV.- Consejo Estatal: Consejo del Estado de Sonora en materia de Archivos.
XVI.- Consejo Nacional: Consejo Nacional de Archivos;
XVII.- Consejo Técnico: Consejo Técnico y Científico Archivístico;
XVIII.- Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los
documentos digitales a largo plazo;
XIX.- Consulta de documentos: Las actividades relacionadas con la implantación de
controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garanticen el derecho que
tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;
XX.- Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;
45
XXI.- Digitalización: Procesos que permiten convertir la información que se encuentra
guardada de manera a analógica, en soportes como papel, video, casete, cinta, película, microfilm,
etcétera, en una forma binaria, comprensible y procesable por computadoras;
XXII.- Director General: Director General del Archivo General del Estado de Sonora;
XXIII.- Disposición documental: Selección sistemática de los expedientes de los archivos
de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar
transferencias ordenadas o bajas documentales;
XXIV.- Documento de archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o
funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental;
XXV.- Documento de archivo electrónico: Aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades,
competencias o funciones de los sujetos obligados que requiere de un dispositivo electrónico para
su registro, almacenamiento, acceso, lectura, impresión, transmisión, respaldo y preservación;
XXVI.- Documentos históricos: Los que se preservan permanentemente porque poseen
valores evidénciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, que por ello forman
parte integral de la memoria colectiva del país y son fundamentales para el conocimiento de la
historia nacional, regional o local;
XXVII.- Entes públicos: Los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, los órganos
constitucionales autónomos, las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y
sus homólogos en los municipios y sus dependencias y entidades, la Fiscalía General del Estado,
los órganos jurisdiccionales que no formen parte de los poderes judiciales, así como cualquier otro
ente sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y órganos públicos citados de los
distintos órdenes de gobierno;
XXVIII.- Estabilización: Procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración
de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel, y resguardo de
documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;
XXIX.- Expediente: Unidad documental compuesta por documentos de archivo,
organizados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;
XXX.- Expediente electrónico: Unidad documental compuesta por documentos electrónicos
de archivo, organizados y relacionados por un mismo asunto, cualquiera que sea el tipo de
información que contengan;
XXXI.- Ficha técnica de valoración documental: Instrumento que permite identificar,
analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;
XXXII.- Firma electrónica avanzada: Conjunto de datos y caracteres que permite la
identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de
manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite
que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos
jurídicos que la firma autógrafa;
XXXIII.- Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado
que se identifica con el nombre de este último;
46
XXXIV.- Gestión documental: Tratamiento integral de la documentación a lo largo de su
ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta,
valoración documental y conservación;
XXXV.- Grupo interdisciplinario: Conjunto de personas que deberá estar integrado por el
titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de
planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes,
las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico en su caso,
con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental;
XXXVI.- Guía de archivo documental: El esquema que contiene la descripción general del
sujeto obligado y de las series documentales, de conformidad con el cuadro general de
clasificación archivística;
XXXVII.- Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información de compartir datos y
posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXVIII.- Instrumentos de control archivístico: Instrumentos técnicos que propician la
organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital que
son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental;
XXXIX.- Instrumentos de consulta: Instrumentos que describen las series, expedientes o
documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental;
XL.- Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series
documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para
las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja
documental);
XLI.- Ley: Ley de Archivos para el Estado de Sonora;
XLII.- Ley General: Ley General de Archivos;
XLIII.- Metadatos: Conjunto de datos electrónicos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos de archivo y su administración, a través del tiempo, y que sirven para
identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;
XLV.- Organización: Conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de
consultar y recuperar, eficaz y oportunamente la información. Las operaciones intelectuales
consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y
contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan
por la ubicación física de los expedientes;
XLV.- Patrimonio documental: Documentos que por su naturaleza, no son sustituibles y
dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su
desarrollo, además de transmitir y heredar información significativa de la vida intelectual, social,
política, económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo aquellos que hayan
pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos del Estado de Sonora, municipios, casas
curales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil;
XLVI.- Plazo de conservación: Periodo de guarda de las series documentales en los
archivos de trámite y concentración que consiste en la combinación de la vigencia documental y,
en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la
normatividad aplicable;
47
XLVII.- Programa anual: Programa anual de desarrollo archivístico;
XLVIII.- Se deroga
XLIX.- Sección: Cada una de las divisiones del fondo documental basada en las
atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
L.- Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un
asunto, actividad o trámite específico;
LI.- Sistema institucional: A los Sistemas institucionales de archivos de cada sujeto
obligado;
LII.- Sistema Estatal: Sistema de Archivos del Estado de Sonora;
LIII.- Sistema Nacional: Sistema Nacional de Archivos;
LIV.- Soportes documentales: Medios en los cuales se contiene información además del
papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros,
visuales, entre otros;
LV.- Subserie: División de la serie documental;
LVI.- Sujetos obligados: Cualquier autoridad, entidad, órgano u organismo de los Poderes
Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos
públicos del Estado de Sonora y sus municipios; así como cualquier persona física, moral o
sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito estatal y
municipal;
LVII.- Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite a un archivo de concentración y de expedientes que deben
conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico;
LVIII.- Trazabilidad: Cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la
gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de
documentos electrónicos;
LIX.- Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los
valores documentales, es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere
características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciables,
testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios,
vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición
documental; y
LX.- Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones
vigentes y aplicables.
Artículo 5.- Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes
principios:
I.- Conservación: adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y
tecnológica para la adecuada preservación de los documentos de archivo;
48
II.- Procedencia: conservar el origen de cada fondo documental producido por los sujetos
obligados para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las series
documentales en el desarrollo de su actividad institucional;
III.- Integridad: garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para
reflejar con exactitud la información contenida;
IV.- Disponibilidad: adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los
documentos de archivo; y
V.- Accesibilidad: garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con esta
Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
TITULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Artículo 6.- Toda la información contenida en los documentos de archivo producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y
accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en materia
de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales.
Los sujetos obligados del estado de Sonora, en el ámbito de su competencia, deberán
garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el
derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el
conocimiento de su patrimonio documental.
Artículo 7.- Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los
documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o
funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.
Artículo 8.- Los documentos producidos en los términos del artículo anterior, son
considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.
Artículo 9.- Los documentos públicos de los sujetos obligados serán considerados:
I.- Bienes estatales, con la categoría de bienes muebles de acuerdo a la Ley de Bienes y
Concesiones del Estado de Sonora, y
II.- Monumentos históricos, con la categoría de bien patrimonial documental en los
términos aplicables en la materia en el Estado de Sonora.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 9 de la Ley General de Archivos y
demás normativas aplicables para el caso de los documentos considerados como bienes y
monumentos históricos, sujetos a la jurisdicción de la federación.
CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
49
Artículo 10.- Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos;
de la operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley y las
determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal, según corresponda, y
deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información
a su cargo.
El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión deberá garantizar la entrega
de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los
instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los
términos de esta Ley.
