<![CDATA[Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas y sus Municipios.
Última actualización POG 31-01-2024
Acción de Inconstitucionalidad POG 23-08-2023
Ley publicada en el Periódico Oficial del Estado de Zacatecas Número 53, el sábado 03 de
julio de 2021.
TEXTO VIGENTE A PARTIR DEL 04 DE JULIO DE 2021.
ALEJANDRO TELLO CRISTERNA, Gobernador del Estado de Zacatecas, a sus
habitantes hago saber:
Que los DIPUTADOS SECRETARIOS de la Honorable Sexagésima Tercera
Legislatura del Estado, se han servido dirigirme el siguiente:
DECRETO # 669
LA HONORABLE SEXAGÉSIMA TERCERA LEGISLATURA DEL ESTADO LIBRE Y
SOBERANO DE ZACATECAS, EN NOMBRE DEL PUEBLO, DECRETA
RESULTANDOS
PRIMERO. En sesión ordinaria del Pleno correspondiente al día 18 de marzo 2021, se dio
lectura a la iniciativa de decreto por la que se expide la Ley de Archivos para el Estado de
Zacatecas y sus Municipios, presentada por el Gobernador del Estado Alejandro Tello
Cristerna.
Por acuerdo de la Mesa Directiva, mediante memorándum número 1625, de la misma
fecha, la iniciativa fue turnada a la Comisión de Desarrollo Cultural, para su análisis y la
emisión del dictamen correspondiente.
SEGUNDO. La iniciativa se justificó bajo la siguiente:
Exposición de Motivos
[…]
Por lo anteriormente expuesto y fundado y con apoyo además en lo dispuesto en los
artículos 152 y 153 del Reglamento General del Poder Legislativo, en nombre del
Pueblo es de Decretarse y se
DECRETA
LEY DE ARCHIVOS PARA EL ESTADO DE ZACATECAS Y SUS MUNICIPIOS
TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES
GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y observancia general en el estado de
Zacatecas, y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la
organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en
posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo,
Ejecutivo y Judicial, ayuntamientos, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos de autoridad del estado y municipios.
Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de
Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de
relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del estado.
Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticos encaminados al desarrollo
de sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación,
disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo
que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la
administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional
en el estado;
II. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de los sujetos
obligados del estado;
III. Impulsar que los sujetos obligados se actualicen y permitan la publicación en
medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al
ejercicio de los recursos públicos, así como de aquella que por su contenido sea
de interés público;
IV. Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados
para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la
memoria institucional del estado;
V. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para
mejorar la administración de los archivos de los sujetos obligados del estado;
VI. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de
gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos
digitales y abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con sus
servicios a la ciudadanía;
VII. Establecer mecanismos para la colaboración con las autoridades federales,
estatales, municipales, organismos autónomos y demás sujetos obligados en
materia de archivos;
VIII. Establecer los mecanismos para garantizar el cumplimiento y la efectiva
aplicación de esta Ley;
IX. Promover la cultura de la calidad en los archivos del estado mediante la adopción
de buenas prácticas nacionales e internacionales;
X. Impulsar el ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con
lo dispuesto por la Ley General de Archivos, esta Ley y las demás disposiciones
aplicables;
XI. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio
documental del estado, y
XII. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.
Artículo 3. La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde con lo previsto por la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los tratados internacionales de los
que México sea parte, la Ley General de Archivos y la Constitución Política del Estado Libre
y Soberano de Zacatecas, privilegiando en todo momento el respeto irrestricto a los
derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más amplia a las personas
y el interés público.
A falta de disposición expresa en la presente Ley se aplicarán, de manera supletoria, las
disposiciones administrativas correspondientes en la Ley General de Archivos, la Ley de
Procedimiento Administrativo del Estado y Municipios de Zacatecas, el Código de
Procedimientos Civiles para el Estado de Zacatecas y el Código Penal para el Estado de
Zacatecas.
Se declara la invalidez del artículo 3, párrafo segundo, en sus porciones normativas
“la Ley General de Bienes Nacionales” y “la Ley Federal sobre Monumentos y
Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos” de la Ley de Archivos
para el Estado de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Párrafo reformado POG 31-01-2024
Artículo 4. Para efectos de la presente Ley se entenderá por:
I. Acervo: al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del
soporte, espacio o lugar en que se resguarden;
II. Actividad archivística: al conjunto de acciones encaminadas a administrar,
organizar, conservar y difundir documentos de archivo;
III. Archivo: al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los
sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con
independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden;
IV. Archivo de concentración: al integrado por documentos transferidos desde las
áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta son esporádicos y que
permanecen en él hasta su disposición documental;
V. Archivo de trámite: al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos
obligados;
VI. Archivo General del Estado: al Archivo General del Estado de Zacatecas;
VII. Archivo histórico: al integrado por documentos de carácter público, de
conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, estatal o
municipal;
VIII. Archivos privados de interés público: al conjunto de documentos de interés
público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que
no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los
diversos ámbitos de gobierno;
IX. Área coordinadora de archivos: a la instancia encargada de promover y vigilar
el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y
administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del
sistema institucional de archivos;
X. Áreas operativas: a las que integran el sistema institucional de archivos, las
cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de
concentración y, en su caso, histórico;
XI. Baja documental: a la eliminación de aquella documentación que haya prescrito
su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación y que
no posea valores históricos, de acuerdo con la presente Ley y las disposiciones
jurídicas aplicables;
XII. Catálogo de disposición documental: al registro general y sistemático que
establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de
conservación y la disposición documental;
XIII. Ciclo vital: a las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde
su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo
histórico;
XIV. Consejo Estatal: al Consejo Estatal de Archivos del Estado de Zacatecas;
XV. Consejo Nacional: al Consejo Nacional de Archivos;
XVI. Consejo Técnico Especializado: al Consejo Técnico Especializado del Archivo
General del Estado de Zacatecas;
XVII. Conservación de archivos: al conjunto de procedimientos y medidas destinados
a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la
preservación de los documentos electrónicos y digitales a largo plazo;
XVIII. Consulta de documentos: a las actividades relacionadas con la implantación de
controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan
el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;
XIX. Cuadro general de clasificación archivística: al instrumento técnico que refleja
la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
sujeto obligado;
XX. Datos abiertos: a los datos digitales de carácter público que son accesibles en
línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;
XXI. Declaratoria de Patrimonio Documental del Estado: al reconocimiento
otorgado por el Archivo General del Estado de Zacatecas;
XXII. Director General: a la persona titular del Archivo General del Estado de
Zacatecas;
XXIII. Disposición documental: a la selección sistemática de los expedientes de los
archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito,
con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;
XXIV. Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las
facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con
independencia de su soporte documental;
XXV. Documento de archivo electrónico: al que registra un hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en
el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia o entidad, que
requiere de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso,
lectura, transmisión, respaldo y preservación, así como de un sistema
automatizado de gestión documental que asegure la validez, autenticidad,
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que contiene;
XXVI. Documento histórico: aquel que se preserva permanentemente porque posee
valores testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello
forma parte íntegra de la memoria colectiva del estado y el país, y es fundamental
para el conocimiento de la historia nacional, regional o local;
XXVII. Entes públicos: a los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales
autónomos, las dependencias y entidades de la Administración Pública estatal,
los municipios y sus dependencias y entidades, la Fiscalía General del Estado,
los órganos jurisdiccionales que no formen parte del Poder Judicial del Estado,
así como cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera de los poderes
y órganos públicos citados;
XXVIII. Estabilización: a los procedimientos de limpieza de documentos, fumigación,
integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el
papel y resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;
XXIX. Expediente: a la unidad documental compuesta por documentos de archivo,
ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos
obligados;
XXX. Expediente electrónico: al conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de
información que contengan;
XXXI. Ficha técnica de valoración documental: al instrumento que permite identificar,
analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;
XXXII. Firma electrónica avanzada: al conjunto de datos y caracteres que permite la
identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su
exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los
datos a los que se refiere, lo cual posibilita que sea detectable cualquier
modificación ulterior de éstos, y produce los mismos efectos jurídicos que la firma
autógrafa;
XXXIII. Fondo: al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto
obligado que se identifica con el nombre de este último;
XXXIV. Gestión documental: al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su
ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización,
acceso, consulta, valoración documental y conservación;
XXXV. Grupo interdisciplinario: al conjunto de personas que deberá estar integrado
por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los
titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua,
órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la
información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de
coadyuvar en la valoración documental;
XXXVI. Interoperabilidad: a la capacidad de los sistemas de información de compartir
datos y posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXVII. Instrumentos de control archivístico: a los instrumentos técnicos que propician
la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo
de su ciclo vital, que son el cuadro general de clasificación archivística y el
catálogo de disposición documental;
XXXVIII. Instrumentos de consulta: a los instrumentos que describen las series,
expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización,
transferencia o baja documental;
XXXIX. Inventarios documentales: a los instrumentos de consulta que describen las
series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su
localización (inventario general), para las transferencias (inventario de
transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental);
XL. Ley: a la Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas y sus Municipios;
XLI. Ley General: a la Ley General de Archivos;
XLII. Metadatos: al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura
de los documentos de archivo y su administración, a través del tiempo, y que
sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de
acceso;
XLIII. Órgano de Gobierno: al Órgano de Gobierno del Archivo General del Estado;
XLIV. Órgano de Vigilancia: al Órgano de Vigilancia del Archivo General del Estado;
XLV. Organización: al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a
la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales
con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información.
Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de
documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las
operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la
ubicación física de los expedientes;
XLVI. Patrimonio documental del estado: a los documentos que, con independencia
de su soporte y por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la
evolución del estado de Zacatecas y de las personas e instituciones que han
contribuido en su desarrollo y, en general, del país; además de transmitir y
heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica,
cultural y artística del estado, incluyendo aquellos que hayan pertenecido o
pertenezcan a los archivos de los órganos estatales, municipios, casas curales o
cualquier otra organización, sea religiosa o civil, que en razón de su ubicación
física se encuentren dentro del territorio del estado de Zacatecas;
XLVII. Plazo de conservación: al periodo de guarda de la documentación en los
archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la
vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva
que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;
XLVIII. Programa anual: al programa anual de desarrollo archivístico;
XLIX. Se deroga;
Se declara la invalidez del artículo 4, fracción XLIX de la Ley de Archivos
para el Estado de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Fracción Derogada POG 31-01-2024
L. Registro Nacional: al Registro Nacional de Archivos;
LI. Sección: a cada una de las divisiones del fondo documental basada en las
atribuciones de cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones
legales aplicables;
LII. Serie: a la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en
expedientes, de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico;
LIII. Sistema institucional: a los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto
obligado;
LIV. Sistema Estatal: al sistema de archivos del Estado de Zacatecas;
LV. Sistema Nacional: al sistema nacional de archivos;
LVI. Soportes documentales: a los medios en los cuales se contiene información,
además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;
LVII. Subserie: a la división de la serie documental;
LVIII. Sujetos obligados: cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los
Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, municipios, órganos autónomos,
partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona
física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad en el estado de Zacatecas y sus municipios, así como a las personas
físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público;
LIX. Transferencia: al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que
deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al
archivo histórico;
LX. Trazabilidad: a la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado
para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la
modificación de documentos electrónicos;
LXI. Valoración documental: a la actividad que consiste en el análisis e identificación
de los valores documentales, es decir, el estudio de la condición de los
documentos que les confiere características específicas en los archivos de
trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los
documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias
documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la
disposición documental, y
LXII. Vigencia documental: al periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:
I. Conservación: adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental
y tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo;
II. Procedencia: mantener el origen de cada fondo documental producido por los
sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el
orden interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad
institucional;
III. Integridad: garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces
para reflejar con exactitud la información contenida;
IV. Disponibilidad: adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de
los documentos de archivo, y
V. Accesibilidad: garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con
esta Ley y las disposiciones aplicables.
TÍTULO SEGUNDO
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I DOCUMENTOS
PÚBLICOS
Artículo 6. Toda la información contenida en los documentos de archivo producidos,
obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y
accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en
materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos
personales.
Los sujetos obligados, en el ámbito de su competencia, garantizarán la organización,
conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la
verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el
conocimiento de su patrimonio documental.
Artículo 7. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los
documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones
correspondientes.
Artículo 8. Los documentos producidos en los términos del artículo anterior son
considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.
Artículo 9. Los documentos públicos de los sujetos obligados tendrán el carácter que le
confieran la Ley General de Archivos, la Ley General de Bienes Nacionales y la Ley Federal
sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, así como la normatividad
de la materia.
CAPÍTULO II
OBLIGACIONES
Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de
la operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por la Ley
General, esta Ley, las determinaciones que emitan el Consejo Nacional y el Consejo
Estatal, asimismo deberá garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de
archivo ni la información a su cargo.
El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la entrega
de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad
con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les
dio origen en los términos de esta Ley.
Artículo 11. Los sujetos obligados deberán:
I. Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de
archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de
acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los
estándares y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y demás
disposiciones que les sean aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar
a cabo los procesos de gestión documental;
III. Integrar los documentos en expedientes;
IV. Inscribir en el Registro Nacional, de acuerdo con las disposiciones que se emitan
en la materia, la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo;
Se declara la invalidez del artículo 11, fracción IV, en su porción normativa
“y en el Registro Estatal” de la Ley de Archivos para el Estado
de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Fracción reformada POG 31-01-2024
V. Conformar un grupo interdisciplinario, que coadyuve en la valoración documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación
necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus
archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión
documental y administración de archivos;
IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de
archivo;
X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los
documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su
almacenamiento, así como procurar el resguardo electrónico de dichos
documentos, de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones
reglamentarias aplicables, y
XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones
reglamentarias aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como
cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de autoridad
del estado de Zacatecas y sus municipios, estarán obligados a cumplir con las
disposiciones de las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.
Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones
graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a los
mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la
información pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido
declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Artículo 12. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus
archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión
documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración
documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el
Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones reglamentarias aplicables.
Los órganos internos de control, contralorías o equivalentes de los sujetos obligados
vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e
integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y
consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos
actualizados y disponibles; y contarán, al menos, con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. Catálogo de disposición documental, y
III. Inventarios documentales:
a) General;
b) Transferencia, y
c) Baja documental.
La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de fondo,
sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los
cuales serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Artículo 14. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos
obligados deberán contar y poner a disposición del público la guía de archivo documental y
el índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General
de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de Zacatecas, y demás disposiciones aplicables.
Artículo 15. Tratándose de aquella documentación autorizada para su baja, los sujetos
obligados deberán adoptar los mecanismos necesarios que fomenten el reciclaje, en
ambientes controlados, garantizando que no sea posible recuperar la información
eliminada, dejando como opción secundaria el proceso de destrucción.
Artículo 16. La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo,
tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el
buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada
sujeto obligado.
CAPÍTULO III
PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 17. Los servidores públicos que deban sujetarse a un procedimiento de entrega-
recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las
disposiciones aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia,
así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los
documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición
documental.
Artículo 18. En el ámbito estatal y municipal, en caso de que algún sujeto obligado, área o
unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos
procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los
documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean
trasladados a los archivos que correspondan.
En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de control y consulta
archivísticos.
Asimismo, será obligación del liquidador informar al Archivo General del Estado, mediante
la elaboración de un acta circunstanciada, la ubicación del recinto donde se resguardarán
los expedientes contenidos en el inventario.
Los instrumentos jurídicos en que se sustenten los procesos de transformación deberán
prever el tratamiento que se dará a los archivos e instrumentos de control y consulta
archivísticos de los sujetos obligados en el estado de Zacatecas, en los supuestos previstos
en el primer párrafo del presente artículo, de conformidad con esta Ley y demás
disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.
Artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de un ente público será obligación del
liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo
General del Estado.
CAPÍTULO IV
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 20. El sistema institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos,
criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y
sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del
sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y
relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en
ellos, en los términos que establezca el Consejo Estatal atendiendo a las directrices que
para tal efecto emita el Consejo Nacional y demás disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 21. El sistema institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I. Un área coordinadora de archivos, y
II. Las áreas operativas siguientes:
a) Unidad de correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del
sujeto obligado.
Los responsables del área coordinadora de archivos, del archivo de concentración y del
archivo histórico, serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.
El titular de la unidad administrativa a la que esté adscrita el área operativa referida en la
fracción II, inciso a), nombrará al responsable de la misma.
Los responsables del área operativa referida en la fracción II, inciso b), serán nombrados
por el titular de cada área o unidad que corresponda.
Los responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.
Artículo 22. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de
concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones
jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior
deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.
Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de
resguardo del archivo de concentración regional.
CAPÍTULO V
PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional deberán
elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días
naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo 24. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y
evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración
de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven,
así como de apertura proactiva de la información.
Artículo 25. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los
recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener
programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de
archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y
procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos
electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos.
Artículo 26. Los sujetos obligados, por conducto del responsable del área coordinadora de
archivos, deberán elaborar un informe anual detallando el cumplimiento del programa anual
y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día del mes de enero del
siguiente año de la ejecución de dicho programa.
Asimismo, los titulares de los sujetos obligados darán cuenta de la situación que guardan
sus archivos, en el informe anual de trabajo, labores o actividades que rindan.
CAPÍTULO VI
ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo 27. El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven a
cabo las acciones de gestión documental y administración de archivos, de manera conjunta
con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
El responsable del área coordinadora de archivos deberá tener, al menos, el nivel de
director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado que
corresponda. La persona designada deberá dedicarse específicamente a las funciones
establecidas en esta Ley.
Artículo 28. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de
concentración y, en su caso, histórico, los instrumentos de control archivístico
previstos en la Ley General, esta Ley y disposiciones reglamentarias;
II. Elaborar, en coordinación con los responsables del archivo de trámite, de
concentración y, en su caso, histórico, y someter a consideración del titular del
sujeto obligado o a quien éste designe, criterios específicos y recomendaciones
en materia de organización y conservación de archivos, cuando la especialidad
del sujeto obligado así lo requiera;
III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste
designe, el programa anual;
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las
áreas operativas;
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los
procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas
operativas;
VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;
VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de
archivos;
VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la
conservación de los archivos;
IX. Verificar la aplicación de la política de gestión documental en la operación de la
unidad de correspondencia, los archivos de trámite, concentración y, en su caso,
histórico, de acuerdo con la normatividad aplicable;
X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto
obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de
adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones
legales aplicables, y
XI. Las que establezcan las disposiciones reglamentarias.
CAPÍTULO VII
ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 29. Corresponderá a los sujetos obligados determinar la unidad administrativa a la
que estará adscrita la unidad de correspondencia, la cual tendrá las siguientes funciones:
I. Llevar a cabo los servicios centralizados de recepción, registro, seguimiento y
distribución de la correspondencia de entrada y salida;
II. Elaborar reportes de correspondencia;
III. Colaborar con el responsable del área coordinadora de archivos en los proyectos
tendientes a la modernización y automatización del sistema institucional;
IV. Implementar un sistema, manual o informático, que permita la eficiente y
oportuna administración de la correspondencia, y
V. Las que establezcan las disposiciones reglamentarias aplicables.
Artículo 30. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que
tendrá las siguientes funciones:
I. Coordinar la integración y organización de los expedientes que cada área o
unidad produzca, use y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante el control de los
inventarios documentales elaborados por los servidores públicos
correspondientes;
III. Velar por la custodia de los expedientes en trámite de la unidad administrativa de
adscripción para que se efectúe de acuerdo con los estándares de seguridad y
conservación;
IV. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo
con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública,
en tanto conserve tal carácter;
V. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones
aplicables;
VI. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por
el área coordinadora de archivos;
VII. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración;
VIII. En su caso, atender las solicitudes de préstamo o de consulta de expedientes
resguardados en el archivo de trámite, y
IX. Las que establezcan las disposiciones reglamentarias aplicables.
Los responsables de los archivos de trámite deberán contar con los conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes con su responsabilidad; de
no ser así, los titulares de las unidades administrativas tendrán la obligación de establecer
las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen
funcionamiento de sus archivos.
Artículo 31. Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración, que tendrá
las siguientes funciones:
I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de
los expedientes;
II. Custodiar la documentación semiactiva del sujeto obligado;
III. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta
a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que
resguarda;
IV. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo
con lo establecido en el catálogo de disposición documental;
V. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y demás
disposiciones aplicables;
VI. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
criterios de valoración y disposición documental;
VII. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series
documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso,
plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las
disposiciones jurídicas aplicables;
VIII. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que
serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según
corresponda;
IX. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de
disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios y
mantenerlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete
años a partir de la fecha de su elaboración para, posteriormente, ser
transferidos al archivo histórico para conservarlos de manera permanente;
X. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones
reglamentarias en la materia;
XI. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan
cumplido su vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales
e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del
Estado, según corresponda, y
XII. Las que establezcan en el respectivo ámbito de sus competencias el Consejo
Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones reglamentarias aplicables en
la materia.
