Preguntas y Respuestas Sobre Trámites de las Empresas
En México, para que las empresas puedan operar legalmente deberán de gestionar una serie de trámites para dar avisos a las autoridades, o para obtener de estas permisos, licencias, registros, entre otros. Estos trámites son de carácter obligatorio dependiendo de las actividades que realicen las sociedades.
La obligatoriedad, los procedimientos y los requisitos para la gestión de estos trámites, tienen su fundamento en las leyes y reglamentos en materia fiscal, laboral, migratoria, propiedad intelectual, energética, ambiental, por mencionar algunos.
Estos trámites se gestionan según lo dispongan las leyes, ante autoridades del orden federal, estatal o municipal, en los términos o plazos que van desde momentos previos al inicio de operaciones de las empresas, al realizar una actividad en específico o al cierre definitivo de las mismas.
Ahora bien, las autoridades tiene facultades para realizar visitas, auditorías, inspecciones para verificar que las empresas cumplan o cuenten con permisos, licencias, registros y otras obligaciones para operar legalmente, por lo que si advierten algún incumplimiento o cumplimiento extemporáneo por parte de las empresas, podrán imponerles sanciones como multas, clausuras provisionales, clausuras definitivas e incluso presentar denuncias en contra de las empresas en caso de que el incumplimiento a las disposiciones legales fuere constitutivo de delito.
Los emprendedores y empresarios suelen tener preguntas en relación con los trámites administrativos que las empresas deben efectuar para su legal y adecuada operación. A continuación presentamos a manera de guía breve, una serie de preguntas y respuestas sobre algunos de los trámites que las empresas deberán gestionar.
Consideraciones previas: En este espacio nos referimos a personas morales, sociedades mercantiles y empresas, sin embargo los trámites no son exclusivos de este tipo de personas, lo relativo a personas físicas, asociaciones o sociedades civiles, será tratado en la sección respectiva dentro de este portal legal. Así mismo, hacemos mención de manera meramente informativa de algunos de los trámites contemplados por las disposiciones y reglamentos en México, se recomienda consultar la legislación correspondiente y acudir a las oficinas o portales de Internet de las autoridades competentes para más información.
¿Cuáles son algunos de los trámites que deben realizar las empresas para operar legalmente en México?
¿Qué es la inscripción de una sociedad mercantil en el Registro Público de Comercio?
¿Qué es la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes de una persona moral?
¿Cómo se realiza el trámite para la obtención del Certificado de Firma Electrónica ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT)?
¿Cómo se registra una empresa en el Registro Estatal de Contribuyentes?
¿Cómo se registra una empresa en el Registro Municipal de Contribuyentes?
¿Cómo registrar una empresa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)?
¿Cuál es el trámite de Asignación de Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y certificado digital en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)?
¿Cómo se registra una empresa ante el Instituto Nacional del Fondo de Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT)?
¿En qué consiste el trámite de presentación de listas de constancias de competencias o de habilidades laborales ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS)?
¿Qué es el trámite municipal de uso de suelo?
¿Qué es el trámite municipal de licencia de funcionamiento?
¿Qué son los permisos sanitarios?
¿Cuándo es necesario gestionar permisos ante la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales, SEMARNAT?
¿Qué es la constancia de inscripción de empleador?
¿Cuáles son los trámites para proteger la propiedad intelectual de una empresa?
Las empresas, según sea su giro, están obligadas a cumplir con ciertos requisitos y a gestionar trámites para ser reconocidas como sociedades regulares, obtener registros, permisos, licencias y otros ante las autoridades competentes, algunos de estos trámites son:
- Inscripción en el Registro Público de Comercio
- Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, ante el Servicio de Administración Tributaria, SAT
- Certificado de Firma Electrónica, ante el Servicio de Administración Tributaria, SAT
- Alta Patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, IMSS (en caso de que la empresa contrate trabajadores)
- Asignación de Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y certificado digital en el IMSS (en caso de que la empresa contrate trabajadores)
- Inscripción en el Registro Estatal de Contribuyentes (tratándose de empresas que estén obligadas al pago de contribuciones estatales)
- Inscripción ante el Registro Municipal de Contribuyentes (tratándose de empresas que estén obligadas al pago de contribuciones municipales)
- Inscripciones ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, STPS (relacionadas con integración de comisiones, capacitación y adiestramiento, registro de reglamentos, contratos, entre otros)
- Licencia de Uso de Suelo (ante la autoridad municipal tratándose de establecimientos comerciales, industriales y de servicio)
- Licencia de Funcionamiento y Operación (ante la autoridad municipal tratándose de establecimientos comerciales, industriales y de servicio)
- Permisos y registros sanitarios ante la Secretaría de Salud, SS (de conformidad con las actividades de la empresa)
- Autorizaciones, avisos, registros y otros ante la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales, SEMARNAT (de conformidad con las actividades de la empresa)
- Constancia de inscripción de empleador (en caso de que la empresa oferte empleo a extranjeros)
- Registro de Marca, aviso comercial, imagen comercial y patente ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial.