Artículo 11.- Los sujetos obligados deberán:
I.- Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de archivo
que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus
facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia
archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
II.- Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a
cabo los procesos de gestión documental;
III.- Integrar los documentos en expedientes;
IV.- Inscribir en el Registro Nacional de acuerdo con las disposiciones que se emitan en la
materia, la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo;
V.- Conformar un grupo interdisciplinario en términos de las disposiciones reglamentarias,
que coadyuve en la valoración documental;
VI.- Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para
asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII.- Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;
VIII.- Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental
y la administración de archivos;
IX.- Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo;
X.- Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI.- Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los
documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su conservación;
así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las
demás disposiciones jurídicas aplicables; y
XII.- Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones jurídicas
aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como
cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de autoridad en el
estado de Sonora y sus municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones de las
fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
50
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones
graves de derechos humanos, así como a respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos
de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y
protección de datos personales, siempre que no hayan sido declarados como históricos, en cuyo
caso, su consulta será irrestricta.
Artículo 12.- Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus
archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión
documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental,
disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional, el
Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Los órganos internos de control, contraloría o equivalentes de los sujetos obligados
vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e
integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Artículo 13.- Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y
consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y
disponibles, y contarán al menos con los siguientes:
I.- Cuadro general de clasificación archivística;
II.- Catálogo de disposición documental; y
III.- Inventarios documentales.
La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística atenderá los niveles de
fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los
cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Artículo 14.- Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos
obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el
índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de Sonora.
Artículo 15.- Los sujetos obligados que son entes públicos del ámbito estatal podrán donar
para fines de reciclaje y sin cargo alguno, el desecho de papel derivado de las bajas documentales
en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 16.- La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo,
tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen
funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 17.- Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al
separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas
aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los
instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con
posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.
51
Artículo 18.- En caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione,
extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación
dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de
control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan de conformidad
con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora
podrá modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos.
Artículo 19.- Tratándose de la liquidación o extinción de un sujeto obligado será obligación
del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo
General del Estado.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 20.- El Sistema institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos,
criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la
actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del
sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y
relacionarse por un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en
los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas
aplicables.
Artículo 21.- El sistema institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I.- Un área coordinadora de archivos, y
II.- Las áreas operativas siguientes:
a). De correspondencia;
b). Archivo de trámite, por área o unidad;
e). Archivo de concentración; y
d). Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto
obligado.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso a) y b), serán
designados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y
del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.
Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas
afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.
Artículo 22.- Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de
concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas
aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior,
deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.
52
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de
resguardo del archivo de concentración regional.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
Artículo 23.- Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos,
deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta
días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo 24.- El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y
evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de
riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de
apertura proactiva de la información.
Artículo 25.- El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los
recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener
programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que
incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la
generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo
plazo de los documentos de archivo electrónicos.
Artículo 26.- Los sujetos obligados deberán elaborar un informe
detallando el cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el
último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo 27.- El área coordinadora de archivos, promoverá que las áreas operativas lleven
a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta
con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
El titular del área coordinadora deberá contar con estudios mínimos de licenciatura en
áreas afines y los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada de al menos
tres años, acordes con sus responsabilidades.
El coordinador de archivos será nombrado por el titular del sujeto obligado y deberá tener
al menos nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto
obligado. La persona nombrada deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en
esta Ley.
Artículo 28.- El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:
I.- Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de
concentración y, en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley,
la Ley General y demás normativa aplicable;
II.- Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y
conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
53
III.- Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste
designe, el programa anual;
IV.- Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas
operativas;
V.- Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los
procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas;
VI.- Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
VII.- Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de
archivos;
VIII.- Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la
conservación de los archivos;
IX.- Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso,
histórico de acuerdo con la normatividad aplicable;
X.- Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado
sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción o cualquier
modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables; y
XI.- Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 29.- Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro,
seguimiento y entrega de la documentación al área correspondiente.
Los responsables de las áreas de correspondencia deberán tener conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad, y los titulares de las
unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la
capacitación de dichos responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Artículo 30.- Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que
tendrá las siguientes funciones:
I.- Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;
II.- Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración
de los inventarios documentales;
III.- Resguardar los archivos y aquella información que haya sido clasificada de acuerdo
con la normativa en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve
tal carácter;
54
IV.- Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos
de control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones aplicables;
V.- Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el
área coordinadora de archivos;
VI.- Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración; y
VII.- Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Los responsables de los archivos de trámite deberán ejercer las funciones asignadas en
este artículo de manera paralela a las inherentes a su puesto, asimismo deberán tener
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes a su
responsabilidad; de no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de
establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen
funcionamiento de sus archivos.
Sin perjuicio de lo anterior, los sujetos obligados podrán asignar de manera exclusiva o
específica a los servidores públicos al cumplimiento de las actividades como responsable de
archivo de trámite.
Artículo 31.- Cada sujeto obligado debe contar con una unidad responsable de Archivo de
Concentración, que tendrá las siguientes funciones:
I.- Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las
unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
II.- Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los
expedientes;
III.- Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo
establecido en el catálogo de disposición documental;
IV.- Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos
de control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones aplicables;
V.- Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de
valoración y disposición documental;
VI.- Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales
que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no
posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
VII.- Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido
su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los
archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;
VIII.- Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de valoración
documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
IX.- Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y
conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la
fecha de su elaboración;
55
X.- Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su
vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e informativos al archivo histórico
del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado, o equivalentes, según corresponda; y
XI.- Las que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones
jurídicas aplicables en la materia.
Los responsables de los archivos de concentración deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acreditada de al menos tres años, acordes a su
responsabilidad; de no ser así, los titulares de los sujetos obligados tienen la obligación de
establecer las condiciones que permitan la capacitación y actualización de los responsables para el
buen funcionamiento de los archivos. La persona designada deberá dedicarse específicamente a
las funciones establecidas en esta Ley.
Artículo 32.- El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de
conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan
el tiempo determinado en la normatividad específica aplicable al sujeto obligado, o en su caso,
considerar el uso, consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá
exceder de 25 años.
Artículo 33.- Se deroga.
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Artículo 34.- Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que tendrá las
siguientes funciones:
I.- Recibir las transferencias secundarias, organizar y conservar los expedientes bajo su
resguardo;
II.- Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio
documental;
III.- Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;
IV.- Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos
de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable;
V.- Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los
documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las
tecnologías de información para mantenerlos a disposición de los usuarios; y
VI.- Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Los responsables de los archivos históricos deben contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acreditada de al menos tres años acordes a su
responsabilidad. Los titulares de los sujetos obligados tienen la obligación de establecer las
condiciones que permitan la capacitación y actualización de los responsables para el buen
funcionamiento de los archivos. La persona designada deberá dedicarse específicamente a las
funciones establecidas en esta Ley.
56
Artículo 35.- Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico deberán
promover su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir sus documentos con
valor histórico al Archivo General del Estado, sus equivalentes o al organismo que determinen las
leyes aplicables o los convenios de colaboración que se suscriban para tal efecto.
Artículo 36.- Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
su consulta directa, el Archivo General del Estado, así como los sujetos obligados, proporcionarán
la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de reproducción que no
afecte la integridad del documento.
Artículo 37.- Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos históricos
comunes con la denominación de regionales, en los términos que establezcan las disposiciones
aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior,
deberá identificar con claridad a los responsables de la administración de los archivos.
Artículo 38.- Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso
público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia
secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o
confidenciales. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la Ley de Transparencia y
Acceso a la información Pública del Estado de Sonora, no podrá clasificarse como reservada
información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa
humanidad o información relacionada con actos de corrupción de acuerdo con las leyes aplicables.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la
normatividad en la materia y respecto de los cuales se haya determinado su conservación
permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter, en el archivo de concentración, por
un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido
durante dicho plazo.