Artículo 32. Las personas responsables de las áreas normativas y operativas del sistema
institucional deberán contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia
acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de los sujetos obligados deberán
garantizar la capacitación y profesionalización de esos responsables.
CAPÍTULO VIII
ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Artículo 33. Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que tendrá las
siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes
bajo su resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el
patrimonio documental;
III. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los
instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás
normativa aplicable;
V. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los
documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que
proporcionan las tecnologías de información para mantenerlos a disposición de
los usuarios, y
VI. Las demás que establezcan las disposiciones reglamentarias aplicables.
Artículo 34. Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico preferentemente
promoverán su creación o establecimiento; mientras tanto, podrán transferir sus
documentos con valor histórico al Archivo General del Estado o al organismo que se
determine, de acuerdo con las disposiciones aplicables o los convenios de colaboración que
se suscriban para tal efecto.
Artículo 35. Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida su
consulta directa, el Archivo General del Estado, así como los sujetos obligados,
proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de
reproducción que no afecte la integridad del documento.
Artículo 36. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos históricos
comunes con la denominación de regionales, en los términos que establezcan las
disposiciones reglamentarias aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior
deberá identificar con claridad a los responsables de la administración de los archivos.
Artículo 37. Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso
público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia
secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o
confidenciales, de conformidad con lo establecido en el Capítulo I del Título Tercero de esta
Ley. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública del Estado de Zacatecas, no podrá clasificarse como reservada
aquella información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o
delitos de lesa humanidad.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la
normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su conservación
permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter en el archivo de
concentración por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento y
serán de acceso restringido durante dicho plazo.
Artículo 38. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan el
tiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto
obligado disponga, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En
ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.
Artículo 39. El Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección
de Datos Personales, de acuerdo con la legislación local y nacional en materia de
transparencia y acceso a la información pública, determinará los mecanismos, instrumentos
y herramientas para garantizar los derechos de acceso a la información pública y protección
de datos personales, asimismo determinar el mecanismo de acceso a un documento con
valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos
personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos:
Párrafo reformado POG 31-01-2024
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el
país o para el ámbito estatal o municipal, siempre que el mismo no se pueda
realizar sin acceso a la información confidencial y la persona que realice el
estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del
archivo con datos personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que
pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la
información confidencial, y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo
autorizado por él mismo.
Los particulares podrán impugnar la determinación o resolución del referido Instituto ante el
Poder Judicial de la Federación.
Se declara la invalidez del artículo 39, párrafo último de la Ley de Archivos
para el Estado de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Párrafo reformado POG 31-01-2024
Artículo 40. El procedimiento de consulta de los archivos históricos facilitará el acceso al
documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte
al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los
propios archivos.
Artículo 41. Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados adoptarán
medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que
forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y
difusión de los documentos históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios
digitales, con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales
e informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la localización de los
documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
IV.Implementar programas presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio
documental;
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a
los estudiantes de diferentes grados educativos, y
VI.Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de
publicación de interés, para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
CAPÍTULO IX
DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS
Artículo 42. Además de los procesos de gestión documental previstos en el artículo 12 de
esta Ley, se deberán contemplar los procesos de incorporación, asignación de acceso,
seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad para la gestión documental electrónica
considerando lo siguiente:
I.En lo relativo a la incorporación se deberá asegurar que el sistema automatizado
para la gestión documental y administración de archivos permita:
a) La captura y registro de los documentos y expedientes;
b) La clasificación y la indización;
c) Organizar los documentos físicos y electrónicos;
d) La organización en una estructura y secuencia lógicas de expediente en
soporte papel o electrónico, y
e) La gestión de los metadatos inherentes al documento y al sistema.
II. Para el proceso de asignación de acceso y seguridad se deben considerar las
restricciones en materia de transparencia, protección de datos personales y niveles
de seguridad;
III.Para el almacenamiento se deberán implementar acciones para salvaguardar la
información organizada y procesada en medios físicos, sean éstos electrónicos o
magnéticos, internos o externos;
IV. Para el resguardo de información en la nube se debe contemplar el
cumplimiento del tratamiento de datos personales, información confidencial y
reservada, y
V. Para el uso y trazabilidad se debe contar con una bitácora que registre los
eventos del sistema automatizado para la gestión documental y administración de
archivos.
Artículo 43. Los correos electrónicos institucionales y sus documentos adjuntos que
reflejen el ejercicio de atribuciones y funciones de los sujetos obligados, así como la
actividad y desempeño de los servidores públicos se organizarán en expedientes
electrónicos de acuerdo con las series documentales correspondientes al cuadro general de
clasificación archivística, a efecto de asegurar el debido resguardo y localización expedita
de los mismos.
Artículo 44. Los sujetos obligados establecerán en su programa anual los procedimientos
para la generación, administración, uso, control y migración de formatos electrónicos, así
como planes de preservación y conservación de largo plazo que contemplen la migración, la
emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los documentos de
archivo electrónicos, apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Nacional y
del Consejo Estatal.
Artículo 45. Los sujetos obligados establecerán en su programa anual la estrategia de
preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos y las acciones que
garanticen los procesos inherentes a la gestión de los documentos electrónicos.
Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series documentales con valor
histórico se deberán conservar en sus formatos originales, así como una copia de su
representación gráfica o visual, además de todos los metadatos.
Artículo 46. Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y
tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo
electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la
gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo
largo de su ciclo vital.
Artículo 47. Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para la
gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar los
procesos señalados en el artículo 12 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las
especificaciones que para tal efecto emitan el Consejo Nacional y el Consejo Estatal.
Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de
documentos de archivo electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran,
deberán cumplir igualmente los lineamientos que para tal efecto se emitan.
Artículo 48. Además de lo dispuesto por el Consejo Nacional para la creación y uso de
sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos, los
sujetos obligados deberán como mínimo:
I. Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo
electrónico a largo plazo;
II. Aplicar a los documentos de archivo electrónicos los instrumentos técnicos que
corresponden a los soporte papel;
III. Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de
archivo electrónico y su administración a través del tiempo, fomentando la
generación, uso, reutilización y distribución de formatos abiertos;
IV. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad,
integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónicos, así como
su control y administración archivística;
V. Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de
actualización, respaldo o cualquier otro proceso que afecte el contenido de los
documentos de archivo electrónico, y
VI. Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este
artículo.
Artículo 49. Bajo ningún supuesto los sujetos obligados eliminarán los documentos en
soporte papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, sonoros o visuales, aun cuando hayan
sido digitalizados, a menos que esté establecido en el catálogo de disposición documental;
los documentos digitalizados serán considerados copias simples, de no existir disposición
legal y procedimiento que dé validez a éstos.
Los sujetos obligados no modificarán, destruirán o deteriorarán, en forma parcial o total,
bases de datos, archivos o cualquier documento contenido en equipos de cómputo,
dispositivos electrónicos, sistemas o redes, soportes lógicos o cualquier otro medio
magnético.
Artículo 50. Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica
avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de
identidad del solicitante, generarán documentos de archivo electrónicos con validez jurídica
de acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones reglamentarias que para el efecto
se emitan.
Artículo 51. Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos
de archivo electrónicos, los sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica,
mediante la actualización de la infraestructura tecnológica que incluya aplicativos
informáticos, en términos de las disposiciones reglamentarias aplicables.
TÍTULO TERCERO
VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CAPÍTULO I
VALORACIÓN
Artículo 52. Los sujetos obligados deben valorar, con independencia del soporte, la
documentación que producen y utilizan en el desempeño de sus funciones y atribuciones
para lo cual se auxiliarán de un grupo interdisciplinario, que es un equipo de profesionales
de la misma institución, integrado por los titulares de las siguientes áreas:
I. Jurídica;
II. Planeación o mejora continua;
III. Coordinación de archivos;
IV. Tecnologías de la información;
V. Unidad de transparencia;
VI. Órgano interno de control, contraloría o su equivalente, y
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los
procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran
los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades
administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el
proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración documental y que, en conjunto,
conforman el catálogo de disposición documental.
El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza y
objeto social del sujeto obligado, para lo cual podrá realizar convenios de colaboración con
instituciones de educación superior o de investigación.
Asimismo, podrá solicitar la participación de la coordinación administrativa o su equivalente,
así como de las personas que, por su experiencia, conocimiento y función dentro del sujeto
obligado, se consideren idóneas para promover y garantizar la gestión documental y
administración de archivos.
Artículo 53. El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y
formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá
como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro,
seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias
respectivas.
Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración
documental que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para
el levantamiento de información, y
b) Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras,
bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha
técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de
organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la
documentación, para el levantamiento de la información y elaborar las fichas
técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre
las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas, y
IV. Integrar el catálogo de disposición documental.
Artículo 54. Son actividades del grupo interdisciplinario las siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de
comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las
series documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de
valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición
documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los
siguientes criterios:
a) Contenido: privilegiar los documentos que contienen información
fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un
acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas,
considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la
información solamente se contiene en ese documento o se contiene en
otro, así como los documentos con información resumida;
b) Contexto: considerar la importancia y tendencias socioeconómicas,
programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las
funciones del productor de la documentación;
c) Diplomático: analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos
que integran la serie, considerando que los documentos originales,
terminados y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que
éstas obren como originales dentro de los expedientes;
d) Orden original: garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre
sí; dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación
fue producida;
e) Procedencia: considerar que el valor de los documentos depende del nivel
jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción
documental de las unidades administrativas productoras de la documentación
en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el
operativo, realizando una completa identificación de los procesos
institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento, y
f) Utilización: considerar los documentos que han sido objeto de demanda
frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en
general, así como el estado de conservación de los mismos. Sugerir, cuando
corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos institucional o a
los procesos de certificación a que haya lugar.
III. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté
alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto
obligado;
IV. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se
respete el marco normativo que regula la gestión institucional;
V. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo
establecido para la gestión documental y administración de archivos, y
VI. Las demás que se definan en otras disposiciones reglamentarias.
Artículo 55. Las áreas productoras de la documentación, con independencia de participar
en las reuniones del Grupo Interdisciplinario, deberán:
I. Determinar los valores, la vigencia, los plazos de conservación y disposición
documental de las series documentales que produce;
II. Elaborar, de manera conjunta con el área coordinadora de archivos, las fichas
técnicas de valoración documental y someterlas al análisis del grupo
interdisciplinario;
III. Identificar y determinar la trascendencia de los documentos que conforman las
series como evidencia y registro del desarrollo de sus funciones, reconociendo el
uso, acceso, consulta y utilidad institucional, con base en el marco normativo que
las faculta, y
IV. Prever los impactos institucionales en caso de no documentar adecuadamente
sus procesos de trabajo.