De conformidad con la Ley General de Sociedades Mercantiles, las sociedades debidamente constituidas ante fedatario público tienen como obligación inscribirse ante el Registro Público de Comercio.
El trámite se realiza físicamente por parte del notario o corredor público ante las oficinas del Registro Público de Comercio de la entidad federativa correspondiente o de manera electrónica el notario o corredor público autorizado gestiona el trámite a través del Sistema Integral de Gestión Registral (SIGER 2.0).
En virtud de este trámite la empresa obtiene el folio mercantil que identifica a la sociedad.
La falta de esta inscripción da lugar a que las sociedades mercantiles sean consideradas irregulares.
Las personas morales tienen la obligación de inscribirse ante el Registro Federal de Contribuyentes, el trámite lo realiza el representante legal de la empresa ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma presencial, con la documentación requerida. Como resultado de este trámite la empresa obtiene la clave del RFC, la cédula de identificación fiscal, y código de barras bidimensional QR. En virtud de este trámite las personas morales podrán cumplir con sus obligaciones fiscales, así como ser acreedores de beneficios fiscales. Si las empresas no realizan este trámite no podrán cumplir con sus obligaciones fiscales y por ende serán sujetos de sanciones de conformidad con la legislación fiscal y demás leyes que resulten aplicables.
El certificado de firma electrónica o certificado e.firma lo realizan el representante legal de la persona moral con la documentación requerida de forma presencial ante el Servicio de Administración Tributaria.
Este trámite permite la identificación de la empresa al momento de firmar de forma electrónica un documento, al cumplir con sus obligaciones fiscales o expedir un comprobante fiscal.
Las empresas que estén obligadas a presentar avisos, datos, documentos, informes o declaraciones de contribuciones estatales como por ejemplo el Impuesto Sobre Servicios de Hospedaje, Impuesto Sobre Nóminas, entre otros, realizarán el trámite de aviso de inscripción al Registro Estatal de Contribuyentes, por medio de su representante legal con los requisitos que dispongan las leyes fiscales estatales y ante la autoridad fiscal de la entidad federativa que corresponda (Secretaría de Finanzas del Estado, Tesorería del Estado, Administración Fiscal, etcétera). Cada estado de la República Mexicana cuenta con módulo de atención presencial o con un portal de Internet que provee información sobre el trámite.
Este trámite permite a las personas morales cumplir con sus obligaciones fiscales estatales, evitar cometer infracciones y por ende hacerse acreedoras a sanciones por parte de la autoridad fiscal estatal.
Las empresas que sean sujetos obligados de contribuciones municipales como por ejemplo el Impuesto Predial, Impuesto Sobre Espectáculos y Diversiones Públicas, entre otros, realizarán el trámite de aviso de inscripción al Registro Municipal de Contribuyentes, por medio de su representante legal con los requisitos que dispongan las leyes municipales y ante la autoridad fiscal del municipio correspondiente (Tesorería Municipal). Los municipios cuentan con módulos de atención presencial o bien con sus portales de Internet con información para realizar el trámite.
Este trámite permite a las personas morales cumplir con sus obligaciones fiscales municipales, evitar cometer infracciones y por ende ser acreedoras de sanciones por parte de la autoridad fiscal municipal.
Las empresas que contraten trabajadores, tienen la obligación de realizar el trámite de alta patronal.
El trámite lo realiza el representante legal de la empresa de forma presencial con la documentación requerida ante la Subdelegación u Oficina Auxiliar de Afiliación y Cobranza del IMSS del domicilio fiscal de la empresa, en línea, a través del Portal de Servicios Electrónicos del IMSS o bien puede optar por un pre-registro o pre-alta patronal a través de Internet y concluir el trámite de forma presencial.
En virtud de este trámite las empresas que contraten trabajadores podrán cumplir con sus obligaciones patronales y evitar ser sancionados por el IMSS.
Las empresas (patrones) que contraten trabajadores realizarán el trámite del Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) y Certificado Digital.
El trámite lo realiza el representante legal de la persona moral con la documentación requerida, iniciándolo en línea en el portal del IMSS y lo concluye de forma presencial, o bien, lo puede realizar totalmente en forma presencial ante la Subdelegación del IMSS que controla el registro patronal.