Artículo 39.- El procedimiento de consulta a los archivos históricos facilitará el acceso al
documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al
mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios
archivos.
Artículo 40.- Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados,
adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico
que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I.- Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de
los documentos históricos;
II.- Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios
digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;
III.- Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la búsqueda y localización de los
documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
IV.- Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el
patrimonio documental;
V.- Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los
estudiantes de diferentes grados educativos; y
57
VI.- Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de
publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
Artículo 41. Los municipios que cuenten con Archivo Histórico, podrán contar con el apoyo
del cronista de su municipio para dar cumplimiento a las fracciones II, IV, V y VI del artículo
anterior, así como coadyuvar en las obligaciones que hace referencia el artículo 19 de la Ley de
Fomento de la Cultura y Protección del Patrimonio Cultural del Estado de Sonora.
CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO
Artículo 42.- Para la gestión documental electrónica, además de los procesos previstos en
el artículo 12 de esta Ley, se deberán contemplar la incorporación, asignación de acceso,
seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad de los documentos electrónicos.
Artículo 43.- Los sujetos obligados establecerán en su programa anual los procedimientos
para la generación, administración, uso, control y, migración de formatos electrónicos, así como
planes de preservación y conservación a largo plazo que contemplen la migración, emulación o
cualquier otro método de preservación y conservación de los documentos de archivo electrónicos,
apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Estatal y en su caso de los criterios que
establezca el Consejo Nacional.
Artículo 44.- Los sujetos obligados establecerán en el programa anual la estrategia de
preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónico y las acciones que garanticen
los procesos de gestión documental electrónica.
Los documentos de archivo electrónico que pertenezcan a series documentales con valor
histórico se deberán conservar en sus formatos originales, así como una copia de Su
representación gráfica o visual, además de todos los metadatos descriptivos.
Artículo 45.- Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y
tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la gestión
documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su
ciclo vital.
Artículo 46.- Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para la
gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar los procesos
señalados en el artículo 12 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las especificaciones que para
el efecto emita el Consejo Nacional.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de
documentos de archivo electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran, deberán
cumplir igualmente los lineamientos emitidos por dicho Consejo Nacional.
Artículo 47.- Los sujetos obligados conservarán los documentos de archivo aun cuando
hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 48.- Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica
avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de identidad
del solicitante, generarán documentos de archivo electrónico con validez jurídica de acuerdo con la
normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se emitan.
58
Artículo 49.- Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos
de archivo electrónico, de los sistemas automatizados para la gestión documental y administración
de archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica mediante la
actualización, de la infraestructura tecnológica y de sistemas de información que incluyan
programas de administración de documentos y archivos, en términos de las disposiciones
aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
Artículo 50.- En cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un
equipo de profesionales de la misma institución, integrado por un número impar de entre los
titulares de las áreas de:
I.- Jurídica;
II.- Planeación y/o mejora continua;
III.- Coordinación de archivos;
IV.- Tecnologías de la información;
V.- Unidad de Transparencia;
VI.- Órgano Interno de Control; y
VII.- El área o unidad productora de la documentación.
El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de
los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los
expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades
administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de
elaboración de las fichas técnicas de valoración de cada serie documental y que, en conjunto,
conforman el catálogo de disposición documental.
El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza y
objeto social del sujeto obligado.
El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de educación
superior o de investigación para efectos de garantizar lo dispuesto en el párrafo anterior.
Artículo 51.- El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y
formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como
moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los
acuerdos y compromisos establecidos, conservando las evidencias respectivas.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental deberá:
I.- Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración
documental que incluya al menos:
59
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el
levantamiento de información; y
b) Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
II.- Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras,
bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha técnica de valor
documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de
procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III.- Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación,
para el levantamiento de la información y elaborar las fichas técnicas de valoración documental,
verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las series
documentales identificadas; y
IV.- Integrar el catálogo de disposición documental.
Artículo 52.- Son actividades del Grupo interdisciplinario, las siguientes:
I.- Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de
comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales;
II.- Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la
planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:
a) Procedencia. Considerar que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico
que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades
administrativas productoras de la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el más
alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos
institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;
b) Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro
de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue producida;
c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran
la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor
valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes;
d) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y
actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la
documentación;
e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para
reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un
territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si
la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los
documentos con información resumida; y
f) Utilización. Considerar los documentos que han ido objeto de demanda frecuente por
parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de
conservación de los mismos. Sugerir, cuando corresponda, se atienda al programa de gestión de
riesgos institucional o los procesos de certificación a que haya lugar;
60
III.- Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté
alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado;
IV.- Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete el
marco normativo que regula la gestión institucional;
V.- Recomendar que se realicen los procesos de automatización en apego a lo establecido
para la gestión documental y administración de archivos;
VI.- Revisar, valorar y autorizar las bajas documentales de acuerdo con el Catálogo de
Disposición Documental; y
VII.- Las demás que se definan en otras disposiciones.
Artículo 53.- Las áreas productoras de la documentación, con independencia de participar
en las reuniones del Grupo interdisciplinario, les corresponde:
l.- Brindar al responsable del área coordinadora de archivos las facilidades necesarias para
la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental;
II.- Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman las series
como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso, consulta y
utilidad institucional, con base en el marco normativo que los faculta;
III.- Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente sus
procesos de trabajo; y
IV.- Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición
documental de las series documentales que produce.
Artículo 54.- El Grupo interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de
operación.
Artículo 55.- El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la documentación no
se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una baja documental o
transferencia secundaria.
Artículo 56.- Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos en
el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series
documentales, cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración que, en su conjunto,
conformarán el instrumento de control archivístico llamado catálogo de disposición documental.
La ficha técnica de valoración documental deberá contener al menos la descripción de los
datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación y
responsable de la custodia de la serie.
Artículo 57.- El Consejo Estatal establecerá lineamientos para analizar, valorar y decidir la
disposición documental de las series documentales producidas por los sujetos obligados, de
acuerdo con las disposiciones que emita el Consejo Nacional.
Artículo 58.- Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico con vínculo al
portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, los
cuales se conservarán en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir
de la fecha de su elaboración.
61
Para aquellos sujetos obligados que no cuenten con un portal electrónico, la publicación se
realizará a través del Archivo General del Estado, en los términos que establezcan las
disposiciones en la materia.
Los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria serán de
conservación permanente, los sujetos obligados transferirán a sus respectivos archivos históricos
para su conservación permanente dichos dictámenes y actas.
Artículo 59.- Los sujetos obligados que cuenten con un archivo histórico deberán transferir
los documentos con valor histórico a dicho archivo, debiendo informar al Archivo General del
Estado en un plazo de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la transferencia secundaria.
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Artículo 60.- Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que
garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental en que
se encuentre, observando al menos lo siguiente:
I.- Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de
la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los servicios; y
II.- Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura
organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental,
comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de
sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos
legales y auditoría.
Artículo 61.- Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos
proveídos por terceros deben asegurar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley, mediante un
convenio o instrumento que dé origen a dicha prestación del servicio y en el que se identificará a
los responsables de la administración de los archivos.