Artículo 56. El Grupo Interdisciplinario emitirá las reglas de operación para su
funcionamiento.
Artículo 57. El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la
documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una
baja documental o transferencia secundaria.
Artículo 58. Los sujetos obligados identificarán los documentos de archivo producidos en el
desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series
documentales; cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración que, en su
conjunto, conformarán el catálogo de disposición documental.
La ficha técnica de valoración documental deberá contener, al menos, la descripción de los
datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación
y responsable de la custodia de la serie o subserie.
Artículo 59. El Consejo Estatal establecerá lineamientos para analizar, valorar y decidir la
disposición documental de las series documentales producidas por los sujetos obligados, de
acuerdo con las directrices que para tal efecto emita el Consejo Nacional.
Artículo 60. Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico, con vínculo al
portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia
secundaria, los cuales deberán conservarse en el archivo de concentración por un periodo
mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración para, posteriormente, ser
transferidos al archivo histórico.
Los sujetos obligados que no cuenten con un portal electrónico deberán enviar los
dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria al Archivo General del
Estado para su publicación en el portal electrónico de éste.
Artículo 61. Los sujetos obligados que cuenten con un archivo histórico deberán transferir
los documentos con valor histórico a dicho archivo, debiendo informar al Archivo General
del Estado, en un plazo de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la transferencia
secundaria.
CAPÍTULO II
CONSERVACIÓN
Artículo 62. Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que
garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental
en que se encuentre, observando al menos lo siguiente:
I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la
continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los
servicios, y
II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la
estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos,
seguridad física, ambiental, comunicaciones, administración de operaciones,
control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las
actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y
auditoría.
Artículo 63. Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos
proveídos por terceros deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley,
mediante un convenio o instrumento que dé origen a la prestación del servicio y en el que
se identificará a los responsables de la administración de los archivos.
Artículo 64. Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo electrónicos
en un servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso concretas en cuanto a la gestión de los
documentos y responsabilidad sobre los sistemas;
II. Establecer controles de seguridad y privacidad de la información conforme a lo
previsto por la normativa nacional aplicable y los estándares internacionales en la
materia;
III. Conocer la ubicación de los servidores y de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la información de acuerdo con la normativa
vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso privado, bajo el control de personal autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y mitigar los riesgos de seguridad mediante
políticas de seguridad de la información;
VII. Establecer el uso de estándares y de adaptación a normas de calidad para
gestionar los documentos de archivo electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con aplicaciones y sistemas internos, intranets,
portales electrónicos y otras redes, y
IX. Mostrar en el sistema, de manera coherente y auditable, la política de gestión
documental de los sujetos obligados.
Artículo 65. Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que permitan
la gestión documental integral, considerando el documento electrónico, el expediente, la
digitalización, el copiado auténtico y conversión; la política de firma electrónica, la
intermediación de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de comunicaciones de
los sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Artículo 66. El Sistema Estatal de Archivos es un conjunto orgánico y articulado de
estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos,
procedimientos, y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y
conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados.
Artículo 67. El Sistema Estatal estará conformado por el Archivo General del Estado y por
los sistemas institucionales de archivos de los sujetos obligados.
Las instancias del Sistema Estatal observarán lo dispuesto en las resoluciones y acuerdos
generales que emitan el Consejo Nacional y el Consejo Estatal.
CAPÍTULO II
CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS
Artículo 68. El Consejo Estatal es el órgano coordinador del Sistema Estatal, encargado de
vigilar el cumplimiento de las determinaciones que establezca el Consejo Nacional.
Además, promoverá la implementación de políticas públicas a fin de crear una cultura
archivística, así como la adecuada organización y conservación de los archivos de la
entidad.
Artículo 69. El Consejo Estatal y las instancias del Sistema Estatal adoptarán, con carácter
obligatorio, en el ámbito de sus respectivas competencias, las determinaciones del Consejo
Nacional, dentro de los plazos que éste establezca.
Las resoluciones del Consejo Estatal serán publicadas en el Periódico Oficial, Órgano del
Gobierno del Estado.
Artículo 70. El Consejo Estatal de Archivos se integrará por:
I. Una presidencia, que ostentará el Director General del Archivo General del Estado;
II. Como integrantes permanentes, los titulares de:
a) La Secretaría General de Gobierno;
b) La Secretaría de la Función Pública;
c) La Auditoría Superior del Estado;
III. Como integrantes permanentes representantes de:
a) Poder Legislativo;
b) Poder Judicial;
c) Municipios;
d) Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección
de Datos Personales;
e) Consejo Técnico Especializado del Archivo General del Estado, y
f) Archivos privados locales.
Artículo 71. Los representantes a que se refiere el artículo anterior serán:
I. Del Poder Legislativo, el presidente de la Comisión de Desarrollo Cultural;
II. Del Poder Judicial, el magistrado presidente;
III. De los municipios, el presidente municipal de cada una de las coordinaciones
regionales establecidas por la Ley de Coordinación y Colaboración Financiera
para el Estado de Zacatecas y sus Municipios, quienes se elegirán y ejercerán
funciones por orden alfabético, con duración de un año y con base en la
distribución regional que dicha ley establece;
IV. El comisionado presidente del Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la
Información y Protección de Datos Personales;
V. Del Consejo Técnico Especializado del Archivo General del Estado, un consejero
designado por sus integrantes, y
VI. De los archivos privados locales, el designado mediante convocatoria que emita
el Consejo Estatal, donde se establecerán las bases para seleccionar al
representante de dichos archivos.
Artículo 72. Los integrantes a que se refiere la fracción II, del artículo 70 podrán ser
representados por algún servidor público que tenga nivel jerárquico inmediato inferior en
cada ente público.
Artículo 73. En ausencia de las personas referidas en la fracción III, del artículo 70, las
suplencias deberán ser cubiertas por el representante nombrado para ese efecto, de
acuerdo con su normativa interna.
Artículo 74. El presidente podrá invitar a las sesiones del Consejo Estatal a las personas
que considere pertinentes, según la naturaleza de los asuntos a tratar, quienes intervendrán
con voz, pero sin voto. Asimismo, podrá hacerse a propuesta de alguno de los integrantes
del Consejo Estatal.
Los integrantes del Consejo Estatal podrán ser acompañados por el coordinador de
archivos del sujeto obligado, con derecho a voz, pero sin voto y, específicamente, en
calidad de invitados.
Serán invitados permanentes del Consejo Estatal, con voz, pero sin voto, el Secretario
Ejecutivo del Sistema Estatal Anticorrupción, los titulares de la Secretaría de Finanzas, la
Secretaría de Administración y la Coordinación Estatal de Planeación, así como el rector de
la Benemérita Universidad Autónoma de Zacatecas; el magistrado, consejero o
comisionado presidente, según corresponda, de cada uno de los organismos
constitucionales autónomos distintos al establecido en la fracción IV del artículo 71 de esta
Ley.
Artículo 75. El Consejo Estatal contará con un secretario técnico, ostentando tal cargo el
servidor público integrante del Archivo General del Estado que para tal efecto designe su
titular, cuyas funciones quedarán establecidas en el reglamento interior del Consejo Estatal.
Artículo 76. El Consejo Estatal sesionará en la sede del Archivo General del Estado de
manera ordinaria y extraordinaria. Las sesiones ordinarias se celebrarán, mínimo cuatro
veces al año, y serán convocadas por su presidente a través del secretario técnico.
Artículo 77. Las convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán con quince días
hábiles de anticipación, a través de los medios que resulten idóneos, incluyendo los
electrónicos, y contendrán, cuando menos, el lugar, fecha y hora de la celebración de la
sesión, el orden del día y, en su caso, los documentos que serán analizados.
Artículo 78. En primera convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Estatal
cuando estén presentes, cuando menos, el cincuenta por ciento más uno de los miembros,
incluyendo a su presidente o a la persona que éste designe como su suplente. En segunda
convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo Estatal con los miembros que se
encuentren presentes, así como su presidente o la persona que éste designe como su
suplente.
Artículo 79. El Consejo Estatal tomará acuerdos por mayoría simple de votos de sus
miembros presentes en la sesión. En caso de empate, el presidente tendrá el voto de
calidad. En los proyectos normativos, los miembros del Consejo Estatal deberán asentar en
el acta correspondiente las razones del sentido de su voto en caso de que sea en contra.
Artículo 80. Las sesiones extraordinarias del Consejo Estatal podrán convocarse en un
plazo mínimo de veinticuatro horas por el presidente, a través del secretario técnico o
mediante solicitud que a éste formule por lo menos el treinta por ciento de los miembros,
cuando estimen que existe un asunto de relevancia para ello.
Artículo 81. Las sesiones deberán constar en actas suscritas por los miembros que
participaron en ellas. Dichas actas serán públicas a través del portal electrónico del Archivo
General del Estado, en apego a las disposiciones aplicables en materia de transparencia y
acceso a la información. El secretario técnico es responsable de la elaboración de las actas,
la obtención de las firmas correspondientes, así como su custodia y publicación.
Artículo 82. Los miembros del Consejo Estatal no recibirán remuneración alguna por su
participación.
Artículo 83. El Consejo Estatal tendrá las siguientes atribuciones:
I. Operar como mecanismo de enlace y coordinación con el Consejo Nacional;
II. Aprobar la política estatal de gestión documental y administración de archivos de
conformidad con la política nacional que emita el Consejo Nacional;
III. Vigilar que los sujetos obligados implementen las políticas, programas, lineamientos
y directrices para la organización y administración de los archivos que establezca
el Consejo Estatal, atendiendo lo dispuesto por el Consejo Nacional;
IV. Aprobar y difundir la normativa estatal relativa a la gestión documental y
administración de archivos, elaborada de conformidad con lo que establezca el
Consejo Nacional;
V. Proponer al Consejo Nacional las disposiciones que regulen la creación y uso de
sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos
para los sujetos obligados, que contribuyan a la organización y conservación
homogénea de sus archivos;
VI. Aprobar los criterios para homologar la organización y conservación de los archivos
del estado, así como las campañas de difusión sobre la importancia de los archivos
como fuente de información esencial y como parte de la memoria colectiva;
VII. Emitir recomendaciones a los sujetos obligados para aplicar la Ley en sus
respectivos ámbitos de competencia, considerando las disposiciones del Consejo
Nacional;
VIII. Aprobar acciones de difusión, divulgación y promoción sobre la importancia de los
archivos como fuente de información esencial, del valor de los datos abiertos de los
documentos de archivo electrónicos y como parte de la memoria colectiva;
IX. Promover entre los sujetos obligados estrategias de difusión y divulgación del trabajo
archivístico, del patrimonio documental de la Nación y del estado;
X. Establecer mecanismos de coordinación con los sujetos obligados de los municipios, y
XI. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones reglamentarias aplicables.