Como resultado del trámite, las personas morales (empresas) obtendrán su NPIE y certificado digital y así podrán cumplir con sus obligaciones patronales de forma electrónica ante el IMSS.
El registro patronal de una empresa (que contrata trabajadores) en el INFONAVIT se lleva a cabo en el Portal Infonavit, con el número de registro patronal y llenando la información que se requiere en dicho portal, además para el trámite se requiere la firma electrónica generada por el Servicio de Administración Tributaria, SAT.
Este trámite permite a los patrones ingresar al portal INFONAVIT para otros trámites y consultas relacionados con el cumplimiento de sus aportaciones al INFONAVIT, para que sus trabajadores puedan obtener un crédito para vivienda propia.
Las empresas deberán registrar ante la STPS las listas de constancias o de habilidades laborales que contengan la información de la capacitación o adiestramiento que hayan otorgado a sus trabajadores. Para el trámite, el representante legal de la sociedad deberá presentar la información requerida en el portal de la STPS o de forma presencial en las Delegaciones o Subdelegaciones Federales del Trabajo.
Mediante este trámite las empresas estarán informando sobre el debido cumplimiento de sus obligaciones de capacitación o adiestramiento a sus trabajadores.
El trámite de uso de suelo lo deberán gestionar las empresas cuando utilicen un predio para un uso específico ya sea industrial, de servicios o comercial. El trámite lo realiza el representante legal de la persona moral con la presentación de los documentos requeridos ante la autoridad municipal del lugar en donde se encuentre ubicado el predio. La empresa, podrá obtener una licencia de uso de suelo. El realizar operaciones sin contar con licencia da lugar a sanciones administrativas.
Las empresas, a través de su representante legal, deberán solicitar la licencia de funcionamiento ante la autoridad municipal del lugar donde se encuentre el inmueble en el cual realizarán sus operaciones de tipo comercial, industrial o de servicios. Para realizar el trámite deberán presentar los documentos y requisitos que el municipio solicite ya sea de forma presencial o a través del portal de Internet de la autoridad municipal correspondiente.
La empresa podrá obtener la licencia de funcionamiento si la autoridad determina que cumple con los requisitos solicitados como por ejemplo certificados de protección civil, de protección al medio ambiente, entre otros, según el giro comercial, industrial o de servicios de que se trate. Si la empresa realiza actividades sin contar con esta licencia, se hará acreedora a las sanciones administrativas que dispongan las leyes.
Las empresas que realicen actividades relacionadas con la salud de los seres humanos, como por ejemplo importación y exportación de insumos médicos, medicamentos que contengan estupefacientes o psicotrópicos, recetarios especiales, publicidad, alimentos, tabacos, bebidas entre otros, están obligadas a solicitar de forma presencial o vía electrónica, según sea el caso, los permisos y registros sanitarios correspondientes ante la Secretaría de Salud.
La empresa podrá obtener los permisos y registros sanitarios, pero si opera sin ellos se hará acreedora a sanciones establecidas en las leyes aplicables.
Si las actividades que desarrolla la empresa, ya sean de tipo comercial, industrial o de servicios están relacionados con los recursos forestales, suelos, la vida silvestre, o tiene que ver con el manejo de materiales y residuos peligrosos, riesgosos, sustancias tóxicas o que causen impacto ambiental, deberán realizar los trámites correspondientes ante la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales, SEMARNAT.
La empresa podrá obtener los permisos o las autorizaciones solicitadas si cumplen con los requisitos legales, pero operar sin ellos dará lugar a que le sean impuestas las sanciones establecidas en las leyes y reglamentos que resulten aplicables.
La constancia de inscripción de empleador es un documento que expide el Instituto Nacional de Migración, INM y que deberán tramitar las empresas que oferten empleo en México a extranjeros. El trámite se inicia en línea ante el Instituto Nacional de Migración y se ingresa de manera presencial en la delegación del INM que corresponda al domicilio de la empresa.
Tratándose de signos distintivos como logotipos, nombres, avisos comerciales, etiquetas, imagen comercial, las empresas podrán gestionar el registro de marca ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial y una vez que obtengan el título de registro correspondiente tendrán el derecho exclusivo sobre este tipo de propiedad intelectual.
Tratándose de invenciones, las empresas podrán proteger esta propiedad intelectual, tramitando patentes ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI).
Nota aclaratoria: Los supuestos previstos tratándose de trámites de las empresas son diversos y su configuración en la realidad puede variar y por ende dar lugar a consecuencias jurídicas distintas. Lo mencionado en este espacio es de carácter meramente informativo e ilustrativo.