Artículo 62.- Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo
electrónicos en un servicio de nube. El servicio de nube debe permitir:
I.- Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los documentos y
responsabilidad sobre los sistemas;
II.- Establecer altos controles de seguridad y privacidad de la información conforme a la
normatividad mexicana aplicable y los estándares internacionales;
III.- Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV.- Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa
vigente;
V.- Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal autorizado;
VI.- Custodiar la información sensible y mitigar los riegos de seguridad mediante políticas
de seguridad de la información;
62
VII.- Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para gestionar
los documentos de archivo electrónicos;
VIII.- Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets, portales
electrónicos y otras redes; y
IX.- Reflejar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión
documental de los sujetos obligados.
Artículo 63.- Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que
permitan la gestión documental integral, considerando el documento electrónico, el expediente, la
digitalización, el copiado auténtico y conversión, la política de firma electrónica, la intermediación
de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de comunicaciones de los sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Artículo 64.- El Sistema Estatal es el conjunto orgánico y articulado de estructuras,
relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios
tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de
los sujetos obligados.
Artículo 65.- El Sistema Estatal debe contar con un Consejo Estatal como órgano de
coordinación. El cumplimiento de las atribuciones del Consejo Estatal estará a cargo del Archivo
General.
Artículo 66.- El Consejo Estatal es el órgano de coordinación del Consejo Estatal, que
estará integrado por:
I.- El titular del Archivo General del Estado, quien lo presidirá;
II.- El titular de la Secretaría de Gobierno;
III.- El titular de la Secretaría de la Contraloría General;
IV.- Un Diputado representante del Congreso del Estado;
V.- Un Magistrado representante del Poder Judicial del Estado;
VI.- Un comisionado del Instituto Sonorense de Transparencia, Acceso a la Información
Pública y Protección de Datos Personales;
VII.- Un integrante del Comité Estatal de Información, Estadística y Geográfica;
VIII.- El titular del Instituto Superior de Auditoría y Fiscalización;
IX.- El Presidente del Comité Coordinador del Sistema Estatal Anticorrupción;
X.- El titular de Centro de Desarrollo Municipal en representación de los municipios;
XI.- El titular del Consejo Técnico;
63
XII.- Un representante de archivos privados, y
XIII.- Un representante de la Red Estatal de Archivos.
Los representantes referidos en las fracciones IV, V, VI y VII de este artículo serán
designados en los términos que disponga la normativa de los órganos a que pertenecen.
El Presidente o, a propuesta de alguno de los integrantes del Consejo Estatal, podrá invitar
a las sesiones de éste a las personas que considere pertinentes, según la naturaleza de los
asuntos a tratar, quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
Serán invitados permanentes del Consejo Estatal con voz, pero sin voto, los órganos a los
que la Constitución Estatal reconoce autonomía, distintos a los referidos en las fracciones VI, VIII y
IX del presente artículo, quienes designarán un representante.
Los consejeros en sus ausencias podrán nombrar un suplente ante el Consejo Estatal, el
cual deberá tener, en su caso la jerarquía inmediata inferior a la del consejero titular. En el caso de
los representantes referidos en las fracciones IV, V, VI y VII las suplencias deberán ser cubiertas
por el representante nombrado para ese efecto de acuerdo con su normativa interna.
Los miembros del Consejo Estatal no recibirán remuneración alguna por su participación.
Artículo 67.- El Consejo Estatal sesionará de manera ordinaria y extraordinaria. Las
sesiones ordinarias se verificarán dos veces al año y serán convocadas por su Presidente, a través
del Secretario técnico.
Las convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán con quince días hábiles de
anticipación, a través de los medios que resulten idóneos, incluyendo los electrónicos; y
contendrán, cuando menos, el lugar, fecha y hora de la celebración de la sesión, el orden del día y,
en su caso, los documentos que serán analizados.
En primera convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Estatal cuando estén
presentes, cuando menos, la mayoría de los miembros incluyendo a su Presidente o a la persona
que éste designe como su suplente.
En segunda convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Estatal, con los
miembros que se encuentren presentes, así como su Presidente o la persona que éste designe
como su suplente.
El Consejo Estatal tomará acuerdos por mayoría simple de votos de sus miembros
presentes en la sesión. En caso de empate, el Presidente tendrá el voto de calidad. En los
proyectos normativos, los miembros del Consejo Estatal deberán asentar en el acta
correspondiente las razones del sentido de su voto, en caso de que sea en contra.
Las sesiones extraordinarias del Consejo Estatal podrán convocarse en un plazo mínimo
de veinticuatro horas por el Presidente, a través del Secretario técnico o mediante solicitud que a
éste formule por lo menos el treinta por ciento de los miembros, cuando estimen que existe un
asunto de relevancia para ello.
Las sesiones del Consejo Estatal deberán constar en actas suscritas por los miembros que
participaron en ellas. Dichas actas serán públicas a través de internet, en apego a las
disposiciones aplicables en materia de transparencia y acceso a la información. El Secretario
técnico es responsable de la elaboración de las actas, la obtención de las firmas correspondientes,
así como su custodia y publicación.
64
Artículo 68.- El Consejo Estatal tendrán las siguientes atribuciones:
I.- Implementar las políticas, programas, lineamientos y directrices para la organización y
administración de los archivos que establezca el Consejo Nacional;
II.- Emitir recomendaciones a los sujetos obligados como resultado del seguimiento al
cumplimiento de esta ley por medio de la vigilancia ejercida por los órganos internos de control o
por el Archivo General;
III.- Aprobar criterios para homologar la organización y conservación de los archivos;
IV.- Aprobar las campañas de difusión sobre la importancia de los archivos como fuente de
información esencial y como parte de la memoria colectiva;
V.- En el marco del Consejo Nacional, el Consejo Estatal podrá proponer las disposiciones
que regulen la creación y uso de sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos para los sujetos obligados del ámbito estatal, que contribuyan a la
organización y conservación homogénea de sus archivos;
VI.- Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos obligados de los municipios,
según corresponda;
VII.- Operar como mecanismo de enlace y coordinación con el Consejo Nacional;
VIII.- Fomentar la generación, uso y distribución de datos en formatos abiertos; y
IX.- Las demás establecidas en esta Ley.
Artículo 69.- El Presidente tiene las atribuciones siguientes:
I.- Participar en sistemas nacionales y estatales, comisiones intersecretariales, secretarías
técnicas, entre otros, que coadyuven al cumplimiento de los acuerdos, recomendaciones y
determinaciones que emitan los Consejos Nacional y Estatal;
II.- Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación para el cumplimiento
de los fines del Sistema Nacional y Estatal y demás instrumentos jurídicos que se deriven de los
mismos;
III.- Intercambiar conocimientos, experiencias y cooperación técnica y científica con
diversos países y organismos internacionales para fortalecer los archivos con la participación que
corresponda a la Secretaría de Relaciones Exteriores y al Archivo General;
IV.- Participar en cumbres, foros, conferencias, paneles, eventos y demás reuniones de
carácter nacional e internacional, que coadyuven al cumplimiento de esta Ley, así como de los
acuerdos, recomendaciones y determinaciones emitidos tanto por el Consejo Estatal como por el
Consejo Nacional;
V.- Fungir como órgano de consulta del Sistema Estatal y de los sujetos obligados;
VI.- Publicar en su portal electrónico las determinaciones y resoluciones generales del
Consejo Estatal; y
VII.- Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones aplicables.