Artículo 84. El presidente tendrá las siguientes atribuciones:
I. Representar al Consejo Estatal ante el Consejo Nacional;
II. Participar en comisiones intersecretariales, secretarías técnicas, entre otros, que
coadyuven al cumplimiento de los acuerdos, recomendaciones y determinaciones
que emita el Consejo Estatal;
III. Celebrar convenios de coordinación, colaboración y concertación para el
cumplimiento de los fines del Sistema Estatal y demás instrumentos jurídicos que
se deriven de los mismos;
IV. Intercambiar con la Federación y otras entidades federativas, conocimientos,
experiencias y cooperación técnica y científica para fortalecer a los archivos;
V. Participar en foros, conferencias, paneles, eventos y demás reuniones de carácter
nacional e internacional que coadyuven al cumplimiento de esta Ley, así como de
los acuerdos, recomendaciones y determinaciones emitidos por el Consejo
Nacional;
VI. Fungir como órgano de consulta de los sujetos obligados;
VII. Publicar en el portal electrónico las determinaciones y resoluciones generales del
Consejo Estatal, y
VIII. Las demás que le otorga esta Ley y otras disposiciones aplicables.
Artículo 85. El Consejo Estatal, para el cumplimiento de sus atribuciones, podrá crear
comisiones de carácter permanente o temporal, que se organizarán de conformidad con lo
dispuesto en su reglamento interior.
Dichas comisiones podrán contar con la asesoría de expertos y usuarios de los archivos
históricos, así como de miembros de las organizaciones de la sociedad civil.
Los miembros de las comisiones no recibirán emolumento, ni remuneración alguna por su
participación en las mismas.
CAPÍTULO III
COORDINACIÓN DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS CON EL INSTITUTO
ZACATECANO DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN
DE DATOS PERSONALES Y EL SISTEMA ESTATAL ANTICORRUPCIÓN
Artículo 86. El Sistema Estatal de Archivos se coordinará con el Instituto Zacatecano de
Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y el Sistema
Estatal Anticorrupción en el Estado y deberá:
I. Fomentar en los sistemas, la capacitación y la profesionalización del personal
encargado de la organización y coordinación de los sistemas institucionales de
archivo con una visión integral;
II. Celebrar acuerdos interinstitucionales para el intercambio de conocimientos
técnicos en materia archivística, transparencia, protección de datos personales,
acceso a la información y rendición de cuentas;
III. Promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del
derecho de acceso a los archivos, y
IV. Promover la digitalización de la información generada con motivo del ejercicio de
las funciones y atribuciones de los sujetos obligados, que se encuentre
previamente organizada, así como garantizar el cumplimiento de los
lineamientos que para el efecto se emitan.
CAPÍTULO IV
COORDINACIÓN CON LOS SUJETOS OBLIGADOS DISTINTOS AL PODER EJECUTIVO
Artículo 87. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo y los archivos privados de
interés público en posesión de particulares que constituyan o sean susceptibles de constituir
patrimonio documental del estado, podrán establecer convenios de colaboración y
coordinación con el Archivo General del Estado para garantizar la organización,
conservación y administración homogénea de los archivos institucionales.
CAPÍTULO V
COORDINACIÓN Y COLABORACIÓN CON LOS MUNICIPIOS
Artículo 88. El Archivo General del Estado podrá establecer mecanismos de coordinación y
colaboración con los ayuntamientos con el fin de organizar, conservar y administrar el
archivo municipal.
Artículo 89. Los archivos municipales están integrados por los documentos producidos y
recibidos por cada ayuntamiento en el ejercicio de sus atribuciones y funciones.
Los documentos estarán a disposición de las autoridades y de los ciudadanos de
conformidad con lo que establece la Ley Orgánica del Municipio, la presente Ley y la
normatividad en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección
de datos personales.
El archivo municipal será considerado un servicio público, de conformidad con la Ley
Orgánica del Municipio, en consecuencia, los ayuntamientos deberán proveer los medios
para su funcionamiento.
CAPÍTULO VI
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 90. De conformidad con lo establecido por los artículos 75 y 76 de la Ley General,
el Estado mexicano respetará los archivos privados de interés público en posesión de
particulares, procurando la protección de sus garantías y derechos siempre que cumplan
con los requisitos de conservación, preservación y acceso público.
En caso de que los documentos o archivos privados de interés público de carácter local se
encuentren en peligro de destrucción, desaparición o pérdida, éstos podrán ser objeto de
expropiación mediante indemnización, en los términos de la normatividad aplicable, a fin de
preservar su integridad.
Artículo 91. En caso de que el Archivo General del Estado tenga conocimiento de la
enajenación por venta de un acervo o de archivos privados de interés público, propiedad o
posesión de un particular y, en general, cuando se trate de documentos señalados en el
artículo 36 de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e
Históricos, deberá hacerlo del conocimiento del Archivo General de la Nación. Dicha
facultad se efectuará sin perjuicio de la atribución que, respecto de esa figura, establece la
Ley General, a favor del Archivo General de la Nación.
CAPÍTULO VII
REGISTRO ESTATAL
Artículo 92. Se deroga.
Se declara la invalidez del artículo 92 de la Ley de Archivos para
el Estado de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Artículo derogado POG 31-01-2024
Artículo 93. Se deroga.
Se declara la invalidez del artículo 93 de la Ley de Archivos para
el Estado de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Artículo derogado POG 31-01-2024
Artículo 94. Se deroga.
Se declara la invalidez del artículo 94 de la Ley de Archivos para
el Estado de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Artículo derogado POG 31-01-2024
Artículo 95. Se deroga.
Se declara la invalidez del artículo 95 de la Ley de Archivos para
el Estado de Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Artículo derogado POG 31-01-2024
CAPÍTULO VIII
FONDOS DE APOYO ECONÓMICO PARA LOS ARCHIVOS
Artículo 96. El Gobierno del Estado, a través de la instancia correspondiente, preverá la
creación y administración de un fondo de apoyo económico para los archivos, cuya finalidad
será promover la capacitación, equipamiento y sistematización de los sistemas
institucionales de archivos en poder de los sujetos obligados.
Este fondo podrá recibir subsidios federales en términos del artículo 83 de la Ley General.
TÍTULO QUINTO
PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO DE ZACATECAS
Artículo 97. Todos los documentos de archivo con valor histórico y cultural son bienes
muebles y formarán parte del patrimonio documental del estado.
Artículo 98. El patrimonio documental del estado es inalienable, imprescriptible,
inembargable y no está sujeto a ningún gravamen ni afectación en los términos que señala
la Ley de Bienes del Estado de Zacatecas y sus Municipios, sin perjuicio de las facultades
del Archivo General de la Nación para declarar esos mismos documentos, patrimonio
documental de la Nación.
Artículo 99. Los sujetos obligados deberán determinar los documentos que constituyen su
patrimonio documental, el cual se conforma por documentos generados en el ejercicio de
sus funciones y atribuciones y que deben preservarse de forma permanente porque poseen
un valor histórico, cultural, artístico, científico o técnico.
Artículo 100. El Archivo General del Estado, a petición de parte o de oficio, podrá emitir
declaratorias de patrimonio documental del estado de un documento o acervo, las cuales
serán publicadas en el Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas, sin
perjuicio de la atribución prevista en favor del Archivo General de la Nación, para emitir la
declaratoria de patrimonio documental de la Nación.
CAPÍTULO II
PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Artículo 101. Los sujetos obligados garantizarán la seguridad, protección y conservación
del patrimonio documental del estado. Para ello, los sujetos obligados deberán:
I. Establecer mecanismos para que el público en general pueda acceder a la
información contenida en los documentos que son patrimonio documental del
estado;
II. Conservar el patrimonio documental del estado siguiendo las buenas prácticas
nacionales e internacionales en materia archivística;
III. Verificar que los usuarios de los archivos y los documentos constitutivos del
patrimonio documental del estado que posean, cumplan con las disposiciones
tendientes a la conservación de los documentos, y
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan como consecuencia del
incumplimiento de las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 102. El Archivo General del Estado autorizará la salida del estado de documentos
considerados patrimonio documental.
Asimismo, coadyuvará en la gestión para que el Archivo General de la Nación autorice la
salida del país de los documentos considerados patrimonio documental.
Artículo 103. El Archivo General del Estado podrá coordinarse con las autoridades
federales, municipales, sujetos obligados, organismos autónomos e instituciones
archivísticas, para la realización de las acciones conducentes a la conservación de los
archivos, cuando la documentación de alguna región del estado esté en peligro o haya
resultado afectada por fenómenos naturales o cualquiera de otra índole, que pudieran
dañarlos o destruirlos.
CAPÍTULO III
PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO EN POSESIÓN DE PARTICULARES
Artículo 104. Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del estado, podrán custodiarlos, siempre y cuando apliquen las
medidas técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para la conservación y
divulgación de los archivos, conforme a los criterios que emita el Consejo Estatal
atendiendo a las directrices que para tal efecto emita el Consejo Nacional, en términos de la
Ley General, esta Ley y las demás disposiciones aplicables.
De la misma forma, los particulares podrán restaurar los documentos de archivo que
constituyan patrimonio documental del estado, previa autorización y bajo la supervisión del
Archivo General del Estado, el Consejo Nacional y, en su caso, el Consejo Estatal, en los
términos de la normatividad aplicable.
Párrafo adicionado POG 31-01-2024
Artículo 105. En caso de que el Archivo General del Estado tenga conocimiento de que se
ponga en riesgo la integridad del patrimonio documental en posesión de particulares,
deberá establecer los mecanismos de coordinación con el Archivo General de la Nación, a
fin de mantener comunicación y determinar las medidas y procedimientos que
correspondan conforme a la normatividad aplicable.
Párrafo reformado POG 31-01-2024
Asimismo, el Archivo General del Estado coadyuvará con el Archivo General de la Nación
cuando se trate de recuperar la posesión de documentos de archivo que constituyan
patrimonio documental del Estado que forme parte del patrimonio documental de la Nación,
de conformidad con la Ley General.