65
Artículo 70.- El Consejo Estatal y las demás instancias del Sistema Estatal adoptarán, con
carácter obligatorio, en el ámbito de sus respectivas competencias, las determinaciones del
Consejo Nacional, dentro de los plazos que éste establezca.
El Consejo Estatal con base en las determinaciones que emita el Consejo Nacional,
publicará en el Boletín Oficial del Estado, las disposiciones que sean necesarias para dar
cumplimiento a lo previsto en la Ley.
CAPÍTULO II
DE LA COORDINACIÓN CON EL SISTEMA ESTATAL DE TRANSPARENCIA,
ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y
EL SISTEMA ESTATAL ANTICORRUPCIÓN
Artículo 71.- El Sistema Estatal estará coordinado con el Sistema Estatal de
Transparencia y el Sistema Estatal Anticorrupción y deberá:
I.- Fomentar en los sistemas, la capacitación y la profesionalización del personal
encargado de la organización y coordinación de los sistemas de archivo con una visión integral;
II.- Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de conocimientos técnicos en
materia archivística, transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas;
III.- Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del derecho
de acceso a los archivos; y
IV.- Promover la digitalización de la información generada con motivo del ejercicio de las
funciones y atribuciones de los sujetos obligados, que se encuentre previamente organizada, cuya
finalidad es la preservación, así como garantizar el cumplimiento de los lineamientos que para el
efecto se emitan.
CAPITULO III
DEL REGISTRO ESTATAL DE ARCHIVOS
Artículo 72.- Se deroga.
Artículo 73.- Se deroga.
Artículo 74.- Se deroga.
Artículo 75.- Se deroga.
CAPÍTULO IV
DE LOS FONDOS DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS ARCHIVOS
Artículo 76.- El Estado deberá crear y administrar un Fondo de Apoyo Económico para los
Archivos, cuya finalidad será promover la capacitación, equipamiento y sistematización de los
archivos en poder de los sujetos obligados en sus respectivos ámbitos de competencia.
Artículo 77.- El gobierno estatal podrá otorgar subsidios a los fondos de apoyo económico
para los archivos en términos de las disposiciones aplicables y conforme a los recursos que, en su
caso, sean previstos y aprobados en el presupuesto de egresos del Estado del ejercicio fiscal que
corresponda.
66
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO Y LA CULTURA
ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
Artículo 78.- Sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 84 de la Ley General, los
documentos que se consideren patrimonio documental del Estado de Sonora son propiedad
estatal, de dominio e interés público y, por lo tanto, inalienable, imprescriptible, inembargable y no
está sujetos a ningún gravamen o afectación de dominio al ser bienes muebles con la categoría de
bien patrimonial documental, en los términos de las disposiciones aplicables en la materia.
Artículo 79.- Para que pueda aplicarse la protección que la Ley General otorga al
patrimonio documental de la nación, aquellos documentos que tengan la categoría de patrimonio
documental del estado de Sonora, podrán considerarse patrimonio documental de la Nación,
siempre y cuando cumplan con la normativa que corresponda. El patrimonio documental del estado
de Sonora está sujeto a la jurisdicción de los poderes del Estado, en los términos prescritos por
esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 80.- El Ejecutivo Estatal, a través del Archivo General del Estado de Sonora,
podrá emitir declaratorias de patrimonio documental del Estado en los términos previstos por las
disposiciones jurídicas aplicables, las cuales serán publicadas en el Boletín Oficial. Lo anterior, sin
perjuicio de lo dispuesto en el Libro Primero Titulo Quinto, Capítulo I de la Ley General de
Archivos.
Artículo 81.- Para los efectos de la protección del patrimonio documental del Estado de
Sonora se debe:
I.- Establecer mecanismos para que el público en general pueda acceder a la información
contenida en los documentos que son patrimonio documental del Estado;
II.- Conservar el patrimonio documental del Estado;
III.- Verificar que los usuarios de los archivos y documentos constitutivos del patrimonio
documental del Estado que posean, cumplan con las disposiciones tendientes a la conservación de
los documentos; y
IV.- Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del incumplimiento a
las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 82.- Los sujetos obligados deberán coadyuvar con el Archivo General del Estado,
en un marco de respeto de sus atribuciones, para promover acciones coordinadas que tengan
como finalidad la protección del patrimonio documental de la Nación del Estado de Sonora,
respectivamente.
Artículo 83.- El Archivo General del Estado podrá recibir documentos de archivo de los
sujetos obligados en comodato para su estabilización.
Artículo 84.- En los casos en que el Archivo General del Estado considere que los
archivos privados de interés público se encuentren en peligro de destrucción, desaparición o
67
pérdida, deberán establecer mecanismos de coordinación con el Archivo General de la Nación, a
fin de mantener comunicación y determinar la normatividad aplicable.
Artículo 85.- En términos del artículo 92 de la Ley General, para el caso de que los
archivos privados de interés público sean objeto de expropiación, el Archivo General del Estado
designará un representante para que forme parte del Consejo que deba emitir una opinión técnica
sobre la procedencia de la expropiación.
Artículo 86.- Las autoridades estatales y municipales del Estado de Sonora, deberán
coordinarse con el Archivo General para la realización de las acciones conducentes a la
conservación de los archivos, cuando la documentación o actividad archivística de alguna región
del estado esté en peligro o haya resultado afectada por fenómenos naturales o cualquiera de otra
índole, que pudieran dañarlos o destruirlos.
CAPÍTULO II
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
EN POSESIÓN DE PARTICULARES
Artículo 87.- Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado, podrán custodiarlos, siempre y cuando apliquen las medidas
técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para la conservación y divulgación de los
archivos, conforme a los criterios que emita el Archivo General del Estado, el Consejo Estatal y, en
su caso, el Archivo General de la Nación y el Consejo Nacional, en términos de la Ley General,
esta Ley y la demás normativa aplicable.
Artículo 88.- Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado y lleguen a formar parte del patrimonio documental de la Nación,
podrán restaurarlos, previa autorización y bajo la supervisión del Archivo General de la Nación, el
Archivo General del Estado y, en su caso del Consejo Estatal, en términos de la normativa
aplicable.
Artículo 89.- Con el fin de dar cumplimiento al artículo 97 de la Ley General, el Archivo
General del Estado deberá coadyuvar con el Archivo General cuando se trate de recuperar la
posesión del documento de archivo que constituya patrimonio documental del Estado y que forme
parte del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 90.- Los particulares que deseen enajenar documentos de archivo que
constituyan patrimonio documental del Estado deberán notificarlo al Archivo General del Estado, en
caso de omisión de la notificación por parte del particular, será causa de nulidad la operación de
traslado de dominio y podrá expropiarse el acervo o documento objeto de la misma en términos de
la normatividad aplicable.
Artículo 91.- Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente Capítulo, el
Archivo General del Estado podrá efectuar visitas de verificación, en los términos establecidos en
las disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO III
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
Artículo 92.- Los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las competencias
laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo.
68
Artículo 93.- Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o privados,
para recibir servicios de capacitación en materia de archivo.
Artículo 94.- Los sujetos obligados en el ámbito de sus atribuciones y en su organización
interna, deberán:
I.- Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental del Estado y de la Nación;
II.- Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia, capacitación, investigación,
publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión;
III.- Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la actividad
archivística y sus beneficios sociales; y
IV.- Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los
sectores público, social, privado y académico.