Párrafo adicionado POG 31-01-2024
Artículo 106. Para asegurar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo, el
Archivo General del Estado podrá efectuar visitas de verificación, en los términos
establecidos en las disposiciones jurídicas aplicables, a los particulares que tengan en
posesión documentos de archivo que constituyan o sean susceptibles de constituir
patrimonio documental estatal.
CAPÍTULO IV
CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
Artículo 107. Los sujetos obligados deberán promover la capacitación y profesionalización
de las personas responsables de las áreas de archivo con base en las competencias
laborales de la materia.
Artículo 108. Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o
privados, para recibir servicios de capacitación en materia de archivos.
Artículo 109. El estado y los municipios, en el ámbito de sus atribuciones y en su
organización interna, deberán:
I. Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental del estado;
II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia, capacitación, investigación,
publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión;
III. Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la actividad
archivística y sus beneficios sociales, y
IV.Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los
sectores público, social, privado y académico.
Artículo 110. Los usuarios de los archivos deberán respetar las disposiciones aplicables
para la consulta y conservación de los documentos.
TÍTULO SEXTO
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE ZACATECAS
CAPÍTULO I
ORGANIZACIÓN
Artículo 111. El Archivo General del Estado es un organismo descentralizado no
sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía técnica y de
gestión para el cumplimiento de sus atribuciones, objeto y fines.
Es la entidad especializada en materia de archivos y encargada de garantizar el
cumplimiento de las atribuciones y resoluciones del Consejo Estatal. Tiene por objeto
promover la organización y administración homogénea de los archivos, preservar,
incrementar y difundir el patrimonio documental del estado, con el fin de salvaguardar la
memoria estatal de corto, mediano y largo plazos, así como contribuir a la transparencia y la
rendición de cuentas.
Al frente del Archivo General del Estado estará un Director General, quien contará con las
atribuciones establecidas en la presente Ley, la Ley de las Entidades Públicas
Paraestatales, las disposiciones reglamentarias, así como las que le confieran las normas
jurídicas y administrativas aplicables.
Artículo 112. El Archivo General del Estado tendrá su domicilio en la ciudad de Zacatecas,
sin perjuicio de establecer otras sedes para el mejor desempeño de sus funciones.
El Archivo General del Estado contará con un Consejo Técnico Especializado integrado por
académicos y especialistas en disciplinas vinculadas al desarrollo archivístico; brindará
asesoría sobre el manejo, organización y protección de la documentación generada por el
Poder Ejecutivo del estado, así como sobre todos aquellos temas afines a sus atribuciones.
Artículo 113. El Archivo General del Estado tendrá las siguientes atribuciones:
I. Fungir, mediante su titular, como presidente del Consejo Estatal;
II. Organizar, conservar y difundir el acervo documental, gráfico, bibliográfico y
hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas y las
disposiciones jurídicas aplicables;
III. Elaborar, actualizar y publicar en formatos abiertos los inventarios documentales de
cada fondo de su acervo;
IV. Fungir como órgano de consulta del Poder Ejecutivo en materia archivística;
V. Llevar a cabo el registro y validación de los instrumentos de control archivístico de
los sujetos obligados del Poder Ejecutivo;
VI. Emitir el dictamen de prescripción de valores primarios que posibilite la disposición
documental para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo;
VII.Autorizar, recibir y resguardar las transferencias secundarias de los documentos de
archivo con valor histórico producidos por el Poder Ejecutivo;
VIII. Analizar la pertinencia de recibir transferencias de documentos de archivo con
valor histórico de sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo;
IX. Recibir transferencias de documentos de archivo con valor histórico de sujetos
obligados distintos al Poder Ejecutivo;
X. Analizar y aprobar, en su caso, las peticiones de particulares que posean
documentos y soliciten sean incorporados de manera voluntaria a los acervos
del Archivo General del Estado;
XI. Establecer técnicas de reproducción que no afecten la integridad física de los
documentos;
XII.Proveer, cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
acceder a ellos directamente, su conservación y restauración que permita su
posterior reproducción que no afecte la integridad del documento;
XIII. Promover y desarrollar investigaciones académicas encaminadas a la mejora de
la gestión documental, la administración de archivos y otros campos del saber,
que coadyuven a la organización, conservación y difusión del patrimonio
documental que resguarda;
XIV. Emitir dictámenes técnicos sobre archivos en peligro de destrucción o pérdida, y
las medidas necesarias para su rescate;
XV. Emitir opinión cuando lo considere pertinente, a solicitud del Ejecutivo estatal, de
la Legislatura del estado, otra autoridad o particular respecto de:
a) Los ajustes a programas y políticas llevados a cabo por entes públicos,
cuando éstos puedan tener efectos contrarios a lo establecido en esta Ley;
b) Anteproyectos de disposiciones, reglas, acuerdos, circulares y demás actos
administrativos de carácter general que pretendan emitir los entes públicos,
cuando puedan tener efectos contrarios a lo establecido en esta Ley;
c) Iniciativas de leyes y anteproyectos de reglamentos y decretos en los que se
involucre lo relativo a la gestión documental, y
d) El destino final de la documentación en los procesos de extinción,
liquidación o fusión de entes públicos.
Estas opiniones no tendrán efectos vinculantes y deben ser publicadas.
XVI. Establecer mecanismos de cooperación y asesoría con otras instituciones
gubernamentales y privadas;
XVII. Formular denuncias ante las autoridades competentes para garantizar el
cumplimiento y la efectiva aplicación de esta Ley;
XVIII. Verificar el cumplimiento de lo establecido en esta Ley;
XIX. Practicar visitas de verificación, en términos de lo establecido en las
disposiciones secundarias que para tal efecto emita el Consejo Estatal;
XX. Solicitar o requerir a los sujetos obligados la información que estime necesaria
para el ejercicio de sus atribuciones;
XXI. Emitir dictámenes, con observaciones de carácter vinculante, respecto del
cumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley;
XXII. Fungir, en los términos de la normatividad aplicable, como la parte comodataria,
en caso de que algún acervo documental considerado como posible patrimonio
documental se encuentre en peligro de destrucción, desaparición o pérdida, a fin
de preservar su integridad;
XXIII. Publicar el padrón de sujetos obligados que incurran en incumplimiento de la
presente Ley;
XXIV. Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su
acervo, así como para promover la cultura archivística, de consulta y
aprovechamiento del patrimonio documental del estado;
XXV. Diseñar e implementar programas de capacitación en materia de archivos;
XXVI. Promover la incorporación de la materia archivística en programas educativos
de diversos niveles académicos;
XXVII. Definir el procedimiento para el acceso a los documentos contenidos en el
archivo histórico del estado;
XXVIII. Administrar el archivo histórico del estado, custodiando el patrimonio documental
de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo del estado, así como de
otros sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico;
XXIX. Coadyuvar con las autoridades competentes, en la recuperación y, en su caso,
incorporación a sus acervos de archivos que tengan valor histórico;
XXX. Emitir declaratorias de archivos privados de interés público, sin perjuicio de la
misma facultad establecida a favor del Archivo General de la Nación, de
conformidad con el artículo 106, fracción XXII, de la Ley General;
XXXI. Coadyuvar en la gestión para que el Archivo General de la Nación autorice la
restauración de documentos de archivo considerados patrimonio documental de
la Nación en posesión de particulares;
XXXII. Realizar las denuncias correspondientes en caso de tener conocimiento de que
se ponga en riesgo la integridad del patrimonio documental;
XXXIII. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de
autenticidad de los documentos existentes en su acervo;
XXXIV. Determinar los procedimientos para proporcionar servicios archivísticos al
público usuario;
XXXV. Brindar asesoría técnica sobre gestión documental y administración de archivos;
XXXVI. Fomentar el desarrollo profesional de archivólogos, archivónomos y
archivistas, a través de convenios de colaboración o concertación con
autoridades e instituciones educativas públicas o privadas, nacionales o
extranjeras;
XXXVII. Proporcionar los servicios complementarios que determinen las disposiciones
reglamentarias y demás disposiciones jurídicas aplicables;
XXXVIII. Suscribir convenios en materia archivística en el ámbito nacional e
internacional, en coordinación con las autoridades competentes en la materia;
XXXIX. Coordinar acciones con las instancias competentes a fin de prevenir y combatir
el tráfico ilícito del patrimonio documental del estado;
XL. Organizar y participar en eventos nacionales e internacionales en la materia, y
XLI. Las demás establecidas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 114. Las relaciones laborales entre el Archivo General del Estado y sus
trabajadores deberán sujetarse a lo dispuesto en la Ley del Servicio Civil del Estado de
Zacatecas y las demás disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 115. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General del Estado contará con
los siguientes órganos:
I. Órgano de Gobierno;
II. Dirección General;
III. Órgano de Vigilancia;
IV. Consejo Técnico Especializado;
V. Órgano Interno de Control, y
VI. Las estructuras administrativas y órganos técnicos establecidos en su Estatuto
Orgánico.
El Consejo Técnico operará conforme a los lineamientos emitidos por el Órgano de
Gobierno para tal efecto.
CAPÍTULO II
ÓRGANO DE GOBIERNO
Artículo 116. El Órgano de Gobierno es el órgano colegiado de administración del Archivo
General del Estado que, además de lo establecido en la Ley de las Entidades Públicas
Paraestatales y las disposiciones reglamentarias, tendrá las siguientes atribuciones:
I. Evaluar la operación administrativa, así como el cumplimiento de los objetivos y
metas del Archivo General del Estado;
II. Emitir los lineamientos para el funcionamiento del Consejo Técnico, y
III. Las demás previstas en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 117. El Órgano de Gobierno estará integrado por un miembro de las siguientes
instancias:
I. La Secretaría General de Gobierno;
II. La Secretaría de Finanzas;
III. La Secretaría de Administración;
IV. La Secretaría de la Función Pública;
V. La Secretaría de Educación;
VI. La Coordinación Estatal de Planeación;
VII. El Consejo Estatal de Ciencia, Tecnología e Innovación, y
VIII. El Instituto Zacatecano de Cultura “Ramón López Velarde”.
Contará con un presidente que será el titular de la Secretaría General de Gobierno, quien
en su ausencia será suplido por el servidor público de nivel jerárquico inmediato inferior que
aquél designe.
Los integrantes del Órgano de Gobierno deberán tener, por lo menos, nivel de secretario.
Por cada miembro propietario habrá un suplente que deberá tener nivel, por lo menos, de
subsecretario o su equivalente.
El presidente por sí, o a propuesta de alguno de los integrantes del Órgano de Gobierno,
podrá invitar a las sesiones a representantes de todo tipo de instituciones públicas o
privadas, quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
Artículo 118. Los miembros del Órgano de Gobierno tendrán derecho a voz y voto y sus
cargos serán honoríficos.