Artículo 95.- Los usuarios de los archivos deberán respetar las disposiciones aplicables
para la consulta y conservación de los documentos.
LIBRO SEGUNDO
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE SONORA
TÍTULO PRIMERO
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN
Artículo 96.- El Archivo General del Estado es un organismo descentralizado con
personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento
de sus atribuciones, objeto y fines, su domicilio legal es en la ciudad de Hermosillo en el Estado de
Sonora.
Artículo 97.- Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado tiene las
siguientes atribuciones:
I.- Fungir, mediante su titular, como presidente del Consejo Estatal;
II.- Organizar, conservar y difundir el acervo documental, gráfico, bibliográfico y
hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas y las disposiciones jurídicas
aplicables;
III.- Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales de
cada fondo en su acervo;
IV.- Fungir como órgano asesor de los sujetos obligados en materia archivística;
V.- Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivístico de los
sujetos obligados;
69
VI.- Recibir los dictámenes de baja documental o de transferencia secundaria de los
sujetos obligados;
VII.- Autorizar, recibir y resguardar las transferencias secundarias de los documentos de
archivo con valor histórico producidos por el Poder Ejecutivo del Estado de Sonora;
VIII.- Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos de archivo con valor
histórico de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado de Sonora según la
normatividad aplicable;
IX. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que posean documentos y
soliciten sean incorporados de manera voluntaria al acervo del Archivo General del Estado.
X.- Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los
documentos;
XI.- Proveer, cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
acceder a ellos directamente, su conservación y restauración que permita su posterior
reproducción que no afecte la integridad del documento;
XII.- Desarrollar investigaciones encaminadas a la organización, conservación y difusión
del patrimonio documental que resguarda;
XIII.- Emitir dictámenes técnicos sobre archivos en peligro de destrucción o pérdida, y las
medidas necesarias para su rescate;
XIV.- Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones
gubernamentales y privadas;
XV.- Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su acervo, así
como para promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del patrimonio
documental del Estado;
XVI.- Diseñar e implementar programas de capacitación en materia de archivo;
XVII.- Promover la incorporación de la materia archivística en programas educativos de
diversos niveles académicos;
XVIII.- Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al usuario;
XIX.- Custodiar el patrimonio documental del Estado que se encuentre en su acervo;
XX.- Realizar la declaratoria de patrimonio documental del Estado;
XXI.- Gestionar la autorización ante el Archivo General, la salida del país de documentos
considerados patrimonio documental del Estado;
XXII.- Coadyuvar con las autoridades competentes, en la recuperación y, en su caso,
incorporación a sus acervos de archivos que tengan valor histórico;
XXIII.- Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de
autenticidad de los documentos existentes en sus acervos;
XXIV.- Brindar asesoría técnica sobre administración de archivos y gestión documental;
70
XXV.- Coadyuvar en la elaboración de Normas Oficiales Mexicanas en materia de archivo
o vinculadas a la misma;
XXVI.- Fomentar el desarrollo profesional en materia de archivo a través de convenios de
colaboración o concertación con autoridades e instituciones educativas públicas o privadas,
nacionales o extranjeras;
XXVII.-Proporcionar los servicios complementarios que determinen las disposiciones
reglamentarias y demás disposiciones jurídicas aplicables;
XXVIII.- Suscribir convenios en materia archivística en coordinación con las autoridades
competentes;
XXIX.- Coordinar acciones con las instancias competentes a fin de prevenir y combatir el
tráfico ilícito del patrimonio documental del Estado;
XXX.- Promover mecanismos para la recuperación de documentos calificados como
patrimonio documental del Estado;
XXXI.- Organizar y participar en eventos estatales, nacionales e internacionales en la
materia; y
XXXII.- Las demás establecidas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 98.- Para el cumplimiento de su objeto el archivo general del estado contará con
los siguientes órganos:
I.- Órgano de Gobierno;
II.- Dirección General;
III.- Órgano de Vigilancia;
IV.- Consejo Técnico, y
V.- Las estructuras administrativas y órganos técnicos establecidos en su Estatuto Orgánico.
El Consejo Técnico operará conforme a los lineamientos emitidos por el Órgano de
Gobierno.
Artículo 99.- Las relaciones laborales entre el Archivo General del Estado y sus
trabajadores deben sujetarse a lo dispuesto en el Apartado B del artículo 123 de la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Servicio Civil y las demás disposiciones
jurídicas aplicables.
CAPÍTULO II
DEL ÓRGANO DE GOBIERNO
Artículo 100.- El Órgano de Gobierno es el cuerpo colegiado de administración del Archivo
General que, además de lo previsto en la Ley Orgánica del poder Ejecutivo del Estado de Sonora,
tendrá fas siguientes atribuciones:
I.- Evaluar la operación administrativa, así como el cumplimiento de los objetivos y metas
del Archivo General;
71
II.- Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico, y
III.- Las demás previstas en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 101.- El Órgano de Gobierno estará integrado por un miembro de las siguientes
instancias:
I.- La Secretaría de Gobierno, quien lo presidirá;
II.- La Secretaría de Hacienda;
III.- La Secretaría de Educación y Cultura;
IV.- Se deroga.
V.- La Secretaría de la Contraloría General;
VI.- El Consejo Estatal de Ciencia y Tecnología; y
VII.- Se deroga.
Los integrantes del Órgano de Gobierno deberán tener, por lo menos, nivel de
Subsecretario o su equivalente. Por cada miembro propietario habrá un suplente que deberá tener
nivel, por lo menos, de director general o su equivalente.
El presidente o a propuesta de alguno de los integrantes del Órgano de Gobierno, podrá
invitar a las sesiones a representantes de todo tipo de instituciones públicas o privadas, quienes
intervendrán con voz, pero sin voto.
Los integrantes del Órgano de Gobierno no obtendrán remuneración, compensación o
emolumento por su participación.
CAPÍTULO III
DEL DIRECTOR GENERAL
Artículo 102.- El Director General será nombrado por el Titular del Poder Ejecutivo del
Estado y deberá tener nivel de subsecretario, titular de unidad administrativa o su equivalente,
quien tendrá que cubrir los siguientes requisitos:
I.- Ser ciudadano mexicano por nacimiento;
II.- Poseer, al día de la designación, al menos grado académico de licenciatura y contar
con experiencia mínima de cinco años en materia archivística;
III.- No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso;
IV.- Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación;
V.- No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el
cuarto grado o civil con cualquiera de los miembros del Órgano de Gobierno; y
72
VI.- No haber sido Secretario del Estado, Fiscal del Estado, Senador, Diputado Federal o
Local, dirigente de un partido o agrupación política, Gobernador del Estado o alcalde de algún
municipio durante el año previo al día de su nombramiento.
Durante su gestión, el Director General no podrá desempeñar ningún otro empleo, cargo o
comisión, con excepción de aquellos que puede desempeñar en las instituciones docentes,
científicas o de beneficencia, siempre que sean compatibles con sus horarios, responsabilidades y
actividades dentro del Archivo General del Estado.
Artículo 103.- El Director General, además de lo previsto en la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Sonora y las disposiciones reglamentarias correspondientes, tendrá las
siguientes facultades:
I.- Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla con las disposiciones
legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los programas y presupuestos
aprobados;
II.- Se deroga.