Artículo 119. El Director General asistirá a las sesiones del Órgano de Gobierno con voz y
sin derecho a voto.
Artículo 120. Las sesiones del Órgano de Gobierno serán presididas por el titular de la
Secretaría General de Gobierno y se llevarán a cabo de forma ordinaria cada dos meses y
de manera extraordinaria las veces que sean necesarias para el eficaz desempeño del
Archivo General del Estado, previa convocatoria del Director General, con anticipación de
cuando menos cinco días o veinticuatro horas, según sea el caso, y por escrito.
CAPÍTULO III
DIRECTOR GENERAL
Artículo 121. El Director General será designado por el titular del Poder Ejecutivo del
Estado, a terna propuesta por el Órgano de Gobierno, de acuerdo con lo establecido en la
Ley de las Entidades Públicas Paraestatales, debiendo tener nivel de subsecretario, titular
de unidad administrativa o su equivalente, y reunir los siguientes requisitos:
I. Ser ciudadano mexicano en pleno ejercicio de sus derechos;
II. Haber desempeñado cargos a nivel de decisión, cuyo ejercicio requiera
conocimientos y experiencia en materia administrativa;
III. Poseer, al día de la designación, preferentemente el grado académico de doctor
en ciencias sociales o humanidades, expedido por autoridad o institución
facultada para ello, o bien, contar con experiencia mínima de cinco años en
materia archivística, así como haber demostrado competencias y habilidades
gerenciales y ejecutivas;
IV. Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación;
V. No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad
hasta el cuarto grado o civil con cualquiera de los miembros del Órgano de
Gobierno, y
VI. No haber sido secretario, fiscal general del estado, senador, diputado federal o
local, dirigente de un partido o agrupación política, gobernador de algún estado,
jefe de gobierno de la Ciudad de México o presidente municipal durante el año
previo al día de su nombramiento. Durante su gestión, el Director General no
podrá desempeñar ningún otro empleo, cargo o comisión, con excepción de
aquellos que puede desempeñar en las instituciones docentes, científicas o de
beneficencia, siempre que sean compatibles con sus horarios,
responsabilidades y actividades dentro del Archivo General del Estado.
Artículo 122. El Director General tendrá, además de las facultades establecidas en la Ley
de las Entidades Públicas Paraestatales, las siguientes:
I. Supervisar que la actividad del Archivo General del Estado cumpla con las
disposiciones legales, administrativas y técnicas aplicables, así como con los
programas y presupuestos aprobados;
II. Proponer al Órgano de Gobierno las medidas necesarias para el funcionamiento
del Archivo General del Estado;
III. Proponer al Órgano de Gobierno el proyecto de estatuto orgánico;
IV. Nombrar y remover a los servidores públicos del Archivo General del Estado,
cuyo nombramiento no corresponda al Órgano de Gobierno, y
V. Las demás previstas en esta Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO IV
ÓRGANO DE VIGILANCIA
Artículo 123. El Archivo General del Estado contará con un comisario público de
conformidad con lo dispuesto por la Ley de las Entidades Públicas Paraestatales y ejercerá
las facultades previstas en dicho ordenamiento.
CAPÍTULO V
CONSEJO TÉCNICO ESPECIALIZADO
Artículo 124. El Archivo General del Estado contará con un Consejo Técnico Especializado
como un órgano colegiado de consulta, que lo asesorará en las materias históricas,
jurídicas, de tecnologías de la información y las disciplinas afines al quehacer archivístico.
Artículo 125. El Consejo Técnico estará conformado por siete integrantes designados por
el Consejo Estatal, previa convocatoria pública que emita el Archivo General del Estado,
entre representantes de instituciones de docencia, investigación o preservación de archivos,
académicos y expertos destacados. Operará conforme a los lineamientos aprobados por el
Consejo Estatal.
Los integrantes del Consejo Técnico no obtendrán remuneración, compensación o
emolumento por su participación.
CAPÍTULO VI
PATRIMONIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
Artículo 126. El patrimonio del Archivo General del Estado estará integrado por:
I. Las partidas establecidas en el presupuesto de egresos del estado para cada
ejercicio fiscal;
II. Las aportaciones provenientes de otros organismos federales, estatales y
municipales;
III. Las donaciones, legados, herencias y demás aportaciones a favor del Archivo
General del Estado, y
IV.Los bienes muebles e inmuebles, derechos, obligaciones y demás ingresos
obtenidos por cualquier otro título legal.
TÍTULO SÉPTIMO
INFRACCIONES Y SANCIONES
CAPÍTULO I
RESPONSABILIDADES
Artículo 127. Se consideran causas de sanción, los actos u omisiones con los que se
incumpla o transgreda lo contenido en las obligaciones siguientes:
I. Entregar los archivos, debidamente organizados, al separarse de un empleo,
cargo o comisión;
II.Contar con las figuras normativa y operativas del sistema institucional de archivos de
acuerdo con la naturaleza del ente público;
III. Cumplir con las funciones establecidas para cada una de las figuras del sistema
institucional;
IV. Implementar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica,
para la conservación de los archivos;
V. Permitir el acceso y consulta de documentación institucional de acuerdo con las
disposiciones normativas aplicables;
VI. Inscribir el sistema institucional en el Registro Nacional;
Se declara la invalidez del artículo 127, fracción VI, en su porción normativa
“y en el Registro Estatal”, de la Ley de Archivos para el Estado de
Zacatecas y sus Municipios. POG 23-08-2023.
Fracción reformada POG 31-01-2024
VII. Contar con el grupo interdisciplinario para la valoración documental durante el
proceso de elaboración o actualización de los instrumentos de control archivístico,
así como omitir participar en las sesiones del grupo interdisciplinario durante la
valoración documental, sin causa debidamente justificada;
VIII.Elaborar y aplicar los instrumentos de control y consulta archivísticos;
IX. Desarrollar e implementar un programa anual que contemple los elementos
establecidos en esta Ley, así como elaborar y publicar el informe anual detallando
el cumplimiento de dicho programa;
X. Implementar un sistema automatizado de gestión documental que contemple los
procesos de incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso
y trazabilidad, que garantice la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y
disponibilidad, así como la cadena de preservación digital de la información que
contiene;
XI. Desarrollar y ejecutar planes de preservación digital y conservación de largo plazo
que contemplen al menos lo establecido en esta Ley;
XII.Establecer las medidas de seguridad para garantizar que la información de los
documentos de archivo electrónicos, al ser gestionados en un servicio de nube
cumplan con lo dispuesto en el artículo 64 de esta Ley;
XIII. Mantener, en todo momento, las medidas de seguridad para la protección y
conservación de los documentos producidos por los sujetos obligados,
establecidas en el artículo 62 de esta Ley;
XIV. Gestionar los riesgos con el fin de prevenir, corregir, evitar o mitigar siniestros que
afecten la documentación;
XV. Llevar a cabo los procedimientos de baja documental administrativa y contable
establecidos por las autoridades competentes;
XVI. Publicar en los portales electrónicos el catálogo de disposición documental, el
dictamen y el acta de baja documental, así como el acta que se levante en caso de
documentación siniestrada;
XVII.Conservar los documentos en soporte papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
sonoros, visuales, entre otros, aunque hayan sido digitalizados;
XVIII. Evitar la modificación, destrucción o deterioro, en forma parcial o total bases de
datos, archivos o cualquier documento contenido en equipos de cómputo,
dispositivos electrónicos, sistemas o redes, soportes lógicos o cualquier otro medio
magnético, a menos que sea establecido en el catálogo de disposición documental
o exista disposición legal;
XIX. Garantizar la profesionalización y capacitación de los responsables de las áreas que
integran el sistema institucional;
XX. Permitir el libre acceso del personal del Archivo General del Estado durante las
visitas de verificación, así como proveer la información que solicite para el ejercicio
de sus funciones;
XXI. Obtener los permisos correspondientes en caso de transferir la propiedad o
posesión, transportar o reproducir, algún documento considerado o susceptible de
constituir patrimonio documental del estado;
XXII.Adoptar las medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos
considerados o susceptibles de constituir patrimonio documental del estado, y
XXIII. Adoptar las medidas para garantizar la conservación, acceso y consulta de
documentos que contengan información relacionada con graves violaciones a
derechos humanos.
CAPÍTULO II
INFRACCIONES Y SANCIONES
Artículo 128. Se consideran infracciones a la presente Ley el incumplimiento de las
conductas a que se refiere el artículo anterior, así como las siguientes:
I. Transferir, a título oneroso o gratuito, la propiedad o posesión de archivos o
documentos de los sujetos obligados, salvo aquellas transferencias que estén
previstas o autorizadas en las disposiciones aplicables;
II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa justificada;
III.Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de índole técnica,
administrativa, ambiental o tecnológica, para la conservación de los archivos;
IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o
parcialmente, sin causa legítima conforme a las facultades correspondientes, y de
manera indebida, documentos de archivo de los sujetos obligados;
V.Omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al
separarse de un empleo, cargo o comisión;
VI. No publicar el catálogo de disposición documental, el dictamen y el acta de baja
documental, así como el acta que se levante en caso de documentación
siniestrada en los portales electrónicos, y
VII. Cualquier otra acción u omisión que contravenga lo dispuesto en esta Ley y demás
disposiciones aplicables que de ellos deriven.
Artículo 129. Los órganos internos de control, las contralorías o su equivalente,
determinarán cualquier conducta contraria al cumplimiento de esta Ley, en los términos que
establece la Ley General de Responsabilidades Administrativas y la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Zacatecas.
Dichas conductas serán sancionadas por las autoridades competentes para que determinen
la gravedad de la falta e impongan o ejecuten la sanción que corresponda.
Artículo 130. Las responsabilidades que resulten de los procedimientos administrativos
correspondientes derivados de la violación a lo dispuesto en esta Ley son independientes
de las del orden civil, penal o de cualquier otro tipo que se puedan derivar de los mismos
hechos.
Dichas responsabilidades se determinarán, en forma autónoma, a través de los
procedimientos previstos en las leyes aplicables y las sanciones que, en su caso, se
impongan por las autoridades competentes, también se ejecutarán de manera
independiente.
Artículo 131. Ante algún incumplimiento por parte de los partidos políticos, el Archivo
General del Estado dará vista al Tribunal de Justicia Electoral del Estado de Zacatecas,
para que resuelva lo conducente, sin perjuicio de las sanciones establecidas para los
partidos políticos en las leyes aplicables.
Artículo 132. Cuando se trate de servidores públicos que cometan infracciones vinculadas
con fideicomisos o fondos públicos, sindicatos o personas físicas o morales que reciban y
ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad, el Archivo General del Estado dará
vista al órgano interno de control del sujeto obligado relacionado con aquéllos, con el fin de
que efectúen los procedimientos administrativos a que haya lugar.
Artículo 133. En el caso de los servidores públicos de otros poderes públicos distintos al
Ejecutivo, de los municipios y los órganos a los que la Constitución otorga autonomía, el
Archivo General del Estado realizará la denuncia ante las instancias correspondientes para
desahogar el procedimiento sancionatorio a que haya lugar.
Artículo 134. Las infracciones administrativas cometidas por personas que no revistan la
calidad de servidores públicos serán sancionadas por las autoridades que resulten
competentes de conformidad con las normas aplicables. La autoridad competente podrá
imponer multas de diez y hasta mil quinientas veces el valor diario de la unidad de medida y
actualización e individualizará las sanciones considerando los siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta constitutiva de la infracción;
II. Los daños o perjuicios ocasionados por la conducta constitutiva de la infracción, y
III. La reincidencia, en su caso, de la conducta constitutiva de la infracción.
En caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad de la
infracción cometida.
Se considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya sido
sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Se considera grave el incumplimiento a las fracciones I, II, III, IV y V del artículo 128 de la
Ley; asimismo las infracciones serán graves si son cometidas en contra de documentos que
contengan información relacionada con graves violaciones a derechos humanos.
CAPÍTULO III
DELITOS CONTRA LOS ARCHIVOS Y
EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
Artículo 135. Será sancionada con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil a
cinco mil veces la unidad de medida y actualización la persona que:
I. Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente,
información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su resguardo,
salvo en los casos que no exista responsabilidad determinada en esta Ley;
II. Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso
correspondiente, un documento considerado patrimonio documental del estado, o
III. Destruya documentos considerados patrimonio documental del estado.
La facultad para perseguir dichos delitos prescribirá en los términos previstos en la
legislación penal aplicable.
Será sancionada con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil veces la unidad
de medida y actualización hasta el valor del daño causado, la persona que destruya
documentos relacionados con violaciones graves a derechos humanos, alojados en algún
archivo, que así hayan sido declarados previamente por autoridad competente.
Artículo 136. El Archivo General del Estado podrá denunciar ante las autoridades
competentes cualquier acto u omisión violatoria de esta Ley y aportar las pruebas que se
consideren pertinentes, en los términos de las leyes aplicables.
TRANSITORIOS
Artículo Primero. La presente Ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el
Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas, sin perjuicio de lo
dispuesto en los artículos siguientes.
Artículo Segundo. Se abroga la Ley General de Archivos para el Estado de Zacatecas,
aprobada mediante el Decreto #387, y publicada en el Suplemento 2 al No. 68 del Periódico
Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas, el sábado 25 de agosto de 2018.
Artículo Tercero. Se abroga el Decreto #481, por el que se reforman, adicionan y derogan
diversas disposiciones de la Ley General de Archivos del Estado de Zacatecas, aprobado
en sesión del 4 de septiembre de 2018, y publicado en el Suplemento 6 al número 78 del
Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado, del 29 de septiembre del mismo año.
Artículo Cuarto. Se derogan todas aquellas disposiciones legales y administrativas que se
opongan al presente Decreto.
Artículo Quinto. En un plazo no mayor a noventa días naturales, contados a partir de la
entrada en vigor de la presente Ley, se deberán realizar las adecuaciones normativas
correspondientes de conformidad con lo previsto en el presente Decreto.
Artículo Sexto. El organismo público descentralizado denominado Archivo General del
Estado de Zacatecas que crea la presente Ley, entrará en funciones a más tardar el 15 de
julio del presente año.
Dentro de los veinte días naturales siguientes al inicio de funciones del organismo público
descentralizado denominado Archivo General del Estado de Zacatecas, deberá instalarse el
Órgano de Gobierno del Archivo General del Estado a que se refiere el artículo 116 de la
presente Ley.
Instalado el Órgano de Gobierno, en un plazo no mayor a quince días naturales, presentará
la terna de los candidatos para elegir a la persona que ocupará la Dirección General del
Archivo General del Estado de Zacatecas, organismo público descentralizado.
El titular del Ejecutivo emitirá el nombramiento en un plazo no mayor a diez días naturales a
partir de la recepción de la terna por parte del Órgano de Gobierno.
Artículo Séptimo. El Órgano de Gobierno del Archivo General del Estado deberá expedir y
publicar el Estatuto Orgánico del Archivo General del Estado de Zacatecas, en un periodo
no mayor cuarenta y cinco días, contados a partir de la entrada en vigor de esta Ley.
Artículo Octavo. El Consejo Estatal de Archivos deberá integrarse y empezar a sesionar
dentro de los sesenta días contados a partir de la entrada en vigor de la presente Ley, y
elaborar y expedir su reglamento en los noventa días subsecuentes.
Artículo Noveno. Los asuntos que al momento de la entrada en vigor del presente Decreto
se encuentren en trámite en el Archivo General del Estado, órgano administrativo
desconcentrado de la Secretaría General de Gobierno, serán atendidos hasta su conclusión
por el Archivo General del Estado en su calidad de organismo público descentralizado, en
términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo Décimo. Una vez en funciones el Archivo General del Estado como organismo
descentralizado de la administración pública estatal, la Secretaría General de Gobierno
transferirá los recursos humanos, financieros y materiales correspondientes al órgano
desconcentrado denominado Archivo General del Estado, atendiendo las disposiciones de
la Ley de Entrega Recepción del Estado de Zacatecas.
Los derechos laborales de los servidores públicos adscritos al órgano desconcentrado que
sean transferidos al Archivo General del Estado serán respetados y garantizados.
La Secretaría General de Gobierno, en un plazo que no exceda de sesenta días contados a
partir de la entrada en vigor del presente Decreto, deberá reformar su normatividad interna,
en términos del contenido de esta Ley.
Artículo Undécimo. Los municipios deberán realizar las previsiones y adecuaciones
presupuestales necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en esta
Ley.
Artículo Duodécimo. Los sujetos obligados deberán implementar su sistema institucional,
dentro de los seis meses posteriores a la entrada en vigor de la presente Ley.
Artículo Décimo Tercero. En un plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor
de la presente Ley, los sujetos obligados deberán establecer programas de capacitación en
materia de gestión documental y administración de archivos.
Artículo Décimo Cuarto. El Poder Ejecutivo del Estado deberá prever las asignaciones en
el Presupuesto de Egresos del Estado de Zacatecas para la operación de la presente Ley,
la conformación y funcionamiento de los sistemas institucionales de los sujetos obligados,
así como para el Fondo de Apoyo Económico para los Archivos, establecido en el artículo
96 de la presente Ley.
Artículo Décimo Quinto. Aquellos documentos que se encuentren en los archivos de
concentración y que antes de la entrada en vigor de la presente Ley no hayan sido
organizados y valorados, se les deberá aplicar los procesos técnicos archivísticos, con el
objetivo de identificar el contenido y carácter de la información y determinar su disposición
documental. Los avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año en
el portal electrónico del sujeto obligado.
Artículo Décimo Sexto. Los documentos transferidos a un archivo histórico o al Archivo
General del Estado antes de la entrada en vigor de la Ley, permanecerán en dichos
archivos y deberán ser identificados, ordenados, descritos y clasificados archivísticamente,
con el objetivo de identificar el contenido y carácter de la información, así como para
promover el uso y difusión favoreciendo la divulgación e investigación.
Artículo Décimo Séptimo. Las disposiciones reglamentarias requeridas para el
cumplimiento de la función regulatoria del Archivo General del Estado, así como para el
funcionamiento de los sistemas institucionales de los sujetos obligados deberán emitirse en
un plazo no mayor a ciento ochenta días naturales a partir de la entrada en vigor de la
presente Ley.
Artículo Décimo Octavo. La Secretaría de Finanzas, la Secretaría de Administración y la
Secretaría de la Función Pública deberán llevar a cabo las gestiones necesarias para que
se autorice la estructura orgánica y ocupacional del Archivo General del Estado, de
conformidad con las disposiciones correspondientes.
Artículo Décimo Noveno. El Archivo Histórico del Estado de Zacatecas se incorporará al
Archivo General del Estado, en un plazo no mayor a treinta días naturales a partir de la
entrada en vigor de esta Ley.
Los recursos humanos, materiales y financieros se trasladarán al organismo
descentralizado Archivo General del Estado para constituir parte de su patrimonio y cumplir
con su objeto.
Los derechos laborales de los servidores públicos que sean transferidos al Archivo General
del Estado serán respetados y garantizados.
Para tal efecto, deberá llevarse a cabo el proceso de entrega-recepción con la intervención
de la Secretaría de la Función Pública, la Secretaría de Administración y el Instituto
Zacatecano de Cultura “Ramón López Velarde”.
COMUNÍQUESE AL EJECUTIVO DEL ESTADO PARA SU PROMULGACIÓN Y
PUBLICACIÓN.
DADO en la Sala de Sesiones de la Honorable Sexagésima Tercera Legislatura del Estado
de Zacatecas, a los diez días del mes de junio del año dos mil veintiuno. DIPUTADA
PRESIDENTA.- MA. NAVIDAD DE JESÚS RAYAS OCHOA. DIPUTADAS SECRETARIS.-
MA. ISABEL TRUJILLO MEZA Y MÓNICA LETICIA FLORES MENDOZA. Rúbricas.
Y para que llegue al conocimiento de todos y se le dé el debido cumplimiento, mando se
imprima, publique y circule.
DADO en el Despacho del Poder Ejecutivo del Estado, a los veintiocho días del mes de
junio del año dos mil veintiuno. EL GOBERNADOR DEL ESTADO DE ZACATECAS.-
ALEJANDRO TELLO CRISTERNA. EL SECRETARIO GENERAL DE GOBIERNO.- ERIK
FABIÁN MUÑOZ ROMÁN.- Rúbricas.
PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE ZACATECAS (03 DE JULIO
DE 2021) PUBLICACIÓN ORIGINAL
SENTENCIA DICTADA POR LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN
(PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE
ZACATECAS EL 23 DE AGOSTO DE 2023).
PERIÓDICO OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE ZACATECAS (31 DE ENERO
DE 2024).
PRIMERO. Publíquese el presente Decreto en el Periódico Oficial Órgano del Gobierno del
Estado de Zacatecas.
SEGUNDO. El presente Decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el
Suplemento del Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas.
TERCERO. Se derogan todas aquellas disposiciones de igual o menor rango que se
opongan al presente Decreto.
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