III.- Proponer al Órgano de Gobierno las medidas necesarias para el funcionamiento del
Archivo General;
IV.- Proponer al Órgano de Gobierno el proyecto de Estatuto Orgánico;
V.- Nombrar y remover a los servidores públicos del Archivo General del Estado, cuyo
nombramiento no corresponda al Órgano de Gobierno; atendiendo a la Ley Estatal de
Responsabilidades del Estado de Sonora; y
VI.- Las demás previstas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO IV
DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA
Artículo 104.- El Archivo General del Estado contará con un Comisario Público y con una
unidad encargada del control y vigilancia, de conformidad con lo dispuesto por la Ley Orgánica del
Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, y ejercerá las facultades previstas en este ordenamiento y
los demás que le resulten aplicables.
CAPÍTULO V
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO ARCHIVÍSTICO
Artículo 105.- El Archivo General del Estado contará con un Consejo Técnico que lo
asesorará en las materias históricas, jurídicas, de tecnologías de información y las disciplinas
afines al quehacer archivístico.
El Consejo Técnico estará formado por al menos 7 integrantes designados por el Consejo
Estatal a convocatoria pública del Archivo General del Estado entre representantes de instituciones
de docencia, investigación, o preservación de archivos y académicos y expertos destacados.
Operará conforme a los lineamientos aprobados por el Consejo Estatal
Los integrantes del Consejo Técnico no obtendrán remuneración, compensación o
emolumento por su participación.
73
TÍTULO SEGUNDO
DE LOS RECURSOS Y BIENES PATRIMONIALES
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
CAPÍTULO ÚNICO
Artículo 106.- El patrimonio del Archivo General del Estado estará integrado por:
I.- Los recursos que le sean asignados anualmente conforme al Presupuesto de Egresos
del Estado de Sonora;
II.- Los ingresos que perciba por los servicios que proporcione y los que resulten del
aprovechamiento de sus bienes, y
III.- Los demás ingresos, bienes, derechos y obligaciones que adquiera, se le asignen,
transfieran o adjudiquen por cualquier título jurídico.
LIBRO TERCERO
DE LAS INFRACCIONES
TÍTULO PRIMERO
DE LAS INFRACCIONES
CAPÍTULO ÚNICO
DE LAS INFRACCIONES
Artículo 107.- Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes:
I.- Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos
de los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que estén previstas o autorizadas en las
disposiciones aplicables;
II.- Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa justificada;
III.- Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica para la conservación de los archivos;
IV.- Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente sin causa legítima conforme a las facultades correspondientes, y de manera indebida
documentos de archivo de los sujetos obligados;
V.- Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al
separarse de un empleo, cargo o comisión;
VI.- No publicar en los portales electrónicos el catálogo de disposición documental, el
dictamen y el acta de baja documental autorizados por el Archivo General del Estado, las
entidades especializadas en materia de archivo, así como el acta que se levante en caso de
documentación siniestrada independientemente de su soporte; y
74
VII.- Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y demás
disposiciones aplicables que de ellos deriven.
Artículo 108.- Las infracciones administrativas a que se refiere este Título o cualquiera
otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley, cometidas
por servidores públicos, serán sancionadas ante la autoridad competente en términos de la Ley
Estatal de Responsabilidades del Estado de Sonora y las demás aplicables, según corresponda.
Artículo 109.- Las infracciones administrativas cometidas por personas que no revistan la
calidad de servidores públicos serán sancionadas por las autoridades que resulten competentes de
conformidad con lo establecido en la Ley General.
La autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil quinientas veces el
valor diario de la unidad de medida y actualización, e individualizará las sanciones considerando
los siguientes criterios:
I.- La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
II.- Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la infracción; y
III.- La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de la
infracción cometida.
Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya sido
sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Se consideran graves el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV y V del artículo 107 de
la Ley; asimismo, las infracciones serán graves si son cometidas en contra de documentos que
contengan información relacionada con graves violaciones a derechos humanos.
Artículo 110.- Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley son aplicables sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal de quienes incurran en ellas.
En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de algún delito, las
autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante la Fiscalía correspondiente, coadyuvando
en la investigación y aportando todos los elementos probatorios con los que cuente.
CAPITULO II
DE LOS DELITOS CONTRA LOS ARCHIVOS
Artículo 111.- Será sancionado con pena de tres días a diez años de prisión y multa de
tres mil a cinco mil veces el valor diario de la unidad de medida y actualización a quien sustraiga,
oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, información y documentos de los
archivos que se encuentren bajo su resguardo, salvo en los casos que no exista responsabilidad
determinada en la Ley de Archivos del Estado de Sonora y a quien destruya documentos
considerados patrimonio documental del Estado.
Artículo 112.- Será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil
veces la unidad de medida y actualización hasta el valor del daño causado, a la persona que
destruya documentos relacionados con violaciones graves a derechos humanos, alojados en algún
archivo, que así hayan sido declarados previamente por autoridad competente.
75
TRANSITORIOS
Artículo Primero.- La presente Ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en
el Boletín Oficial del Gobierno del Estado.
Artículo Segundo.- A partir de la entrada en vigor de la presente Ley se abroga la Ley
número 263, de Archivos Públicos para el Estado de Sonora y se derogan todas aquellas
disposiciones que contravengan a la presente.
Artículo Tercero.- En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se
continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias referidas en los lineamentos
Generales para la Administración Documental en el Estado de Sonora emitidos por el Instituto de
Transparencia Informativa del Estado de Sonora actualmente Instituto Sonorense de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, publicados en
el B.O. 13 sección IV el día 13 de febrero del 2014, en tanto no se contraponga con lo establecido
en la Ley General de Archivos y esta Ley.
Artículo Cuarto.- En un plazo de 365 días naturales a partir de la entrada en vigor de la
presente Ley, se deberá crear el Archivo General del Estado, como un organismo descentralizado.
Las Secretarías de Gobierno, de Hacienda y de la Contraloría General, en el ámbito de sus
atribuciones, deberán llevar a cabo las gestiones correspondientes para que se autorice, conforme
a las disposiciones aplicables, la estructura orgánica y funcional del Archivo General del Estado.
Artículo Quinto.- La Secretaría de Gobierno, con cargo a su presupuesto, proveerá los
recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros que requiera "El Archivo del Estado",
mientras esté subordinado a la Dirección General del Boletín Oficial y Archivo del Estado para el
cumplimiento del presente ordenamiento, hasta la creación del Archivo General del Estado.
Artículo Sexto.- El monto del fondo de apoyo económico para archivos, establecido en la
presente Ley, se constituirá por lo menos con el importe correspondiente al 0.0005% del total de
ingresos a recibir en cada ejercicio fiscal.
Artículo Séptimo.- Las erogaciones que se generen con motivo de la entrada en vigor de
la presente Ley para los sujetos obligados, se cubrirán con cargo a un presupuesto asignado con
base en un dictamen de viabilidad otorgado por la Secretaría de Hacienda en el ámbito de su
competencia, para el presente ejercicio fiscal y en el caso de los subsecuentes será a cargo de sus
respectivos presupuestos aprobados para el ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo Octavo.- El Consejo Estatal deberá integrarse dentro de los 60 días naturales a
partir de la entrada en vigor de la presente Ley y será el titular de la Dirección General del Boletín
Oficial y Archivo del Estado quien lo presidirá hasta la creación del Archivo General del Estado.
Artículo Noveno.- El Consejo Estatal, deberá empezar a sesionar a más tardar a los 30
días naturales de su creación.
Artículo Décimo.- El Consejo Estatal deberá emitir las normas archivísticas que se
contemplan dentro del Sistema Estatal de Archivos en los primeros 270 días naturales posteriores
a la entrada en vigor de la presente Ley, conforme a las disposiciones establecidas por el Consejo
Nacional.
Las disposiciones reglamentarias derivadas de esta Ley deberán ser expedidas por el
Ejecutivo en un plazo no mayor a 90 días naturales, contados a partir de que sean emitidas por el
Consejo Estatal.
76
Los municipios que no tengan las condiciones presupuestarias ni técnicas y que cuenten
con una población menor a los 70,000 habitantes, tendrán un plazo de 90 días naturales
posteriores a la emisión de las normas archivísticas para agruparse por región, lo anterior se
deberá realizar atendiendo las características económicas, culturales y sociales de cada región.
Artículo Décimo Primero.- Los sujetos obligados deberán iniciar la implementación de su
Sistema Institucional de Archivos, dentro de los plazos establecidos en el artículo décimo primero
transitorio de la Ley General de Archivos.
Artículo Décimo Segundo.- En un plazo de 90 días naturales, contado a partir de la
entrada en vigor de la presente Ley, los sujetos obligados deberán establecer programas de
capacitación en materia de administración de archivos y gestión documental.
Artículo Décimo Tercero.- Se deroga.
Artículo Décimo Cuarto.- Aquellos documentos que se encuentren en los archivos de
concentración y que antes de la entrada en vigor de la presente Ley no hayan sido organizados y
valorados, se les deberán aplicar los procesos técnicos archivísticos correspondientes, con el
objetivo de identificar el contenido y carácter de la información, así como determinar su disposición
documental.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico del sujeto obligado.
Artículo Décimo Quinto.- Los documentos transferidos a un Archivo Histórico o al Archivo
General, antes de la entrada en vigor de la Ley, permanecerán en dichos archivos y deberán ser
identificados, clasificados, ordenados y descritos archivísticamente, con el objetivo de identificar el
contenido y carácter de la información, así como para promover el uso y difusión, favoreciendo la
investigación y la divulgación.
Aquellos sujetos obligados que cuenten con Archivos Históricos deberán prever en el
Programa anual el establecimiento de acciones tendientes a identificar, clasificar, ordenar y
describir archivísticamente, los documentos que les hayan sido transferidos antes de la entrada en
vigor de la Ley.
Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico del sujeto obligado.
TRANSITORIO DEL DECRETO 52
ARTÍCULO ÚNICO.- El presente Decreto entrará en vigor el día de su publicación en el
Boletín Oficial del Gobierno del Estado de Sonora.
A P É N D I C E
LEY 166; B. O. No. 23 SECCIÓN II; de fecha 17 de septiembre de 2020.
DECRETO No. 52, B. O. Edición Especial, de fecha 28 de octubre de 2022, que reforman los
artículos 4, fracción VII; 11, fracción IV; 96; cuarto transitorio; y sexto transitorio. Se derogan los
artículos 4, fracción XLVIII; 33; 72; 73; 74; 75; 101, fracciones IV y VII; 103, fracción II; y décimo
tercero transitorio.
Í N D I C E
77
LEY DE ARCHIVOS PARA EL ESTADO DE SONORA.................................................................. 42
LIBRO PRIMERO.............................................................................................................................. 42
DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN HOMOGÉNEA DE LOS ARCHIVOS .............. 42
TÍTULO PRIMERO ............................................................................................................................ 42
DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................................................... 42
CAPÍTULO ÚNICO ........................................................................................................................... 42
DISPOSICIONES GENERALES ................................................................................................... 42
TITULO SEGUNDO .......................................................................................................................... 48
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS ..................................... 48
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 48
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS ........................................................................................... 48
CAPÍTULO II ..................................................................................................................................... 48
DE LAS OBLIGACIONES ............................................................................................................. 48
CAPÍTULO III .................................................................................................................................... 50
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS ....................................... 50
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................... 51
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ........................................................................ 51
CAPÍTULO V ..................................................................................................................................... 52
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA .................................................................. 52
CAPÍTULO VI .................................................................................................................................... 52
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS ............................................................................ 52
CAPÍTULO VII ................................................................................................................................... 53
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS .................................................................................................... 53
CAPÍTULO VIII .................................................................................................................................. 55
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS ....................................................... 55
CAPÍTULO IX .................................................................................................................................... 57
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ........................................................... 57
TÍTULO TERCERO ........................................................................................................................... 58
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS .............................................. 58
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 58
DE LA VALORACIÓN ................................................................................................................... 58
CAPÍTULO II ..................................................................................................................................... 61
DE LA CONSERVACIÓN .............................................................................................................. 61
TÍTULO CUARTO ............................................................................................................................. 62
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS ...................................................................................... 62
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 62
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO .......................................................................... 62
CAPÍTULO II ..................................................................................................................................... 65
DE LA COORDINACIÓN CON EL SISTEMA ESTATAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y EL SISTEMA ESTATAL
ANTICORRUPCIÓN ...................................................................................................................... 65
CAPITULO III .................................................................................................................................... 65
DEL REGISTRO ESTATAL DE ARCHIVOS ................................................................................. 65
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................... 65
DE LOS FONDOS DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS ARCHIVOS ...................................... 65
TÍTULO QUINTO............................................................................................................................... 66
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO Y LA CULTURA ARCHIVÍSTICA .................. 66
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 66
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO ..................................................................... 66
CAPÍTULO II ..................................................................................................................................... 67
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO ..................................................................... 67
EN POSESIÓN DE PARTICULARES ........................................................................................... 67
CAPÍTULO III .................................................................................................................................... 67
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA ................................................................ 67
78
LIBRO SEGUNDO ............................................................................................................................ 68
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE SONORA ................................................................ 68
TÍTULO PRIMERO ............................................................................................................................ 68
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO ......................................................... 68
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 68
DE LA ORGANIZACIÓN ............................................................................................................... 68
CAPÍTULO II ..................................................................................................................................... 70
DEL ÓRGANO DE GOBIERNO .................................................................................................... 70
CAPÍTULO III .................................................................................................................................... 71
DEL DIRECTOR GENERAL ......................................................................................................... 71
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................... 72
DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA ................................................................................................... 72
CAPÍTULO V ..................................................................................................................................... 72
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO ARCHIVÍSTICO ........................................................ 72
TÍTULO SEGUNDO .......................................................................................................................... 73
DE LOS RECURSOS Y BIENES PATRIMONIALES ....................................................................... 73
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO ....................................................................................... 73
CAPÍTULO ÚNICO ........................................................................................................................... 73
LIBRO TERCERO ............................................................................................................................. 73
DE LAS INFRACCIONES ................................................................................................................. 73
TÍTULO PRIMERO ............................................................................................................................ 73
DE LAS INFRACCIONES ................................................................................................................. 73
CAPÍTULO ÚNICO ........................................................................................................................... 73
DE LAS INFRACCIONES ............................................................................................................. 73
CAPITULO II ..................................................................................................................................... 74
DE LOS DELITOS CONTRA LOS ARCHIVOS ............................................................................ 74
TRANSITORIOS ............................................................................................................................... 75
]]>
© 2025 Justia